我國不動產(chǎn)登記檔案管理程序研究

肖松樂

（天津市市區(qū)不動產(chǎn)登記事務(wù)中心，天津 300202）

2014年，國務(wù)院國土資源部下設(shè)不動產(chǎn)登記局，主管全國各類不動產(chǎn)登記工作。地方上，各地國土資源局下設(shè)不動產(chǎn)登記中心負(fù)責(zé)當(dāng)?shù)氐牟粍赢a(chǎn)登記。原先的由不同部門分別負(fù)責(zé)不同的領(lǐng)域：國土資源部門登記土地和礦山產(chǎn)權(quán)、林業(yè)部門登記林權(quán)、海洋漁業(yè)部門登記海域等局面將逐步消失，轉(zhuǎn)換成由不動產(chǎn)登記中心統(tǒng)一管理的局面。

1 不動產(chǎn)登記檔案管理的主體

依據(jù)法無授權(quán)即禁止的樸素法律理念，行政機關(guān)必須在法定職責(zé)范圍內(nèi)行使權(quán)力。不動產(chǎn)登記機構(gòu)的統(tǒng)一大致上被分為了三步：第一步，類型內(nèi)部的統(tǒng)一：原先的登記體系中各個類型內(nèi)部先實現(xiàn)統(tǒng)一。城鄉(xiāng)統(tǒng)一、建筑物統(tǒng)一、東西中部統(tǒng)一等。第二步，土地與房屋的統(tǒng)一：房屋、土地上的物權(quán)登記是不動產(chǎn)登記中的大頭，所占的份額比較大，也與群眾生活息息相關(guān)，是政府重點關(guān)注的地方，所以將原先分散在不同登記機構(gòu)的房屋、土地都集中到一個登記機構(gòu)；第三步，在土地和房屋統(tǒng)一登記后，再分步將礦產(chǎn)、海域、森林、草地等不動產(chǎn)進(jìn)行統(tǒng)一登記。

2 不動產(chǎn)登記檔案的管理形式

不動產(chǎn)登記檔案是指在不動產(chǎn)登記過程中所形成的反映不動產(chǎn)產(chǎn)權(quán)歸屬、變化、轉(zhuǎn)移等過程的記錄性材料，也就是我們常說的不動產(chǎn)登記簿。不動產(chǎn)登記檔案資料是不動產(chǎn)登記的真實記錄，直接決定了不動產(chǎn)登記工作的好壞，重要性不言而喻。隨著不動產(chǎn)登記制度的實施和檔案資料數(shù)量的增加，不動產(chǎn)登記檔案的管理形式也在與時俱進(jìn)。選擇一個科學(xué)有效的不動產(chǎn)登記檔案管理形式是非常重要的。不動產(chǎn)登記檔案主要是由兩種介質(zhì)組成：電子檔案和紙質(zhì)檔案。按照現(xiàn)今通用的管理形式來看，電子檔案是按照虛擬管理形式進(jìn)行管理，紙質(zhì)檔案則是物理管理形式。

1）虛擬管理形式。虛擬管理與物理管理相對，主要是針對不動產(chǎn)登記檔案中的電子檔案。電子檔案從來源角度來看，主要來自四個方面：申請人申請時錄入信息、登記人員登記錄入信息、共享數(shù)據(jù)庫中的信息、以及通過申請人的上傳、審核人員的掃描或拍照所得的圖像信息。虛擬形式以“四統(tǒng)一”要求作為基本要求，搭建不動產(chǎn)登記檔案信息管理平臺，整合各個機構(gòu)，簡化工作流程，實現(xiàn)信息的共享與流通，消除“信息孤島”，強化產(chǎn)權(quán)保護(hù)和便利百姓。不動產(chǎn)登記信息平臺一體化包含了檔案管理形式，接收和生成的數(shù)據(jù)自動形成電子檔案，簡單快捷，減少人工輸入，保證了數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，直接形成完整的電子檔案。不動產(chǎn)登記信息管理基礎(chǔ)平臺是對各級各類不動產(chǎn)登記信息資源進(jìn)行整合，實現(xiàn)國家、省、市、縣縱向四級，公安、國土、財政、稅務(wù)等橫向多個部門的信息共享。基礎(chǔ)平臺按照管理層次與管理權(quán)限進(jìn)行設(shè)置查詢權(quán)限，確保信息安全，保護(hù)個人隱私。

2）物理管理形式。物理管理形式對應(yīng)的是實體管理，主要是指不動產(chǎn)登記簿等紙質(zhì)檔案以及權(quán)籍圖冊等圖像檔案。由于各地的資金投入、人員配置、管理水平、庫房條件不一，所以各地在解決檔案管理過程中出現(xiàn)的問題時，采用不同的管理形式。“依據(jù)統(tǒng)一管理程度不同來劃分，物理管理形式被分為高度集中式、相對集中式、集約管理式三種形式?！?/p>

3 不動產(chǎn)登記檔案的分類

“依據(jù)《不動產(chǎn)登記暫行條例》，我國不動產(chǎn)登記檔案的歸檔范圍大致分為以下9種：集體土地，房屋等建筑物、構(gòu)筑物，森林、林木，耕地、林地、草地，建設(shè)用地，宅基地，海域的權(quán)屬證明以及相關(guān)資料，不動產(chǎn)的地役權(quán)、抵押權(quán)不動產(chǎn)登記的各類申請材料和申請人（法人）的身份證明材料、相關(guān)法律文書等材料?！睔w檔范圍廣泛，大致可以包括我國農(nóng)業(yè)、林業(yè)、耕地、海域、住房等相關(guān)材料，這些材料都是民生檔案的重要組成成分，統(tǒng)一管理與查詢，對于發(fā)展民生檔案服務(wù)具有重要的意義。

