圖書資料檔案信息化管理優(yōu)勢(shì)與策略

俞 洋

（江蘇省新沂市市政府辦公室，江蘇 新沂 221400）

在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，傳統(tǒng)檔案管理模式比較落后，技術(shù)手段也不先進(jìn)，很難達(dá)到圖書資料檔案管理與利用要求。通過圖書資料檔案信息化建設(shè)，能夠發(fā)揮計(jì)算機(jī)技術(shù)和數(shù)據(jù)庫技術(shù)的作用，打造網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化檔案管理體系，確保圖書資料檔案的價(jià)值真正得到體現(xiàn)。因此在辦公室圖書檔案管理過程中，我們要建立信息化管理制度，保證圖書資料檔案管理規(guī)范、有序開展，將信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)真正體現(xiàn)出來。

1 圖書資料檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)

第一，實(shí)行信息化管理模式，有利于保護(hù)好圖書資料檔案原件，借助互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)可以快速獲取所需圖書資料檔案，不僅能夠隨時(shí)隨地滿足查閱要求，也避免圖書資料檔案原件出現(xiàn)破損與丟失的問題。在互聯(lián)網(wǎng)中查閱辦公室圖書資料檔案，不用直接將檔案原件借閱出去，也防止出現(xiàn)人為胡亂涂鴉等現(xiàn)象，讓辦公室圖書資料檔案原件更加安全。同時(shí)圖書資料檔案的查閱過程也更加高效與便捷。第二，在傳統(tǒng)圖書資料檔案管理模式下，由于涉及事項(xiàng)較多，檔案數(shù)量龐大，投入的人力與物力也非常大，且大量的圖書檔案會(huì)占據(jù)較大空間，辦公室人員必須花費(fèi)大量時(shí)間對(duì)圖書資料檔案分類。由于人為上的疏忽，在圖書資料檔案管理中容易出現(xiàn)錯(cuò)誤操作，從而嚴(yán)重影響了檔案管理工作質(zhì)量。現(xiàn)在引入信息化技術(shù)后，提升了圖書資料檔案管理工作水平，在計(jì)算機(jī)上能夠完成圖書資料檔案的登記與查詢工作，減輕了工作負(fù)擔(dān)，工作效率也顯著提升。第三，以前圖書資料檔案主要在辦公室專門的地方存儲(chǔ)，每次借閱都需要花費(fèi)一定時(shí)間進(jìn)行翻找，顯得非常麻煩，導(dǎo)致圖書檔案利用率不高。實(shí)行信息化管理方式，可以利用互聯(lián)網(wǎng)查詢圖書資料檔案，借助電子產(chǎn)品能夠隨時(shí)隨地查閱所需檔案，突破了時(shí)間與空間上的限制，讓圖書資料檔案的利用更加便捷。

2 圖書資料檔案信息化管理的策略

2.1 增強(qiáng)圖書檔案信息化管理意識(shí)

在很多單位與部門中，對(duì)一些領(lǐng)導(dǎo)與圖書資料檔案管理工作人員來說，經(jīng)常出現(xiàn)忽視圖書檔案信息化管理工作的情況[1]。因此任何一個(gè)單位或部門要想發(fā)揮圖書資料檔案的價(jià)值，需要領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員都轉(zhuǎn)變思想認(rèn)識(shí)，提高對(duì)圖書檔案管理工作的重視程度，不斷改進(jìn)圖書檔案管理工作方式，提升管理能力，才能推動(dòng)圖書資料檔案信息化建設(shè)的順利進(jìn)行。在辦公室圖書檔案信息化建設(shè)中，需要通過先進(jìn)的管理理念與具體管理工作相結(jié)合，在圖書檔案信息化管理制度上給予保障，確保檔案管理效率與質(zhì)量實(shí)現(xiàn)大幅度提升。以辦公室圖書資料檔案日常管理工為例，檔案管理工作人員需要了解具體的檔案管理工作流程，讓圖書檔案管理工作各操作程序更加規(guī)范。尤其是要發(fā)揮現(xiàn)代化信息技術(shù)的作用，讓所要管理的檔案能夠分門別類，貼上標(biāo)簽，在信息技術(shù)支持下推動(dòng)圖書資料檔案管理高效進(jìn)行。部分圖書資料檔案的級(jí)別較高，還必須關(guān)注加密工作，在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中將圖書檔案管理與使用權(quán)限確定下來。

2.2 優(yōu)化信息化檔案管理基礎(chǔ)

以前辦公室圖書資料檔案選用紙質(zhì)載體，長期儲(chǔ)存中容易引起紙張受潮、蟲蛀等現(xiàn)象，尤其是文字被光照氧化后，會(huì)讓字跡變得非常模糊。這要求辦公室人員主動(dòng)優(yōu)化圖書資料檔案管理模式，發(fā)揮出信息化技術(shù)的作用，增加資金投入，建立集信息輸入、存儲(chǔ)、分析、編輯和輸出等為一體的系統(tǒng)。通過制定完善的信息化管理制度，確保各種電子存儲(chǔ)介質(zhì)在適當(dāng)位置進(jìn)行存放，如計(jì)算機(jī)硬盤、磁盤和光盤等。要從時(shí)間、種類、機(jī)密程度等出發(fā)，做到分類存放，儲(chǔ)存室溫度維持在17℃～20℃之間，濕度也處于35%～45%的范圍內(nèi)。同時(shí)還要落實(shí)防火防水措施，讓圖書資料檔案完整性得到保護(hù)。應(yīng)用數(shù)字處理技術(shù)，讓圖書資料檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮淤Y源后儲(chǔ)存，打造完善的數(shù)據(jù)庫，為檔案信息異地儲(chǔ)存創(chuàng)造條件，保證圖書資料檔案得到充分利用。

