現(xiàn)代信息技術(shù)在基建檔案管理中的應(yīng)用探討

李敏

[摘 要] 現(xiàn)代信息技術(shù)在基建檔案管理領(lǐng)域具有非常突出的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)，加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)代信息技術(shù)的重視和應(yīng)用，有助于基建檔案管理工作的全面創(chuàng)新改良。文章首先對(duì)當(dāng)前基建檔案管理工作存在的主要問(wèn)題進(jìn)行了總結(jié)，并結(jié)合現(xiàn)代信息技術(shù)的特點(diǎn)、突出優(yōu)勢(shì)，制定了提高基建檔案管理工作質(zhì)量的具體策略，對(duì)提高現(xiàn)代信息技術(shù)的總體應(yīng)用質(zhì)量，具有十分重要的意義。

[關(guān)鍵詞] 現(xiàn)代信息技術(shù)；基建；檔案管理

中圖分類(lèi)號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-1722（2021）04-0084-02

基建檔案管理工作的質(zhì)量在很大程度上影響著基建工程的總體建設(shè)水平。因此，加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)資源突出應(yīng)用價(jià)值的關(guān)注，并從基建工程實(shí)際建設(shè)的角度出發(fā)，制定現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用策略，是基建檔案管理人員應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注的問(wèn)題。

一、現(xiàn)代信息技術(shù)在基建檔案管理中應(yīng)用存在的不足

（一）基建檔案管理理念的創(chuàng)新存在不足

現(xiàn)有的一些基建檔案管理團(tuán)隊(duì)雖然進(jìn)行了有關(guān)基建檔案管理技術(shù)創(chuàng)新的相關(guān)探索，但對(duì)于信息技術(shù)資源應(yīng)用所需的理念支持總結(jié)不夠充分，尤其對(duì)于傳統(tǒng)的基建檔案管理理念缺乏必要的革新，無(wú)法為信息化基建檔案管理平臺(tái)的高水平建設(shè)提供必要的支持，也使得基建檔案管理工作新型思維和業(yè)務(wù)模式無(wú)法得到應(yīng)用。一些基建檔案管理措施在具體制定的過(guò)程中，對(duì)于基建檔案管理工作的最新理念缺乏必要的研究，雖然實(shí)現(xiàn)了基建檔案管理方法的創(chuàng)新，但其工作思維未能有效適應(yīng)自動(dòng)化辦公環(huán)境，導(dǎo)致檔案管理軟件的核心功能無(wú)法得到足夠有效的發(fā)揮，難以在檔案數(shù)據(jù)庫(kù)構(gòu)建過(guò)程中，有效地開(kāi)發(fā)出基建檔案管理工作的多方面價(jià)值。部分基建檔案工作者雖然進(jìn)行了信息化技術(shù)操作能力的學(xué)習(xí)，但缺乏對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)實(shí)際建設(shè)情況的關(guān)注，導(dǎo)致檔案管理思想無(wú)法得到有效的更新，難以在充分適應(yīng)自動(dòng)化系統(tǒng)操作應(yīng)用需求的情況下，滿(mǎn)足信息化管理平臺(tái)構(gòu)建的具體需要；無(wú)法在滿(mǎn)足信息管理系統(tǒng)具體要求的情況下，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作理念的革新。部分基建檔案管理團(tuán)隊(duì)成員雖然進(jìn)行了新型工作理念的探索，但對(duì)于基建檔案資源庫(kù)的構(gòu)建和使用所需條件總結(jié)不夠充分，導(dǎo)致信息技術(shù)資源在具體應(yīng)用的過(guò)程中，無(wú)法在信息技術(shù)平臺(tái)構(gòu)建方面發(fā)揮足夠的作用，難以在各種類(lèi)型的信息資源具備足夠應(yīng)用價(jià)值的情況下，更加有效地適應(yīng)信息資源利用方案的創(chuàng)新需要，難以為專(zhuān)利性網(wǎng)站的高水平應(yīng)用提供必要保障[1]。

