中學(xué)基建檔案收集整理方法分析

魏 靖

（南寧市第三中學(xué)，廣西 南寧 530021）

目前中學(xué)基建檔案的收集整理存在著一些問題，如收集的檔案不完整、不合格、形式不統(tǒng)一等。此外，一些負(fù)責(zé)收集和整理的工作人員缺乏專業(yè)知識，這使得中學(xué)檔案的收集和整理效率相對低下，不能促進(jìn)中學(xué)的良好發(fā)展，因此，中學(xué)相關(guān)管理者應(yīng)完善管理制度，細(xì)化各方面檔案收集工作，落實(shí)嚴(yán)格的監(jiān)控措施，確保工作順利完成。

1 中學(xué)基建檔案收集整理存在的問題

1.1 基建檔案資料不夠完整

部分中學(xué)檔案受多種因素影響，基礎(chǔ)設(shè)施檔案收集不夠完整，影響了后期基礎(chǔ)設(shè)施檔案的整理和錄入[1]，對相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目的順利開展有一定影響。如一些檔案對資本流動(dòng)檔案中原有的紅頭文件過于重視而忽視附件和有關(guān)的最后文件，雖然保留了文件的核心思想，但沒有有效地錄入更全面的資金流動(dòng)檔案信息。有的檔案管理人員在檔案資料收集過程中只注重設(shè)計(jì)圖紙和竣工圖，但在整個(gè)施工過程中沒有變更資料，有些檔案館在收集資料時(shí)，忽略了新型檔案建設(shè)。

1.2 收集的基建檔案資料不符合標(biāo)準(zhǔn)

目前，我國一些中學(xué)的教學(xué)條件相對落后，還沒有引進(jìn)信息技術(shù)支持基礎(chǔ)設(shè)施檔案的創(chuàng)建。一般來說，紙質(zhì)材料用于建立基礎(chǔ)設(shè)施檔案,這類紙質(zhì)材料保存期短，易受天氣和人為因素的影響，部分資本流動(dòng)檔案匯編范圍不廣，容易出現(xiàn)日期標(biāo)識不清、原始印章、簽名缺失等情況，基本建設(shè)檔案不符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，影響后續(xù)錄入工作，與竣工圖等重要基礎(chǔ)設(shè)施檔案一樣，變更登記內(nèi)容不規(guī)范，不符合有關(guān)部門“現(xiàn)場變更，現(xiàn)場貼標(biāo)簽，現(xiàn)場描述”。

基建檔案收集中存在著圖紙涂改不全、三階段技術(shù)交底和重要技術(shù)審查登記不全、日志填寫不慎、原始記錄和材料證明不全等情況。缺乏全面的文件這種情況通常給檔案的收集、管理和今后的審查帶來很大困難，特別是由于缺乏非常重要的文件，如果不能完全分類，將嚴(yán)重阻礙正常的調(diào)查工作。

1.3 對部分圖紙基建檔案錄入成為難題

目前，收集的圖紙和基本建設(shè)文件是從各種字符程序，如CAD和3D軟件創(chuàng)建的。這類軟件可能會有所不同，導(dǎo)致提交此類圖紙和數(shù)據(jù)存在較大困難，同時(shí)，使用基本建設(shè)檔案的員工數(shù)量相對較少，專業(yè)知識水平也參差不齊，直接導(dǎo)致大多數(shù)基建檔案登記存在問題。這些員工對圖紙和檔案沒有任何知識，對基建檔案的理解和劃分也沒有專業(yè)的判斷，所以錄入一些圖紙就特別困難。

1.4 缺乏完善的管理制度

一些學(xué)校由于缺乏管理水平和健全有效的管理制度，基礎(chǔ)設(shè)施檔案的收集和管理不能按規(guī)定進(jìn)行，基礎(chǔ)設(shè)施檔案管理人員招聘不嚴(yán)，使基礎(chǔ)設(shè)施檔案的收集和管理工作得不到有效落實(shí)。

