小學(xué)檔案管理信息化的建議

朱溧悅

（廣西壯族自治區(qū)南寧市五象新區(qū)第三實(shí)驗(yàn)小學(xué)，廣西 南寧 530299）

隨著社會(huì)的進(jìn)步，我國的信息技術(shù)也在迅速發(fā)展，許多小學(xué)也在檔案管理工作中應(yīng)用了信息技術(shù)，使檔案管理工作朝著信息化發(fā)展。由于學(xué)校各項(xiàng)工作的開展與檔案管理工作聯(lián)系密切，檔案質(zhì)量的好壞與否影響著學(xué)校工作開展的順利與否。將小學(xué)檔案進(jìn)行信息化管理，便于檔案信息的儲(chǔ)存、分類，對(duì)檔案的準(zhǔn)確性與真實(shí)性有所保障。學(xué)校必須要對(duì)于檔案管理工作予以足夠的重視，加強(qiáng)檔案管理信息化 建設(shè)。

1 小學(xué)檔案管理信息化的意義

小學(xué)學(xué)校發(fā)展是否良好的一項(xiàng)重要前提便是學(xué)校檔案管理工作如何。高質(zhì)量的檔案管理工作是學(xué)校各項(xiàng)工作順利開展的重要保障。以往傳統(tǒng)的手工檔案管理受到紙張、信息容量等方面的限制，對(duì)于檔案的收集、檢索、歸納、更新等都有著諸多的不便，為日常的維護(hù)工作增加了難度。傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)無法適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，因此學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)十分必要。

學(xué)校的教學(xué)管理工作與檔案管理也有著十分緊密的聯(lián)系，良好的檔案管理，可以促進(jìn)學(xué)校教育工作的開展，學(xué)校運(yùn)作的規(guī)范化，各項(xiàng)資源的合理配置運(yùn)用。在檔案管理信息化建設(shè)的過程中，學(xué)?？梢栽跈n案資料中獲得相應(yīng)的數(shù)據(jù)，對(duì)于學(xué)校自身的發(fā)展情況更為了解，發(fā)現(xiàn)不合理的地方，可以及時(shí)進(jìn)行調(diào)整，使學(xué)校的正常運(yùn)行得到了一份保障。檔案管理的信息化可以減少人為因素對(duì)于學(xué)校各項(xiàng)工作帶來的不利影響，有利于提高學(xué)校的運(yùn)作效率。檔案資料中蘊(yùn)含著豐富的教育信息，若能從中提取出有效的信息，便能幫助教師將教學(xué)內(nèi)容進(jìn)行完善。檔案管理信息化建設(shè)可以使學(xué)校對(duì)學(xué)生進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理，對(duì)學(xué)生的了解更加全面。不難看出，檔案管理信息化可以使學(xué)校的管理能力及辦學(xué)水平得到提高[1]。

2 小學(xué)檔案管理信息化存在的問題

小學(xué)檔案管理信息化建設(shè)還在不斷地發(fā)展，在發(fā)展的過程中也存在著一些問題。其中比較突出的有兩方面：一是部分學(xué)校對(duì)于檔案管理信息化的建設(shè)沒有給予足夠的重視。檔案管理工作與教學(xué)管理工作有著密切的聯(lián)系，但由于學(xué)校對(duì)于檔案管理工作不夠重視，尚未意識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)的重要性，使得二者不能很好地適應(yīng)匹配。投入的人力、物力、財(cái)力都無法滿足檔案管理信息化建設(shè)的需求，導(dǎo)致學(xué)校檔案管理信息化的發(fā)展進(jìn)程受到了阻礙。二是檔案管理信息化建設(shè)所需人才不足。許多學(xué)校的檔案管理人員一直采用傳統(tǒng)的檔案管理方式，長(zhǎng)期按部就班的操作使得思維已被禁錮，寧愿使用低效的管理辦法，也不愿轉(zhuǎn)變自己的思維，對(duì)于檔案管理的信息化建設(shè)從態(tài)度到心理都存在抵觸。并且學(xué)校對(duì)于檔案管理信息化的培訓(xùn)也未建立完善健全的體系，缺乏有效的激勵(lì)機(jī)制，導(dǎo)致現(xiàn)有的檔案管理人員不愿追求進(jìn)步，接受學(xué)習(xí)新的管理方式，同時(shí)學(xué)校對(duì)于專業(yè)的檔案管理人員的引進(jìn)也不到位。最終的造成了學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)難度加大[2]。

3 小學(xué)檔案管理信息化的建議

1）樹立檔案管理信息化意識(shí)?，F(xiàn)在相關(guān)的檔案管理部門并未對(duì)于學(xué)校檔案管理的規(guī)范化、信息化做出明確的規(guī)定，但小學(xué)學(xué)校應(yīng)該具有超前的眼光看待檔案管理信息化建設(shè)。要做好小學(xué)檔案管理信息化建設(shè)，首先要樹立檔案管理信息化的意識(shí)，轉(zhuǎn)變檔案管理人員的陳舊思想，加強(qiáng)其服務(wù)意識(shí)，提高學(xué)校各個(gè)工作崗位對(duì)于檔案管理工作的重視程度。檔案管理人員要認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化的重要性，明確檔案管理信息化對(duì)于學(xué)?？沙掷m(xù)發(fā)展所發(fā)揮的作用。學(xué)校應(yīng)將檔案管理工作與教學(xué)管理工作放在相同的高度，加大各方面的投入。

