基于信息化時(shí)代淺析傳統(tǒng)檔案與新生電子檔案的管理利用

胡鳳燕

摘 要：隨著電子信息技術(shù)的不斷發(fā)展與進(jìn)步，檔案管理也開(kāi)始從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案向信息時(shí)代的新生電子檔案過(guò)度與發(fā)展。但是，由于目前國(guó)內(nèi)的電子檔案管理起步較晚，仍然處于一個(gè)發(fā)展與探索階段，對(duì)于新生電子檔案管理的應(yīng)用還處于研究階段，傳統(tǒng)檔案向電子信息檔案管理模式過(guò)度的過(guò)程中主要的側(cè)重點(diǎn)還不明確，缺乏指導(dǎo)的相關(guān)理論。本文就以新生電子檔案的利用與傳統(tǒng)檔案之間的差異與優(yōu)缺點(diǎn)展開(kāi)分析，論述了如何合理利用好傳統(tǒng)檔案與新生電子檔案。

關(guān)鍵詞：信息化;傳統(tǒng)檔案;新生電子檔案

檔案是社會(huì)各界以及不同行業(yè)發(fā)展的重要依據(jù)，檔案管理工作涉及到社會(huì)發(fā)展的全部信息內(nèi)容，每個(gè)記錄在檔的檔案都需要相關(guān)的檔案管理部門(mén)進(jìn)行管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理的充分利用。但是，目前大多數(shù)的檔案管理部門(mén)還采取傳統(tǒng)的管理方式，這樣就會(huì)在檔案管理工作中出現(xiàn)一些問(wèn)題，導(dǎo)致傳統(tǒng)檔案的管理工作無(wú)法得到有效的保存。隨著電子信息技術(shù)的發(fā)展與進(jìn)步，合理應(yīng)用信息化手段改善傳統(tǒng)的檔案管理工作，有效解決傳統(tǒng)檔案管理存在的問(wèn)題，從而實(shí)現(xiàn)了對(duì)檔案管理工作的高效發(fā)展。

一、傳統(tǒng)檔案管理與新生電子檔案管理的內(nèi)涵

1.傳統(tǒng)檔案管理的內(nèi)涵

傳統(tǒng)檔案管理主要是通過(guò)紙質(zhì)文件的形式對(duì)文檔與材料進(jìn)行存儲(chǔ)與記錄，這些紙質(zhì)文件的內(nèi)容包括著相關(guān)個(gè)人、團(tuán)體的基本信息以及學(xué)術(shù)研究的成果，歷史文化的記錄，對(duì)于社會(huì)發(fā)展與國(guó)家進(jìn)步都有著重要的記錄價(jià)值。

2.電子檔案管理的內(nèi)涵

電子信息檔案管理主要的管理形式通過(guò)電子的形式對(duì)科研材料與個(gè)人信息進(jìn)行保存。這些電子信息可以通過(guò)電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行存儲(chǔ)、分類、保存。主要的信息傳播的途徑與方式就是通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)。

二、傳統(tǒng)檔案與新生電子檔案管理的特點(diǎn)

1.傳統(tǒng)檔案與新生電子檔案管理的共同點(diǎn)

電子檔案管理與傳統(tǒng)的檔案管理存在著三方面的共同點(diǎn)：第一，兩者的基本原理存在著共通性，電子信息檔案的管理是建立在傳統(tǒng)檔案管理的基礎(chǔ)上，通過(guò)對(duì)傳統(tǒng)檔案進(jìn)行信息化技術(shù)的有效整合與優(yōu)化。電子檔案管理的技術(shù)水平、管理模式、管理質(zhì)量都高于傳統(tǒng)的檔案管理，但是兩者的共通性仍然客觀存在;第二，電子檔案與傳統(tǒng)檔案的不可分割性，傳統(tǒng)的檔案管理主要的信息內(nèi)容包括著社會(huì)實(shí)踐、個(gè)人信息等重要的數(shù)據(jù)內(nèi)容，這些數(shù)據(jù)有著很大的真實(shí)性，對(duì)電子檔案的統(tǒng)計(jì)與管理工作也同樣適用，也需要保證保存信息的真實(shí)性，傳統(tǒng)檔案資料與新生電子檔案同樣都需要保證保存信息的真實(shí)性;第三，電子檔案管理擴(kuò)大了傳統(tǒng)檔案的信息量存儲(chǔ)，在傳統(tǒng)檔案管理基礎(chǔ)上的新生電子檔案管理實(shí)現(xiàn)了對(duì)容量的擴(kuò)大，可以對(duì)各種不同的檔案信息進(jìn)行存儲(chǔ)與分類，還可以通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)對(duì)資源與信息的共享，在對(duì)檔案信息進(jìn)行調(diào)取的過(guò)程中更加便利。此外，如果想對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行調(diào)取，還可以通過(guò)電子信息檔案的記錄進(jìn)行查找，更加方面快捷。

