大數(shù)據(jù)背景下檔案規(guī)范化整理的探索

陸若希

（駐馬店市中醫(yī)院，河南 駐馬店 463000）

1 事業(yè)單位檔案規(guī)范化整理的原則

1）同時(shí)性。事業(yè)單位檔案部門提供檔案信息服務(wù)時(shí)，包含兩個(gè)方面：由事業(yè)單位檔案部門（即使是在規(guī)模比較小的事業(yè)單位，檔案信息服務(wù)也需要多部門的協(xié)調(diào)協(xié)助才能實(shí)現(xiàn)）同時(shí)為一位信息用戶提供信息服務(wù)；并且會(huì)同時(shí)為不止一位信息用戶提供服務(wù)(如同時(shí)提供線上檢索服務(wù)和現(xiàn)場查閱服務(wù)等)，這就需要通過標(biāo)準(zhǔn)來維持服務(wù)的同時(shí)性；事業(yè)單位檔案信息服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)的同時(shí)性也可以說是標(biāo)準(zhǔn)“共同使用”特征的體現(xiàn)。

2）差異性。由于信息服務(wù)的無形性、同時(shí)性、主動(dòng)性等要素的共同作用，導(dǎo)致檔案信息服務(wù)形成差異性，其表現(xiàn)為不同人員的服務(wù)需求不一致，同樣的信息服務(wù)過程在不同的信息用戶得到的評價(jià)可能是不相同的等等。因此，在制定事業(yè)單位檔案標(biāo)準(zhǔn)時(shí)應(yīng)當(dāng)考慮如何采取兼容這些差異的方式方法。

3）無形性。事業(yè)單位檔案部門向檔案利用人員(事業(yè)單位檔案信息用戶)提供的服務(wù)的特點(diǎn)在于“無形性”，檔案信息服務(wù)的效果主要是通過是否可以及時(shí)、準(zhǔn)確、完整地獲取其所需要的檔案信息的“用戶體驗(yàn)”來體現(xiàn)的，不取決于檔案人員的“服務(wù)態(tài)度”，這是由檔案工作的服務(wù)性質(zhì)所決定的。因此，事業(yè)單位檔案信息服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)就需要想方設(shè)法把“無形”的檔案信息服務(wù)“有形”化，通過實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化來促使“無形”的信息服務(wù)趨向一致，在事業(yè)單位中取得比較一致的用戶滿意度。

4）主動(dòng)性。檔案信息服務(wù)活動(dòng)的主動(dòng)性在于事業(yè)單位檔案部門要能夠滿足不同用戶、不同信息服務(wù)的需求(如通過建立電子文件線上利用實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程利用服務(wù))。因此，需要建立相關(guān)的工作標(biāo)準(zhǔn)以實(shí)現(xiàn)服務(wù)過程的管理，保證其主動(dòng)性得以發(fā)揮。

2 檔案規(guī)范化建設(shè)存在的問題

1）檔案管理方式落后?，F(xiàn)階段大部分事業(yè)單位的檔案管理方式，仍然是手工管理，管理人員的主要工作是對檔案和保管庫房進(jìn)行管理，工作量很大。檔案管理部門使用的信息系統(tǒng)，通常是對檔案目錄的錄入與修改，很少涉及相應(yīng)的軟硬件設(shè)施和數(shù)據(jù)信息管理，基本上沒有減輕管理人員的工作量，也沒有提高其工作效率。雖然部分工作單位的檔案系統(tǒng)具備制作數(shù)字檔案功能，但相應(yīng)功能設(shè)置較為不完善，不能保證數(shù)字檔案質(zhì)量，通常只能手動(dòng)增減信息，沒有實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)監(jiān)測和實(shí)時(shí)更新，因此檔案管理方式相對較為落后。