4 不動產(chǎn)登記檔案信息的查詢與利用

1）不動產(chǎn)登記檔案信息的查詢難點。不動產(chǎn)登記信息涉及產(chǎn)權(quán)隱私問題，所有權(quán)人不愿意配合查詢，怕引起不必要的麻煩。另外，擁有多套住房的干部職工，認(rèn)為進(jìn)行不動產(chǎn)統(tǒng)一登記和聯(lián)網(wǎng)查詢會損壞到他們自身的既得利益，不愿意配合登記查詢工作。不動產(chǎn)所有權(quán)人的隱私觀念有待改變，同時應(yīng)從國家、集體、個人三個方面加強隱私的保護(hù)。嚴(yán)格遵照法律，保護(hù)個人隱私是解決這一難點的關(guān)鍵所在。2015年以前的不動產(chǎn)登記制度，是各個部門按照分類分別管理、分別登記，沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，這需要原先的登記部門、檔案館的共同合作，涉及許多部門，需要大量的人力、物力、財力。

2）不動產(chǎn)登記檔案查詢的具體方式。不動產(chǎn)登記檔案資料按照法律規(guī)定，屬于依申請才能公開的資料，公民、法人以及其他組織可以根據(jù)自身生產(chǎn)、生活、科研需要，申請查詢相關(guān)信息。

權(quán)利人、利害關(guān)系人的合法查詢。依照相關(guān)法律規(guī)定，權(quán)利人、利害關(guān)系人可以查詢、復(fù)制不動產(chǎn)登記檔案資料。權(quán)利人，指依法對不動產(chǎn)享有所有權(quán)或者對該不動產(chǎn)享有占有和使用、處分權(quán)利的法人、其他組織或自然人。不動產(chǎn)的物權(quán)變動是以登記為生效要件，而動產(chǎn)物權(quán)變動則是交付。權(quán)利人可依法查詢與權(quán)利相關(guān)的不動產(chǎn)登記信息。利害關(guān)系人，是指與交易的不動產(chǎn)沒有直接的利害關(guān)系，但存在一定的現(xiàn)實利益，會因為登記結(jié)果變動對其利益產(chǎn)生一定影響。如不動產(chǎn)的繼承人和受遺贈人、不動產(chǎn)的擔(dān)保人、配偶以及直系親屬、訴訟案件的當(dāng)事人等。不動產(chǎn)利害關(guān)系人可以申請查詢不動產(chǎn)登記信息，但是要滿足5個條件：一是有利害關(guān)系，利害關(guān)系人與不動產(chǎn)標(biāo)的物具有法律上的因果關(guān)系；二是不動產(chǎn)交易影響到利害關(guān)系人切身的利益；三是發(fā)生了繼承、擔(dān)保、贈予等法律事實；四是利害關(guān)系人利益受到了侵害，依法尋求法律保護(hù)；五是有證據(jù)證明權(quán)益受到侵害。查詢?nèi)诵枰峁┳阋宰屓酥眯诺牟牧献C明存在利害關(guān)系，比如授權(quán)委托書、經(jīng)法院或仲裁機構(gòu)受理、判決、裁定的證明材料、經(jīng)公證的繼承、贈予證明材料、婚姻存續(xù)期間的證明材料等。

司法調(diào)查。司法調(diào)查是指法院、檢察院、紀(jì)檢、公安等政府部門，因司法辦案需要，可依法攜帶司法文書前往不動產(chǎn)登記檔案部門查詢、調(diào)閱、復(fù)印當(dāng)事人不動產(chǎn)信息，但是這僅僅只限于辦案需要，不能用于其他方面。不動產(chǎn)登記機構(gòu)應(yīng)當(dāng)為國家征信機構(gòu)提供相應(yīng)的資料，共同建立社會信用檔案，為信用社會做貢獻(xiàn)。

國家機構(gòu)查詢不動產(chǎn)信息，主要分為兩類：第一類是為了辦案過程中獲得相關(guān)的線索和證據(jù)材料，需要不動產(chǎn)登記機構(gòu)相應(yīng)的配合，這主要是紀(jì)檢、審判、檢察、公安等部門；另一類則是為了落實相關(guān)政策，查詢相關(guān)人員及其家庭成員在本行政區(qū)域內(nèi)是否有房屋以及房屋的數(shù)量，比如限購房屋政策，這主要涉及公積金、住房保障、房產(chǎn)稅等部門。第一類我們將之稱為“線索型權(quán)限”，而第二類查詢主要通過數(shù)據(jù)接口完成，所以稱為“接口型權(quán)限”。

5 結(jié)論

將不動產(chǎn)登記職責(zé)整合到一個部門，是不動產(chǎn)登記制度一次重大變革，也是對物權(quán)法的重要完善。在己有的成果基礎(chǔ)上進(jìn)一步的完善，形成簡潔高效的檔案管理體系，是目前我們工作的重中之重。不動產(chǎn)登記檔案信息資源的整合，是一項非常復(fù)雜且龐大的工程，涉及多個領(lǐng)域，我們應(yīng)該緊扣實際，緊扣制度改革的要求，規(guī)范檔案管理，完善管理模式。