圖書資料檔案信息化管理優(yōu)勢(shì)分析

劉文英

（開化縣圖書館，浙江 開化 324300）

1 前言

在信息化時(shí)代，圖書、資料、檔案成為人們獲取知識(shí)、解決問(wèn)題的基本途徑，這類信息資源要更好地服務(wù)人民大眾，需要的是更為寬泛的閱讀平臺(tái)，先進(jìn)科技支撐的信息化管理和應(yīng)用，是圖書資料檔案管理的必然趨勢(shì)。

為了有效實(shí)施信息化管理和應(yīng)用，我們有必要列舉、分析圖書資料檔案?jìng)鹘y(tǒng)管理形式下存在的問(wèn)題，概括、歸納和總結(jié)信息化管理優(yōu)勢(shì)，制定能保證相應(yīng)工作有序進(jìn)行的實(shí)施方略。

2 圖書資料檔案管理常見問(wèn)題

1）管理機(jī)制缺失。傳統(tǒng)圖書資料檔案管理一般是不規(guī)范的，工作效率低下、資源利用率不高。管理人員對(duì)圖書資料歸檔沒有明確規(guī)劃，致使信息資料收集范圍有限，內(nèi)容存在問(wèn)題和不足。傳統(tǒng)圖書資料檔案的管理往往依賴于個(gè)人行為，即便有規(guī)章制度，也不一定起到應(yīng)有的約束作用，使圖書檔案資料的質(zhì)量不高，服務(wù)也跟不上。

2）管理觀念陳舊。傳統(tǒng)的粗放化、人為化的操作和管理，造成人浮于事，圖書資料檔案的資源意義不被重視，綜合性管理能力較為薄弱，工作人員普遍意識(shí)不到圖書資料檔案的重要意義，工作的積極性和主動(dòng)性大打折扣，自然也就不大可能有好的社會(huì)效益。

3）管理方式落后。傳統(tǒng)的圖書檔案資料管理模式下，管理人員沒有創(chuàng)新意識(shí)，由于大多資源還都是紙質(zhì)的，積累越多越難管理，反而阻礙應(yīng)該有的規(guī)模價(jià)值，儲(chǔ)存空間的需求也會(huì)從技術(shù)角度產(chǎn)生出難以解決的實(shí)際矛盾，相應(yīng)的資源保護(hù)工作不力也大大影響了整體的發(fā)展。

種種問(wèn)題對(duì)圖書檔案資料管理提出高要求，不改變就不會(huì)有出路。

3 圖書資料檔案信息化管理概要

圖書資料檔案本身應(yīng)是龐大的資源庫(kù)，需要不斷整理、分類和完善。圖書資料檔案的利用也需要先進(jìn)便捷的通道和平臺(tái)，還需科學(xué)有效的管理。

利用信息化管理技術(shù)才可能實(shí)現(xiàn)資源共享，提升信息資源利用率。圖書資料檔案信息化管理能更好地服務(wù)受眾，擴(kuò)展與外界聯(lián)系，必有更大的發(fā)展空間。

信息化的管理能助力精神文明建設(shè)，圖書資料檔案信息化管理能更好為大眾服務(wù)，推動(dòng)精神文明建設(shè)。

4 圖書資料檔案信息化管理優(yōu)勢(shì)

1）有利于實(shí)物保護(hù)。圖書資料檔案信息化管理模式下，人們可隨時(shí)隨地通過(guò)網(wǎng)絡(luò)瀏覽信息庫(kù)，不僅便利而且還能支持海量需求。信息化平臺(tái)實(shí)現(xiàn)相互交流，也為系統(tǒng)發(fā)展提供動(dòng)能和方法。信息化不再依賴紙質(zhì)載體，就降低了投入和損害維護(hù)的支出，更具有資源保護(hù)意義。信息化管理可更好保護(hù)原件，避免圖書檔案資料原件被損，是原始資源的最佳保存方式。