2）檔案收集保管有待規(guī)范。就檔案收集、安全保管和規(guī)范利用缺少全流程的檔案管理制度體系，事業(yè)單位很大程度上都不同程度地反映出檔案保管不完整的問題。究其原因，主要問題在于：日常工作中，部分重點(diǎn)工作、重大活動(dòng)、以及新業(yè)務(wù)、新機(jī)構(gòu)等重要檔案沒有第一時(shí)間收集移交綜合檔案室；同時(shí)，部分事業(yè)單位檔案庫房位置處于頂樓或地下，庫房面積較小，硬件設(shè)施存在密集架老化、損壞，未安裝氣體或高壓細(xì)水霧自動(dòng)滅火裝置、溫濕度檢測調(diào)控系統(tǒng)等問題，不能妥善安全保管檔案，導(dǎo)致檔案破損。

3）無法確保檔案真實(shí)性。由于檔案的保存形式多數(shù)為紙質(zhì)檔案，在歸檔時(shí)需要依靠檔案部門人員專業(yè)知識和熟練程度，對材料進(jìn)行識別與鑒定，鑒定完畢后可放入相應(yīng)檔案中?，F(xiàn)階段檔案信息化建設(shè)中，雖然有設(shè)計(jì)數(shù)字檔案，但不具備對數(shù)據(jù)信息真實(shí)性進(jìn)行鑒定功能，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，無法保證信息的真實(shí)性。首先，需要判別數(shù)字檔案是否與紙質(zhì)檔案內(nèi)容完全一致；其次，信息數(shù)據(jù)容易被修改和偽造；最后，儲(chǔ)存過程中由于操作不當(dāng)很容易造成內(nèi)容缺失。因此，目前的檔案規(guī)范化建設(shè)，還不能保證每個(gè)環(huán)節(jié)的真實(shí)性。

3 事業(yè)單位檔案規(guī)范化整理的探索路徑

1）加大制度執(zhí)行力度。目前，事業(yè)單位檔案管理制度涵蓋了文書、聲像、會(huì)計(jì)、實(shí)物、等各門類檔案的管理，具有很強(qiáng)的指導(dǎo)性和可操作性。但檔案清理發(fā)現(xiàn)的絕大多數(shù)問題可以歸結(jié)為制度執(zhí)行不到位這一原因。因此，加大制度執(zhí)行力度，要明確各級各部門兼職檔案員工作職責(zé)，把檔案管理工作抓在日常；要加強(qiáng)各部門兼職檔案員對本條線業(yè)務(wù)檔案管理制度的學(xué)習(xí)和實(shí)踐；綜合檔案管理部門要堅(jiān)持檔案工作“向前端延伸、向業(yè)務(wù)延伸、向基層延伸”的工作要求，定期開展檔案收集、移交工作，加大對檔案管理工作的指導(dǎo)監(jiān)督力度，確保檔案資料完整、規(guī)范整理、定期移交、集中保管；要保障必要的經(jīng)費(fèi)投入，特別是檔案庫房的硬件設(shè)施建設(shè)，確保檔案安全保管。

2）推進(jìn)數(shù)字檔案管理。事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理，不僅能實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理目標(biāo)，也有助于提高經(jīng)濟(jì)效益、辦公效率和檔案原件保護(hù)。新時(shí)期背景下，要在檔案管理工作中積極推進(jìn)數(shù)字檔案館藏，以滿足檔案資源利用需求。在對檔案資料進(jìn)行存儲(chǔ)時(shí)，以數(shù)字化模式為主，將實(shí)體文檔轉(zhuǎn)變成信息、圖像等數(shù)字化資料，供人們使用。另外，要在數(shù)字檔案館藏建設(shè)中，積極建立一個(gè)檔案數(shù)據(jù)庫，于檔案數(shù)據(jù)庫具體建設(shè)中完善其目錄檢索、全文檢索等檢索功能，方便檔案利用者快速檢索到所需要的檔案資料。這種數(shù)字化管理方式，能實(shí)現(xiàn)對檔案的跨部門、跨地域檢索，顯著提高檔案利用率。除此之外，在積極推進(jìn)數(shù)字檔案館藏建設(shè)中，要重視完善檔案管理系統(tǒng)中基礎(chǔ)應(yīng)用、業(yè)務(wù)應(yīng)用、信息服務(wù)、系統(tǒng)維護(hù)等功能部分，以支撐檔案數(shù)字化管理工作的順利開展。

