檔案信息化建設(shè)研究

其木格

（國家能源集團神華神東檔案館，陜西 榆林 719300）

1 檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵

檔案信息化是在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，利用計算機信息技術(shù)、網(wǎng)絡技術(shù)和數(shù)字技術(shù)等技術(shù)手段，以檔案資源為信息化對象，依托檔案工作，實現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡化服務，由檔案實體管理為重心向檔案信息虛擬管理轉(zhuǎn)移的過程。

檔案信息化建設(shè)要實現(xiàn)三大目標：一是實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化，這是檔案信息化的物質(zhì)基礎(chǔ)，也是檔案信息化建設(shè)的基本要求；二是實現(xiàn)檔案實體與信息管理的標準化，即促使檔案業(yè)務整體達到標準化、規(guī)范化；三是實現(xiàn)檔案信息利用的網(wǎng)絡化，這是檔案信息化的重要標志，即充分利用現(xiàn)代信息和網(wǎng)絡技術(shù)，將數(shù)字化的各類檔案信息資源整合共享為一體，利用上不再受人次、時間和空間的限制。

2 檔案信息化建設(shè)的意義

第一，信息化建設(shè)是實現(xiàn)檔案管理工作轉(zhuǎn)型的首選路徑。信息時代，各行業(yè)對檔案有了更加廣泛的需要和用途，檔案的完整度及實效性顯得特別重要。因此，檔案管理的方式必須改革，只有加快檔案管理信息化建設(shè)進程，才能實現(xiàn)檔案管理工作的成功轉(zhuǎn)型。

第二，信息化建設(shè)是發(fā)揮檔案信息社會服務價值的重要途徑。目前，不僅企事業(yè)單位、政府職能部門重視檔案信息，社會公共服務機構(gòu)及個人也開始對檔案信息有了更多的需求；很多非涉密的檔案資料，個人可以通過正規(guī)渠道查閱，這充分發(fā)掘出了檔案信息的社會服務性質(zhì)。在這個過程中，檔案的信息化建設(shè)就顯得尤為重要。

第三，完成檔案信息化建設(shè)能夠優(yōu)化社會資源結(jié)構(gòu)。隨著社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，各類檔案信息已經(jīng)滲透到了社會生活的各個方面，檔案的利用率在逐漸攀升，豐富的檔案信息成為強化社會服務、保障群眾利益的工具。為了能夠讓這部分檔案發(fā)揮更有效作用，加快檔案信息化進程已經(jīng)成為目前檔案管理工作的重點內(nèi)容。

3 檔案信息化建設(shè)面臨的主要問題

1）制度標準亟待規(guī)范。眾所周知，各項工作的順利開展都需要規(guī)范合理的制度標準來做保障，打基礎(chǔ)。檔案信息化建設(shè)工作也不例外，相關(guān)制度和標準的制定和執(zhí)行也是檔案信息化建設(shè)事業(yè)順利進行的保障。在目前的檔案信息化建設(shè)過程中，存在建設(shè)標準、管理制度、信息系統(tǒng)標準、數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)標準等方面沒有一個統(tǒng)一的規(guī)范，這非常不利于檔案信息化事業(yè)的發(fā)展。

2）專業(yè)人才的缺乏。人才是檔案信息化建設(shè)事業(yè)中最重要的建設(shè)資源，檔案信息化建設(shè)是龐大的系統(tǒng)工程，各方面各層級都需要大量的信息化人才，引進檔案信息化人才，人才興檔是檔案事業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵因素之一。

現(xiàn)今很多檔案工作者仍抱有傳統(tǒng)的理念，自身綜合素質(zhì)偏低，未能掌握檔案信息化建設(shè)技術(shù)，現(xiàn)有的技術(shù)能力、管理經(jīng)驗等難以適應檔案信息化建設(shè)的發(fā)展需求，檔案部門也受自身和社會地位限制，難以引進信息化人才，并且，檔案部門現(xiàn)有的信息化人才還在逐漸流失，這樣一來，就導致了檔案信息化人才缺乏。另外，沒有一個規(guī)范的檔案信息化技術(shù)培訓管理體系，也是造成檔案信息化專業(yè)人才嚴重缺乏的原因之一?？傊瑱n案管理工作存在人員結(jié)構(gòu)不合理，信息化人才的配置嚴重不足，專業(yè)素質(zhì)待提高等問題。這些都嚴重阻礙著檔案信息化建設(shè)的發(fā)展，成為發(fā)展進程中最大瓶頸，從而一定程度上制約了檔案事業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型。

