高校人事檔案單套制管理的挑戰(zhàn)與機(jī)遇

李穗寧

摘 要：大數(shù)據(jù)時(shí)代下，以雙套制的管理模式造成檔案管理工作人員負(fù)荷重，效率不高，對(duì)人力、物力資源造成嚴(yán)重的浪費(fèi)，而且工作效率低下，不利于保障電子檔案真實(shí)性與完整性。隨著國(guó)家進(jìn)一步對(duì)單套制管理模式中法律地位的確定、信息安全技術(shù)水平的成熟，檔案工作者素質(zhì)進(jìn)一步提高，在高校人事檔案中推廣單套制管理模式提上日程中來(lái)。單套制作為新的管理模式，必將面對(duì)新的挑戰(zhàn)，本文從當(dāng)前高校雙套制管理模式現(xiàn)狀、存在問(wèn)題、單套制管理優(yōu)點(diǎn)、面對(duì)的挑戰(zhàn)與機(jī)遇，提出高校人事檔案采取單套制的一些對(duì)策。

關(guān)鍵詞：高校人事檔案;雙套制;單套制

大數(shù)據(jù)時(shí)代，信息化已成為各行各類(lèi)迫切的需要，電子政務(wù)涵蓋了政府、銀行、企業(yè)、學(xué)校等各個(gè)行業(yè)，國(guó)內(nèi)對(duì)電子檔案歸檔管理中，主要有單套制和雙套制兩種管模式，但由于單套制在法律、技術(shù)上的不成熟，國(guó)內(nèi)對(duì)電子檔案的管理，采用雙套制為主要的管理模式。早在2002年，國(guó)家在《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T 18894—2002）對(duì)“雙套制”規(guī)定上：“具有永久保存價(jià)值的文本或圖形形式的電子文件，如沒(méi)有紙質(zhì)等拷貝件，必須制成紙質(zhì)文件或縮微品等?！比欢?，隨著時(shí)代發(fā)展，雙套制式的管理模式在電子檔案歸檔管理中弊端越來(lái)越明顯，“雙套制”歸檔模式造成的資源浪費(fèi)問(wèn)題尤為突出，而且管理效率低下。隨著國(guó)家電子文件歸檔制度法律進(jìn)一步完善，技術(shù)日益成熟，單套制的管理模式再次提上日程上來(lái)。高校人事檔案是高校檔案的重要組成部分，為提高校人事檔案管理水平，節(jié)省人力、物力方面資源，提高歸檔管理效率，在高校人事檔案中推廣單套制管理模式提上日程上來(lái)。

一、高校人事檔案管理的現(xiàn)狀

1.管理不夠規(guī)范化

當(dāng)前，高校人事電子檔案采用的是雙套制歸檔管理模式，并且確立制定一系列的歸檔管理制。但隨著國(guó)內(nèi)高校人事改革的深入，高校人員流動(dòng)加快，人員引進(jìn)，人員流出比較頻繁。在人事流動(dòng)頻率加快，做好以“三齡二歷一身份”為 核心的十類(lèi)內(nèi)容的歸檔管理，以保證人事檔案的準(zhǔn)確性、完整性、真實(shí)性。然而，由于部分教職工檔案意識(shí)比較淡薄，人事檔案管理不夠規(guī)范化，表現(xiàn)在高校人事檔案管理中經(jīng)常存在不“有人無(wú)檔，有檔無(wú)人”現(xiàn)象。究其原因，在雙套制的管理模式下，高校在人員流動(dòng)中，新引進(jìn)人員原單位不放人，其電子檔案新單位無(wú)權(quán)調(diào)動(dòng)，以致引進(jìn)人員到崗后，其電子檔案卻沒(méi)能調(diào)入新單位，造成“有人無(wú)檔”現(xiàn)象;同時(shí)，部分離職的人員，人事管理信息滯后，沒(méi)來(lái)得及通知離職人員的檔案調(diào)離，造成“有檔無(wú)人”現(xiàn)象。

2.歸檔管理的繁瑣，效率低

采取雙套制的歸檔制度，人事檔案管理人員不僅要利用電子檔案信息管理系統(tǒng)對(duì)電子檔案操作處理技術(shù)來(lái)對(duì)電子文件的進(jìn)行存儲(chǔ)管理，而且還需要對(duì)與之相配套的紙質(zhì)檔案進(jìn)行收集、分類(lèi)、整理、編研、歸檔，這不僅增加了管理人員的工作負(fù)荷，而且導(dǎo)致檔案管理效率低下，在利用時(shí)還需要反復(fù)查閱調(diào)檔。增加檔案管理工作都者的工作量。比如每年一次的職稱(chēng)評(píng)定材料，申報(bào)教職工需要人事檔案管理為其提供近幾年來(lái)職工年度工作考核登記表（專(zhuān)業(yè)技術(shù)總結(jié)），以及上一級(jí)別的職稱(chēng)申報(bào)材料，而職稱(chēng)參評(píng)人員亦需要調(diào)取相關(guān)申請(qǐng)參評(píng)職稱(chēng)的教職工檔案資料幾份，這就要求在職稱(chēng)評(píng)定內(nèi)短短的二三個(gè)月內(nèi)，人事檔案管理工作者要為參評(píng)的教職工以審評(píng)人員提供大量的人事檔案資料。雙套制管理模式中，還需要對(duì)紙質(zhì)手工操作的紙質(zhì)檔案提供調(diào)檔，致使人事檔案管理工作者工作量大，勞動(dòng)強(qiáng)度大，密集性高，工作效率相應(yīng)低下。

