淺談數(shù)字化時代檔案信息資源的開發(fā)與利用

劉天華

（中國電子科技集團公司第十研究所，四川 成都 610036）

隨著時代的不斷進步，網(wǎng)絡信息技術的廣泛應用，在各行各業(yè)中都取得了較為顯著的成效?；诋斍捌髽I(yè)的發(fā)展來看，檔案信息資源管理與開發(fā)具有重要意義，為了充分利用企業(yè)檔案信息的價值，還要充分開發(fā)企業(yè)現(xiàn)有信息資源，提高企業(yè)對于檔案信息資源的利用水平，才能保障企業(yè)的健康發(fā)展。為此，受到數(shù)字化時代的影響，只有不斷推進數(shù)字化檔案資源信息開發(fā)與服務理念，改變傳統(tǒng)檔案管理和服務形式，基于計算機設備和信息技術的基礎上，全面提高企業(yè)檔案信息資源利用效率，同時提高企業(yè)檔案管理的可靠性。

1 數(shù)字化時代下企業(yè)檔案信息資源的重要價值

對于現(xiàn)代化社會發(fā)展而言，信息技術水平已經(jīng)融入到各個領域，并都取得了顯著的呈現(xiàn)，對于我國大型檔案信息資源的開發(fā)和利用也是起到了良好的促進作用，通過這個數(shù)字化時代的轉變，提高了我國大型企業(yè)對于檔案信息資源的綜合應用和效率，同時也促使了我國大型企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)成為企業(yè)生存和發(fā)展的重要資源。在這個信息化時代的背景下，企業(yè)要想真正實現(xiàn)自己更好的生存和發(fā)展，必須充分發(fā)揮對企業(yè)檔案信息資源的綜合利用和管理價值，并且必須強化對企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)和綜合利用水平，強化對企業(yè)檔案信息資源管理的效果，從而形成一套完善的企業(yè)數(shù)字化檔案管理體系，同時也有效提升企業(yè)的競爭實力，滿足企業(yè)的長久發(fā)展需求。但是由于企業(yè)發(fā)展中受到各類因素的影響，對我國當前企業(yè)開展內(nèi)部檔案管理時存在一定的局限問題，影響企業(yè)檔案數(shù)字化發(fā)展需求，為此，企業(yè)必須認真審視這一問題，并積極探索有效地解決措施，強化檔案資源信息的利用效率。

此外，為了進一步實現(xiàn)企業(yè)對于檔案信息資源的利用效果，還要充分體現(xiàn)檔案信息資源在企業(yè)發(fā)展中的主導地位，在企業(yè)運營中，檔案信息主要包含了大量企業(yè)發(fā)展中的數(shù)據(jù)資源和原始文件，其可以反映出發(fā)展中的真實狀態(tài)，企業(yè)檔案信息資源中蘊藏著豐富的企業(yè)資源，需要不斷挖掘與利用，才能實現(xiàn)企業(yè)根號的發(fā)展。為此，企業(yè)必須不斷探索檔案信息的開發(fā)和利用模式，滿足企業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展需求，提高企業(yè)經(jīng)濟收益，發(fā)揮企業(yè)的職能，同時滿足社會健康發(fā)展，推動企業(yè)走上可持續(xù)發(fā)展道路。

2 數(shù)字化時代企業(yè)檔案信息資源開發(fā)與利用遇到的困境

在現(xiàn)代化市場發(fā)展趨勢的推動下，企業(yè)想要實現(xiàn)健康的發(fā)展，必須積極跟上時代的發(fā)展腳步，在數(shù)字化技術水平的推動下，企業(yè)還要努力改變傳統(tǒng)的檔案信息資源開發(fā)與管理模式，通過得到數(shù)字化技術的支持，改變傳統(tǒng)檔案資源開發(fā)與管理效果，扭轉傳統(tǒng)檔案管理趨勢，為企業(yè)發(fā)展挖掘更多的有用資源，滿足企業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展需求，同時更好地利用檔案信息發(fā)揮系統(tǒng)作用。另外，數(shù)字化時代下的檔案信息資源開發(fā)也要響應時代的號召從，充分利用網(wǎng)絡信息技術，解決傳統(tǒng)技術存在的弊端，構建現(xiàn)代化企業(yè)數(shù)字系統(tǒng)。

