新能源電力企業(yè)檔案管理工作淺析

祁繼娟

（中國(guó)綠發(fā)投資集團(tuán)有限公司青海廣恒新能源有限公司，青海 西寧 810000）

隨著我國(guó)新能源行業(yè)的迅猛發(fā)展，光伏、風(fēng)電、儲(chǔ)能、光熱等發(fā)電項(xiàng)目越來(lái)越多，技術(shù)也越來(lái)越成熟，建設(shè)工期也越來(lái)越短，但是作為建設(shè)工程中重要的檔案管理工作經(jīng)常被各單位所疏忽，檔案管理工作沒(méi)有與項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)度有序同步開(kāi)展，造成項(xiàng)目建成移交檔案資料問(wèn)題諸多。在企業(yè)運(yùn)營(yíng)階段，需歸檔的資料也經(jīng)常沒(méi)有規(guī)范管理且技術(shù)手段落后，沒(méi)有形成科學(xué)、完整的企業(yè)檔案資料，在企業(yè)發(fā)展過(guò)程不能提供準(zhǔn)確、有依據(jù)的信息和決策參考。因此，分析新能源企業(yè)檔案管理存在的問(wèn)題并制定有效的措施對(duì)于提升企業(yè)的管理水平意義重大。

1 我國(guó)新能源項(xiàng)目的發(fā)展?fàn)顩r

我國(guó)傳統(tǒng)發(fā)電以火力發(fā)電為主，不僅要消耗大量的煤炭資源，還會(huì)造成嚴(yán)重的大氣污染。近年來(lái)，伴隨可持續(xù)發(fā)展理念的深化落實(shí)，火力發(fā)電作為高能耗、重污染的代表，逐漸顯露出一系列的弊端，并引起了強(qiáng)烈的社會(huì)反響。在這樣的形勢(shì)下，我國(guó)的新能源發(fā)電產(chǎn)業(yè)順勢(shì)而起。

我國(guó)新能源種類主要有太陽(yáng)能、風(fēng)能、生物質(zhì)能、地?zé)崮芎统毕艿?，主要利用方式都是發(fā)電。積極發(fā)展新能源有助于改變長(zhǎng)期以煤換電的格局，也能在優(yōu)化我國(guó)能源結(jié)構(gòu)方面發(fā)揮巨大作用。

2006年國(guó)家頒布實(shí)施了《可再生能源法》之后，又相續(xù)出臺(tái)了一系列法律法規(guī)，完善了電網(wǎng)企業(yè)和發(fā)電企業(yè)之間的電價(jià)補(bǔ)貼和電網(wǎng)企業(yè)之間的交易配額關(guān)系，對(duì)促進(jìn)新能源產(chǎn)業(yè)持續(xù)發(fā)展起到了積極指導(dǎo)和推動(dòng)作用。在一系列政策措施實(shí)施之后，我國(guó)的新能源產(chǎn)業(yè)呈現(xiàn)強(qiáng)勁發(fā)展勢(shì)頭，裝機(jī)容量飛速增長(zhǎng)。

根據(jù)國(guó)家統(tǒng)計(jì)局發(fā)布的國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展統(tǒng)計(jì)公報(bào)顯示，截止2020年底，我國(guó)風(fēng)電裝機(jī)總?cè)萘窟_(dá)到2.8億千瓦、光伏裝機(jī)2.5億千瓦、生物質(zhì)能裝機(jī)0.3億千瓦；2020年全年發(fā)電量達(dá)到77790.6億千瓦時(shí)，新能源發(fā)電量總計(jì)8602億千瓦時(shí)，占比11.06%，同比增長(zhǎng)17.03%。

在“碳達(dá)峰”和“碳中和”的目標(biāo)下，新能源開(kāi)發(fā)將是我國(guó)“十四五”規(guī)劃和能源企業(yè)的發(fā)展重點(diǎn)，僅光伏產(chǎn)業(yè)將實(shí)現(xiàn)每年超過(guò)50GW的裝機(jī)量，新能源發(fā)電在我國(guó)能源結(jié)構(gòu)中的占比將被大幅提升，逐步成為我國(guó)能源結(jié)構(gòu)里的主要組成部分。