2）有利于資源共享。信息化管理將匯總所有資源信息，并使其具有共享性和時(shí)效性，調(diào)閱更為方便，提高了利用率。從技術(shù)角度來(lái)講，資源信息置于網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，電子文件更易于查找，可快速定位所需信息。工作人員的操作和管理也更方便，從而有效進(jìn)行圖書資料檔案的整合。

3）有利于信息檢索。信息化管理的電子化歸檔，使信息查詢更為快速，通過(guò)關(guān)鍵詞搜索，所需文檔的信息快捷呈現(xiàn)于屏幕。受眾可通過(guò)信息查詢系統(tǒng)，精確、高效地獲取相所需信息，整體服務(wù)得到本質(zhì)性提升，具有較好的用戶體驗(yàn)。

4）有利于高效利用。信息化管理大提升信息資源利用率。我國(guó)現(xiàn)有近兩千所圖書館，藏書量約有七億本，而高校圖書館的藏書種類要比社會(huì)的公共圖書館的藏書種類多上好幾倍。對(duì)于這樣龐大的資源信息，只有采用信息化手段，才能破除高封閉的物化管理和利用模式，為大眾提供大范圍的即時(shí)服務(wù)，可使其享受豐富資源性信息，亦使海量資源得到有效利用。

5）有利于提升綜合應(yīng)用水平。圖書資料檔案信息化管理，為內(nèi)部工作人員提供信息化操作和管理，還實(shí)現(xiàn)與客戶間的實(shí)時(shí)交互，從而實(shí)現(xiàn)更加完善的服務(wù)。信息化管理，使工作人員能更好提供客戶服務(wù)，提高社會(huì)滿意度。

4 圖書資料檔案信息化管理方略

1）信息化共享。封閉式管理是相互間沒有交流，導(dǎo)致資源利用程度低，信息資源共享才是必由之路。應(yīng)鼓勵(lì)圖書資料檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)社會(huì)開放，為大眾提供知識(shí)通道。封閉的、割裂的建設(shè)和管理，會(huì)導(dǎo)致網(wǎng)絡(luò)資源的浪費(fèi)和重復(fù)建設(shè)，不能發(fā)揮其價(jià)值。因此，打破服務(wù)壁壘，實(shí)現(xiàn)資源共建、共享，為社會(huì)讀者建立和提供信息化服務(wù)，已成為社會(huì)共識(shí)。

2）高校圖書館。政府教育部門應(yīng)幫扶圖書館信息化建設(shè)，使社會(huì)圖書館與高校圖書館聯(lián)合，利用高校圖書館信息、設(shè)備和人才資源優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)高校與社會(huì)圖書館共建。還應(yīng)加強(qiáng)社區(qū)圖書館建設(shè)，為社區(qū)大眾提供家門口的信息化服務(wù)，提高大眾對(duì)圖書館的滿意度，滿足其獲取知識(shí)的需求。

3）提高人員能力。提高圖書資料檔案管理人員信息化能力，要轉(zhuǎn)變意識(shí)，樹立服務(wù)理念。要加強(qiáng)人員信息化管理能力，提高服務(wù)質(zhì)量和水平，通過(guò)系統(tǒng)化培訓(xùn)提高綜合技能。利用一切資源，提高圖書資料檔案利用率，以提升整體服務(wù)能力。

5 結(jié)語(yǔ)

我國(guó)的圖書資料檔案管理的信息化程度還較低，缺乏更廣泛的資源共享性，需要加大資金投入，采用先進(jìn)信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)圖書資料檔案的整體信息化建設(shè)。

信息技術(shù)的發(fā)展，人民群眾對(duì)圖書資料的新需求，要求我們與時(shí)代同步，以科學(xué)方法實(shí)現(xiàn)資源共享，為其提供更加有效服務(wù)，以滿足其文化知識(shí)需求。

圖書資料檔案信息化管理，提高資源共享性、實(shí)時(shí)性，能實(shí)現(xiàn)廣泛的社會(huì)服務(wù)，是社會(huì)主義精神文明建設(shè)不可工缺的重要組成部分。