3）制訂符合事業(yè)單位的檔案管理制度。制定事業(yè)單位檔案標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，應(yīng)當(dāng)根據(jù)事業(yè)單位的類型、專業(yè)特點(diǎn)、行業(yè)定位等進(jìn)行分析，確認(rèn)哪些事業(yè)單位檔案信息服務(wù)行為需要通過標(biāo)準(zhǔn)予以規(guī)范，還需要考慮事業(yè)單位今后的發(fā)展中可能遇到的、需要依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)加以規(guī)范的內(nèi)容，做到有針對性地制定事業(yè)單位檔案服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，逐步搭建適合事業(yè)單位特點(diǎn)的檔案服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化體系。

4）完成檔案數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化，確保內(nèi)容真實(shí)性。為實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化建設(shè)，應(yīng)在檔案生成過程中完成數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化處理，確保信息內(nèi)容的真實(shí)性。在生成數(shù)字信息化檔案前，需要對紙質(zhì)材料進(jìn)行嚴(yán)格甄別，確保材料的真實(shí)可靠性，特別是關(guān)鍵信息出現(xiàn)涂改跡象的，更要嚴(yán)格鑒別真?zhèn)?，?yán)格禁止虛假信息出現(xiàn)在檔案中。將紙質(zhì)材料掃描為數(shù)字化檔案時(shí)，為保證圖片清晰度，要設(shè)置合適的分辨率，掃描圖像不能出現(xiàn)黑邊、傾斜和模糊，確保紅色公章等內(nèi)容清晰可見，數(shù)字檔案與紙質(zhì)檔案的材料編號必須保持一致。在生成檔案數(shù)字材料時(shí)，對數(shù)據(jù)進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化處理，確定統(tǒng)一格式，該格式不會(huì)被隨意修改。積極利用大數(shù)據(jù)分析方法，對檔案的數(shù)據(jù)資源深入挖掘和應(yīng)用，全面收錄檔案信息，保證檔案準(zhǔn)確性和完整性。同時(shí)，應(yīng)具備實(shí)時(shí)采集和更新職能部門審核的權(quán)威數(shù)據(jù)，不斷拓寬數(shù)據(jù)的來源類型，掌握數(shù)據(jù)潛在規(guī)律，為人力資源管理決策提供有力支撐。從管理角度來看，還需要加大檔案數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化的清查力度，及時(shí)查找因工作原因造成的檔案缺失，按照檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)流程進(jìn)行操作。

5）提高人員綜合素質(zhì)。人們常說：“歸檔存記憶，留史鑒未來?！睘榧訌?qiáng)事業(yè)單位檔案的規(guī)范化管理，要進(jìn)一步提高檔案管理人員綜合素質(zhì)，積極安排一系列思想教育活動(dòng)，于思想教育活動(dòng)中提高他們對規(guī)范化管理的認(rèn)可和支持。期間，可根據(jù)實(shí)際情況，組織思想?yún)R報(bào)活動(dòng)?；顒?dòng)中，檔案管理人員將自覺從思想政治學(xué)習(xí)方面和業(yè)務(wù)鉆研方面、崗位管理辦法掌握情況入手做個(gè)人工作總結(jié)，分析個(gè)人管理工作中尚存在的不足，堅(jiān)持學(xué)習(xí)，更好地完成檔案規(guī)范化管理任務(wù)。檔案管理，是一項(xiàng)專業(yè)性較強(qiáng)的工作。針對其工作特點(diǎn)，要面向檔案管理人員開展專業(yè)教育活動(dòng)，向他們滲透更多專業(yè)知識，進(jìn)而將專業(yè)知識應(yīng)用于具體工作中，促進(jìn)檔案管理朝著規(guī)范化方向發(fā)展。專業(yè)教育活動(dòng)中，要向檔案管理人員灌輸檔案的含義，引導(dǎo)他們學(xué)習(xí)檔案的分類。包括科研檔案、產(chǎn)品檔案、設(shè)備檔案、合同檔案等。其中，在檔案歸檔步驟教育中，耐心講解收集文件、區(qū)分年度、鑒定期限、編寫目錄、文件排列、文件編號等流程，明確各個(gè)流程操作要點(diǎn)。以文件收集為例，明確要收集齊全、完整的文件材料，及時(shí)剔除不需要?dú)w檔的文件。

