醫(yī)院電子檔案管理與檔案信息安全研究關(guān)鍵分析

趙 穎

（泰安市中心醫(yī)院分院，山東 泰安 271000）

隨著我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，各行各業(yè)都面臨著新的市場競爭和社會(huì)形勢(shì)。對(duì)于醫(yī)院來說，隨著人們生活水平的提高，人們?cè)絹碓街匾曖t(yī)療健康問題，受益于國家在醫(yī)療衛(wèi)生領(lǐng)域進(jìn)行的改革，越來越多的人走進(jìn)醫(yī)院進(jìn)行疾病的診治，過去得了大病沒錢診治在家等死的情況得到了明顯改善。但是這同時(shí)給醫(yī)院的管理帶來了挑戰(zhàn)，尤其是對(duì)醫(yī)院檔案管理工作來說。在當(dāng)前階段，醫(yī)院檔案管理不僅包括人事檔案，還包括病例檔案、財(cái)務(wù)檔案、行政檔案等各種檔案，如果按照原有的檔案管理模式，醫(yī)院管理工作早已不堪重負(fù)。醫(yī)院檔案管理工作是醫(yī)院管理工作中一項(xiàng)非常重要的任務(wù)，其他大部分業(yè)務(wù)的開展都與檔案管理工作密切相關(guān)，醫(yī)院檔案管理工作的效率和質(zhì)量直接影響到醫(yī)院其他業(yè)務(wù)的開展。在原有的醫(yī)院檔案管理管理工作中，對(duì)于紙質(zhì)檔案的管理工作是一件非常繁瑣的事情，紙質(zhì)檔案的整理、保存、調(diào)閱、管理等占用了醫(yī)院大量的人力物力，而且工作效率低下。受益于科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，電子檔案系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理工作中的應(yīng)用為醫(yī)院檔案管理工作減輕了負(fù)擔(dān)，極大地提高了檔案管理工作的效率和質(zhì)量。在當(dāng)前社會(huì)環(huán)境下，電子檔案系統(tǒng)的應(yīng)用已經(jīng)成為社會(huì)發(fā)展的趨勢(shì)，醫(yī)院應(yīng)該積極引用這種新技術(shù)，并在不斷實(shí)踐過程中解決所遇到的問題，促進(jìn)電子檔案系統(tǒng)的創(chuàng)新與普及應(yīng)用。

1 醫(yī)院電子檔案管理內(nèi)涵

隨著我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，信息技術(shù)已經(jīng)被廣泛應(yīng)用于社會(huì)生活的各個(gè)方面，并為人們生產(chǎn)生活提供了巨大的便利條件。其中信息技術(shù)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用就是檔案數(shù)字化和電子檔案系統(tǒng)。電子檔案系統(tǒng)相對(duì)于傳統(tǒng)檔案管理來說有巨大的優(yōu)勢(shì)，具體表現(xiàn)為：一是實(shí)現(xiàn)了檔案管理“無紙化”辦公，電子檔案系統(tǒng)不存在像紙質(zhì)檔案不易存儲(chǔ)、管理困難、占地空間大等缺點(diǎn)，卻便于存儲(chǔ)檔案資料；二是實(shí)現(xiàn)了便捷的辦公方式，對(duì)于檔案的管理工作都可以在網(wǎng)絡(luò)設(shè)備上完成，檔案管理、保存等更加便捷，檔案查閱不需要跑到現(xiàn)場借閱資料而是隨時(shí)隨地通過網(wǎng)絡(luò)設(shè)備就可以完成，極大地提高了檔案管理工作的效率和質(zhì)量。在可以預(yù)見的未來，電子檔案系統(tǒng)的應(yīng)用會(huì)更加普及，為人們的就醫(yī)以及醫(yī)院的管理等提供更加便利的服務(wù)。

