常態(tài)化疫情防控下的檔案服務
——以山東省自然資源資料檔案館為例

文·于海

新冠肺炎疫情出現(xiàn)初期，全國各級各類檔案館紛紛暫停現(xiàn)場查檔服務和接收檔案進館。在疫情得到初步控制后，為保證各項業(yè)務的有序開展，很多檔案館根據(jù)自身情況，做出一些有益探索，為常態(tài)化疫情防控下的檔案服務開拓了可供借鑒的新路徑。山東省自然資源資料檔案館是山東省收藏地質(zhì)檔案最齊全的專業(yè)性檔案館，主要職能是承擔全省國土資源資料檔案的接收、征集和保管工作，并面向社會提供查詢服務。本文通過疫情前后山東省自然資源資料檔案館檔案服務主要數(shù)據(jù)和工作內(nèi)容的比較研究，淺析造成這種變化的原因及發(fā)展趨勢。

一、疫情期間檔案工作新舉措及影響

地質(zhì)檔案是地質(zhì)勘查單位、科研機構(gòu)和礦山企業(yè)開展工作的重要資料來源。山東省自然資源資料檔案館館藏各類成果地質(zhì)資料總計15000余檔，全省礦產(chǎn)資源儲量套改檔案694份，各比例尺的地質(zhì)圖件300余套近10萬余張。疫情期間檔案館兼顧疫情防控與社會服務，積極探索新的服務模式，為企事業(yè)單位快速復工復產(chǎn)提供服務支持和便利條件，由此產(chǎn)生的效應也深刻影響著檔案館自身的發(fā)展與走向。

（一）暫緩催交，預約匯交

按照自然資源部《關(guān)于在疫情防控期間地質(zhì)資料匯交有關(guān)事項的通知》要求，暫緩對到期未匯交地質(zhì)資料的催交工作，到期未匯交地質(zhì)資料的匯交人可在疫情防控工作結(jié)束之日后的2個月內(nèi)完成匯交。同時，加強與地質(zhì)勘查單位、行業(yè)部門和匯交人的溝通交流，保證工作正常進行，利用電話、QQ、微信等方式及時反饋資料檢查驗收結(jié)果。為減少人員聚集，實行地質(zhì)資料匯交預約登記服務，并專門配備檔案文件電子消毒柜。

（二）提供代閱者收集地質(zhì)資料服務

2020年3月，在檔案館網(wǎng)站發(fā)布《疫情期間開展代閱者收集地質(zhì)資料服務的通知》，檔案利用者將所需查詢的檔案名稱和證明性材料等發(fā)送到指定郵箱，通過審核后根據(jù)需求有針對性地進行收集整理，加工完畢通知閱者憑相關(guān)證件到館領(lǐng)取。開通電話、QQ群、微信群在線答疑服務，確保服務流程暢通。

（三）主動為涉密地質(zhì)資料借閱復制證書延期

主動為符合條件的地質(zhì)資料借閱復制證書辦理延期，確保涉密檔案的借閱、復制服務不中斷，同時可減少人員聚集，降低疫情防控風險。

（四）疫情對檔案查閱借閱的影響

2020年共接收電話和網(wǎng)上咨詢5000余次，接待各類查詢借閱人員572人次、12353檔次、744784件次，數(shù)據(jù)量為992.03GB。盡管受疫情影響暫停借閱近2個月，但全年借閱總量較去年反而增長44.06%。疫情期間各項檔案服務更加趨向數(shù)字化，由線下轉(zhuǎn)向線上，減少了人員接觸，節(jié)約了交通和時間成本，提高了工作效率。

二、查閱借閱數(shù)據(jù)變化的原因分析

表1 2016-2020年山東省自然資源資料檔案館主要查閱借閱數(shù)據(jù)統(tǒng)計表

從2016年至2020年山東省自然資源資料檔案館主要查閱借閱統(tǒng)計數(shù)據(jù)（詳見表1）可以看出，2016年以來，到館查閱檔案人數(shù)呈下降趨勢，與之形成鮮明對比的是檔案查閱量不降反升。其中，電子文檔比率逐年上升，實體檔案使用率逐年降低。疫情雖然對查閱借閱數(shù)據(jù)的突變具有直接影響，起到加速變化的作用，卻不是近年來數(shù)據(jù)變化的根本原因。綜合分析，查閱借閱數(shù)據(jù)的變化是近年來檔案服務水平提升、數(shù)字化、智能化等多方面因素共同促成的。

（一）深化“放管服”改革，優(yōu)化服務質(zhì)量

1.服務方式由被動轉(zhuǎn)向主動

開展送資料上門活動，向地質(zhì)勘查單位、科研機構(gòu)、礦山企業(yè)贈送檔案開發(fā)利用指南、檔案目錄清單及數(shù)據(jù)庫、山東省地質(zhì)圖接圖表和各比例尺圖件詳單等資料和工具書，主動向服務對象介紹業(yè)務情況，對接服務需求。