2 提升企業(yè)檔案管理水平對(duì)新能源企業(yè)的意義

目前，我國(guó)電力行業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日趨白熱化。文件檔案管理是企業(yè)的隱形競(jìng)爭(zhēng)力，做好企業(yè)的檔案管理工作，提升企業(yè)的檔案管理水平，深挖內(nèi)潛，精細(xì)管理，才能在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中占據(jù)一席之地。

1）有助于企業(yè)決策參考。當(dāng)前新能源企業(yè)所處的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境激烈，信息量大、錯(cuò)綜復(fù)雜，對(duì)于企業(yè)的管理層在需要作出重大決策時(shí)需要結(jié)合各種因素面面俱到的綜合考量。新能源行業(yè)近些年飛速發(fā)展，市場(chǎng)瞬息萬(wàn)變，決策工作難度較之前更大，做好檔案管理工作，可以向企業(yè)管理層提供有力的信息支撐，尤其是在企業(yè)的發(fā)展經(jīng)營(yíng)過(guò)程中借助檔案資料積累的經(jīng)驗(yàn)，從而保證企業(yè)決策的科學(xué)性和合理性，降低決策風(fēng)險(xiǎn)。

2）提升企業(yè)的管理水平。檔案管理本身是企業(yè)管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容和基礎(chǔ)工作，做好檔案管理工作對(duì)于企業(yè)管理水平的提升具有重要促進(jìn)作用，通過(guò)開(kāi)展檔案管理工作，可以暴露出企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)方面的一些問(wèn)題，再有針對(duì)性地去解決這些問(wèn)題，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)的管理水平的提升。企業(yè)所開(kāi)展的業(yè)務(wù)活動(dòng)等都以檔案資料作為依據(jù)和參考，做好檔案管理工作，及時(shí)查閱到所需的檔案資料，有效提升企業(yè)的工作效率和工作質(zhì)量。

3）提升企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。企業(yè)經(jīng)營(yíng)的主要目的就是獲得效益，做好檔案管理工作有助于提升企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。檔案資料能夠保存企業(yè)各個(gè)發(fā)展、經(jīng)營(yíng)時(shí)期有價(jià)值的資料，對(duì)于影響著企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的設(shè)備選型采購(gòu)、技改參照依據(jù)、制定年度任務(wù)目標(biāo)以及利潤(rùn)指標(biāo)等因素都起到至關(guān)重要的作用。充分利用好企業(yè)的檔案資料這一重要資產(chǎn)，幫助企業(yè)獲得更多的效益，使企業(yè)以最小化的運(yùn)營(yíng)成本實(shí)現(xiàn)最大化的經(jīng)濟(jì)效益。

4）有效維護(hù)企業(yè)的權(quán)益。檔案管理最基礎(chǔ)的工作就是收集、整理各項(xiàng)檔案資料。企業(yè)完善的檔案資料能夠客觀、詳實(shí)地記錄本企業(yè)的知識(shí)產(chǎn)權(quán)，是法律性憑證的有力證據(jù)。如果發(fā)生產(chǎn)權(quán)糾紛、合同糾紛、勞務(wù)糾紛等，企業(yè)都可以借助企業(yè)的檔案資料為依據(jù)，為企業(yè)進(jìn)行維權(quán)。檔案資料是企業(yè)保護(hù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)的有力武器也是企業(yè)重要的法律憑證。

3 新能源企業(yè)檔案管理存在的問(wèn)題

盡管新能源企業(yè)保持著良好的發(fā)展態(tài)勢(shì)，但是企業(yè)的檔案管理工作仍存在著一系列突出性問(wèn)題，沒(méi)有充分發(fā)揮出檔案作為企業(yè)重要資產(chǎn)的作用，不利于企業(yè)的健康、良性發(fā)展。

1）各單位重視力度不夠。新能源項(xiàng)目在建設(shè)過(guò)程中，有設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工、建設(shè)等諸多參建單位，每個(gè)單位都需形成各自的檔案資料，隨著項(xiàng)目的建成組卷歸檔。新能源項(xiàng)目屬于“短平快”項(xiàng)目，各單位都將重心放在施工進(jìn)度方面，從而忽視了工程建設(shè)資料的管理歸檔工作，檔案資料的形成與建設(shè)施工進(jìn)度脫節(jié)，造成最后檔案資料移交歸檔時(shí)資料不齊或原件缺失等問(wèn)題。