2.3 配置信息化檔案管理設(shè)備

通過辦公室圖書資料檔案信息化建設(shè)，是提高檔案管理質(zhì)量的有效手段。辦公室工作人員要結(jié)合日常業(yè)務(wù)需求，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)圖書資料檔案管理模式，優(yōu)化檔案信息采集、存儲(chǔ)、調(diào)閱以及輸出方式[2]。要將辦公室圖書資料管理工作流程進(jìn)行規(guī)范，將信息技術(shù)的作用體現(xiàn)出來，尤其是要配置先進(jìn)的軟硬件設(shè)備，為信息化建設(shè)的順利推進(jìn)打牢基礎(chǔ)，這樣才能保證圖書資料檔案管理更加高效，滿足安全性與科學(xué)性要求。因此我們要提高對(duì)辦公室圖書資料檔案信息化建設(shè)的重視程度，盡快購置計(jì)算機(jī)、掃描儀、除濕柜、打印機(jī)等先進(jìn)設(shè)備，夯實(shí)硬件基礎(chǔ)。同時(shí)還要采用先進(jìn)的檔案管理軟件，保證圖書資料檔案信息儲(chǔ)存更加安全，能夠?yàn)榻窈髾n案充分利用創(chuàng)造條件。

2.4 加強(qiáng)圖書資料檔案安全管理

圖書資料檔案管理應(yīng)該體現(xiàn)安全性，這是因?yàn)樾畔⒒瘍?yōu)勢(shì)較多，然而處在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，容易引起重要信息泄露的風(fēng)險(xiǎn)，需要采取有效措施保證圖書資料檔案的完整性與可靠性。第一，應(yīng)該結(jié)合辦公室圖書資料檔案利用需求，及時(shí)確定開放利用程序，實(shí)行差異化等級(jí)權(quán)限制度，并將責(zé)任追究制度履行到位[3]。尤其是對(duì)于個(gè)人隱私與組織機(jī)密的內(nèi)容，只能向需知情的合法利用者提供。第二，要發(fā)揮科技手段與技術(shù)設(shè)備的作用，為圖書資料檔案安全提供可靠保障，這樣能夠讓原始檔案唯一性得到維護(hù)。對(duì)當(dāng)事人親筆手稿、簽名以及公章來說，需要發(fā)揮出法律效用憑證的作用。第三，針對(duì)重要的圖書資料檔案，還應(yīng)該及時(shí)進(jìn)行電子檔案備份，設(shè)置計(jì)算機(jī)防火墻，防止計(jì)算機(jī)發(fā)生故障。這樣在遇到電腦黑客、病毒入侵等現(xiàn)象后，電子檔案也不會(huì)發(fā)生泄密與丟失問題。

2.5 培養(yǎng)檔案人員信息化技術(shù)水平

為提高辦公室圖書資料檔案管理信息化建設(shè)效果，需要培養(yǎng)足夠的專業(yè)人才，對(duì)此要積極引進(jìn)專業(yè)人才，并對(duì)在崗管理人員提供更多培訓(xùn)的機(jī)會(huì)。要采取引導(dǎo)自學(xué)、現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)和專業(yè)培訓(xùn)等模式，促使檔案管理人員能力、素養(yǎng)等都實(shí)現(xiàn)提升。對(duì)培訓(xùn)內(nèi)容來說，也要盡量做到有針對(duì)性，與圖書資料檔案信息化管理工作要求相符，保證實(shí)現(xiàn)全面覆蓋的目標(biāo)[4]。既要包括辦公室檔案管理信息化知識(shí)，也涉及計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等，讓檔案管理員在培訓(xùn)中轉(zhuǎn)變思想理念，充分認(rèn)識(shí)到圖書資料管理的重要性，也能認(rèn)真學(xué)習(xí)新知識(shí)和新技能，不斷提高自身管理水平，為圖書資料檔案信息化管理打牢人才基礎(chǔ)。

3 結(jié)語

總之，進(jìn)入信息化時(shí)代后，在辦公室圖書資料管理中也開始應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)據(jù)庫技術(shù)。對(duì)此檔案管理人員也要跟上時(shí)代發(fā)展腳步，積極應(yīng)用先進(jìn)的信息技術(shù)，能夠熟練操作各種技術(shù)設(shè)施。同時(shí)還要構(gòu)建辦公室圖書資料信息化管理平臺(tái)，逐步增加資金投入發(fā)揮信息技術(shù)的作用，優(yōu)化軟硬件設(shè)施，并培養(yǎng)更多懂信息技術(shù)的檔案管理人才，確保圖書資料檔案信息化管理水平實(shí)現(xiàn)提升。