2.傳統(tǒng)檔案與新生電子檔案管理的差異

傳統(tǒng)檔案與新生電子檔案管理雖然有一定的共通性，但是仍然存在著很大的差異，包括管理方式、保存方式、歸檔方式、歸檔時(shí)間、查詢方式等差異。

（1）管理方式的差異

電子檔案的本身就存在著很大的特殊性，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的一級(jí)管理。當(dāng)檔案管理操作人員在接受到一個(gè)檔案文件以后，需要對(duì)檔案進(jìn)行分類與編號(hào)，每個(gè)檔案的編號(hào)都是絕對(duì)唯一的，需要對(duì)檔案的類型與主題內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)記;傳統(tǒng)檔案管理的日常工作量較大，在檔案管理工作中需要對(duì)檔案的類型、日期進(jìn)行撰寫(xiě)才可以進(jìn)行分類保存，工作量較大，檔案存儲(chǔ)環(huán)節(jié)復(fù)雜。

總而言之，電子計(jì)算機(jī)的普及與發(fā)展促進(jìn)了新生電子檔案的發(fā)展。此外，全新的檔案信息保存通過(guò)電子計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)的方式也對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理造成了沖擊，主要的管理方式差異就是對(duì)保存媒介不同，一種是通過(guò)紙質(zhì)作為媒介，另一種則是通過(guò)電子計(jì)算機(jī)作為信息存儲(chǔ)的載體。

（2）保存方式的差異

新生電子檔案在對(duì)檔案信息進(jìn)行存儲(chǔ)的過(guò)程中需要通過(guò)電子計(jì)算機(jī)作為存儲(chǔ)的載體，但是電子產(chǎn)品的老化以及電子計(jì)算機(jī)設(shè)備的更新過(guò)程中，很容易造成存儲(chǔ)檔案信息的丟失，從而影響了對(duì)檔案存儲(chǔ)的真實(shí)性與有效性;傳統(tǒng)的檔案管理可以有紙質(zhì)信息的備份，大多數(shù)情況下不容易出現(xiàn)檔案記錄信息丟失的問(wèn)題，也不會(huì)出現(xiàn)電子檔案會(huì)被黑客入侵、病毒損害的風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題。檔案管理部門(mén)可以通過(guò)定期對(duì)電子信息檔案進(jìn)行紙質(zhì)檔案的打印作為備份，通過(guò)這樣的一種方式可以有效的利用好傳統(tǒng)檔案管理與新生電子檔案管理的有效結(jié)合，通過(guò)這樣的方式可以有效的避免因計(jì)算機(jī)設(shè)備的老化或更新導(dǎo)致電子信息檔案丟失的問(wèn)題。

（3）歸檔方式的差異

傳統(tǒng)的檔案管理進(jìn)行歸檔都是通過(guò)人工操作的方式進(jìn)行歸檔，新生電子檔案在進(jìn)行歸檔的過(guò)程中需要通過(guò)電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行整理與歸檔，電子文件與檔案的管理采用的計(jì)算機(jī)編程技術(shù)，內(nèi)容即使被改變也很難被發(fā)現(xiàn)，特別是存儲(chǔ)的一些關(guān)鍵信息被修改也很難被發(fā)現(xiàn)了。因此，導(dǎo)致了一些問(wèn)題的出現(xiàn)，相關(guān)的檔案管理與操作人員也很難發(fā)現(xiàn)電子檔案信息內(nèi)容的真實(shí)性。在對(duì)電子信息檔案管理的過(guò)程中需要做好對(duì)傳輸過(guò)程中檔案信息的加密處理工作，要對(duì)信息調(diào)用進(jìn)行嚴(yán)格的身份驗(yàn)證，有效的避免因?yàn)殡娮有畔n案在傳輸?shù)倪^(guò)程中因?yàn)椴僮鞑划?dāng)而導(dǎo)致的數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確性與被盜用的風(fēng)險(xiǎn)，從而有效的確保電子檔案的準(zhǔn)確性與真實(shí)性。

