我國(guó)通用檔案保管期限表優(yōu)化策略

王 偉 褚 濤

（濟(jì)南市人民醫(yī)院，山東 濟(jì)南 271100）

作為檔案保管工作的一種指導(dǎo)工具，檔案保管期限表明確規(guī)定了各種檔案的保管年限，尤其在檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化建設(shè)當(dāng)中，檔案保管期限表所體現(xiàn)的實(shí)際應(yīng)用價(jià)值也越加明顯，加之檔案管理部門(mén)針對(duì)現(xiàn)行的通用檔案保管期限表內(nèi)容不斷進(jìn)行優(yōu)化與改進(jìn)，旨在體現(xiàn)通用性特征的同時(shí)，為我國(guó)各領(lǐng)域的檔案管理工作提供一個(gè)更加權(quán)威、更加科學(xué)、更加明確的參照標(biāo)準(zhǔn)。

1 通用檔案保管期限表的顯著特點(diǎn)

1）權(quán)威性特點(diǎn)。顧名思義，通用檔案保管期限表的編制機(jī)構(gòu)是國(guó)家檔案局，并且適用于黨政機(jī)關(guān)、事業(yè)單位、企業(yè)單位以及各種性質(zhì)的社會(huì)團(tuán)體組織，從這一層面看，通用檔案保管期限表的權(quán)威性特點(diǎn)可窺見(jiàn)一斑。因此，當(dāng)檔案保管期限表頒布執(zhí)行以后，社會(huì)各領(lǐng)域的組織機(jī)構(gòu)都需要參照這一指導(dǎo)性文件開(kāi)展檔案管理工作。比如企業(yè)單位在收集整理檔案資料時(shí)，如何對(duì)檔案資料進(jìn)行歸類，如何劃分檔案的保存年限，都應(yīng)當(dāng)以通用檔案保管期限表作為參考依據(jù)，否則，檔案管理工作進(jìn)程將受到嚴(yán)重影響[1]。

2）適用性特點(diǎn)。根據(jù)檔案類型以及性質(zhì)劃分，檔案保管期限表主要包括專門(mén)檔案保管期限表、同系統(tǒng)機(jī)關(guān)檔案保管期限表、同類型機(jī)關(guān)檔案保管期限表以及機(jī)關(guān)檔案保管期限表，而通用檔案保管期限表在這四種類型的指導(dǎo)性文件當(dāng)中發(fā)揮著統(tǒng)領(lǐng)作用。各級(jí)部門(mén)或者企事業(yè)單位的檔案管理機(jī)構(gòu)都需要參照于這些綱領(lǐng)性文件來(lái)完成檔案資料的收集、整理、建檔、保管等工作，因此，這種標(biāo)準(zhǔn)化文件的適用范圍相對(duì)較廣。以文書(shū)檔案保管期限表為例，在該標(biāo)準(zhǔn)化文件當(dāng)中，明確規(guī)定了各級(jí)黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的檔案資源所包含的內(nèi)容，比如黨代會(huì)、共青團(tuán)、工會(huì)在工作當(dāng)中形成的通知、議程、領(lǐng)導(dǎo)人講話、提案、決議、會(huì)議紀(jì)要、簡(jiǎn)報(bào)等都是需要永久保存的重要材料。檔案管理部門(mén)參照這一內(nèi)容可以對(duì)各種檔案資源分門(mén)別類的進(jìn)行整理，這樣一來(lái)，可以大幅提升工作效率。

3）參考性特點(diǎn)。近年來(lái)，社會(huì)各領(lǐng)域在從事生產(chǎn)活動(dòng)、經(jīng)濟(jì)活動(dòng)過(guò)程中，產(chǎn)生了大量的文字、圖片、音像等資料，這些資料有的具有極高的保存價(jià)值，而有的資料則價(jià)值密度較低，對(duì)于檔案管理人員來(lái)說(shuō)，要想在海量化的檔案資源當(dāng)中篩選出具有重要參考價(jià)值的檔案資源難上加難，但是，如果參照于通用檔案保管期限表，不僅可以在短時(shí)間內(nèi)合理劃分檔案資料，同時(shí)，也可以及時(shí)剔除一些不具備參考價(jià)值的資料，進(jìn)而給檔案管理工作的高效展開(kāi)提供了便捷服務(wù)。