當前企業(yè)數(shù)字化檔案信息資源開發(fā)過程中仍然存在水平較低的現(xiàn)象，在開展企業(yè)檔案信息資源管理與利用時存在許多問題，無法滿足企業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展需求，同時也無法更好地發(fā)揮出數(shù)字化檔案信息資源利用優(yōu)勢。許多企業(yè)對于檔案信息資源管理存在欠缺從而影響企業(yè)對于資源管理的有效性。許多企業(yè)一般都是通過信息化檔案信息資源管理來開展財務檔案以及人事檔案等工作，導致數(shù)字化檔案信息資源的應用范圍過于狹窄。其次，現(xiàn)階段企業(yè)開展的數(shù)字化檔案信息資源管理模式過于單一，導致許多高效檔案信息無法得到充分利用，具體分析來看，目前仍然由大部分企業(yè)采用原件復制形式對檔案信息進行應用，盡管數(shù)字化帶來了更有效的便捷功能，但是對于企業(yè)檔案的存儲和應用上仍然沿用傳統(tǒng)的方式，這就造成了數(shù)字化的企業(yè)檔案信息資源開發(fā)和利用無法在實際上發(fā)揮出良好的作用。最后，對于我國大型民營企業(yè)的檔案信息整理工作來說，許多大型民營企業(yè)在進行檔案信息整理的工作中仍然存在一些欠缺，這也導致企業(yè)無法更好地發(fā)揮數(shù)字化技術的功能和作用，提高了企業(yè)的檔案信息資源的綜合利用效率，同時也將為我國大型企業(yè)檔案信息整理工作帶來很多巨大的壓力和工作量，影響到了企業(yè)的健康和快速發(fā)展。

3 數(shù)字化時代下企業(yè)檔案信息資源利用與開發(fā)對策

3.1 全面提升企業(yè)檔案資源利用意識

對于我國現(xiàn)代化企業(yè)發(fā)展來說，為了進一步強化企業(yè)在激烈的市場環(huán)境下生存與發(fā)展，提高企業(yè)競爭實力，必須充分發(fā)揮檔案信息的作用與價值，企業(yè)還要掌握檔案信息資源的開發(fā)技術，發(fā)揮檔案的高效利用率，并結合實際運營情況合理地利用檔案信息資源，推動企業(yè)的健康發(fā)展。另外，企業(yè)還要結合自身發(fā)展需求，對企業(yè)的數(shù)字化檔案信息資源管理模式進行優(yōu)化挑戰(zhàn)，實現(xiàn)企業(yè)大范圍檔案資源服務體系，充分探索檔案信息的利用率，為企業(yè)發(fā)展提供更多機會。此外，引入數(shù)字化技術能夠幫助檔案資源管理工作簡潔化，同時也與其他工作內(nèi)容相契合。所以企業(yè)為了更好地實現(xiàn)檔案資源利用與開發(fā)，必須保持和其他部門的交流，充分利用檔案信息資源，實現(xiàn)企業(yè)的科學化管理，提高企業(yè)在新時代發(fā)展中的額適應能力。最后，為了更有效地實現(xiàn)企業(yè)檔案信息資源開發(fā)與利用，還要強化部門領導對數(shù)字化管理與開發(fā)的意識，構建長遠發(fā)展意識，充分利用數(shù)字化檔案信息資源開發(fā)技術，推動企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

3.2 提升企業(yè)檔案信息資源開發(fā)的安全性

首先，為了進一步提升企業(yè)檔案管理信息化的數(shù)字化發(fā)展價值，還要充分利用先進的數(shù)字化技術，有效優(yōu)化企業(yè)檔案管理的安全性，為企業(yè)的檔案管理提供一個良好的環(huán)境，保障企業(yè)檔案的利用與開發(fā)，避免企業(yè)重要檔案信息泄露為企業(yè)發(fā)展帶來不必要的風險。對于企業(yè)數(shù)字化檔案信息資源利用時，也要構建一個安全的檔案信息管理體系，打造安全的信息環(huán)境，提高數(shù)字化信息存儲和傳輸安全，同時也要注重網(wǎng)絡安全制度的建立，強化工作人員的信息化安全意識。其次，企業(yè)還要加強網(wǎng)絡的檢修工作，近年來，由于網(wǎng)絡遭受攻擊的現(xiàn)象越來越嚴重，如果企業(yè)不具備完善的維護與安全檢修體系，那么在面對企業(yè)檔案信息資源開發(fā)過程中，不但無法提高企業(yè)的資源利用效果，甚至還會給許多不法分子可乘之機，從而影響企業(yè)檔案信息資源安全，給企業(yè)帶來嚴重的經(jīng)濟損失。所以，企業(yè)不但要強化密碼防護與安全工作，同時加強漏洞檢查與維護，還要構建高效的企業(yè)檔案信息資源安全管理系統(tǒng)，對數(shù)字化檔案開發(fā)與利用進行安全等級評估，從而有效地保障企業(yè)檔案信息資源開發(fā)與利用安全。