（4）歸檔時(shí)間的差異

新生電子檔案的管理可以實(shí)現(xiàn)隨時(shí)隨地對(duì)檔案進(jìn)行歸檔處理，也可以定期進(jìn)行歸檔操作。生成的電子信息檔案相關(guān)的操作人員通過(guò)電子計(jì)算機(jī)與互聯(lián)網(wǎng)發(fā)送到檔案管理部門(mén)，相關(guān)的文件與檔案的統(tǒng)計(jì)操作人員通過(guò)電子簽名與人臉識(shí)別認(rèn)證以后，統(tǒng)一的進(jìn)行歸檔，再由相關(guān)類別的檔案管理人員進(jìn)行接收與登記，檔案管理人員需要對(duì)相應(yīng)的檔案進(jìn)行編號(hào)與分類整理，最后設(shè)定不同的訪問(wèn)權(quán)限與密碼，通過(guò)逐級(jí)加密的方式對(duì)檔案進(jìn)行安全性提升。

（5）查詢方式的差異

傳統(tǒng)信息檔案與新生電子檔案的查詢方式也存在著差異。傳統(tǒng)的檔案在進(jìn)行調(diào)用前需要相關(guān)管理人員的簽字許可才能對(duì)檔案進(jìn)行調(diào)取，在查詢某一信息的過(guò)程中需要通過(guò)層層審批、多人簽字才能進(jìn)行檔案的調(diào)用，十分麻煩、繁瑣。新生電子檔案的信息調(diào)用則可以根據(jù)不同調(diào)用者的身份信息合理的設(shè)定不同的查閱級(jí)別，也可以通過(guò)檔案管理中心開(kāi)通臨時(shí)檔案調(diào)取權(quán)限，不同的權(quán)限對(duì)檔案的調(diào)用有著不同的信息內(nèi)容，從而有效的提高了檔案管理效率。

三、基于信息化時(shí)代淺析傳統(tǒng)檔案與新生電子檔案管理的利弊

1.操作環(huán)節(jié)的利弊分析

第一，信息收集整理的利弊。傳統(tǒng)的檔案管理工作在對(duì)信息收集整理的過(guò)程中主要是將有價(jià)值的內(nèi)容與紙質(zhì)文件、材料進(jìn)行收集與整理，再對(duì)這些檔案進(jìn)行相關(guān)的歸檔與整理。與傳統(tǒng)的檔案管理相比較而言，新生的電子檔案在對(duì)信息收集與整理的工作內(nèi)容更復(fù)雜，為了保證電子檔案信息的完整性與真實(shí)性，需要對(duì)檔案管理的每個(gè)環(huán)節(jié)合理銜接，讓檔案管理工作的內(nèi)容銜接更平順，讓信息收集與整理更高效，保障信息內(nèi)容的時(shí)效性。

第二，檔案信息鑒別整理的利弊。傳統(tǒng)檔案管理在對(duì)文件材料進(jìn)行歸檔以前需要對(duì)檔案信息內(nèi)容進(jìn)行鑒別與分析，對(duì)檔案價(jià)值進(jìn)行界定，對(duì)相應(yīng)的資格進(jìn)行審查，從而確定對(duì)檔案進(jìn)行管理的價(jià)值與保存的時(shí)間。在歸檔以后，需要對(duì)已經(jīng)納入檔案管理的內(nèi)容進(jìn)行二次審核;新生電子信息檔案在進(jìn)行檔案信息鑒別整理后通過(guò)電子計(jì)算機(jī)對(duì)信息內(nèi)容進(jìn)行處理，在檔案信息鑒別整理的工作效率會(huì)高于傳統(tǒng)的檔案管理，但是對(duì)內(nèi)容有效性的篩選整體質(zhì)量會(huì)低于傳統(tǒng)檔案管理的模式。

第三，檔案存儲(chǔ)的利弊。傳統(tǒng)檔案管理對(duì)檔案進(jìn)行保存與存儲(chǔ)需要消耗大量的人力資源與時(shí)間，需要一個(gè)長(zhǎng)時(shí)間的、持續(xù)性的管理，在管理的過(guò)程中需要大量的操作人員定期進(jìn)行信息整理，隨著檔案內(nèi)容的不斷增加，在新舊檔案進(jìn)行整理的過(guò)程中也需要增加投入，管理的難度也在不斷提高。新生電子檔案管理雖然有著傳統(tǒng)檔案管理所不可替代的優(yōu)勢(shì)，但是在對(duì)檔案修改與調(diào)整以后不會(huì)留下改動(dòng)的痕跡。這樣就無(wú)法保證檔案的原始性。因此，傳統(tǒng)檔案管理與新生電子檔案相比較而言更有著原始性的優(yōu)勢(shì)，新生電子檔案的高效率也是傳統(tǒng)檔案管理所無(wú)法比擬的。