2 通用檔案保管期限表存在的問(wèn)題

1）保管期限劃分不科學(xué)。由于檔案資源具有海量化特點(diǎn)，尤其對(duì)各種社會(huì)活動(dòng)與經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中產(chǎn)生的文字性材料來(lái)說(shuō)，其數(shù)量可謂驚人，而在這些文字資料當(dāng)中，具有參考價(jià)值的資料少之又少，但是，根據(jù)現(xiàn)行的通用檔案保管期限表的規(guī)定，涉及的文字材料的保管期限，常常納入永久或者長(zhǎng)期保存的范疇。比如對(duì)于一些會(huì)議討論未通過(guò)的文字材料，檔案管理人員在建檔過(guò)程中，往往將這一類材料作為長(zhǎng)期保存對(duì)象，殊不知，這些材料不僅參考價(jià)值低，而且占有的存儲(chǔ)空間大，無(wú)形當(dāng)中就增加了檔案管理成本。再比如《機(jī)關(guān)文書(shū)檔案保管期限表》中明確規(guī)定，將黨代會(huì)的參會(huì)人員名單以及會(huì)議召開(kāi)議程等文書(shū)資料確定為永久性保存檔案，但是，從這些檔案資料的性質(zhì)與內(nèi)容來(lái)看，與黨代會(huì)的會(huì)議內(nèi)容并未產(chǎn)生直接關(guān)聯(lián)，也無(wú)法體現(xiàn)召開(kāi)黨代會(huì)的現(xiàn)實(shí)意義，因此，這就與實(shí)際工作相悖離，甚至降低了其它參考資料的實(shí)際應(yīng)用價(jià)值，這對(duì)檔案管理工作的高效展開(kāi)將產(chǎn)生諸多不利影響。

2）內(nèi)容過(guò)于寬泛。從現(xiàn)行的檔案保管期限表包含的內(nèi)容來(lái)看，規(guī)定的框架過(guò)于空曠，內(nèi)容設(shè)置往往只考慮宏觀層面，卻忽略了一些細(xì)節(jié)和重點(diǎn)。尤其對(duì)一些時(shí)間跨度較大的檔案資料來(lái)說(shuō)，隨著時(shí)間的推移，一些具有重要參考價(jià)值的資料已被銷毀，這樣一來(lái)，這些資料本身所體現(xiàn)的價(jià)值也無(wú)法得到體現(xiàn)。比如對(duì)于十年前或者二十年前的檔案資料來(lái)說(shuō)，由于檔案管理人員更換頻繁，導(dǎo)致一些檔案資料在交接過(guò)程中出現(xiàn)丟失或者損毀的情況，而通過(guò)對(duì)檔案保管期限表的參照發(fā)現(xiàn)，這些丟失的資料并不在保管范圍之內(nèi)，于是，一些參考價(jià)值高的檔案資料大量流失，這就使得一些具體工作的開(kāi)展無(wú)章可循，進(jìn)而給各企事業(yè)單位帶來(lái)無(wú)法彌補(bǔ)的損失。

3）描述性詞匯模糊化。目前，現(xiàn)行的檔案保管期限表所規(guī)定的檔案保管期限主要包括永久、長(zhǎng)期和短期三個(gè)類別，而長(zhǎng)期保管期限的上限值一般設(shè)定為30年，下限則設(shè)定為10年，如果從宏觀角度看，這種保管期限的設(shè)定方法與實(shí)際工作的匹配度較高，檔案管理人員完全可以根據(jù)保管期限表中提及的檔案類別，對(duì)各種檔案資料的保管期限進(jìn)行準(zhǔn)確劃分。但是，從具體條款內(nèi)容來(lái)看，卻出現(xiàn)了較多的模糊化的描述性詞匯，比如重要、特殊、一般等詞匯，檔案管理人員在收集資料與建檔過(guò)程中，一旦遇到這一類詞匯，將難以分辨出哪些資料的保管期限屬于永久性保管范疇，哪些資料的保管期限屬于長(zhǎng)期性保管范疇，以至于檔案管理工作無(wú)法正常開(kāi)展，甚至一些屬于短期保管范疇的資料搖身一變，成為永久性保管范疇的檔案資料。尤其對(duì)于從事檔案管理工作時(shí)間較短的管理人員來(lái)說(shuō)，由于缺乏工作經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)而難以確定檔案資料的具體保管年限[2]。

