新時期事業(yè)單位檔案管理工作的思考

費 敏

（黃石市燃氣熱力管理辦公室，湖北 黃石 435000）

1 引言

事業(yè)單位檔案管理工作受到廣泛關注，以往檔案管理形式日益不適應信息化、智能化與大數據時代的需要。還要從檔案管理技術的發(fā)展趨勢出發(fā)，分析以往檔案管理工作存在的弊端，著力優(yōu)化檔案管理工作體系，創(chuàng)新檔案管理的方式方法，達到全面提高檔案管理工作效率的目標。

2 檔案管理的重要性

1）有利于構建優(yōu)質的檔案存儲環(huán)境。首先，信息化檔案管理避免了傳統(tǒng)紙質檔案受潮、破損、遺失等問題，使檔案以數字化的形式進行存儲，構建了全新的檔案管理系統(tǒng)，有效避免了外界因素的干擾。其次，信息化檔案管理有效拓展了檔案存儲空間，只需借助計算機網絡技術和檔案管理軟件，便可將檔案存儲到云空間，有效改變了傳統(tǒng)紙質檔案對空間的要求。最后，信息化檔案管理有效降低了成本，使檔案管理工作不再對現(xiàn)實環(huán)境有較強的依賴性。

2）提高信息化檢索的速率。首先，檔案管理信息化建設使原本的紙質檔案轉變?yōu)閿底只瘷n案，改變了傳統(tǒng)人工進行檢索的工作方式，保證了檢索工作的準確性和及時性，能夠根據所需快速獲取信息。其次，可以實現(xiàn)批量信息同步查找。利用計算機技術，能夠對相同類型的信息進行快速檢索。最后，信息化檢索避免了對檔案造成損壞，能延長檔案的使用壽命，使檔案管理工作變得更加輕松便捷。

3 燃氣企業(yè)工程檔案組成

一是，立項規(guī)劃階段，主要包括燃氣工程規(guī)劃許可文件、立項申請文件、設計任務書、消防批復文件、安裝通知書等與燃氣工程相關的文件資料。二是，設計施工階段，主要包括實地勘測記錄、設計施工圖、材料設備出廠合格證及檢驗報告、閥門管道進場壓力試驗等各種試驗記錄，以及焊接質量檢查及探傷、耐腐蝕、絕緣措施檢驗記錄、設施設備交接、施工記錄、通氣申請報告、地下管線隱蔽部分登記等。三是，驗收竣工階段，主要包括施工監(jiān)理記錄表單、竣工驗收合格報告、高中低壓燃氣管網竣工圖紙、居民小區(qū)及廠礦企業(yè)內部燃氣管網竣工圖紙等資料。尤其是竣工圖紙必須標明坐標、管道起止點、管道埋藏深度和管底標高等技術參數。四是，日常管理和維護，主要包括日常燃氣管網巡檢資料，包括燃氣管道節(jié)點數據表、管道測量節(jié)點標記、高中壓燃氣管道參數記錄、燃氣管網升級改造施工竣工圖紙 、燃氣管網搶修搶險施工記錄等資料。

4 檔案管理工作的現(xiàn)狀

1）沒有嚴格的規(guī)章制度。盡管有的事業(yè)單位能夠順利地完成檔案管理工作，但往往不對其進行分類，也不按照規(guī)章制度來進行整理，這類現(xiàn)象常常發(fā)生，也就導致了檔案混亂的問題常常出現(xiàn)。應當完善相關規(guī)章制度，確保工作能夠有序的展開。有的單位自行銷毀文件，也有的單位不展開檔案鑒定工作，這些都屬于相關法律知識的缺失，應當主動組織他們學習相關法律知識，避免存在法律知識盲點，鑄成大錯。

2）設備技術手段待更新。財政部門未能對事業(yè)單位檔案事業(yè)給予必要支持，有時壓縮了檔案管理設備經費，不能多方籌措和保證檔案管理系統(tǒng)開發(fā)的資金，一定程度上制約了檔案管理改革進程。事業(yè)單位往往采用一次性大規(guī)模招標采購檔案管理設備的工作方式，導致事業(yè)單位檔案管理設備存在集中淘汰、集中更新的情況，不僅造成大量的技術設備長期閑置的情況，導致技術設備維護成本較高，檔案管理工作的費用增加，嚴重影響檔案工作進步。解決技術設備難題，持續(xù)開發(fā)專業(yè)系統(tǒng)，關注檔案管理硬件建設，才能促進事業(yè)單位檔案管理加速改革。