2.提供專題服務

每年為保證國家、省、市重大項目，提供專題服務，開辟綠色通道。以2020年為例，為各級重大項目提供地質(zhì)資料7000余檔，源文件數(shù)據(jù)1300余檔。

（二）檔案涉密清理，分層管理

由于行業(yè)的特殊性，山東省自然資源資料檔案館館藏檔案大部分涉密。截至2020年底，館藏涉密檔案10928檔，占全部檔案的73.45%。因此，檔案涉密清理是數(shù)字化并提供分層服務的前置條件。

1.涉密及受控檔案清理

按照密級界定原則，對檔案進行涉密清理，判定密級、保密期限和知悉范圍，匯總形成涉密情況登記表。受控檔案雖然不屬于國家秘密，但內(nèi)容敏感，不主動向社會提供服務，依申請，經(jīng)審批后提供。目前館藏大部分檔案已經(jīng)完成相關(guān)清理。

2.資源庫分層開放

依據(jù)涉密等級將山東省地質(zhì)資料數(shù)字資源庫劃分為山東省地質(zhì)資料源數(shù)據(jù)庫和公開版數(shù)據(jù)庫。山東省地質(zhì)資料數(shù)字資源庫用于線下服務，并納入自然資源系統(tǒng)內(nèi)網(wǎng)供各單位使用。公開版數(shù)據(jù)庫用于外網(wǎng)，供社會公眾使用。

（三）檔案標準化、數(shù)字化、集成化

1.制定檔案標準化體系

2017年啟動國土檔案標準體系建設，用2年時間，通過業(yè)務檔案管理規(guī)范制定，文書檔案、建設用地檔案目錄數(shù)據(jù)、原文數(shù)據(jù)等數(shù)字化建設，建成國土資源檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)110萬頁館藏檔案實現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)換，檔案信息實現(xiàn)初步互通共享。

2.數(shù)據(jù)格式統(tǒng)一整合

解決檔案電子數(shù)據(jù)格式多樣、標準不一的問題，打破業(yè)務壁壘，聯(lián)通信息孤島，為檔案共享、查閱利用提供便利條件。對館藏檔案進行數(shù)據(jù)格式轉(zhuǎn)換，把單頁的TIFF、JPEG、DOC、XLS等不同文件格式進行格式轉(zhuǎn)換和整合，制作成PDF電子書。為貼合互聯(lián)網(wǎng)查閱需求，提升圖件瀏覽速度，把JPEG格式的圖件進行瀏覽切片處理。

3.檔案云端服務

2018年起，啟動“地質(zhì)云·山東”建設，開發(fā)借閱服務系統(tǒng)，涵蓋檢索、查閱、服務管理等8個子模塊，支持在線服務與申請服務功能，提供公開資料服務、非公開資料借閱申請、申請審核與結(jié)果告知等服務內(nèi)容。在維持現(xiàn)有服務流程基礎上，嵌入互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，線上、線下協(xié)同互動，實現(xiàn)互聯(lián)互通。

4.檔案在線管理

開發(fā)山東省地質(zhì)資料管理系統(tǒng)，功能包括查詢、借閱、加工、著錄、移交、保管、庫房管理、接收統(tǒng)計、館藏統(tǒng)計、借閱統(tǒng)計、加工統(tǒng)計及系統(tǒng)維護等，實現(xiàn)檔案收、管、存、用和電子閱覽室等一體化管理。

5.實體檔案物聯(lián)網(wǎng)化

采用新技術(shù)，使用RFID電子標簽對館藏實體檔案實施物聯(lián)網(wǎng)化處理，粘貼電子標簽，為智能化查詢、調(diào)閱檔案打下基礎，初步實現(xiàn)自動化庫房管理。

（四）業(yè)務培訓與溝通

檔案館每年以工作座談會的形式，同全省各地質(zhì)勘查單位、地方政府地質(zhì)檔案管理者、礦山企業(yè)檔案管理人員進行業(yè)務交流。研討檔案工作前沿動態(tài)，提升地質(zhì)檔案服務水平和匯交質(zhì)量，就地質(zhì)檔案工作中出現(xiàn)的問題進行溝通解決。

三、后疫情時代檔案服務的趨勢

在整個社會都步入數(shù)字化、大數(shù)據(jù)的時代，檔案工作正急速由信息載體管理向數(shù)據(jù)整合服務轉(zhuǎn)變，疫情只是檔案服務工作急劇變化的催化劑。探索大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈、人工智能等新一代信息技術(shù)在檔案管理中的應用，既是新時代檔案行業(yè)緊跟社會發(fā)展的需要，也是檔案從業(yè)者適應工作要求的必備素質(zhì)。推進檔案事業(yè)轉(zhuǎn)型發(fā)展、高質(zhì)量發(fā)展，檔案工作既要不斷創(chuàng)新數(shù)據(jù)保存方式，又要加大對檔案交互整合的深度和廣度。同時，面對細分化、個性化的社會需要，以及服務對象遠距離、多時空利用檔案的需求，檔案行業(yè)應該從供給側(cè)提供更多的智能化、互動化服務選擇。