2.操作內(nèi)容的利弊分析

第一，真實(shí)性。傳統(tǒng)檔案管理與新生電子檔案管理相比較而言，更容易得到數(shù)據(jù)原始性與真實(shí)性的保證，傳統(tǒng)檔案管理的價(jià)值審核十分嚴(yán)格，如果對(duì)檔案的價(jià)值審核成功以后，檔案的基本形式與內(nèi)容就不會(huì)在發(fā)生性質(zhì)上的改變，如果對(duì)檔案的管理得當(dāng)，后期不會(huì)發(fā)生改變;新生電子檔案的保存方式需要借助計(jì)算機(jī)設(shè)備進(jìn)行保存，再對(duì)檔案修改操作也不會(huì)留下改動(dòng)的痕跡，這樣就無(wú)法保證電子檔案管理的真實(shí)性，特別是在對(duì)電子檔案進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換的過(guò)程中，更容易出現(xiàn)因?yàn)椴僮魇д`而引發(fā)信息的變動(dòng)，其真實(shí)性難以保證。

第二，操作性。傳統(tǒng)檔案管理的操作形式十分復(fù)雜，許多工作流程需要人為操作與干預(yù)，這樣就會(huì)增加工作量，消耗大量的人力資源，浪費(fèi)寶貴的時(shí)間;新生電子檔案管理通過(guò)借助一些信息處理的軟件對(duì)檔案信息與內(nèi)容進(jìn)行批量的處理和內(nèi)容上的整合，很大程度上提高了檔案管理的效率與操作速度。此外，新生電子檔案的管理相比較傳統(tǒng)的檔案管理更具有專業(yè)性的特點(diǎn)，這需要檔案管理操作人員具備更專業(yè)的檔案管理能力，要熟練操作電子計(jì)算機(jī)設(shè)備，滿足檔案管理的需要。

四、信息化時(shí)代傳統(tǒng)檔案向新生電子檔案管理變革的策略

新生電子檔案管理，有利于促進(jìn)綠色環(huán)保事業(yè)的進(jìn)步與發(fā)展，通過(guò)電子檔案管理的模式實(shí)現(xiàn)了物質(zhì)化辦公，可以節(jié)約紙張，更可以降低檔案管理成本，對(duì)保護(hù)樹(shù)木與森林資源有著重要的促進(jìn)作用。傳統(tǒng)檔案需要通過(guò)紙質(zhì)文件作為記錄的重要媒介，在對(duì)紙質(zhì)文檔進(jìn)行保存的過(guò)程中，需要做好相應(yīng)的整理與收錄工作，要對(duì)檔案的特點(diǎn)進(jìn)行分類與歸類，只有這樣才能凸顯出傳統(tǒng)檔案的重要價(jià)值。傳統(tǒng)檔案管理需要人為的手動(dòng)操作進(jìn)行管理，不僅浪費(fèi)了大量的人力資源，工作量也很大，如果在檢查的過(guò)程中方法應(yīng)用不得當(dāng)很容易出現(xiàn)管理上的漏洞，這樣就容易導(dǎo)致傳統(tǒng)檔案管理的過(guò)程中無(wú)法實(shí)現(xiàn)信息的高速傳輸，更無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享，對(duì)檔案的開(kāi)發(fā)與利用效率不高。因此，對(duì)傳統(tǒng)檔案管理進(jìn)行新生電子檔案的變革，更可以提高檔案管理工作的效率，符合現(xiàn)代化信息時(shí)代的發(fā)展。

1.信息調(diào)用更便利

信息時(shí)代的發(fā)展速度不斷加快，推動(dòng)著人類社會(huì)的發(fā)展與進(jìn)步，更推動(dòng)著各行各業(yè)的發(fā)展，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)也隨之變的愈演愈烈。因此，相關(guān)檔案部門(mén)對(duì)日常信息的查驗(yàn)與數(shù)據(jù)的整理工作量也在不斷增加，檔案信息的更新速度也需要不斷加快。因此，通過(guò)新生電子檔案管理可以有效提高檔案管理的效率，讓檔案信息的調(diào)用更加便利。

