市級檔案管理信息化建設(shè)研究

鄭燕杰

（臨沂市不動產(chǎn)登記交易中心，山東 臨沂 276000）

1 相關(guān)概念界定

檔案管理又叫作檔案工作，是指的檔案管理部門利用各項業(yè)務(wù)對檔案進(jìn)行管理活動的總稱。檔案管理有廣義和狹義之分，廣義的檔案管理上指的檔案事業(yè)相關(guān)的所有的工作活動，愜意的檔案管理是指的檔案館和檔案室對檔案進(jìn)行收集、管理、保管和利用的工作。檔案管理信息化是指的用現(xiàn)代化的電子信息管理技術(shù)代替?zhèn)鹘y(tǒng)的檔案管理技術(shù)，減少紙質(zhì)檔案的磨損，延長檔案的壽命，提高檔案的利用效率。而傳統(tǒng)檔案管理主要依靠人力進(jìn)行，與信息化管理相比出錯率高且效率較低。

2 市級檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

2.1 缺乏電子檔案歸檔的意識，對檔案重視程度不夠

隨著社會的不斷發(fā)展，在發(fā)展過程中所產(chǎn)生的大量的電子文件是市級檔案管理的重要內(nèi)容，必須要歸檔管理，認(rèn)真保存。但是在調(diào)研的過程中發(fā)現(xiàn)，檔案管理人員非專業(yè)化，大多數(shù)職工缺乏檔案管理業(yè)務(wù)的專業(yè)知識，工作人員對檔案歸檔的不重視和信息化思維尚未建立，沒有意識到檔案管理對規(guī)范單位日常管理，提高各部門工作效率和檔案使用率的重要性，使得許多市級檔案館的電子文件歸檔于管理工作沒有真正的開展起來。檔案管理信息化管理，需要各部門協(xié)同配合，投入大量的人力財力，由于各部門平時工作較多，無暇顧及檔案工作，輕視檔案管理管工作，使得相關(guān)工作人員也缺乏了工作的積極，檔案管理信息化建設(shè)也就難以推進(jìn)。除此之外，管理人員也沒有重視檔案管理工作，在檔案存檔培訓(xùn)、人員分配、工作預(yù)期等方面都存在一定程度的反差，使得部分管理人員習(xí)慣性“懈怠”，無法保證其管理的質(zhì)量。

2.2 檔案管理信息化相關(guān)制度建設(shè)不完善

健全的規(guī)章制度、工作準(zhǔn)則有利于檔案管理信息化工作的開展，能有效避免資源的有效浪費。但目前市級檔案管理信息化相關(guān)管理制度不完善，檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)者和工作人員沒有樹立檔案意識，意識到檔案管理信息化的重要性，因此在工作中檔案存檔等工作雨實際想脫離，將制定和實際操作相分離。由于管理人員對檔案管理工作的忽視，所以在進(jìn)行工作安排時存在很多不合理的地方，對檔案數(shù)字化的數(shù)據(jù)如何進(jìn)行有效審批、監(jiān)督、利用等管理職能沒有嚴(yán)格的規(guī)定。檔案管理機構(gòu)不健全在市級檔案管理問題中十分突出，一些機關(guān)單位甚至沒有獨立的檔案管理部門，即使有檔案管理體制也十分不健全，無法有效地落實國家頒布的相關(guān)政策法規(guī)。制度建設(shè)的不完善導(dǎo)致相關(guān)部門在檔案管理信息化建設(shè)的過程中檔案數(shù)據(jù)混亂，沒有實現(xiàn)數(shù)據(jù)統(tǒng)一管理，無法向外界提供有效的檔案數(shù)據(jù)的整體分析和應(yīng)用，改革過程中畏手畏腳，進(jìn)度緩慢，使得基礎(chǔ)信息化工作開展緩慢。

