PDCA循環(huán)在醫(yī)院文書檔案管理中的應(yīng)用

張曉霞

（淄博市第七人民醫(yī)院，山東 淄博 255000）

通常意義上所指的PDCA循環(huán)，是以特定的品質(zhì)工作為目標(biāo)，在規(guī)劃，執(zhí)行，核查以及行動(dòng)的基礎(chǔ)上展開的一系列活動(dòng)，目的是推動(dòng)目標(biāo)和任務(wù)的準(zhǔn)確執(zhí)行，推動(dòng)品質(zhì)的持續(xù)改善。而就醫(yī)院的文書檔案管理來講，PDCA循環(huán)模式的應(yīng)用，可以把過去的舊信息轉(zhuǎn)化為新的信息，處理新信息中存在的問題和隱患，提高醫(yī)院文書檔案管理的質(zhì)量和安全穩(wěn)定性。這也就足以說明，PDCA循環(huán)的過程也是信息高效處理的鮮明體現(xiàn)，醫(yī)院可以在這一模式的引導(dǎo)下，構(gòu)建更加完善且現(xiàn)代化的管理模型，推動(dòng)自身文書工作的現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型。

1 分析醫(yī)院文書檔案管理中存在的主要問題

首先，有相當(dāng)一部分醫(yī)院都沒有構(gòu)建完善的文書檔案管理機(jī)制，部分領(lǐng)導(dǎo)層和管理層并沒有真正認(rèn)識(shí)到檔案整合的重要性，沒有提高對(duì)文書工作的重視和關(guān)注，所以機(jī)制的運(yùn)行也缺乏可靠的引導(dǎo)和依據(jù)，最終顯露出混亂卻無序的狀態(tài)。再加上，醫(yī)院文書檔案本身就涉及多個(gè)方面的信息，管理工作十分復(fù)雜，需要兼顧到不同類型的主客觀因素，不僅涉及醫(yī)院本身，也涉及其他不同的部門。這也就意味著，醫(yī)院文書檔案管理部門需要與其他部門之間展開溝通和交流，但由于檔案管理機(jī)制的匱乏，所以部門與部門之間的溝通也十分不順暢，這就導(dǎo)致許多文件信息的遺漏和缺失，使得文書管理工作缺乏完整性和可靠性。

其次，醫(yī)院在文書檔案管理中投入的精力是相對(duì)有限的，工作投入力度不夠，沒有針對(duì)文書檔案管理工作購置全套的設(shè)備和器材，這就在很大程度上限制許多復(fù)雜信息處理工作的正常開展，也降低了管理部門工作的積極性和主動(dòng)性。之所以會(huì)出現(xiàn)以上這一問題，根本原因也在于醫(yī)院沒有重視檔案文書管理工作。

最后，醫(yī)院并沒有構(gòu)建專業(yè)化的文書管理隊(duì)伍，缺乏專業(yè)的檔案管理人才，所以也影響了許多任務(wù)的有效執(zhí)行。大部分醫(yī)院都沒有加大對(duì)管理人員的培訓(xùn)力度，管理人員沒有及時(shí)更新自己的知識(shí)和技能，仍舊按照傳統(tǒng)的方式處理各種信息，不僅增加了自身的工作量，也會(huì)出現(xiàn)許多遺漏和疏忽。除此之外，醫(yī)院并沒有對(duì)管理制度進(jìn)行修改和完善，所以也導(dǎo)致檔案管理人員與實(shí)際工作的要求不相匹配。

2 分析PDCA循環(huán)在醫(yī)院文書檔案管理中的應(yīng)用方法

2.1 規(guī)劃環(huán)節(jié)

規(guī)劃環(huán)節(jié)主要強(qiáng)調(diào)的是PDCA循環(huán)在醫(yī)院文書檔案管理中，衍生出的檔案管理制度。醫(yī)院可以在這一模式的引導(dǎo)下，完善現(xiàn)有的機(jī)制和體系，對(duì)有價(jià)值的信息和數(shù)據(jù)做出準(zhǔn)確的篩選，并做好整理和保存工作。在這其中，信息儲(chǔ)存的方式也十分多種多樣，可以是數(shù)據(jù)，也可以是文字圖片或者是音頻，管理人員可以在后續(xù)把信息進(jìn)行分類歸檔，加以綜合利用。例如，如果醫(yī)院執(zhí)行了特定的科研課題，管理人員就可以充分利用與課題有關(guān)的資料，例如課題項(xiàng)目申報(bào)文件，評(píng)審意見報(bào)告，科研成果報(bào)告等等，作為檔案管理的重要素材。這也就意味著，PDCA循環(huán)的規(guī)劃環(huán)節(jié)，可以讓醫(yī)院及時(shí)篩選出有價(jià)值且有意義的文件，提高工作的質(zhì)量，省略不必要的繁瑣步驟[1]。