6）樹立檔案人員服務(wù)理念。一是主動(dòng)服務(wù)。從檔案保管轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⑻峁?，把“死檔案”變成“活信息”，把“檔案館”變成“思想庫”。二是創(chuàng)新服務(wù)。通過信息技術(shù)手段，將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案保存，實(shí)現(xiàn)檔案的安全、完整、長期保管。三是規(guī)范服務(wù)。加強(qiáng)對檔案庫房硬件設(shè)施的優(yōu)化升級，提升檔案保管條件，確保檔案安全保管。提高檔案安全保障能力，建立人防、物防、技防“三位一體”的檔案安全防范體系，完善管理制度，牢牢守住檔案安全底線。

7）精細(xì)編目。編目是檔案整理工作的最后一道工序，從某種意義上來講，它的重要性并不比檔案編號差。這是由于編制成型的目錄不僅直接地反映了整個(gè)檔案整理工作的成果，而且是檢驗(yàn)檔案整理工作是否便于快速查找和綜合利用的前哨。在這項(xiàng)工作中，我們要做到以下幾點(diǎn)。例如：同一項(xiàng)目工程的底圖、藍(lán)圖采用同一編號和目錄，統(tǒng)一用卡片式目錄代替賬簿式目錄，將同一項(xiàng)目或同一大類工程的檔案目錄高度集中在一起，這樣有利于高效管理和方便查找。檔案應(yīng)該借鑒情報(bào)文獻(xiàn)部門檢索工具的經(jīng)驗(yàn)，編制多種目錄。除了按照分類大綱編制分類目錄以外，還需要編制檔案專業(yè)目錄。例如，把最難查找的設(shè)備儀器類檔案，按時(shí)間順序、主題詞順序、制造廠商順序等分別編制目錄，以滿足不同方面檔案查找的需要。

4 結(jié)束語

本文通過對事業(yè)單位檔案規(guī)范化建設(shè)現(xiàn)狀進(jìn)行分析，總結(jié)存在的問題，并針對問題提出基于大數(shù)據(jù)的事業(yè)單位檔案規(guī)范化建設(shè)路徑，以提高檔案管理水平，促進(jìn)大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案建設(shè)中的應(yīng)用。由于事業(yè)單位檔案規(guī)范化建設(shè)涉及的因素較為復(fù)雜，本文的研究只是對此問題的初步探討，因此研究還存在進(jìn)一步完善的空間。事業(yè)單位檔案的科學(xué)整理工作是檔案管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容，也是提高檔案工作水平的主要環(huán)節(jié)。沒有標(biāo)準(zhǔn)化，就不可能實(shí)現(xiàn)管理的現(xiàn)代化，這是今后繼續(xù)努力的方向。隨著時(shí)代的發(fā)展，檔案整理的方法會(huì)在實(shí)踐中不斷地發(fā)展，管理方法也會(huì)不斷地完善，研發(fā)科學(xué)、合理的新方法，我們每一個(gè)檔案工作者都要為此而努力奮斗。