2 存在的問題

2.1 檔案管理的安全性欠佳

雖然大數(shù)據(jù)為檔案管理效能帶來提升，但同時(shí)面對(duì)更加開放、多元的互聯(lián)網(wǎng)大環(huán)境，檔案信息的安全性也受到極大威脅，主要表現(xiàn)為：1）醫(yī)院檔案管理的防火墻安全等級(jí)不夠：防火墻屬于網(wǎng)絡(luò)信息安全管理機(jī)制，用以隔絕內(nèi)部信息與外界互聯(lián)網(wǎng)中潛藏的隱患，是數(shù)據(jù)信息安全的保護(hù)屏障。但由于相關(guān)人員在該領(lǐng)域的認(rèn)識(shí)不夠，未能意識(shí)到構(gòu)筑高級(jí)別防火墻的重要性，導(dǎo)致防火墻安全機(jī)制缺失；或通過網(wǎng)絡(luò)下載普通的防火墻軟件，未能達(dá)到足夠高的安全級(jí)別。2）網(wǎng)絡(luò)安全機(jī)制對(duì)于入侵操作的檢出能力不夠：醫(yī)院方面未能與專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)安全平臺(tái)建設(shè)團(tuán)隊(duì)合作，僅使用簡單的民用級(jí)安全防護(hù)機(jī)制，這就導(dǎo)致服務(wù)器內(nèi)的檔案信息存在被盜取的風(fēng)險(xiǎn)；平臺(tái)對(duì)入侵操作的檢出能力不達(dá)標(biāo)準(zhǔn)，醫(yī)方甚至連信息被竊取也無法感知，不利醫(yī)院檔案安全管理。

2.2 檔案人員的專業(yè)化薄弱

大數(shù)據(jù)下醫(yī)院電子檔案管理水平的高低，不僅取決于軟硬件設(shè)備的搭建，同樣取決于管理者的綜合職業(yè)素養(yǎng)。但目前部分醫(yī)院，由于管理層的管理意識(shí)欠缺，對(duì)醫(yī)院檔案信息化管理工作不夠重視，過分強(qiáng)調(diào)開源節(jié)流，在聘用相關(guān)人員時(shí)過分注重經(jīng)濟(jì)指標(biāo)，導(dǎo)致人才流失。且存在聘用非檔案管理專業(yè)人員，甚至聘用臨時(shí)工接手檔案管理工作的現(xiàn)象，這就使得醫(yī)院檔案管理的整體效能低下。

2.3 檔案利用率低

當(dāng)前醫(yī)院檔案大部分是以紙質(zhì)檔案形式存在，在醫(yī)院檔案整理入庫后，一般情況下，如沒有必要使用的情況，這些檔案都無人查閱。在當(dāng)前形勢(shì)下，醫(yī)院提倡深入挖掘醫(yī)療檔案等存在的價(jià)值，提高醫(yī)院檔案的利用率。醫(yī)院檔案在醫(yī)療研究、教育培訓(xùn)、文化宣傳等各個(gè)領(lǐng)域都有應(yīng)用的意義，對(duì)醫(yī)院文化建設(shè)和精神文明建設(shè)等有推動(dòng)作用。但是在實(shí)際醫(yī)院日?；顒?dòng)中，對(duì)檔案的應(yīng)用停留在進(jìn)行參考的表面層次，并沒有進(jìn)一步的深入挖掘，檔案利用率低，醫(yī)院檔案沒有發(fā)揮應(yīng)有的價(jià)值。