2.3 專業(yè)人員配備不足

現(xiàn)在檔案管理人員的平均年齡較大，年齡較大的工作人員有著較為豐富的傳統(tǒng)工作經(jīng)驗，但是對計算機、電子信息設(shè)備等了解不夠，對于新事物的接受能力較差，沒有熟練地掌握電腦操作技能，無法有效使用檔案管理的相關(guān)信息系統(tǒng)。年齡較大的員工在工作時，往往都是手動輸入各項信息，不會操作掃描工作，使得檔案管理系統(tǒng)沒有充分地利用起來，很多數(shù)據(jù)無法快速錄入在電腦上。但年輕的工作人員掌握了豐富的計算機和電子設(shè)備的專業(yè)知識，但由于缺乏工作經(jīng)驗，對檔案管理的管理流程和基本原則等不熟悉。由于各部門對計算機人才需求量較大，有的計算機專業(yè)的畢業(yè)生剛開始熟悉檔案館業(yè)務(wù)，就被調(diào)走去了其他的部門，使得檔案館的工作人員的專業(yè)隊伍更迭頻繁，不穩(wěn)定。檔案管理部門員工年齡老化，專業(yè)人才缺乏，優(yōu)秀人才留不住，使得專業(yè)人員配備不足，阻礙了檔案管理信息化進(jìn)程的發(fā)展。

3 加強市級檔案管理信息化建設(shè)的對策建議

3.1 加強對檔案管理信息化監(jiān)督，樹立檔案意識

首先要加強市級檔案管理基層工作人員的主動意識，調(diào)動員工對檔案管理工作的積極性，理解檔案管理信息化的重要性和必要性。通過薪酬激勵體系調(diào)動員工參與到檔案管理信息化建設(shè)之中，對員工進(jìn)行管理技術(shù)培訓(xùn)，提高管理技術(shù)人員的創(chuàng)造性，轉(zhuǎn)變檔案工作人員的思想觀念。全社會成員的檔案意識影響著檔案管理工作的開展，所以還要對公眾層面進(jìn)行檔案意識宣傳，通過電視、報紙、互聯(lián)網(wǎng)、知識競賽等方式，讓公眾知曉檔案的重要性和檔案管理信息化的必要性，使得民眾能夠自發(fā)關(guān)心、幫助和支持檔案管理工作。還要提高管理人員的檔案管理意識，樹立自己的責(zé)任意識，完善檔案管理干部的管理工作獎懲制度，不斷提高管理干部的工作信息，調(diào)動工作人員檔案管理工作的積極性和責(zé)任心，轉(zhuǎn)變當(dāng)前部分管理人員對檔案管理工作懈怠、敷衍的態(tài)度，不斷加強相關(guān)人員的檔案管理原則和其相關(guān)知識的宣傳教育，樹立檔案意識。

3.2 建立科學(xué)領(lǐng)導(dǎo)機制，完善檔案管理制度

市級檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)和工作人員要牢固樹立政治意識和大局觀念，建立健全科學(xué)的組織領(lǐng)導(dǎo)機制，強化檔案管理組織保障，落實好檔案管理信息化建設(shè)過程中的檔案工作要求。建立日常審核機制，優(yōu)化部門檔案審核模式，將審核貫穿于檔案管理信息化建設(shè)工作的各個環(huán)節(jié)，將專項審核和日常審核緊密結(jié)合起來，部門領(lǐng)導(dǎo)做好日常監(jiān)督，不斷完善檔案管理工作的監(jiān)督機制。建立完善的檔案管理制度，首先要完善檔案法律法規(guī)，不斷健全檔案法律體系。1987年我國頒布《中華人民共和國檔案法》，是我國檔案工作開始有法可依，30年來我國檔案法經(jīng)過多次修正和修訂，為檔案管理信息化建設(shè)提供了有效的法律依據(jù)，但是尚不完善，因此要根據(jù)我國檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀，不斷完善檔案法，提出更加具體的實施辦法，出臺相應(yīng)的細(xì)則，對電子檔案存檔等管理問題作出更加詳細(xì)的規(guī)定。其次要加大檔案法的宣傳力度，利用“國際檔案日”等宣傳機會和各種公共輿論渠道，有計劃地開展學(xué)習(xí)宣傳活動，為依法進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)打下堅實基礎(chǔ)，做到有法可依、有法必依。最后要完善檔案管理制度，將檔案工作納入單位整體工作規(guī)劃的過程中，設(shè)定專職管理部門，制定檔案管理制度，完善檔案安全防范機制、保密機制、檔案查閱機制等，對檔案信息形成有效的約束，通過合理地規(guī)章制度保證檔案工作信息化建設(shè)順利進(jìn)行，同時還要構(gòu)建完善的檔案資源體系，豐富館藏資料，對各單位檔案建設(shè)進(jìn)行前置管理。