（二）信息技術(shù)資源的應(yīng)用缺乏保障機(jī)制

基建檔案管理水平直接影響著基建工程質(zhì)量，因此，信息技術(shù)務(wù)必具備足夠的保障機(jī)制，才可以充分滿(mǎn)足基建信息檔案管理的實(shí)際需要，為信息化基礎(chǔ)條件下檔案管理工作的全面改進(jìn)提供必要支持。但是，部分信息技術(shù)資源在制定應(yīng)用策略的過(guò)程中，缺乏對(duì)基建檔案管理相關(guān)措施實(shí)際情況的考察，尤其對(duì)于企業(yè)發(fā)展過(guò)程中，信息技術(shù)資源的實(shí)際引進(jìn)情況調(diào)查不夠充分，無(wú)法在基建檔案信息化戰(zhàn)略實(shí)施的過(guò)程中，為信息技術(shù)資源的高質(zhì)量應(yīng)用提供必要支持。一些數(shù)字化檔案建設(shè)工作在具體實(shí)施的過(guò)程中，缺乏對(duì)檔案管理相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施構(gòu)建情況的支持，尤其對(duì)于檔案信息化管理系統(tǒng)所具備的多方面應(yīng)用價(jià)值考察研究存在不足，導(dǎo)致數(shù)字化掃描設(shè)備所具備的突出應(yīng)用價(jià)值無(wú)法得到體現(xiàn)，難以在提升數(shù)字化掃描率的基礎(chǔ)上，構(gòu)建起信息技術(shù)更高水平的保障機(jī)制。部分信息技術(shù)資源的應(yīng)用對(duì)于數(shù)字化檔案室所具備的多方面價(jià)值總結(jié)不夠充分，尤其對(duì)于數(shù)字化覆蓋戰(zhàn)略的具體實(shí)施價(jià)值缺乏足夠的關(guān)注，難以在監(jiān)督管理機(jī)構(gòu)具體組織建設(shè)過(guò)程中，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案安全管理方案的成熟化構(gòu)建，也使得數(shù)據(jù)信息泄露風(fēng)險(xiǎn)無(wú)法得到更加有效的控制。

（三）基建檔案數(shù)據(jù)管理平臺(tái)缺乏規(guī)范性

現(xiàn)有的部分基建檔案數(shù)據(jù)管理平臺(tái)在具體建設(shè)的過(guò)程中，對(duì)于文件資料來(lái)源情況重視程度較低，缺乏對(duì)文件形式和版本情況的關(guān)注，導(dǎo)致基建檔案文件資源無(wú)法保證具備足夠的可用性，難以為不同類(lèi)型的文件和圖紙?zhí)幚響?yīng)用提供必要支持。一些基建檔案數(shù)據(jù)管理措施在具體制定的過(guò)程中，對(duì)于檔案材料轉(zhuǎn)化所需的基礎(chǔ)條件重視程度較低，尤其對(duì)于檔案資料的電子化處置需求缺乏必要的關(guān)注，無(wú)法在數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)充分有效應(yīng)用基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)對(duì)亂碼等問(wèn)題的規(guī)避。部分基建檔案的管理措施缺乏對(duì)檔案信息檢索功能的有效研究，檔案資料的各方面應(yīng)用價(jià)值無(wú)法得到明確體現(xiàn)，導(dǎo)致信息系統(tǒng)的應(yīng)用無(wú)法與檔案資料應(yīng)用價(jià)值開(kāi)發(fā)需求相適應(yīng)，不利于基建檔案應(yīng)用價(jià)值的完整開(kāi)發(fā)。

（四）基建檔案管理團(tuán)隊(duì)成員結(jié)構(gòu)缺乏合理性

部分基建檔案管理信息化戰(zhàn)略的實(shí)施對(duì)于檔案管理人員是否具備足夠的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)重視程度較低，缺乏對(duì)現(xiàn)有檔案管理團(tuán)隊(duì)成員結(jié)構(gòu)合理性的分析，相應(yīng)的培訓(xùn)工作未能結(jié)合數(shù)字化技術(shù)背景加以調(diào)整，難以保證與基建相關(guān)的檔案可以在數(shù)字化技術(shù)的影響下實(shí)現(xiàn)方法的創(chuàng)新。一些基建檔案管理團(tuán)隊(duì)缺乏對(duì)信息技術(shù)操作人員需求的調(diào)查研究，在進(jìn)行人員結(jié)構(gòu)合理性分析的過(guò)程中，未能實(shí)現(xiàn)對(duì)技術(shù)和人員融合情況的有效總結(jié)，導(dǎo)致檔案管理團(tuán)隊(duì)無(wú)法將信息技術(shù)的掌握情況作為崗位人才配置的主要參考依據(jù)，無(wú)法為信息技術(shù)的基建檔案領(lǐng)域的推廣普及創(chuàng)造有利的條件。部分基建檔案管理工作在具體實(shí)施的過(guò)程中，忽視對(duì)檔案管理團(tuán)隊(duì)成員年齡情況的關(guān)注，未能實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理團(tuán)隊(duì)成員思想情況的深入考察，無(wú)法為基建檔案管理團(tuán)隊(duì)成員配置方案的改良提供必要的支持。