1.5 單位領(lǐng)導(dǎo)缺乏重視，缺乏專業(yè)型管理部門

在一些學(xué)校由于對基礎(chǔ)設(shè)施檔案不重視，負(fù)責(zé)人不能組織專門人員對施工過程中的各類記錄、證件進(jìn)行全面的記錄、管理和整理，這就導(dǎo)致了基礎(chǔ)設(shè)施檔案的收集和管理，無法有效地進(jìn)行或根本無法進(jìn)行。有的學(xué)校向其他部門借調(diào)人員對基礎(chǔ)設(shè)施檔案的收集和管理，正是由于其他部門的員工不能充分參與到這項(xiàng)復(fù)雜的工作中來，使得整個(gè)檔案管理無法達(dá)到相應(yīng)的效果。

2 中學(xué)基建檔案的收集整理方法

2.1 相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)高度重視中學(xué)基建檔案收集整理工作

加強(qiáng)學(xué)校檔案部門對這項(xiàng)工作的宣傳，使有關(guān)部門明確自己在檔案收集整理工作中的職責(zé)，分管領(lǐng)導(dǎo)，為落實(shí)責(zé)任，配備專業(yè)人員支持和監(jiān)督工作[2]，同時(shí)統(tǒng)一基礎(chǔ)設(shè)施檔案收集整理全系統(tǒng)，定期組織檔案人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，提高檔案收集整理專業(yè)化水平，增強(qiáng)工作主動(dòng)性和責(zé)任意識，確保檔案收集設(shè)計(jì)工作的實(shí)效性。

對于學(xué)?；A(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目的每個(gè)階段，有關(guān)工作人員應(yīng)收集設(shè)計(jì)資料，然后將其轉(zhuǎn)交負(fù)責(zé)管理檔案的單位進(jìn)行統(tǒng)一管理。在每個(gè)項(xiàng)目的前期準(zhǔn)備階段，特別包括基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目設(shè)計(jì)計(jì)劃，相應(yīng)的報(bào)表形式也多種多樣，都需要專門的人員來收集和整理這些原始數(shù)據(jù)，在項(xiàng)目實(shí)施過程中難免會有一些設(shè)計(jì)上的變化。對于這些修改記錄我們要做好收集工作，包括圖紙和文字說明，在資金流動(dòng)項(xiàng)目月后期，要收集的檔案主要包括有關(guān)單位出具的各種證明、檢測結(jié)果報(bào)告等，這是基建檔案的主要內(nèi)容，必須全面考慮。

2.2 中學(xué)應(yīng)當(dāng)審視傳統(tǒng)的檔案收集整理模式

要在分析新時(shí)代弊端的基礎(chǔ)上，制定更加細(xì)化的規(guī)章制度，嚴(yán)格落實(shí)個(gè)人責(zé)任制，逐步完善檔案收集整理管理制度。在合同管理中包括檔案收集和組織機(jī)構(gòu)的任務(wù)，以及完成基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目所需文件的編制。這樣在簽訂合同時(shí)，可以更明確地制定基礎(chǔ)設(shè)施檔案的收集整理方向，切實(shí)提高收集整理效率，確保工作的實(shí)效性。因個(gè)人原因?qū)е聶n案資料收集不完整、不準(zhǔn)確等情況，一定要嚴(yán)肅處理。

每一個(gè)基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目，無論花費(fèi)多長時(shí)間，都是在項(xiàng)目的基礎(chǔ)上進(jìn)行一系列的建設(shè)工作，其中包含了一個(gè)項(xiàng)目的全部內(nèi)容，所涉及的檔案具有顯著的完整性和不重復(fù)性。這些都發(fā)生在施工過程中的任何時(shí)刻，做好檔案的統(tǒng)一管理工作，有序進(jìn)行，為今后的管理和使用創(chuàng)造良好的條件。最重要數(shù)據(jù)的分類和安排還應(yīng)考慮到一些附件的儲存,附件是對正文的補(bǔ)充，是檔案管理中不可缺少的內(nèi)容[3]。它是對個(gè)別施工階段具體內(nèi)容的詳細(xì)描述，對今后閱讀檔案具有重要的追溯作用。

