建設(shè)數(shù)字檔案館對(duì)檔案管理體制的影響

趙春捷

（加格達(dá)奇區(qū)檔案館，黑龍江 大興安嶺 165000）

1 數(shù)字檔案館建設(shè)對(duì)檔案管理體制所帶來(lái)的影響

1.1 保障檔案服務(wù)功能的豐富性

部分地區(qū)存在地理位置、資料分布以及查閱效率等方面的問(wèn)題，且需要大量人力、物力以及技術(shù)的支撐。隨著數(shù)字檔案館的建設(shè)，通過(guò)對(duì)用戶查詢過(guò)程的合理化安排，可以有效解決此類問(wèn)題，為用戶提供綜合性的優(yōu)質(zhì)化服務(wù)，為檔案管理人員的業(yè)務(wù)開(kāi)發(fā)與創(chuàng)新研究提供充足的時(shí)間支撐，從而進(jìn)一步提升檔案管理工作的效率。

1.2 促進(jìn)檔案館職能不斷進(jìn)步

上級(jí)部門(mén)統(tǒng)一安排、管理并領(lǐng)導(dǎo)檔案管理人員的傳統(tǒng)工作模式，已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)階段的檔案管理工作不斷革新的要求。數(shù)字檔案館建設(shè)進(jìn)程的不斷加快，促進(jìn)了檔案管理各部門(mén)之間的溝通與交流，實(shí)現(xiàn)了對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息的協(xié)同化管理，打造了共同管理模式。數(shù)字檔案館不僅能夠促使各部門(mén)明確共同管理與協(xié)同發(fā)展的職責(zé)，還可以實(shí)現(xiàn)部門(mén)之間的相互配合與相互監(jiān)督。由于檔案管理工作所涉及的內(nèi)容較多，為了緩解業(yè)務(wù)壓力，應(yīng)通過(guò)數(shù)字檔案館建設(shè)來(lái)加強(qiáng)各部門(mén)之間的關(guān)聯(lián)性，提升檔案管理工作的實(shí)施效率。

1.3 實(shí)現(xiàn)檔案管理體制的改變

在傳統(tǒng)的檔案管理工作過(guò)程中，其功能主要體現(xiàn)在對(duì)檔案信息的保管，并在后期實(shí)施重點(diǎn)保護(hù)行為。由于不能有效地發(fā)揮檔案管理工作的實(shí)用價(jià)值，導(dǎo)致檔案管理工作逐漸失去原有的效力。數(shù)字檔案館的逐漸建立，不僅對(duì)現(xiàn)代化的信息網(wǎng)絡(luò)和技術(shù)進(jìn)行有效利用，還可以為檔案管理人員提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案查詢方法，保障資料查詢的及時(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性，并在同步加強(qiáng)數(shù)據(jù)安全性的基礎(chǔ)上，充分發(fā)揮出檔案資源的實(shí)用價(jià)值。

1.4 確保檔案管理體系的完善性

在傳統(tǒng)的檔案管理工作過(guò)程中，管理工作的重點(diǎn)主要是對(duì)實(shí)體檔案資料的監(jiān)控，以及對(duì)管理模式的規(guī)范化轉(zhuǎn)型。然而，此類管理方式的設(shè)定仍然存在一定的弊端，不利于管理模式的進(jìn)步和工作體制的創(chuàng)新。建立數(shù)字檔案館，既改變了傳統(tǒng)不利于檔案管理工作順利開(kāi)展的落后模式，還可以在完全發(fā)揮管理體制以及管理者效用的基礎(chǔ)上，為用戶提供有針對(duì)性的服務(wù)。