4）鑒定方法過(guò)于籠統(tǒng)。由于通用檔案保管期限表屬于一種標(biāo)準(zhǔn)化的參考性文件，在編制文件過(guò)程中，編制人員不可能面面俱到，將每一種類型的檔案價(jià)值進(jìn)行精準(zhǔn)評(píng)估，而只能提供一些基本的參考框架，檔案管理人員可以根據(jù)這一框架，結(jié)合單位的實(shí)際情況對(duì)檔案資料的保管期限進(jìn)行劃分和確定。但是，檔案管理人員在鑒定和識(shí)別檔案資源的保存價(jià)值時(shí)，受到個(gè)人專業(yè)水平、學(xué)識(shí)水平、工作經(jīng)驗(yàn)等因素的影響，導(dǎo)致一些具有重要參考價(jià)值的檔案資料被設(shè)定為短期保管期限或者臨時(shí)保管期限，一旦這些資料超過(guò)保管期限，將被視為廢棄資料而予以銷毀，這樣一來(lái)，就給單位帶來(lái)了不必要的損失。

3 檔案保管期限表的優(yōu)化策略

1）明確檔案保管年限。雖然目前現(xiàn)行的檔案保管期限表中規(guī)定了檔案資料的保管期限，但是這種籠統(tǒng)的規(guī)定方式，給檔案管理人員正常開(kāi)展各項(xiàng)工作制造了一定的障礙。比如以短期保管期限為例，從字面上理解，一年可以認(rèn)定為短期，兩年可以認(rèn)定為短期，而半年也同樣可以認(rèn)定為短期，因此，檔案管理人員在實(shí)際操作過(guò)程中，無(wú)法準(zhǔn)確判定短期保管的具體年限。針對(duì)這種情況，檔案管理部門(mén)在編制檔案保管期限表時(shí)，應(yīng)當(dāng)是明確長(zhǎng)期與短期兩個(gè)保管期限的具體年限，比如長(zhǎng)期保管年限為10年、15年或者20年，短期保管年限為1年、3年、5年等。當(dāng)確定具體的保管年限后，檔案管理人員可以根據(jù)檔案內(nèi)容與類型，在短時(shí)間內(nèi)即可以完成檔案資料的歸檔與建目工作。這樣一來(lái)，不但提高了工作效率，而且也實(shí)現(xiàn)了檔案工作的有序管理。

2）細(xì)化條款內(nèi)容。檔案管理人員在收集、整理檔案資料時(shí)，都需要參照檔案保管期限表中的各項(xiàng)條款內(nèi)容，但是，由于部分條款只是給出了一個(gè)參考框架，而并未明確指出具體的操作方法。比如對(duì)超過(guò)保管期限的檔案進(jìn)行銷毀處理，并未規(guī)定具體的銷毀時(shí)間，于是，在實(shí)際操作當(dāng)中，檔案管理人員只能分批次予以銷毀，這不僅增加了工作量，而且，也影響了其它各項(xiàng)工作的順利展開(kāi)。因此，為了避免這種情況的出現(xiàn)，檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)現(xiàn)行的檔案保管期限表中的各個(gè)條款內(nèi)容進(jìn)行細(xì)化，尤其應(yīng)當(dāng)明確檔案保管職責(zé)與權(quán)限，比如對(duì)于新上崗的檔案管理人員來(lái)說(shuō)，對(duì)檔案保管期限表的條款內(nèi)容知之甚少，甚至不知道不同類型檔案的保管期限，以至于工作進(jìn)程嚴(yán)重滯后。針對(duì)這一現(xiàn)象，首先應(yīng)當(dāng)規(guī)定檔案管理人員的保管責(zé)任，一旦出現(xiàn)失責(zé)、失誤的情況，應(yīng)當(dāng)根據(jù)單位內(nèi)部的獎(jiǎng)懲機(jī)制，對(duì)直接責(zé)任人進(jìn)行嚴(yán)肅處理。