二、現(xiàn)代信息技術(shù)在基建檔案管理工作中的優(yōu)化應(yīng)用策略

（一）提高基建檔案管理理念的創(chuàng)新水平

在引進(jìn)和應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)的過(guò)程中，務(wù)必將思維創(chuàng)新作為主要工作加以對(duì)待，使信息化管理平臺(tái)的構(gòu)建可以充分開(kāi)發(fā)出信息資源的調(diào)取和應(yīng)用價(jià)值，為基建檔案管理工作的全方位改進(jìn)提供精準(zhǔn)支持。要加強(qiáng)對(duì)傳統(tǒng)基建檔案管理工作思維局限性的關(guān)注，并對(duì)不同類(lèi)型的檔案管理模式特征進(jìn)行深入考察，使影響基建檔案管理理念創(chuàng)新實(shí)施的措施得到改進(jìn)，進(jìn)而滿(mǎn)足基建檔案管理方法的調(diào)整需要。務(wù)必加強(qiáng)對(duì)基建檔案管理方法調(diào)整情況的關(guān)注，尤其要對(duì)自動(dòng)化辦公模式得到構(gòu)建的情況下，對(duì)檔案管理相關(guān)軟件的應(yīng)用有效性進(jìn)行考察，使?jié)M足基建檔案管理信息化平臺(tái)實(shí)際建設(shè)需要的措施可以得到改進(jìn)，為辦公自動(dòng)化系統(tǒng)更加充分的實(shí)現(xiàn)與信息化平臺(tái)的銜接提供幫助[2]。基建檔案管理理念在改進(jìn)過(guò)程中，一定要實(shí)現(xiàn)對(duì)管理思想創(chuàng)新主要價(jià)值的關(guān)注，尤其要對(duì)自動(dòng)化系統(tǒng)在檔案管理工作中的實(shí)際應(yīng)用情況進(jìn)行有效的創(chuàng)新，使文件管理相關(guān)工作的開(kāi)展能夠與信息化技術(shù)的應(yīng)用情況相適應(yīng)，為檔案管理人員理念的創(chuàng)新積累更加豐富的經(jīng)驗(yàn)?；n案管理理念的創(chuàng)新還必須強(qiáng)化對(duì)檔案資源庫(kù)構(gòu)成情況的關(guān)注，尤其要結(jié)合信息化平臺(tái)建設(shè)情況下，對(duì)信息資源的變化情況加以總結(jié)，使基建檔案管理工作的實(shí)施可以與基建檔案資源庫(kù)的構(gòu)建特征相適應(yīng)，為現(xiàn)代信息技術(shù)更加精準(zhǔn)的發(fā)揮對(duì)檔案管理工作的支持性作用提供幫助[3]。