3 醫(yī)院電子檔案管理與檔案信息安全研究關(guān)鍵分析

3.1 電子簽名技術(shù)在醫(yī)院信息管理中的應(yīng)用

1）軟硬件平臺(tái)接口。每個(gè)醫(yī)院都有不同的科室，診斷設(shè)備和軟件都有很大的差別，例如放射科會(huì)用到放射性設(shè)備，牙科會(huì)用到牙科手術(shù)類的工具。相應(yīng)的軟件設(shè)施的差別也很大，對(duì)于患者的電子病歷存放和診斷資料的存放方式也會(huì)有所不同，這就導(dǎo)致了電子簽名的數(shù)字證書的頒發(fā)具有針對(duì)性。針對(duì)不同的醫(yī)療科室進(jìn)行個(gè)性化的開發(fā)和技術(shù)支持，并且要保證系統(tǒng)后臺(tái)的工程師和供應(yīng)商積極有效地進(jìn)行溝通，最好能在最短的時(shí)間內(nèi)找出矛盾并且分析矛盾，在醫(yī)院正常運(yùn)轉(zhuǎn)的前提下進(jìn)行快速有效的解決問題。2）電子簽名技術(shù)科普。在信息化建設(shè)不太健全的醫(yī)院中，需要醫(yī)生和護(hù)士對(duì)于電子簽名技術(shù)還不夠了解，對(duì)于電子病歷和電子檔案系統(tǒng)的使用還不夠熟練，在系統(tǒng)登錄中的賬號(hào)密碼和身份認(rèn)證問題還存在熟練度的不足，導(dǎo)致醫(yī)院的整體診斷效率變低。部分醫(yī)院在更換電子簽名系統(tǒng)的時(shí)候應(yīng)該告知工作人員登錄方式做了變更，從傳統(tǒng)的只用輸入賬號(hào)和密碼，到現(xiàn)在需要輸入賬號(hào)和密碼的同時(shí)還需要插入U(xiǎn)SBkey來進(jìn)行驗(yàn)證登錄，確保系統(tǒng)的安全性。醫(yī)院應(yīng)該加強(qiáng)宣傳，多開展信息化建設(shè)的相應(yīng)培訓(xùn)，強(qiáng)調(diào)電子簽名密鑰的重要性，讓工作人員明白電子簽名技術(shù)給醫(yī)療工作帶來便利的同時(shí)也帶來了很多的安全隱患。醫(yī)院要告知工作人員電子簽名的作用，如何使用以及如何保密，在離開電腦時(shí)需要檢查自己的數(shù)字密鑰是否拔了防止被他人盜用，引起不良的后果。

3.2 建立醫(yī)院檔案管理的數(shù)據(jù)安全體系

信息共享、數(shù)據(jù)共享是大數(shù)據(jù)的標(biāo)示性產(chǎn)物，但這并不與建設(shè)醫(yī)院檔案管理的數(shù)據(jù)安全體系相矛盾。因?yàn)樵诖髷?shù)據(jù)背景下，堅(jiān)持開放、全方位交流與合作，這也使得檔案信息安全成為重要的課題。醫(yī)院檔案信息資源包含了大量的個(gè)人信息，對(duì)于個(gè)人信息安全的保護(hù)是醫(yī)院檔案信息開發(fā)的基本要求。在制度與技術(shù)方面，應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院檔案信息安全方面的投入與建設(shè)。第一，要加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院檔案管理者的安全培訓(xùn)，使其樹立保護(hù)患者隱私的安全意識(shí)。同時(shí)，要加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院信息化相關(guān)負(fù)責(zé)人的信息安全培訓(xùn)。一方面，醫(yī)院檔案管理工作人員要樹立檔案數(shù)據(jù)安全意識(shí)；另一方面，與其相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)或負(fù)責(zé)人也要擔(dān)負(fù)起安全責(zé)任，對(duì)出現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)安全問題時(shí)要能追責(zé)到人。第二，要建立醫(yī)院檔案管理工作數(shù)安全制度，以制度約束人，以制度規(guī)范行為，才能防患于未然。第三，應(yīng)通過技術(shù)手段確保醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)資源利用信息可控，利用數(shù)據(jù)資源電子化審批程序，將數(shù)據(jù)安全風(fēng)險(xiǎn)降到最低?！皺n案管理人員要不斷對(duì)安全系統(tǒng)進(jìn)行更新與升級(jí)，有效防止檔案信息管理系統(tǒng)受到黑客與病毒的攻擊?！钡谒?，在方案設(shè)計(jì)時(shí)要充分繼承現(xiàn)有的信息安全基礎(chǔ)設(shè)施，為了避免浪費(fèi)，要將目前網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中使用的防火墻、防病毒等安全產(chǎn)品納入信息安全體系中充分使用。

3.3 抓軟、硬件提升，夯實(shí)信息化管理基礎(chǔ)

軟硬件的支撐與保障是提升醫(yī)院檔案信息化管理水平的必要前提，需通過增強(qiáng)醫(yī)院信息化管理基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施建設(shè)和網(wǎng)絡(luò)資源共享，強(qiáng)化信息化管理技能的提升，建立覆蓋內(nèi)容廣、實(shí)用性強(qiáng)的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與各網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)資源的互聯(lián)互通。規(guī)范檔案信息化建設(shè)的程序、內(nèi)容和方式，深入挖掘、開發(fā)優(yōu)質(zhì)檔案信息資源，為醫(yī)院精細(xì)化管理提供有效的數(shù)據(jù)支撐。