3）加大監(jiān)督力度，完善考核機(jī)制。檔案保管期限表一般由權(quán)威的管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)編制，而基層單位則無(wú)權(quán)對(duì)條款內(nèi)容進(jìn)行修改，但是，在實(shí)際工作當(dāng)中，檔案管理人員為了走捷徑、省時(shí)間，常常忽略了檔案保管期限表的參考價(jià)值，憑借著個(gè)人的工作經(jīng)驗(yàn)隨意設(shè)定檔案資料的保管期限，以至于縮減了一些具有實(shí)際參考價(jià)值的檔案資料的保管年限，使得部分工作的正常開(kāi)展無(wú)章可循。因此，檔案管理部門(mén)進(jìn)當(dāng)進(jìn)一步加大監(jiān)督檢查力度，以此提升檔案保管期限表的利用率。比如基層檔案管理人員在建立檔案卷宗時(shí)，上級(jí)主管部門(mén)應(yīng)當(dāng)指派專人負(fù)責(zé)對(duì)檔案的歸檔情況進(jìn)行檢查，對(duì)檔案管理人員的工作流程進(jìn)行監(jiān)督，同時(shí)，建立一套科學(xué)完善的考核機(jī)制，設(shè)定一個(gè)精細(xì)化的評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)，并將檔案管理人員的日常工作內(nèi)容納入考核計(jì)劃當(dāng)中，使管理人員樹(shù)立高度的主人翁責(zé)任意識(shí)，進(jìn)而推進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)進(jìn)程。另外，由于如果基層單位因工作需要，必須修改檔案保管期限表的，應(yīng)當(dāng)以遞交修改申請(qǐng)的方式，征得上級(jí)主管部門(mén)的同意，在得到肯定的批復(fù)以后，方可對(duì)相關(guān)條款內(nèi)容進(jìn)行修改[3]。

4）建立多層次檔案保管期限表。目前，各機(jī)關(guān)企事業(yè)單位涉及的檔案資料呈現(xiàn)出多樣化特點(diǎn)，每一個(gè)機(jī)構(gòu)、組織的歸檔資料類型存在較大差異，檔案利用價(jià)值也各不相同，如果僅僅編制一套檔案保管期限表，那么，一些具有重要價(jià)值的檔案資料，其利用價(jià)值將被大幅削弱，這將對(duì)檔案保管工作產(chǎn)生諸多不利影響。因此，檔案保管期限表的編制部門(mén)應(yīng)當(dāng)權(quán)衡利弊，并結(jié)合單位性質(zhì)以及檔案類型，編制多層次的檔案保管期限表，比如機(jī)關(guān)單位檔案保管期限表、稅務(wù)系統(tǒng)檔案保管期限表、教育系統(tǒng)檔案保管期限表、企業(yè)單位檔案保管期限表等等，這種分層編制的方法，能夠給檔案管理人員提供更加權(quán)威與明確的參考，這對(duì)檔案管理工作的高效展開(kāi)將具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

5）編制專用檔案保管期限表。為了提高檔案管理工作效率，基層單位應(yīng)當(dāng)參照于通用檔案保管期限表的條款內(nèi)容，結(jié)合單位內(nèi)部各崗位的職責(zé)權(quán)限，分別編制出適合于本行業(yè)、本專業(yè)使用的檔案保管期限表，這樣一來(lái)，更便于檔案管理工作的順利開(kāi)展。比如財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)當(dāng)編制會(huì)計(jì)檔案保管期限表、人事部門(mén)應(yīng)當(dāng)編制人事檔案保管期限表，工會(huì)組織應(yīng)當(dāng)編制工會(huì)檔案保管期限表等。需要注意的是，基層單位編制的專用檔案保管期限表不得超越通用檔案保管期限表的適用范圍，以確保不同類型的檔案能夠真正體現(xiàn)自身的利用價(jià)值。

4 結(jié)束語(yǔ)

就當(dāng)前我國(guó)通用檔案保管期限表的管理與使用情況來(lái)看，仍然存在一些問(wèn)題與不足，因此，檔案保管期限表的編制人員應(yīng)當(dāng)始終秉持“與時(shí)俱進(jìn)”的態(tài)度，汲取同行業(yè)的成功經(jīng)驗(yàn)，不斷對(duì)檔案保管期限表的各項(xiàng)條款進(jìn)行內(nèi)容調(diào)整和優(yōu)化，同時(shí)，對(duì)內(nèi)部培訓(xùn)機(jī)制不斷進(jìn)行創(chuàng)新與完善，以此提高編制人員的專業(yè)水平以及綜合素養(yǎng)，使我國(guó)的檔案事業(yè)朝著專業(yè)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化方向邁進(jìn)。