2.2 執(zhí)行環(huán)節(jié)

執(zhí)行環(huán)節(jié)是以規(guī)劃環(huán)節(jié)為前提的，是對(duì)規(guī)劃環(huán)節(jié)的詳細(xì)展開和落實(shí)，也是規(guī)劃環(huán)節(jié)的后續(xù)部分。這也就意味著，醫(yī)院在開展文書檔案管理工作的時(shí)候，應(yīng)當(dāng)制定更加完善的管理機(jī)制，給管理人員以更加明確的參考和指揮，讓管理人員能夠有章可循，明確自己的工作目標(biāo)和方向。對(duì)此，醫(yī)院需要在PDCA循環(huán)的引導(dǎo)下，做好年度計(jì)劃執(zhí)行工作，管理人員要嚴(yán)格按照醫(yī)院年度歸檔計(jì)劃，完善信息的處理，避免出現(xiàn)遺漏或者是缺失等問題。同時(shí)，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)加大對(duì)自身隊(duì)伍的培訓(xùn)力度，要讓檔案管理人員明確自己的工作性質(zhì)和內(nèi)容，自覺約束思想和行為，及時(shí)更新自己的知識(shí)體系和框架，提高文書管理的效率和質(zhì)量。而且，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)構(gòu)建信息化管理機(jī)制，加大資金的投入，配備更加全面的器材，把文書檔案管理和技術(shù)緊密結(jié)合到一起[2]。

2.3 核查環(huán)節(jié)

核查環(huán)節(jié)是對(duì)執(zhí)行環(huán)節(jié)的核實(shí)與監(jiān)督。具體來講，管理人員需要按照特定的期限，對(duì)醫(yī)院的文書檔案管理工作質(zhì)量進(jìn)行檢查，而且要核實(shí)年度計(jì)劃完成的情況和效果，在這里，核查的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)涉及那些已完成的，未完成的，還要分析完成的效果具體如何。當(dāng)檢查告一段落之后，管理人員還要及時(shí)上報(bào)從中觀察的問題，針對(duì)問題的原因進(jìn)行總結(jié)和分析，然后對(duì)現(xiàn)有的檔案管理制度進(jìn)行調(diào)整，修改并不是和醫(yī)院自身發(fā)展的條例，并影響后續(xù)工作的正常開展。

2.4 行動(dòng)環(huán)節(jié)

行動(dòng)環(huán)節(jié)針對(duì)的是核查環(huán)節(jié)的分析結(jié)果，目的在于提出更加可行且有效的改進(jìn)措施。具體來講，在PDCA循環(huán)的引導(dǎo)下，醫(yī)院可以針對(duì)文書檔案歸檔中存在的漏洞，做出提煉和升華，構(gòu)建出更加完善的歸檔方案，推動(dòng)后續(xù)工作的有效開展。除此之外，醫(yī)院還應(yīng)當(dāng)對(duì)文書檔案管理人員進(jìn)行繼續(xù)教育，要讓管理人員積累更多的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，提高自己的職業(yè)素養(yǎng)和道德修養(yǎng)。

3 結(jié)束語

總的來說，當(dāng)下醫(yī)院文書檔案管理工作仍舊存在意識(shí)薄弱，機(jī)制欠缺等鮮明問題，這些都是影響醫(yī)院正常發(fā)展的重要因素，正因?yàn)槿绱?，推?dòng)PDCA循環(huán)的應(yīng)用才顯得更加急迫且必要。本文通過規(guī)劃環(huán)節(jié)，執(zhí)行環(huán)節(jié)，核查環(huán)節(jié)和行動(dòng)環(huán)節(jié)，論述了PDCA循環(huán)的應(yīng)用方法，充分結(jié)合了醫(yī)院文書檔案管理工作的特點(diǎn)，具有理論上的合理性與實(shí)踐上的可行性。在未來，醫(yī)院也應(yīng)當(dāng)定期開展檔案管理考評(píng)分析會(huì)議，及時(shí)收集基層員工的反饋意見。