2）管理制度缺失或執(zhí)行不到位。許多新能源企業(yè)的各項(xiàng)規(guī)章制度還沒(méi)有健全，造成檔案管理人員在工作開(kāi)展過(guò)程中缺乏有效的規(guī)范指導(dǎo)，有的企業(yè)雖然健全了檔案管理制度，但是制度質(zhì)量不高，可執(zhí)行性較差，難以以制度為依據(jù)開(kāi)展管理工作；且檔案管理涉及的部門機(jī)構(gòu)較多，沒(méi)有規(guī)范的規(guī)章制度限定，責(zé)任不明，管理混亂，不利于檔案資料收集和及時(shí)更新，增加檔案管理難度。

3）專業(yè)人員、設(shè)備配備不足。因缺少專業(yè)的檔案管理人員，在企業(yè)的檔案管理工作中對(duì)檔案管理的要求和標(biāo)準(zhǔn)逐漸降低，管理工作無(wú)法達(dá)到行業(yè)規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)要求?，F(xiàn)今各企業(yè)都以效益為主，大力開(kāi)展降本增效，對(duì)于檔案管理的設(shè)備配備不齊或者年久失效，也阻礙了檔案管理工作的順利開(kāi)展，自然也相應(yīng)降低了檔案管理工作的質(zhì)量。

4）資料歸檔不及時(shí)。由于新能源企業(yè)項(xiàng)目建設(shè)現(xiàn)場(chǎng)多在遠(yuǎn)離市區(qū)的偏遠(yuǎn)地區(qū)，道路交通不便，而公司或駐地又經(jīng)常在城市或縣城，產(chǎn)生的檔案資料無(wú)法及時(shí)歸檔和處理，使得檔案長(zhǎng)時(shí)間堆積存在丟失的風(fēng)險(xiǎn)。另外，在項(xiàng)目建成后，并未對(duì)檔案資料實(shí)行細(xì)致整理和收集，對(duì)于缺失內(nèi)容并未予以及時(shí)補(bǔ)全和處理，檔案資料失真現(xiàn)象嚴(yán)重，很難為企業(yè)后續(xù)工作開(kāi)展提供可靠依據(jù)和支持。

5）管理技術(shù)落后。很多新能源企業(yè)在開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，還在沿用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用率較低，電子檔案及管理軟件應(yīng)用的較少。檔案資料種類多、數(shù)量巨大，目前單憑紙質(zhì)版資料管理已經(jīng)不能滿足企業(yè)快速發(fā)展的需要，造成檔案管理人員工作繁瑣量大，難以保證工作的高效和質(zhì)量，增加檔案管理難度。

4 提升新能源企業(yè)檔案管理的措施

通過(guò)分析目前新能源企業(yè)檔案管理中存在的問(wèn)題，相應(yīng)的采取改進(jìn)或提升措施，不斷提高檔案管理水平，才能在國(guó)家大力扶持新能源產(chǎn)業(yè)的時(shí)代背景下，提升企業(yè)的整體管理水平和競(jìng)爭(zhēng)力。

1）提高檔案管理重要性的意識(shí)。檔案管理不是單一部門的工作，其需要企業(yè)內(nèi)部各部門或各參建單位間的通力配合和協(xié)調(diào)，這樣才能保證檔案資料收集齊全性和及時(shí)性，改進(jìn)檔案資料質(zhì)量。因此，在企業(yè)運(yùn)營(yíng)中，要開(kāi)展檔案管理宣傳工作，加深全體人員的檔案管理意識(shí)，明確檔案管理的重要性，加大檔案管理工作監(jiān)督和控制力度，從而提高資料數(shù)據(jù)收集質(zhì)量。同時(shí)將檔案管理納入日?？己俗鳂I(yè)中來(lái)，加大全體人員對(duì)檔案管理的重視程度。再者，調(diào)動(dòng)管理人員工作積極性，從以往的被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變成現(xiàn)今的主動(dòng)作業(yè)，明確每個(gè)環(huán)節(jié)作業(yè)要點(diǎn)，加大管理和控制力度，落實(shí)檔案管理工作各項(xiàng)要求，以加強(qiáng)檔案管理有效性。