3）信息化管理中存在不足。部分事業(yè)單位對檔案管理信息化建設存在抵觸心理，沒有積極引進現(xiàn)代信息技術，就無法利用信息技術來對信息數據進行收集、整理和存儲，仍利用人工來開展檔案管理工作。這就使檔案管理工作量和工作難度都不斷增加，需要消耗大量的人力，同時也不利于對檔案信息進行查找，還很容易產生失誤，造成檔案信息出現(xiàn)偏差，進而產生較大的影響。為此，事業(yè)單位必須提升信息技術利用程度，加強檔案管理信息化建設，避免對今后的發(fā)展產生影響。

4）檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)不足。要想實現(xiàn)科學化的檔案管理，就必須具備充足的優(yōu)秀人才。換句話說，檔案管理工作沉重且繁瑣，要求檔案管理人員具備較高的管理水平，尤其是懂得如何使用計算機進行電子檔案管理。一般來說，檔案管理工作的實施往往會涉及廣闊的知識范圍，檔案管理人員需要做的是積累管理經驗，盡可能拓展自身的知識領域。另外，檔案管理工作表現(xiàn)出了極強的枯燥性和單調性，為此，檔案管理人員需要穩(wěn)重的心態(tài)、適應工作環(huán)境，全身心投入檔案管理中去。由此可見，檔案管理人員的要求極高，而目前檔案管理人員存在專業(yè)素質不足、綜合能力較差的問題，降低了檔案管理效率。

5 事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新策略

1）利用信息化建設提高檔案管理效率。事業(yè)單位傳統(tǒng)的檔案管理模式不僅程序復雜，而且還耗費大量人力、物力。因此，必須利用信息化手段提升檔案管理效率。事業(yè)單位應將檔案管理信息化建設作為重要工作加以推進。應結合事業(yè)單位檔案管理實際，制定科學合理的檔案管理信息化建設規(guī)劃，明確信息化建設的短期、中期和長期目標，分步實施。同時，應轉變原有的檔案管理理念，要求各個部門密切配合事業(yè)單位檔案管理信息化建設相關工作，充分調動事業(yè)單位各部門參與檔案管理信息化建設的積極性和主動性。加大對檔案信息化建設的落實力度，經常檢查檔案管理信息化建設的進展，及時研究解決面臨的新情況、新問題。應對信息化建設給予足夠的政策和資金支持，確保信息化建設的推進力度，最大程度地提高檔案管理效率。

2）提高檔案管理的規(guī)范性。首先，基于信息化的時代特征擬定檔案管理制度，對現(xiàn)有檔案運轉流程與操作規(guī)程進行細化，制定出臺檔案管理工作標準，切實減少檔案管理工作存在的各種漏洞。其次，優(yōu)化檔案管理工作的氛圍，滲透質量第一與精益求精的檔案管理工作理念，完善檔案管理的層級管理機制，由專職人員對各層級檔案管理工作負責監(jiān)督，有效解決檔案管理工作存在的各種漏洞。第三，把檔案管理規(guī)范化的重點放在嚴格管理與依法辦事等方面，尤其加大對檔案資源真實性的審查力度，同時提高檔案管理制度執(zhí)行的嚴肅性與公平性，做到檔案管理獎懲分明，以提高檔案管理的效率作為主要目標，進一步強化做好檔案管理的基礎工作。

