電子檔案管理的保密工作研究

王宇航

（泰安市人力資源和社會保障局，山東 泰安 271000）

計算機技術(shù)的蓬勃發(fā)展在社會生活中催生了大量的電子檔案，對其進行高效管理是企業(yè)、社會機構(gòu)、事業(yè)單位所必須正視的工作內(nèi)容，尤其是其中的保密工作開展，直接與自身的安全性相關(guān)。電子檔案不同于紙質(zhì)檔案，其安全性易受到來自互聯(lián)網(wǎng)的攻擊，且一旦泄密，會由于自身的快速復(fù)制特性造成巨大損失，基于此，保密工作重要性凸顯，對電子檔案管理中的保密工作進行深入分析研究，具有十分深刻的現(xiàn)實意義。

1 電子檔案特征及其保密管理工作的重要意義

1.1 電子檔案的特征

信息時代下，電子檔案具有十分顯著的優(yōu)勢。首先，電子檔案可以通過一定的壓縮處理，進而使其占用空間較小，能夠做到便利管理；其次，電子檔案傳輸效率高，相關(guān)人員的查閱使用極為便捷。然而，與優(yōu)勢相伴而生的即為電子檔案的安全風(fēng)險，由于嚴(yán)重依賴計算機技術(shù)，電子檔案在存儲于管理的過程中極易受到來自網(wǎng)絡(luò)的攻擊，如黑客、木馬病毒等，造成電子檔案外泄，給自身帶來重大的損失。

1.2 電子檔案保密管理工作的重要意義

電子檔案在社會生活中的應(yīng)用愈發(fā)普及，各類社會主體采用電子文檔形式管理檔案，極大地提振了自身的辦公效率，然而，在電子檔案的使用、傳輸、管理過程中，潛在的篡改、盜竊風(fēng)險加劇，如電子檔案通過網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)倪^程中有可能被復(fù)制，或是通過電子檔案存儲主機的端口進行復(fù)制等。做好電子檔案保密管理工作，就是給在信息世界中運行的各種檔案數(shù)據(jù)予以完備、有效的安全保障，從而規(guī)避因其泄露而給企業(yè)或單位所帶來的利益侵害。

2 電子檔案管理中保密工作存在的問題

2.1 保密相關(guān)法律法規(guī)發(fā)展滯后

電子檔案的出現(xiàn)給傳統(tǒng)的檔案管理工作帶來了巨大的變化，然而，我國對檔案保密工作的相關(guān)法律法規(guī)多集中于紙質(zhì)檔案層面，對電子檔案保密這一領(lǐng)域則較少涉及，致使信息時代下的電子檔案保密工作相關(guān)法律法規(guī)不夠健全，檔案管理人員在部分情況無法做到依章依規(guī)開展工作。此外，一直以來，我國關(guān)于信息領(lǐng)域的法制建設(shè)總是無法跟上其發(fā)展步伐，呈現(xiàn)出相當(dāng)程度上的遲滯性，這也導(dǎo)致作為其中重要一環(huán)的電子檔案保密管理受到了較大影響，相關(guān)制度基礎(chǔ)亟待夯實，部分尚存空白的法制規(guī)范領(lǐng)域需要及時填補。

2.2 檔案管理人員保密意識不強

一直以來，受到傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案保密工作的影響，工作人員會依照經(jīng)驗主義將相關(guān)工作模式照搬至電子檔案的保密管理工作中來，現(xiàn)階段，開展電子檔案管理保密工作時，相關(guān)工作人員存在著保密意識不強的突出問題，致使其開展具體工作時會有所疏忽，不夠細(xì)致，引起電子檔案外泄的情況發(fā)生。如部分工作人員存在用公共計算機進行電子檔案文件查閱及傳輸?shù)那闆r，亦或是對存儲有重要電子檔案文件的計算機不設(shè)置開機密碼等。