（二）完善信息技術(shù)資源應(yīng)用保障機(jī)制

在引進(jìn)和應(yīng)用信息技術(shù)資源的過(guò)程中，務(wù)必對(duì)保障機(jī)制的構(gòu)成有效性進(jìn)行充分的分析，尤其要對(duì)企業(yè)現(xiàn)有的檔案信息化管理體系突出價(jià)值加以研究，使信息化技術(shù)資源可以在實(shí)際應(yīng)用的過(guò)程中獲得充足的保障，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)對(duì)基建檔案管理方案的改良。要對(duì)企業(yè)信息化管理體系建設(shè)所需的基礎(chǔ)條件進(jìn)行有效分析，尤其要對(duì)檔案信息化建設(shè)所需的各項(xiàng)基礎(chǔ)性資源進(jìn)行價(jià)值分析，使?jié)M足數(shù)字化檔案建設(shè)和使用需求的措施得到有效改進(jìn)，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)的高水平構(gòu)建。一定要實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)字化掃描設(shè)備突出應(yīng)用價(jià)值的總結(jié)，并將全文掃描率的識(shí)別作為重要因素加以對(duì)待，使基建檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的構(gòu)建可以為信息技術(shù)資源的完整充分應(yīng)用提供必要支持，并保證檔案管理手段可以實(shí)現(xiàn)數(shù)字化全覆蓋。要加強(qiáng)對(duì)基建檔案管理監(jiān)督機(jī)構(gòu)建設(shè)情況的關(guān)注，使數(shù)字化檔案的建設(shè)可以與信息技術(shù)的創(chuàng)新趨勢(shì)相適應(yīng)，并保證相關(guān)的信息加密措施得到改良[4]。

（三）提高基建檔案數(shù)據(jù)管理平臺(tái)的構(gòu)建規(guī)范性

在制定基建檔案管理數(shù)據(jù)平臺(tái)的具體應(yīng)用方案過(guò)程中，要加強(qiáng)對(duì)檔案文件來(lái)源和形式的關(guān)注，從提升檔案資源管理便捷性的角度入手，制定基建檔案資源可用性提升策略，使基建檔案數(shù)據(jù)管理方案可以得到更加成熟的構(gòu)建處理。要加強(qiáng)對(duì)基建檔案數(shù)據(jù)管理平臺(tái)結(jié)構(gòu)特征的關(guān)注，并將不同類(lèi)型的文件和圖紙進(jìn)行創(chuàng)新應(yīng)用，使檔案材料的轉(zhuǎn)化質(zhì)量可以得到進(jìn)一步的提高，更好地實(shí)現(xiàn)基建檔案數(shù)據(jù)資源管理方案的改良。一定要加強(qiáng)對(duì)基建檔案管理電子化體系特征的關(guān)注，尤其要對(duì)亂碼等重要問(wèn)題進(jìn)行管控方案的創(chuàng)新，使基建檔案管理策略在具體制定的過(guò)程中，可以使用電子化手段實(shí)現(xiàn)各類(lèi)型資料的整合處置，為基建檔案管理策略的進(jìn)一步改良提供必要支持。

（四）提高基建檔案管理團(tuán)隊(duì)成員結(jié)構(gòu)的合理性

基建檔案管理工作團(tuán)隊(duì)一定要加強(qiáng)對(duì)團(tuán)隊(duì)成員結(jié)構(gòu)配置合理性的關(guān)注和評(píng)估，結(jié)合信息技術(shù)普及應(yīng)用的具體狀況，制定檔案管理團(tuán)隊(duì)成員素養(yǎng)的培育策略，確保數(shù)字化技術(shù)得到更加有效的應(yīng)用。要對(duì)基建檔案管理工作實(shí)施過(guò)程中，現(xiàn)有團(tuán)隊(duì)成員信息技術(shù)操作情況的總結(jié)分析，尤其要對(duì)數(shù)字化技術(shù)推廣應(yīng)用過(guò)程中，基建檔案管理舉措有效性進(jìn)行考察，使成員結(jié)構(gòu)的調(diào)整可以將數(shù)字化技術(shù)的掌握水平作為主要判斷依據(jù)，借此提升基建檔案管理綜合水平。檔案管理團(tuán)隊(duì)還需要結(jié)合不同崗位的工作情況制定成員調(diào)整策略，為信息化技術(shù)的普及提供幫助。

三、結(jié)語(yǔ)

基建檔案管理工作的創(chuàng)新改良具備多方面的積極意義，實(shí)現(xiàn)對(duì)現(xiàn)代技術(shù)資源的創(chuàng)新應(yīng)用，可以為基建檔案管理工作的全面改良提供完整的支持。因此，實(shí)現(xiàn)對(duì)基建檔案管理工作具體問(wèn)題的研究，并制定現(xiàn)代信息技術(shù)在這一領(lǐng)域的創(chuàng)新應(yīng)用策略，是很多基建檔案管理工作者重點(diǎn)關(guān)注的問(wèn)題。

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