2.存檔內(nèi)容更豐富

隨著電子計(jì)算機(jī)的普及與發(fā)展，在辦公室日趨朝著自動(dòng)化的方向發(fā)展。許多手寫(xiě)的紙質(zhì)文件都被電子文檔所替代，許多文檔都需要通過(guò)電腦文檔的打印才能備份與取用。檔案管理工作如果仍然采用傳統(tǒng)的管理方式，需要通過(guò)打印的形式進(jìn)行存檔與備份。新生電子檔案管理就可以對(duì)計(jì)算機(jī)中的文件進(jìn)行存儲(chǔ)于備份，對(duì)于存檔的內(nèi)容更加豐富，檔案管理的工作效率也得到了提升。

3.變更紙質(zhì)文件

在傳統(tǒng)檔案管理中對(duì)檔案進(jìn)行存檔與歸檔以后留下的舊文件，大多數(shù)都是關(guān)于規(guī)劃、總結(jié)的文件。一些重要的紅頭文件也需要慎重的保存。新生電子檔案通過(guò)科學(xué)管理的手段，讓檔案的管理更加縝密，對(duì)于檔案數(shù)據(jù)的管理更加嚴(yán)格。傳統(tǒng)檔案管理與新生電子檔案管理存在著很大的差別，對(duì)于檔案的時(shí)間管理與各方面都有著差別。傳統(tǒng)檔案管理要想實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)期的保存就可以對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行保存，不會(huì)出現(xiàn)信息內(nèi)容丟失的情況，新生電子檔案管理需要長(zhǎng)期保存文件，需要通過(guò)對(duì)電子文檔進(jìn)行打印才可以長(zhǎng)期存檔與保留。

4.創(chuàng)設(shè)全新電子存檔形式

新生電子檔案管理的文件形式不在拘泥于紙質(zhì)文件，可以是某一個(gè)電子設(shè)備的存儲(chǔ)，也可以通過(guò)硬盤(pán)、光盤(pán)進(jìn)行數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)，相關(guān)的文件內(nèi)容可以被查驗(yàn)與使用，也實(shí)現(xiàn)了在互聯(lián)網(wǎng)上的作用，對(duì)文件進(jìn)行資源共享，讓后期的檔案管理工作更加便利。從自身的性質(zhì)來(lái)說(shuō)，電子檔案管理的特點(diǎn)包括計(jì)算機(jī)進(jìn)行存檔，自身具有嚴(yán)格的代碼與分類形式，可以更好的對(duì)檔案進(jìn)行分類管理。新生電子檔案管理有著自身的檔案特點(diǎn)，新生電子檔案整合了自身的數(shù)字型特點(diǎn)，更融合了傳統(tǒng)檔案分類型的特點(diǎn)，通過(guò)電子計(jì)算的存儲(chǔ)實(shí)現(xiàn)了對(duì)檔案的遠(yuǎn)程傳輸來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案信息共享，對(duì)于每個(gè)檔案的調(diào)用都需要具備一定的權(quán)限才可以對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行讀取。

五、結(jié)束語(yǔ)

總之，通過(guò)對(duì)傳統(tǒng)檔案管理與新生電子檔案管理的研究分析可以發(fā)現(xiàn)。傳統(tǒng)檔案管理都是以紙質(zhì)文件的形式對(duì)檔案進(jìn)行存檔與記錄，很容易在長(zhǎng)期管理的過(guò)程中受到不同因素的影響而造成了破損的問(wèn)題，在檔案管理的過(guò)程中隨著時(shí)間的推移占據(jù)的空間也會(huì)越來(lái)越大，對(duì)檔案管理工作來(lái)說(shuō)會(huì)造成一個(gè)嚴(yán)重的困擾。新生電子檔案管理，可以通過(guò)借助計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理與存儲(chǔ)，有效提高檔案管理工作的效率，更節(jié)約了檔案管理的空間與成本，但是也容易受到一些因素的影響，導(dǎo)致真實(shí)性難以確定。因此，需要將傳統(tǒng)檔案管理與電子檔案管理相結(jié)合，更好的推動(dòng)檔案管理事業(yè)的發(fā)展與進(jìn)步。

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（作者單位：大慶市自然資源局市自然資源事業(yè)發(fā)展服務(wù)中心（市城建檔案館））