2）完善檔案管理信息化體系。檔案管理信息化建設(shè)具有十分重要的作用，學(xué)校必須對(duì)于檔案管理工作予以足夠的重視，促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的順利進(jìn)行，使檔案管理信息化建設(shè)取得更好的效果。相關(guān)的負(fù)責(zé)人員要結(jié)合學(xué)校的實(shí)際情況加以分析，完善檔案管理信息化體系，制定相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)，條理細(xì)化。相關(guān)的負(fù)責(zé)人員依據(jù)檔案管理信息化建設(shè)的需求配置相應(yīng)的設(shè)備，全力配合專業(yè)的技術(shù)人員，對(duì)檔案管理環(huán)境進(jìn)行優(yōu)化。檔案管理人員需要對(duì)各類檔案進(jìn)行合理的分類、歸檔。當(dāng)檔案資料發(fā)生變更時(shí)，檔案管理人員要及時(shí)進(jìn)行更新，確保檔案資料的時(shí)效性與準(zhǔn)確性，使學(xué)校檔案管理水平得到提高。

3）優(yōu)化檔案管理信息化建設(shè)。學(xué)校應(yīng)該從人力、物力、財(cái)務(wù)三方面給予足夠的投入，使得檔案管理信息化建設(shè)更為順利。學(xué)校必須任用合適的人才擔(dān)當(dāng)檔案信息化管理人員，在選擇檔案管理人員時(shí)，要根據(jù)人員的計(jì)算機(jī)技能、職業(yè)素質(zhì)、責(zé)任心等多方面綜合考慮，只有具備良好的綜合素質(zhì)的人才才能為檔案管理工作正常運(yùn)行提供保障。學(xué)校要建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)的儲(chǔ)存與更新要實(shí)時(shí)進(jìn)行，充分利用信息技術(shù)，使檔案管理更加規(guī)范，同時(shí)對(duì)于檔案管理人員的培訓(xùn)也要加強(qiáng)，這樣檔案管理信息化建設(shè)才會(huì)有更好的效果。

4）強(qiáng)化檔案管理信息化的監(jiān)督管理。在檔案管理信息化建設(shè)過程中，以防檔案管理人員依照自己以往習(xí)慣采用傳統(tǒng)管理方式操作，增加規(guī)范化檔案管理的難度，必須要加大檔案管理信息化的監(jiān)督管理力度。相關(guān)的監(jiān)管人員要首先樹立檔案管理信息化的意識(shí)，明確其對(duì)于學(xué)校發(fā)展的重要性；監(jiān)管人員要了解檔案管理信息化的特性，結(jié)合學(xué)校的實(shí)際情況制定健全的管理監(jiān)督方案，可以適應(yīng)社會(huì)及學(xué)校的發(fā)展；監(jiān)管人員從檔案管理人員對(duì)于各項(xiàng)信息技術(shù)的運(yùn)用，資源的配置是否合理，檔案管理是否規(guī)范、科學(xué)，能否滿足學(xué)校運(yùn)作需求等方面進(jìn)行監(jiān)管。學(xué)校還應(yīng)使檔案信息更具開發(fā)性，加強(qiáng)學(xué)校與學(xué)校之間的交流[3]。

5）建設(shè)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)。站在使用者的角度構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)，為使用者提供一個(gè)良好的使用環(huán)境。網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)的通信結(jié)構(gòu)通常具有分散性及交互性，這使得信息的反饋更加便捷，為使用者所提供的檔案信息咨詢服務(wù)豐富、即時(shí)。小學(xué)檔案管理網(wǎng)站可以設(shè)置讀者留言、郵箱、在線對(duì)話等欄目，這樣使廣大的師生交流溝通更為便利，及時(shí)知曉使用者的反饋信息，利于網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)的改善與完善。

6）提高檔案管理人員素質(zhì)。小學(xué)檔案管理信息化是與時(shí)代接軌，順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，同時(shí)對(duì)于檔案管理人員的素質(zhì)也提出了更高的要求。檔案管理信息化建設(shè)是由具備相關(guān)專業(yè)素質(zhì)人才來完成的，信息化建設(shè)是否順利，高素質(zhì)人才是基礎(chǔ)。學(xué)校要組建一支具備高素質(zhì)的檔案管理人員，才能更好地應(yīng)用信息管理技術(shù)，使相關(guān)的設(shè)備更充分的發(fā)揮作用。學(xué)校對(duì)于檔案管理人員要進(jìn)行定期的培訓(xùn)，優(yōu)化檔案管理人員的知識(shí)構(gòu)建，從而提高人員的整體素質(zhì)。培訓(xùn)過后要設(shè)置相應(yīng)的考核，檢驗(yàn)檔案管理人員培訓(xùn)的效果。設(shè)置合理的激勵(lì)獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，提升檔案管理人員工作的積極性，在日常的工作中，主動(dòng)進(jìn)行自我提升。

4 結(jié)束語

綜上所述，小學(xué)檔案管理信息化有利于學(xué)校各項(xiàng)工作的規(guī)范化，使檔案資料更具真實(shí)性、準(zhǔn)確性、時(shí)效性。使各類資源的配置更加合理，為學(xué)校的正常運(yùn)作與良好的發(fā)展提供更好的保障。