3.管理人員負(fù)荷重

中組部 1991 年頒布的條例規(guī)定每 1000 份人事檔案配備 1 名專(zhuān)職檔案管理人員。隨著時(shí)代的發(fā)展，這匹配標(biāo)準(zhǔn)在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，信息化服務(wù)、現(xiàn)代化管理中已不再適用。以廣西民族大學(xué)人事檔案為例，到2018年5月，事業(yè)編在職教工約2104人，離退休教職工約 1100，死亡教工約300 人，三者合計(jì)約 3500 人，而專(zhuān)職人事檔案管理人員僅1人，滿(mǎn)編狀態(tài)亟待解決。

二、單套制歸檔管理的優(yōu)點(diǎn)

1.節(jié)省管理成本

大數(shù)時(shí)代中，高校人事檔案來(lái)源持續(xù)不間斷的，但并非所有的人事資料都具有保存價(jià)值，很多電子檔案并不具備充分的保存價(jià)值。在雙套制歸檔管理方式中，不論有沒(méi)有保存價(jià)值的電子資料，都需要作為電子檔案的紙質(zhì)檔案的方式配套歸檔保存，這僅造成紙質(zhì)資源的浪費(fèi)，而且對(duì)紙質(zhì)檔案需要進(jìn)行人工分類(lèi)整理歸檔，不僅占用場(chǎng)地保存空間，而且造成占用大量人力資源，造成場(chǎng)地空間與人力資源的浪費(fèi)。單套制的管理模式下，不僅有利于節(jié)省紙質(zhì)資源，而且節(jié)省人工分類(lèi)整理歸檔的人力資源與檔案儲(chǔ)存空間的場(chǎng)地資源，降低檔案的管理成本與管理費(fèi)用。

2.提高管理效率

雙套制下的人事檔案管理方式，需要對(duì)與配套的電子檔案以紙質(zhì)檔案進(jìn)行收集、分類(lèi)、整理、編研、歸檔等六個(gè)環(huán)節(jié)，造成人力資源的消耗與管理效率的低下。在單套制管理模式下，人事檔案歸檔管理工作是同步進(jìn)行的，消除了紙質(zhì)檔案的管理，在電子歸檔案中，所消耗的人力資源與時(shí)間、空間只是極小的一部，管理方式流程的簡(jiǎn)化，提高人事檔案的管理效率。此外，在單套式的檔案管理模式下，在人事檔案利用中，可以實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程方式檢索利用，不僅迅速便捷，而且提高了人事檔案的利用效率。

3.確保檔案的完整性和真實(shí)性

人事檔案單套制的管理模式下，一些人事電子檔案是以視頻、音像、ppt、圖文等方式進(jìn)行存儲(chǔ)管理，單軌制強(qiáng)調(diào)電子文件運(yùn)行的狀態(tài)中的管理，保持元數(shù)據(jù)的真實(shí)性，從而確保人事檔案的原始性，避免了雙套制中紙質(zhì)檔案保存中可能造成信息的不對(duì)稱(chēng)、表達(dá)意思的不完整性。同時(shí)，單套制管理模式下，避免了雙套制管理模式下人事檔案利用過(guò)程中造成對(duì)紙質(zhì)檔案的損傷或是對(duì)紙質(zhì)檔案利用過(guò)程因信息資源丟失而造成的損害。

三、高校檔案單套制管理面臨的挑戰(zhàn)

1.法律地位不夠明確

雙套制是目前國(guó)內(nèi)電子檔案主要管理模式。雖然最高人民法院已明確電子檔案在法律中具有憑證作用，但當(dāng)前國(guó)內(nèi)現(xiàn)行的《檔案法》（2016年修正版）并沒(méi)有明確電子檔案的法律效力是否與紙質(zhì)檔案同等的法律效力地位，這導(dǎo)致高校電子人事檔案在歸檔管理中，由于人事檔案的重要性與敏感性，使電子人事檔案單套制難以在高校得到認(rèn)可與推廣，法律地位嚴(yán)重制約單套制在高校人事檔案管理中的推廣與應(yīng)用。