3）加快推進數字化檔案建設步伐。事業(yè)單位必須緊跟時代發(fā)展形勢，依托互聯(lián)網加快檔案資源整合，不斷提升事業(yè)單位檔案管理工作效率，切實將數字化檔案管理制度落到實處，通過明確劃分相關人員的工作職能，具體將責任落實到個人；同時，事業(yè)單位在檔案管理人員聘用上，要加強考核，確保應聘人員具備檔案管理能力，通過考核選拔出專業(yè)素質過硬、政治素養(yǎng)較高的現(xiàn)代化檔案技術應用人才，從而提升事業(yè)單位數字化管理水平，簡化檔案管理程序，優(yōu)化檔案管理環(huán)節(jié)，積極推動事業(yè)單位在網絡化時代的發(fā)展速度。另外，事業(yè)單位必須創(chuàng)新檔案管理方式，善于運用大數據技術，提升對檔案信息的分析能力、數據處理能力，充分利用大數據技術加強對影像資料檔案的管理，運用大數據技術實現(xiàn)對檔案信息資料的備份管理，并精準量化分析檔案資料，做好分類存儲，從而建立起綜合性較強的檔案信息資料庫。

4）實現(xiàn)檔案信息傳遞網絡化。事業(yè)單位應當建立自己的檔案信息網站，以網頁形式向人民群眾提供有關檔案信息和服務，開展檔案信息網上咨詢、查詢，并實時歸檔和直接提供電子文件。檔案網站應與本單位內部網絡相連接，實現(xiàn)內部辦公自動化系統(tǒng)與檔案管理共享的互通。將檔案管理系統(tǒng)整合到本單位管理信息系統(tǒng)中，構建一個完整的系統(tǒng)，以綜合考慮本單位各個部門，實現(xiàn)資源共享，最大限度地發(fā)揮檔案管理的綜合效益和系統(tǒng)效益。通過互聯(lián)網接入國家或地區(qū)檔案網絡，實現(xiàn)國家或地區(qū)檔案信息檔案管理信息的在線交流。信息檔案網站建設要選擇質量高、口碑好、技術過硬的產品，其要符合國家相關標準。同時還需要加強技術交流，在安全規(guī)定下與國內外單位進行相互學習，借鑒優(yōu)秀的工作經驗，從而結合自身單位建立個性化檔案管理系統(tǒng)。

5）增加投入成本，加強基礎建設。首先，事業(yè)單位需要按照當前單位的實際服務類型、工作要求、資金情況等，合理地對軟件、硬件設備進行完善。如針對與人力資源檔案相關的事業(yè)單位，就需要加強在基礎建設方面的建設力度，大量地引進信息設備，保證能夠提供更好的社會服務，如人力資源相關部門等；而針對一些常規(guī)的事業(yè)單位，可以在滿足單位自身檔案管理工作需求的基礎上，對各種信息設備進行引進和應用。這樣不僅能夠合理地配置資源，節(jié)約國家資金，同時還可以實現(xiàn)工作效率最大化。其次，企業(yè)需要適當地對負責檔案管理工作的人員薪資情況，按照國家的要求進行調整，通過給予一些福利的形式，將更多的人才留在事業(yè)單位的檔案工作中。同時還可以通過外聘專業(yè)檔案管理人員的方式，將一些專業(yè)、擁有全新工作理念的人才引入到事業(yè)單位中，通過加強在人才方面的建設，確保檔案管理的質量和效率都能夠實現(xiàn)提升。

6）加大高素質專業(yè)人才的引進力度。事業(yè)單位檔案管理要向規(guī)范化、標準化以及專業(yè)化發(fā)展，必須要建立一支高素質、專業(yè)化的人才隊伍，針對當前事業(yè)單位檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)偏低的問題，可以從兩方面著手：一是事業(yè)單位要在內部建立完善的培訓體系，為檔案管理工作人員提供必要的培訓平臺和機會，使其接受專業(yè)化的培訓，從而提升專業(yè)知識技能。同時事業(yè)單位要建立相應的激勵機制，鼓勵檔案管理人員自主學習深造，提高自身業(yè)務能力，并對取得相應資質的人員給予一定的獎勵。二是事業(yè)單位要重視檔案管理團隊建設，積極從外部吸納新鮮血液，可以引進高校檔案管理專業(yè)的畢業(yè)生，擴充檔案管理人才隊伍。

6 結束語

檔案管理工作也需要事業(yè)單位的全體員工積極配合，只要所有人都團結一致，就能找到解決問題的方法?？偟膩碚f，只要加大對檔案管理工作的宣傳力度、建立好檔案立卷歸檔的標準、設立好相關的規(guī)章制度、嚴格把控相關工作人員的素質，那么檔案管理工作中存在的問題一定能被很快解決。