2.3 在基建檔案收集整理過程中應(yīng)當(dāng)落實(shí)質(zhì)量監(jiān)控

嚴(yán)格按照“三同步”方針，做好資金流動(dòng)檔案的收集和管理工作，確保投資項(xiàng)目建設(shè)與建檔立項(xiàng)、報(bào)批立項(xiàng)同步進(jìn)行，可以對基建檔案館的相關(guān)資料進(jìn)行整合和整理，投資項(xiàng)目竣工驗(yàn)收可與竣工圖驗(yàn)收同時(shí)進(jìn)行，同時(shí)，中學(xué)檔案管理部門應(yīng)按既定程序完成部分檔案的收集整理工作。檔案工作人員要嚴(yán)格檢查檔案內(nèi)容是否清晰完整，檔案銜接是否有序，檔案收集是否齊全。嚴(yán)格控制質(zhì)量輸入，確保準(zhǔn)確的檔案數(shù)據(jù)錄入和報(bào)送，確?；A(chǔ)設(shè)施檔案收集的規(guī)范化。

2.4 提高基建檔案收集整理工作人員綜合素質(zhì)

中學(xué)應(yīng)進(jìn)行專業(yè)人員培訓(xùn)，提高檔案人員的專業(yè)技能，定期組織檔案人員收集管理知識和工程知識，保持將不同圖像格式的圖紙轉(zhuǎn)換為同一格式圖紙的能力，為切實(shí)提高基礎(chǔ)設(shè)施檔案的整理和記錄效率，在基礎(chǔ)設(shè)施檔案的收集整理過程中，檔案館要嚴(yán)格審批檔案，與基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)單位協(xié)調(diào)溝通，做好基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目的各方面審查工作，準(zhǔn)確核實(shí)、核實(shí)相關(guān)專業(yè)資料，找出差距并填寫，確保所收集檔案的準(zhǔn)確性，為便于后期檔案的檢索和傳遞，我們可以利用信息技術(shù)，以電子方式進(jìn)入傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，加強(qiáng)檔案的收集和整理，優(yōu)化改善中學(xué)的基礎(chǔ)設(shè)施。

學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視基建檔案的收集和管理。通過建立完善、扎實(shí)的資金流動(dòng)檔案管理體系，建立專門的管理機(jī)構(gòu)和專業(yè)人員，全面、系統(tǒng)地收集資金流動(dòng)檔案，可以有效地實(shí)施資金流動(dòng)檔案的妥善管理?；A(chǔ)設(shè)施檔案的復(fù)雜性要求學(xué)校各部門與檔案管理部門共同應(yīng)對這一艱巨任務(wù)。

2. 5細(xì)化基建檔案，建設(shè)合理的檔案框架

根據(jù)其重要性，再次列出了基礎(chǔ)設(shè)施檔案中各環(huán)節(jié)的責(zé)任關(guān)系和輔助關(guān)系，同時(shí)，在整理錄入基礎(chǔ)設(shè)施檔案時(shí)，可以根據(jù)中學(xué)的實(shí)際情況，制定合理的檔案格式，明確其格式要求，更好地組織啟動(dòng)，使后續(xù)的響應(yīng)和認(rèn)可更具指示性。檔案館在整理基建檔案時(shí)，必須做好分類整理和目錄匯總，一是按規(guī)模或類別對基礎(chǔ)設(shè)施檔案進(jìn)行分類整理；其次，要做好錄入過程中一些紙質(zhì)圖紙資料的電子目錄工作，一方面可以方便審核，另一方面可以長期獲取這類數(shù)據(jù)。三是可以建立相應(yīng)的基本建設(shè)檔案。檔案的排列順序，應(yīng)當(dāng)遵循分卷歸檔、分卷歸檔的原則。載入檔案時(shí)要嚴(yán)格按照分類標(biāo)準(zhǔn)對資料進(jìn)行分類。對于一些不安全的檔案，要分別標(biāo)注，并做好附錄工作。這樣將基建檔案的收集整理工作組織起來，最大限度地提高工作效率，提高工作成效。