2.3 電子檔案保密技術(shù)應(yīng)用落后

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的開放性與自由性特點對電子檔案保密管理工作的技術(shù)應(yīng)用提出了全新的要求，同時亦給其帶來了不小的挑戰(zhàn)。當(dāng)前，計算機攻擊事件頻發(fā)，竊密技術(shù)快速發(fā)展，而對應(yīng)的反竊密技術(shù)亦迎來了巨大的進步，但是，就目前企業(yè)亦或是單位間運用諸反竊密技術(shù)的實踐嘗試較少，保密相關(guān)技術(shù)運用不熟練，完全跟不上網(wǎng)絡(luò)發(fā)展的步伐，為其應(yīng)對竊密攻擊埋下了隱患。

3 優(yōu)化電子檔案管理保密工作的策略建議

3.1 建立健全電子檔案管理保密工作制度

電子檔案管理的保密工作若要彰顯其成效，首要的一點在于建立起健全的電子檔案管理保密工作制度對其予以必要的支撐。健全的安全保密管理制度規(guī)范工作人員開展相關(guān)活動的重要保障，通過對電子檔案的使用、傳輸程序予以明確的規(guī)定，能夠有效地彌補管理上的疏漏，同時，還能夠讓電子檔案的管理井然有序，提升其使用效率。具體而言，首先，電子檔案在信息搜集這一源頭環(huán)節(jié)就需要保證其準(zhǔn)確性、真實性、完整性，具體的存儲工作須緊扣相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)；其次，在進行電子檔案的存儲之前，即須對計算機環(huán)境予以細(xì)致的檢查，防止計算機沾染病毒導(dǎo)致文件遭竊；最后，電子檔案應(yīng)按其涉密層級予以科學(xué)的分類，輔之以針對性的加密處理。

3.2 強化電子檔案管理保密工作的技術(shù)應(yīng)用

電子檔案管理中的保密工作，技術(shù)應(yīng)用是其關(guān)鍵所在，只有通過先進技術(shù)的運用，方能使得電子檔案的安全性得到有效地保障。為此，需要從以下幾個方面入手開展相關(guān)工作：第一，在單位計算機系統(tǒng)中設(shè)置安全級別較高的防火墻，對公司、單位開展日常業(yè)務(wù)過程中可能遇到的惡意程序予以攔截，使其成為電子檔案保密工作的第一道防線；第二，設(shè)置安全系數(shù)較高的電子檔案管理密碼，對需要訪問電子檔案的用戶進行身份認(rèn)證，從而降低不法分子盜取檔案信息的可能性；第三，采用先進的電子檔案信息加密技術(shù)，通過對信息本身的加密處理強化其安全性能。

3.3 打造一個兼具高素質(zhì)與專業(yè)性的電子檔案管理團隊

電子檔案管理中的保密工作相對復(fù)雜，涉及的專業(yè)要求較高，為此，需要企業(yè)或單位在充分把握其內(nèi)容的基礎(chǔ)上，打造一個兼具高素質(zhì)與專業(yè)性的電子檔案管理團隊：其一，應(yīng)積極變革工作人員的傳統(tǒng)檔案管理觀念，敦促其持續(xù)學(xué)習(xí)相關(guān)的保密工作知識，樹立起牢固的電子檔案安全意識；其二，構(gòu)建基于專業(yè)素養(yǎng)提升的工作人員培訓(xùn)機制，提升其專業(yè)化技能水平，可以通過選派員工代表赴保密工作水準(zhǔn)較高的單位觀摩學(xué)習(xí)，或是聘請專家進行保密工作講座的方式，讓工作人員掌握先進的保密工作方式；其三，培養(yǎng)工作人員強烈的責(zé)任擔(dān)當(dāng)意識，使其能夠做到嚴(yán)守公司、單位機密，細(xì)致開展相關(guān)工作，構(gòu)筑起較高的職業(yè)道德素質(zhì)。

4 結(jié)語

總而言之，電子檔案在當(dāng)代企業(yè)、單位間的運用日益廣泛，做好對其相關(guān)的保密工作，是維護自身利益的必然舉措。為此，需要正視電子檔案保密管理工作中存在的問題，通過建立健全電子檔案管理保密工作制度、強化電子檔案管理保密工作的技術(shù)應(yīng)用、打造一個兼具高素質(zhì)與專業(yè)性的電子檔案管理團隊等方式，不斷優(yōu)化保密工作實踐，從而為企業(yè)、單位的長遠(yuǎn)發(fā)展奠定堅實的安全基礎(chǔ)。