3.3 整合現(xiàn)有資源，推進(jìn)檔案管理信息化系統(tǒng)建設(shè)

檔案管理信息化系統(tǒng)的建設(shè)需要大量的數(shù)據(jù)資料，而在數(shù)據(jù)收錄的過程中，存在檔案資料不全的卷宗，各部門配合收集資料，在期限內(nèi)補齊完善。檔案信息數(shù)字化整理數(shù)據(jù)的過程是一個極其復(fù)雜的過程牽扯面非常廣泛，在整理檔案材料時候要細(xì)致仔細(xì)，確保數(shù)據(jù)的真實性。在數(shù)字化準(zhǔn)備階段檔案管理人員要嚴(yán)格審核檔案的完整性和真實性，如果材料不全要及時補全，無法補全的情況下要加以標(biāo)注，聯(lián)系其他部門盡快補充完善，然后進(jìn)行數(shù)字化掃描收錄。最后整合數(shù)字化檔案管理信息資源系統(tǒng)，打造覆蓋全市檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)數(shù)字檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)數(shù)字檔案的申請、審批和在線查閱，提高檔案管理工作的效率。并通過開發(fā)系統(tǒng)軟件，實現(xiàn)與本市現(xiàn)有的檔案管理信息系統(tǒng)的有效整合，避免重復(fù)浪費，實現(xiàn)資源整合、高效利用、節(jié)約投資的綠色發(fā)展理念，帶動全市檔案管理工作電子信息化管理的發(fā)展和轉(zhuǎn)型。

3.4 加大檔案事業(yè)資金投入，完善相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

資金鏈供應(yīng)不足是我國市級檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展水平較為緩慢的重要原因之一。目前，我國各市級檔案管理信息化建設(shè)水平層次不齊，經(jīng)濟較為發(fā)達(dá)的城市檔案管理事業(yè)的資金充足，建立了完備的硬件設(shè)施、軟件系統(tǒng)、數(shù)字化加工等，后期維護(hù)也十分到位。但經(jīng)濟發(fā)展較為緩慢的地區(qū)，每年分給檔案管理部門的經(jīng)費預(yù)算較少，沒有辦法支撐起一個地區(qū)的檔案管理信息化的建設(shè)。因此，政府應(yīng)當(dāng)加大檔案管理信息化建設(shè)資金投入，對經(jīng)濟發(fā)展較慢的地區(qū)加大扶持力度，提供資金保障和技術(shù)支持。同時檔案部門還要多渠道爭取資金支持，努力將檔案管理信息化建設(shè)規(guī)劃到市級政府的信息化建設(shè)項目之中，拓寬融資渠道，積極爭取企業(yè)和個人投資、金融機構(gòu)貸款等資金來源，多渠道爭取資金支持。對于爭取來的資金，要進(jìn)行合理規(guī)劃使用，優(yōu)先將資金用在必要更新的硬件設(shè)施上，通過節(jié)能省電、項目外包、充分利用就設(shè)備等節(jié)約資金成本，加強安全維護(hù)，總結(jié)經(jīng)驗，查找不足，充分了解市級檔案管理信息化建設(shè)過程中所需要的各種硬件設(shè)施和軟件設(shè)備以及各種綜合的注意事項，不斷地完善相關(guān)的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，確保各類電子文件安全、及時歸檔，促進(jìn)我國市級檔案管理平衡發(fā)展。

4 總結(jié)

冰凍三尺非一日之寒，檔案管理信息化建設(shè)是一項長期系統(tǒng)的繁瑣工作，但推進(jìn)市級檔案管理信息化建設(shè)是順應(yīng)我國信息化發(fā)展的必然趨勢。檔案工作在隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，對檔案管理工作不斷地提出了新的要求，檔案管理工作人員必須要緊跟時代步伐，逐漸跳出傳統(tǒng)的檔案信息管理模式和管理現(xiàn)狀，學(xué)習(xí)電子信息技術(shù)知識，規(guī)范檔案存檔制度，加強專業(yè)人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，勇于探索，不斷地研究創(chuàng)新檔案信息系統(tǒng)實現(xiàn)檔案信息一體化管理，做到真正意義的檔案管理的“信息化”、“無紙化”辦公。