在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)項(xiàng)目中，每個(gè)階段都要以前期設(shè)計(jì)和規(guī)劃為指導(dǎo)，許多書面材料也起著非常重要的作用，文字材料不僅是對圖紙的說明，更是對工程建設(shè)的詳細(xì)記錄。基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目建成后，在辦理各種手續(xù)、處理糾紛方面發(fā)揮著非常重要的作用，在進(jìn)行各種檢查和技術(shù)維護(hù)時(shí)，有關(guān)人員必須認(rèn)真對待每項(xiàng)工程所涉及的書面材料，按時(shí)間順序和工程的任何聯(lián)系進(jìn)行分類，以便于今后的審議。

2.6 創(chuàng)新檔案收集方式

基建檔案管理者要不斷更新管理觀念，改變傳統(tǒng)的檔案收集和管理方式[4]，變被動(dòng)的檔案收集方式為多樣化的檔案收集方式，這就需要檔案館與學(xué)校各部門密切溝通，確保資料及時(shí)歸檔。同時(shí)，檔案人員要做好申請表和各部門檔案共享的工作，對每位工作人員的檔案管理負(fù)責(zé)。此外，檔案工作人員要定期檢查各部門檔案的收集和整理情況，檢查檔案收集中是否還有缺件，提高檔案收集和管理的主動(dòng)性。

隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，越來越多的中學(xué)投入到數(shù)字檔案和數(shù)字校園的創(chuàng)建中，檔案管理的計(jì)算機(jī)化可以提高檔案的收集和保管效率，檔案管理人員應(yīng)提高業(yè)務(wù)水平，利用互聯(lián)網(wǎng)，在檔案信息化管理中，要注意構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)平臺，即集信息數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換、組織、檢索等功能于一體的智能檔案數(shù)據(jù)管理平臺，提高基建檔案管理實(shí)施的科學(xué)性和實(shí)用性。

2.7 構(gòu)建專業(yè)的檔案管理制度

為提高檔案管理的科學(xué)性和實(shí)用性，實(shí)行檔案管理制度化，我們要貫徹落實(shí)國家有關(guān)檔案管理的規(guī)定，結(jié)合學(xué)校的實(shí)際發(fā)展，建立專業(yè)化的檔案管理體系，隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的進(jìn)步，信息技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域得到廣泛應(yīng)用，現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用可以大大提高檔案管理的效率。由于基建檔案信息量大，難以整理，檔案館可以利用現(xiàn)代信息技術(shù)建立數(shù)字檔案進(jìn)行整理，為降低檔案管理難度，確保檔案長期保存，為科學(xué)利用檔案打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，要確保檔案管理安全，做好檔案保護(hù)工作，消除檔案可能存在的安全隱患，為檔案的科學(xué)化、高效化應(yīng)用打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，在具體的檔案管理中，檔案管理人員應(yīng)充分考慮檔案收集的突發(fā)情況和隨機(jī)因素，確保檔案的安全為檔案管理提供物質(zhì)環(huán)境。

3 總結(jié)

在我國重點(diǎn)中學(xué)基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目日益增多的背景下，做好基礎(chǔ)設(shè)施檔案的收集整理工作，對促進(jìn)中學(xué)的健康發(fā)展具有重要作用，因此，要完善基礎(chǔ)設(shè)施檔案收集整理工作制度，落實(shí)質(zhì)量控制措施，合理配置主管部門職能，建立合理的檔案收集整理框架，原則上保證中學(xué)基礎(chǔ)設(shè)施檔案收集整理工作的順利進(jìn)行。