4 提高企業(yè)數(shù)字化檔案信息管理水平

為了更好地提高檔案信息資源管理效率與服務質量，在面對復雜的檔案資料面，應該積極引入信息化管理手段，構建完善的信息化平臺，提高信息檔案信息資源分類的條理性，加強資料減速的效率，為日常工作和群眾帶來便利條件。

4.1 引入專業(yè)的管理人員

為了更好地開展數(shù)字化檔案信息資源管理與服務工作，首先要強化檔案信息資源管理人員的信息化理念，提升企業(yè)整體檔案管理信息化意識，通過各個渠道引入高素質、高專業(yè)的管理技術人員，提高檔案信息資源管理團隊的技術水平，其次，企業(yè)還要積極開展人才培訓活動，提供專門的職業(yè)技術知識培訓途徑，使管理人員在日常工作中不斷學習與積累經(jīng)驗，學習創(chuàng)新的管理方法，從而提升自身的職業(yè)素養(yǎng)和操作能力。此外，引入專業(yè)人才也要綜合的運用人才管理手段，提高薪資待遇，保證留住專業(yè)人才，避免人才流失現(xiàn)象。

4.2 加大投資力度

除了做好人才的引入，還要加大資金投入力度，及時更新企業(yè)內(nèi)部檔案管理設備，引入先進的信息化管理技術，領導層要切實響應號召，對企業(yè)檔案管理管理信息化的資金?？顚Ｓ茫龊迷O備的更新，提高計算機設備性能，同時提高計算機數(shù)據(jù)信息處理效率。另外，構建數(shù)據(jù)信息共享網(wǎng)絡平臺，通過計算機可以直接訪問中央數(shù)據(jù)庫內(nèi)容，不需要通過移動硬盤進行數(shù)據(jù)傳遞，簡化操作步驟，提升工作效率。

4.3 構建完善的信息化檔案管理制度

企業(yè)還應該建設完善的檔案管理制度，最大程度地發(fā)揮出信息化檔案管理的優(yōu)勢，將信息化管理質量與效率列入考核體系中，對專業(yè)的檔案管理人員信息化水平進行綜合評價，并積極開展獎懲制度，對技術水平較高的員工給予相應的獎勵，提升員工積極性，從而提升企業(yè)檔案管理整體信息化水平。

4.4 堅持滿足用戶需求

在企業(yè)檔案管理工作中，必須全面強化企業(yè)管理層以及基層人員的職業(yè)道德，堅持以滿足用戶需求為服務原則，積極創(chuàng)新數(shù)字化檔案管理固有模式。在實際的檔案管理服務中，管理人員不但要滿足對檔案信息的管理與歸類，還要為用戶提供優(yōu)質的檔案查閱服務，完善檔案管理流程。同時對于電子檔案的管理不可以由于數(shù)字化檔案管理模式的優(yōu)勢而忽略認為服務的效能。另外，企業(yè)檔案管理人員還要不斷強化計算機技術與網(wǎng)絡信息技術的認知，不斷提高自身的數(shù)字化管理水平和職業(yè)素養(yǎng)，全面提升企業(yè)數(shù)字化檔案管理的整體水平，滿足檔案服務需求，從而提高人們的滿意度。

5 結束語

綜上所述，企業(yè)數(shù)字化檔案信息資源再利用過程中與傳統(tǒng)的檔案資源有著非常大的差異，數(shù)字化檔案信息資源的高效利用必須要建立在信息安全的基礎之上。因此，在今后的數(shù)字檔案開發(fā)和利用過程中，首先要保障數(shù)字檔案的安全性，為數(shù)字檔案的開發(fā)和利用營造一個安全穩(wěn)定的環(huán)境。