2 數(shù)字檔案館在建設(shè)過(guò)程中的問(wèn)題與不足

2.1 缺乏充足的資金投入

信息化建設(shè)的深入發(fā)展，促使檔案管理工作模式逐漸朝著數(shù)字化以及智能化的方向轉(zhuǎn)型，在實(shí)施數(shù)字化檔案館建設(shè)工作的過(guò)程中，還需要積極的引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)支撐，這就需要充足的資金作為建設(shè)階段的物質(zhì)基礎(chǔ)保障。然而，實(shí)際情況卻是各級(jí)政府難以在數(shù)字檔案館的建設(shè)過(guò)程中予以相應(yīng)的資金支持，再加上此項(xiàng)建設(shè)項(xiàng)目所需用的資金費(fèi)用數(shù)量較大，同時(shí)還需要人力、物力以及時(shí)間的支持，若難以保障資金的支持，則無(wú)法實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案館建設(shè)的發(fā)展目標(biāo)。不僅如此，由于管理體制缺乏完善性，在資金管理以及建設(shè)管理階段還存在資金風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題，這些都為數(shù)字化檔案館建設(shè)帶來(lái)諸多不確定因素。

2.2 缺乏完善的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)

在實(shí)施數(shù)字檔案館建設(shè)工作的過(guò)程中，由于缺少完善的工作標(biāo)準(zhǔn)與管理規(guī)范，導(dǎo)致在實(shí)際的建設(shè)階段難以實(shí)現(xiàn)對(duì)不同部門(mén)的統(tǒng)一監(jiān)管，出現(xiàn)各自為政等情況，不僅難以實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)信息的共享和交流，同時(shí)也對(duì)檔案信息的合理開(kāi)發(fā)與有效使用造成阻礙。另外，由于檔案管理工作人員在習(xí)慣、經(jīng)驗(yàn)、能力、專業(yè)技能以及綜合素質(zhì)水平參差不齊，此時(shí)若缺少統(tǒng)一的規(guī)定與標(biāo)準(zhǔn)，會(huì)對(duì)數(shù)字化檔案系統(tǒng)造成漏洞，使其無(wú)法直接投入使用。不僅如此，若缺少合格的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，也會(huì)對(duì)數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)行以及應(yīng)用軟件的開(kāi)發(fā)帶來(lái)一定的困難，導(dǎo)致數(shù)字化檔案館建設(shè)無(wú)法得到有效推廣，不僅不利于員工樹(shù)立正確的理念，還會(huì)對(duì)檔案信息資源造成浪費(fèi)，減緩數(shù)字化檔案館的建設(shè)進(jìn)程。

3 基于數(shù)字檔案館建設(shè)優(yōu)化檔案管理體制的有效措施

3.1 加強(qiáng)對(duì)數(shù)字檔案館建設(shè)重要性的認(rèn)識(shí)

在建設(shè)數(shù)字檔案館時(shí)，應(yīng)堅(jiān)持因地制宜的理念，實(shí)現(xiàn)對(duì)管理體制的創(chuàng)新，及時(shí)轉(zhuǎn)變管理人員的業(yè)務(wù)觀念，使其能夠積極主動(dòng)學(xué)習(xí)相關(guān)技術(shù)與知識(shí)，逐步加強(qiáng)對(duì)數(shù)字檔案館建設(shè)重要性的認(rèn)識(shí)。隨著信息技術(shù)水平的不斷提升，提高了檔案管理部門(mén)的業(yè)務(wù)效率，加強(qiáng)了檔案使用過(guò)程中的實(shí)時(shí)性以及便捷性，逐步完善了相應(yīng)的檔案管理體系。數(shù)字檔案館在實(shí)際建設(shè)過(guò)程中，需要對(duì)檔案管理體制進(jìn)行創(chuàng)新，并保障創(chuàng)新階段的有效性，這就要求數(shù)字化檔案館管理人員能夠及時(shí)轉(zhuǎn)變自身的傳統(tǒng)工作觀念，通過(guò)對(duì)先進(jìn)技術(shù)以及革新理念的全面化學(xué)習(xí)，加強(qiáng)對(duì)數(shù)字檔案館建設(shè)重要性的認(rèn)識(shí)，為檔案管理體制的制定與執(zhí)行提供保障。除此之外，數(shù)字化檔案館工作人員還需要積極參與到專業(yè)的培訓(xùn)工作當(dāng)中，提高自身專業(yè)技能以及綜合素質(zhì)水平，樹(shù)立良好的檔案管理工作意識(shí)，熟練掌握現(xiàn)代化的信息技術(shù)，加快數(shù)字檔案館的建設(shè)進(jìn)程。不僅如此，由于檔案管理體制對(duì)檔案館的數(shù)字化轉(zhuǎn)型具有重要作用，在實(shí)際工作過(guò)程中，還需要切實(shí)發(fā)揮數(shù)字檔案館的信息優(yōu)勢(shì)，提升檔案管理工作的整體效率。

