企業(yè)檔案電子化管理工作的問題及對策

徐 兵

（中國石化集團新星石油有限責任公司，北京 100083）

對于企業(yè)而言，在發(fā)展的過程當中日常管理工作的質(zhì)量對其能否在市場競爭中脫穎而出有著非常重要的意義。企業(yè)在運營管理的過程當中涉及了諸多的內(nèi)容，同時技術(shù)要求比較高。因此，企業(yè)要進一步加大對各項信息的采集以及整理力度，只有這樣才能夠使得企業(yè)信息管理的效果得到有效的保障。當前在企業(yè)進行檔案電子化管理工作的過程當中，依然存在著一些問題有待于進一步解決。

1 企業(yè)檔案電子化管理的重要性

對于企業(yè)而言在其發(fā)展的過程當中，檔案信息是其不可或缺的重要資源之一。根據(jù)企業(yè)的實際發(fā)展情況進一步加大管理工作力度，對其生產(chǎn)中所產(chǎn)生的一系列信息數(shù)據(jù)進行有效的收集，可以為后續(xù)相關工作的順利展開打下堅實的基礎。隨著企業(yè)發(fā)展規(guī)模壯大，各個工作環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)呈現(xiàn)爆炸式方式增長。在這樣的情況下，進一步加大企業(yè)檔案電子化管理工作對于企業(yè)的發(fā)展有著極為重要的意義。

1.1 共享檔案信息管理

通過檔案電子化管理工作的正常進行，可以使得企業(yè)內(nèi)部員工能夠?qū)ο嚓P資源信息進行共享。從而對各類信息資源進行更加有效的管理，減少工作的重復性。

1.2 提高可靠信息途徑

通過檔案電子化管理工作的正常進行，可以對收集的各類信息進行全方位的分析。從而及時發(fā)現(xiàn)各項工作中可能存在的一些不足，并且立即根據(jù)相關信息對其進行有效的完善，為各類工作的有序開展提供更加有力的參考。

1.3 提升員工工作效率

通過一定的方式方法加強企業(yè)在日常工作中檔案電子化管理工作力度，可以使檔案管理工作在實際進行時進一步加大各類信息的有效應用。讓一些對公司發(fā)展有著巨大作用的一些關鍵信息能夠在公司整個公司內(nèi)部實現(xiàn)更好的分享。使檔案信息重復采集發(fā)生的概率得到實質(zhì)性的下降，同時也能夠為其他員工開展業(yè)務管理提供一些有效的信息支持。從而使其實際工作效率得到有效的突破，提高其實際工作績效，為企業(yè)的不斷向前發(fā)展提供更大的動力。對于各類員工而言，在其實際工作中還可以結(jié)合企業(yè)發(fā)展的實際情況進一步加大對各類信息資源的開發(fā)利用力度，從而為組織建設提供更多寶貴的意見。

2 企業(yè)檔案管理中存在的問題

2.1 企業(yè)對檔案管理工作重視度不足

就當前而言，各大企業(yè)為了在日益競爭的市場競爭當中脫穎而出，普遍將工作重心放置在推動企業(yè)轉(zhuǎn)型發(fā)展等方面。不斷擴大生產(chǎn)規(guī)模，加大對生產(chǎn)工藝的創(chuàng)新探索等。然而對檔案管理工作的重視度嚴重不足，并沒有認識到通過有效的方式方法進一步加大檔案管理工作的推進力度可以對其他各項管理以及業(yè)務工作的展開打下堅實的基礎。也沒有圍繞檔案信息管理工作的缺陷進行全面的研究，以此來制定完善的管理制度等等。

2.2 管理標準體系不完善

對于各大企業(yè)而言，要想使得檔案管理工作的質(zhì)量得到有效保障就必須要通過一系列方式方法進一步提高檔案管理的標準。對其進行規(guī)范和更加規(guī)范化的管理工作。只有這樣才能夠為其工作的展開提供強大的信息支撐，然而當前有些企業(yè)對國家政策的了解依然不夠充分。并沒有結(jié)合政策的實際情況以及自身發(fā)展的實際需求，建立起相應的檔案管理標準體系。對檔案管理的各項工作內(nèi)容要求不夠嚴格。這些問題的存在使得檔案管理工作的規(guī)范化水平較低，很難使各類檔案信息的價值充分地發(fā)揮出來。

2.3 檔案管理人員素質(zhì)不高

要想使得檔案管理建設工作進行得更加順利，就需要不斷想方設法提高檔案電子化管理水平。當前科技正在飛速發(fā)展，要想跟上時代的發(fā)展步伐。相關檔案管理人員需要在日常工作當中進一步加大學習力度，研究一些學習最新的有關于檔案管理的相關內(nèi)容。只有這樣才能夠更好地開展電子檔案電子化管理工作。然而就目前而言，一些企業(yè)內(nèi)部的檔案管理人員本身數(shù)量配置就嚴重不足，再加上信息采集以及整理任務比較繁雜。對檔案管理電子化建設等方面的技術(shù)以及方法學習主動性不強，很難使管理人員的信息意識以及綜合能力滿足檔案電子化管理工作的實際需求。

3 企業(yè)檔案電子化管理工作提升對策

3.1 加強軟硬件建設

對于企業(yè)而言，在其日常工作的過程當中要緊緊圍繞檔案電子化管理工作這一重點，引入相應的軟件以及硬件設施。為檔案電子化管理工作配備更加專業(yè)的軟件硬件系統(tǒng)，從而使得檔案電子化管理工作能夠高效且高質(zhì)的得以完成。

3.2 明確檔案管理的標準

要想使得企業(yè)內(nèi)部檔案管理工作質(zhì)量跟上一個臺階，必須要根據(jù)企業(yè)的實際發(fā)展情況對檔案管理的各項標準進行進一步明確。將其作為一項重要基礎工作來進行相應的部署，根據(jù)檔案電子化管理工作在正式進行中的一系列要求將相關的軟件系統(tǒng)進行有效的整合。采取積極有效的措施，進一步加大對其規(guī)范化管理。從而使得各項數(shù)據(jù)的作用能夠更加充分地發(fā)揮出來。除此之外，對于一些涉密的檔案文件要進一步加強安全管理力度。根據(jù)不同工作人員的具體工作職責為其設置合理的權(quán)限，通過這些措施的有力采取可以使得各類檔案信息變得更加客觀以及全面。

3.3 提升管理人員素質(zhì)

對于企業(yè)而言，要想獲得更好的發(fā)展，就必須要想方設法使檔案管理人員的綜合素養(yǎng)得到有效的提高。在日常工作中要進一步加大對管理人員的職業(yè)素養(yǎng)培訓培養(yǎng)力度，聘請一些管理方面的專家對其進行有效的培訓，全方位提高其實際操作技能以及信息深度分析整合能力，為后續(xù)管理工作的正常開展以及成果的轉(zhuǎn)化提供強而有力的支撐。

4 結(jié)束語

隨著整個社會的不斷向前發(fā)展，當前對于企業(yè)而言在日常工作中進一步加強檔案電子化管理工作對其發(fā)展的意義變得越來越大。在這樣的情況下，各大企業(yè)應該深入分析及檔案電子化管理工作進行中所存在的一系列問題，并且采取針對性的措施對其進行有效解決。