2）完善管理制度體系。完善檔案管理制度體系，建章立制，開(kāi)展全面性、全方位的管理工作。在檔案管理制度體系建設(shè)中，需堅(jiān)持統(tǒng)一管理、統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)的基本原則，將檔案管理分發(fā)到部門和人員，讓每個(gè)崗位的人員了解自身在檔案管理中的工作職責(zé)，按照現(xiàn)有的規(guī)范要求開(kāi)展作業(yè)，以改善管理水平。完善檔案管理作業(yè)流程和工序，將其與其他管理制度和流程融合起來(lái)，建立系統(tǒng)的管理體系，推動(dòng)檔案管理工作的有序進(jìn)行。也可建立考核獎(jiǎng)懲機(jī)制，根據(jù)檔案管理工作實(shí)況，給予員工相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)和處罰。建立檔案管理機(jī)構(gòu)，合理規(guī)劃管理人員，構(gòu)建檔案管理網(wǎng)絡(luò)并覆蓋各參建單位，明確職責(zé)，跟蹤收集各階段形成的文件材料，并負(fù)責(zé)對(duì)各參建單位文件材料實(shí)行管理指導(dǎo)與監(jiān)督。

3）提高檔案管理人員業(yè)務(wù)水平。提高檔案管理人員業(yè)務(wù)水平，不斷加強(qiáng)管理人員的能力素質(zhì)，是完善檔案管理的重要舉措。在實(shí)際工作中，企業(yè)可針對(duì)檔案管理工作要求編制完善的培訓(xùn)方案，豐富檔案管理人員的知識(shí)體系，加快檔案資料創(chuàng)建、收集、整理及歸納等工作進(jìn)程，明確檔案管理流程，確保檔案管理的有效落實(shí)。定期開(kāi)展人員培訓(xùn)和去現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)檔案工作，對(duì)檔案管理中存在的問(wèn)題加以解決和優(yōu)化，注重檔案管理的規(guī)范性、可靠性。最后，提升檔案管理人員的思想素質(zhì)，正確看待檔案管理工作，保證檔案管理的有效開(kāi)展和落實(shí)。

4）加大監(jiān)管力度。為保證新能源企業(yè)檔案的完整性、及時(shí)性和真實(shí)性，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)加大對(duì)檔案管理的重視力度，規(guī)劃?rùn)n案管理部門，做好管理人員的組織和安排，并組織專業(yè)人員展開(kāi)過(guò)程監(jiān)督和管控，確保管理工作的有序落實(shí)，增強(qiáng)檔案的可靠性和實(shí)效性。另外在新能源企業(yè)發(fā)展中，需要充分了解新能源項(xiàng)目檔案的特征，注重資料數(shù)據(jù)收集和處理，并借助這些資料數(shù)據(jù)科學(xué)把控項(xiàng)目，維護(hù)其經(jīng)濟(jì)、環(huán)境及社會(huì)效益，更好地推動(dòng)企業(yè)發(fā)展。同時(shí)在檔案管理中，要求各業(yè)務(wù)部門給予高度配合，針對(duì)缺失檔案，予以及時(shí)補(bǔ)充和說(shuō)明，完善檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，從而加強(qiáng)檔案管理的完整性、規(guī)范性和科學(xué)性。

5）加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)。信息化建設(shè)是將信息技術(shù)融入到檔案管理工作當(dāng)中，借助信息技術(shù)完成檔案資料文件的及時(shí)收集和整理，按照不同標(biāo)準(zhǔn)要求，對(duì)檔案資料及文件進(jìn)行自動(dòng)化歸類和匯總，增強(qiáng)檔案的完整性、齊全性。同時(shí)應(yīng)用先進(jìn)的電子檔案管理系統(tǒng)，在信息化技術(shù)推動(dòng)下，紙質(zhì)檔案快速轉(zhuǎn)化成電子檔案，以電子版形式儲(chǔ)存在電子檔案管理系統(tǒng)中，便于借調(diào)和查閱。再者，信息化建設(shè)也可設(shè)置檔案權(quán)限，按照員工等級(jí)要求展開(kāi)資料查詢和借調(diào)，避免內(nèi)部重要信息遭到泄露，維護(hù)檔案安全性，提高檔案管理水平。

5 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，新能源企業(yè)檔案管理提升工作需要企業(yè)自上而下的扎實(shí)推進(jìn)，從提高人員思想意識(shí)、完善制度體系建設(shè)、加強(qiáng)人員業(yè)務(wù)水平等多方面綜合展開(kāi)分析與管控，加大監(jiān)管力度，用制度來(lái)強(qiáng)化管理，且融入信息化技術(shù)，以期全面提升新能源企業(yè)檔案管理水平，為企業(yè)的穩(wěn)步發(fā)展提供有力的支持。