3.2 實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息資源的有效共享

在數(shù)字檔案館的建設(shè)過(guò)程中，應(yīng)及時(shí)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理理念，有效改善管理體制割裂以及資源獨(dú)立化的狀態(tài)，通過(guò)加強(qiáng)檔案資源在各部門(mén)之間的接收以及溝通效率，在實(shí)施檔案分類的基礎(chǔ)上，保障檔案資源的安全性，在共享的同時(shí)充分發(fā)揮檔案資料的社會(huì)功能。不僅如此，還需要及時(shí)摒棄傳統(tǒng)的檔案信息管理模式，通過(guò)對(duì)不同類型檔案信息的分類處理，嚴(yán)格遵循檔案保密工作原則，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息資源的有效共享，借助信息技術(shù)保障信息共享階段的實(shí)時(shí)性。另外，通過(guò)設(shè)置以實(shí)名制為主的登錄系統(tǒng)，為用戶設(shè)置相應(yīng)的賬號(hào)和密碼，在系統(tǒng)使用權(quán)限的作用下，切實(shí)保障檔案信息的安全性。除此之外，還需要建立完整的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，將現(xiàn)階段的檔案館數(shù)據(jù)信息進(jìn)行收集與整理，再存放于數(shù)字檔案數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中，并予以嚴(yán)格的安全使用措施以及風(fēng)險(xiǎn)防范體系，提高檔案資源在調(diào)動(dòng)、查詢以及使用過(guò)程中的安全系數(shù)。同時(shí)，為了推動(dòng)數(shù)字檔案館建設(shè)的整體進(jìn)程，還需要及時(shí)地對(duì)傳統(tǒng)的信息管理理念進(jìn)行改善，打破老、舊管理措施的局限性，提高檔案資源信息的利用效率，加強(qiáng)檔案館各個(gè)部門(mén)之間的溝通以及交流力度，通過(guò)部門(mén)的相互協(xié)調(diào)與有效溝通，確保檔案信息加密工作的積極落實(shí)，為檔案資源信息共享奠定有力基礎(chǔ)，提供相應(yīng)的安全防護(hù)保障，充分地發(fā)揮出檔案信息資源在社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)以及數(shù)字化檔案館發(fā)展過(guò)程中的實(shí)用價(jià)值。

3.3 加強(qiáng)檔案安全防范，提高信息安全系數(shù)

在信息化以及數(shù)字化建設(shè)不斷推進(jìn)的過(guò)程中，促使相關(guān)檔案信息資源逐漸呈現(xiàn)出公開(kāi)化、透明化以及開(kāi)放性的局面，在數(shù)字化時(shí)代背景的影響下，若出現(xiàn)了利用數(shù)字化檔案信息特點(diǎn)參與違法、違規(guī)使用行為等情況時(shí)，則難以避免對(duì)檔案資料信息造成損害，從而造成信息丟失、篡改等方面的問(wèn)題。為了能夠在最大程度上降低信息損害等問(wèn)題的發(fā)生概率，需要通過(guò)制定完善的管理制度，并建立嚴(yán)格的風(fēng)險(xiǎn)防范措施。在制度體系的支撐基礎(chǔ)上，加大對(duì)工作人員的管理力度，確保工作人員能夠自覺(jué)遵循管理制度規(guī)定，避免出現(xiàn)違規(guī)、違法行為。另外，還需要設(shè)置安全管理體制，制定嚴(yán)格的管理操作流程，確保崗位分配工作的有效落實(shí)，通過(guò)對(duì)檔案信息查閱權(quán)限的管控，為檔案信息的安全性奠定基礎(chǔ)。還需要建立完善的問(wèn)責(zé)體制，確保各項(xiàng)問(wèn)題能夠落實(shí)到人，避免違規(guī)情況再次出現(xiàn)，強(qiáng)化數(shù)字檔案館工作人員的責(zé)任意識(shí)，為檔案資料信息的安全性提供保障。還需要及時(shí)的開(kāi)展檔案?jìng)浞菀约肮芾砉ぷ鳎跀?shù)字化檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中安裝殺毒軟件，通過(guò)對(duì)軟件的及時(shí)更新，加強(qiáng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)因素的防護(hù)力度，避免受到非法侵入等問(wèn)題的影響。