3）檔案信息化技術(shù)不成熟。我國互聯(lián)網(wǎng)在20世紀末逐漸興起，隨后信息化管理逐漸被重視。檔案信息化建設(shè)是一項網(wǎng)絡系統(tǒng)工作，計算機系統(tǒng)和網(wǎng)絡都有一定的安全隱患，對網(wǎng)絡技術(shù)的要求也較高，由于技術(shù)不完善，互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)取代傳統(tǒng)檔案管理方式存在一定安全問題，網(wǎng)絡病毒和黑客攻擊等情況，使檔案信息有泄露丟失風險。

4 推進檔案信息化建設(shè)的對策

1）完善檔案管理信息化的制度、標準規(guī)范體系建設(shè)。要理論結(jié)合實踐，將宏觀的檔案管理理論要落實到具體的實踐中去，要重視管理系統(tǒng)建設(shè)、制度標準建設(shè)。逐步建立和完善檔案信息化工作中的各項制度，使檔案信息化建設(shè)工作制度化、規(guī)范化，實現(xiàn)“有制可依，有度可循”。這樣才能有利于檔案信息化建設(shè)事業(yè)的發(fā)展。規(guī)章制度的建立要遵循合理性、科學性、簡明實用性和制度約束的雙向性等原則。制度的完善對檔案信息化事業(yè)的發(fā)展奠定了堅實的基礎(chǔ)。還要重視檔案信息化工作中的安全管理制度，規(guī)范落實網(wǎng)絡安全問題，讓相關(guān)檔案工作者重視網(wǎng)絡安全問題，從而多方面對檔案信息化系統(tǒng)安全、穩(wěn)定運行帶來堅強保障。檔案信息化在實踐中需要對紙質(zhì)檔案進行掃描、錄入、存儲和傳輸?shù)炔僮?，應該遵循統(tǒng)一的技術(shù)標準和工作規(guī)范。如掃描的統(tǒng)一技術(shù)規(guī)范、管理規(guī)范、保密管理規(guī)范等，存儲方式的統(tǒng)一的技術(shù)標準，這樣檔案信息化工作可以依據(jù)統(tǒng)一的工作規(guī)范來開展，可以保障檔案信息化工作有序有章，避免標準不一帶來的一系列問題，從而提高檔案信息資源的利用率。

2）重視檔案信息化進程中的人才隊伍建設(shè)。一方面，需要轉(zhuǎn)變現(xiàn)有檔案工作理念，重視對檔案工作人員專業(yè)知識，信息化能力和技術(shù)的培養(yǎng)，加強檔案工作人員繼續(xù)教育，開展相關(guān)內(nèi)容的培訓和學習，全面提升現(xiàn)有檔案工作者的綜合能力和信息化素養(yǎng)。另一方面，要注重高層次復合型人才的引進，制定各項人才引進政策，加大引進力度。要重視信息化人才隊伍建設(shè)，優(yōu)化人才結(jié)構(gòu)，構(gòu)建人員充足，結(jié)構(gòu)合理，技術(shù)過硬的檔案信息化人才隊伍，推動檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展。

3）利用信息技術(shù)實現(xiàn)檔案資源共享。檔案信息化建設(shè)的主要目標之一，是實現(xiàn)檔案資源共享。因此，相關(guān)部門需要在有限的條件下盡可能投入更多的人力、物力來實現(xiàn)這一目標。首先要制定完善的數(shù)字檔案信息目錄，人們可以通過目錄來篩選所需要的內(nèi)容，工作人員要將現(xiàn)有檔案信息內(nèi)容詳盡收錄其中，并且配有對應的圖片信息，這樣能夠有效提高檔案信息的使用效率。要拓寬檔案資源共享渠道，利用遠程查閱功能提高信息系統(tǒng)的乏味功能；開始網(wǎng)絡評估體系，采用鏈接方式整合檔案資源，進一步完善檔案內(nèi)容，實現(xiàn)檔案資料一站式在線閱讀。信息技術(shù)改變了人類獲取信息的途徑，信息化建設(shè)要讓這種便捷服務體現(xiàn)在檔案資源共享方面，讓更多人受益。應將檔案信息管理體系與辦公系統(tǒng)無縫集成，實現(xiàn)辦公室內(nèi)的信息整理、分類，提高辦公效率。同時要對檔案資料進行系統(tǒng)化的整合、加工，形成更加符合時代發(fā)展需要的資料內(nèi)容。

5 結(jié)束語

檔案是一種重要的信息資源，也是國家的基礎(chǔ)性戰(zhàn)略資源。 習近平總書記說過：“經(jīng)驗得以總結(jié)，規(guī)律得以認識，歷史得以延續(xù)，各項事業(yè)得以發(fā)展，都離不開檔案?！睓n案工作在各行各業(yè)的建設(shè)與發(fā)展中都起著舉足輕重的作用，與我們百姓的關(guān)系也日益密切，用武之地越來越多，其重要性不言而喻。