3.4 抓基礎(chǔ)數(shù)據(jù)積累，充分發(fā)揮檔案資源效用

基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的積累是開展醫(yī)院檔案信息化工作的基本前提，在信息化建設(shè)過程中，需要根據(jù)利用者需求來建設(shè)檔案資源體系，在深入開展檔案資源收集、歸檔的基礎(chǔ)上，還需要不斷借助數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)等對(duì)醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行深度挖掘和二次利用，從而最大限度發(fā)揮出檔案信息資源的作用，并以需求為導(dǎo)向，借助新技術(shù)工作，通過全面利用數(shù)據(jù)分析和高效的檢索工具，充分發(fā)揮檔案資源的現(xiàn)實(shí)效用。

3.5 抓人才隊(duì)伍建設(shè)，優(yōu)化檔案人才培養(yǎng)體系

1）對(duì)檔案人員隊(duì)伍合理布局。結(jié)合實(shí)際工作需要，積極引進(jìn)各層次、多類型的人才，完善檔案隊(duì)伍的年齡、知識(shí)、能力結(jié)構(gòu)。2）在企業(yè)內(nèi)部管理層面，推動(dòng)企業(yè)檔案人員在職稱評(píng)定、專業(yè)進(jìn)修、評(píng)優(yōu)評(píng)獎(jiǎng)方面享受合理待遇。3）加大培訓(xùn)培養(yǎng)力度。暢通檔案人員對(duì)內(nèi)對(duì)外交流渠道，在提升專業(yè)技術(shù)水平的同時(shí)，也促進(jìn)檔案工作員同業(yè)界從業(yè)人員互相學(xué)習(xí)交流，增強(qiáng)隊(duì)伍活力。

3.6 完善醫(yī)院檔案管理制度

無規(guī)矩不成方圓，對(duì)于“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下醫(yī)院檔案管理來說，制度的建設(shè)必須落到實(shí)處，取得實(shí)效。醫(yī)院檔案管理需適應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)的時(shí)代潮流，走數(shù)字化轉(zhuǎn)型之路。但目前數(shù)字化檔案管理制度缺失與不完善情況較為突出，因此必須關(guān)注醫(yī)院檔案管理制度的建立和完善，針對(duì)具體的檔案管理項(xiàng)目建立諸如檔案室工作職責(zé)、檔案保護(hù)制度、數(shù)字化檔案訪問規(guī)定、電子檔案歸檔管理等規(guī)章制度，確保醫(yī)院檔案數(shù)字化管理有章可循?；凇盎ヂ?lián)網(wǎng)+”時(shí)代下醫(yī)院檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型所帶來的信息安全性問題，必須關(guān)注數(shù)字檔案的安全建設(shè)問題。網(wǎng)絡(luò)管理機(jī)制的建立與完善、檔案網(wǎng)絡(luò)訪問權(quán)限的設(shè)定、網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境監(jiān)管等必須行之有效，不以犧牲檔案的安全換取檔案管理的高效。讓電子檔案與傳統(tǒng)文書檔案齊頭并進(jìn)，重檔案資料異地備份，借助制度的完善讓“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代醫(yī)院檔案管理更富實(shí)效，且信息安全更有保障。

4 結(jié)束語

在大數(shù)據(jù)背景下，醫(yī)院檔案管理工作是十分復(fù)雜的工程，要將其進(jìn)行細(xì)化分解，充分利用醫(yī)院檔案資源優(yōu)勢(shì)加強(qiáng)信息化建設(shè)。而在信息化建設(shè)中，大數(shù)據(jù)只是技術(shù)支持，根本動(dòng)力還在于醫(yī)院管理層的決策支持。因此，大數(shù)據(jù)背景下醫(yī)院檔案管理工作的核心要義就是技術(shù)支持與決策支持相統(tǒng)一，兩者缺一不可。只有共同發(fā)力，才能實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理工作的信息化、數(shù)據(jù)化與智能化。