3.4 加大資金投入力度，實(shí)現(xiàn)專業(yè)人才培養(yǎng)

在數(shù)字化檔案館的建設(shè)以及發(fā)展過(guò)程中，對(duì)人力、物力以及資金等方面有著較高的要求，需要政府財(cái)政投入和當(dāng)?shù)貑挝挥枰灾С?，保障建設(shè)資金的充足性。同時(shí)還需要使用合理的改革方式，推動(dòng)數(shù)字化檔案館的發(fā)展，實(shí)現(xiàn)規(guī)?；ㄔO(shè)目標(biāo)，擴(kuò)大數(shù)字化檔案信息的適用范圍，充分發(fā)揮檔案資源的優(yōu)勢(shì)與作用。數(shù)字檔案館建設(shè)部門(mén)還需要采用校企合作的方式，與高校之間建立良好的聯(lián)系，通過(guò)企業(yè)與高校之間的合作與溝通，促使高校為企業(yè)提供充足的人才資源，而企業(yè)需要為學(xué)生提供良好的實(shí)踐途徑，不僅有助于加強(qiáng)學(xué)生的技術(shù)能力，還能夠?qū)崿F(xiàn)合作共享目標(biāo)。另外，在數(shù)字檔案館的建設(shè)過(guò)程中，還需要積極的順應(yīng)信息時(shí)代的革新趨勢(shì)，將先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備以及信息技術(shù)融入到數(shù)字檔案館的建設(shè)過(guò)程中，及時(shí)引進(jìn)高素質(zhì)、高水平的專業(yè)人才作為基礎(chǔ)支撐，加大對(duì)檔案人員的培養(yǎng)力度，提升人才的專業(yè)技能以及綜合素質(zhì)水平，為數(shù)字檔案館的人才儲(chǔ)備工作奠定良好的基礎(chǔ)。此外，對(duì)于已經(jīng)在崗的員工來(lái)說(shuō)，還需要通過(guò)定期開(kāi)展培訓(xùn)活動(dòng)的方法，及時(shí)找出數(shù)字檔案館在建設(shè)以及發(fā)展過(guò)程中的問(wèn)題，采用有效的問(wèn)題解決措施，建立完善的檔案管理體制，彌補(bǔ)檔案館建設(shè)工作當(dāng)中的不足，推動(dòng)數(shù)字檔案館的穩(wěn)定發(fā)展。

4 結(jié)語(yǔ)

加快數(shù)字檔案館的建設(shè)進(jìn)程，有助于打破傳統(tǒng)檔案管理以及使用過(guò)程中的局限性，免受時(shí)間與空間方面的阻礙。在檔案館的數(shù)字化革新發(fā)展過(guò)程中，應(yīng)逐步分析影響檔案管理體制建設(shè)的相關(guān)因素，并針對(duì)相應(yīng)的管理體制進(jìn)行合理化的調(diào)整，確保數(shù)字檔案館能夠及時(shí)順應(yīng)信息時(shí)代的革新趨勢(shì)，為用戶提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。