館員檔案管理工作中存在問題及解決對策分析

傅淑嫦

（南寧市消防救援支隊，廣西 南寧 530028）

隨著社會經(jīng)濟地快速發(fā)展，檔案管理工作的重要性也更加凸顯。不管是單位還是普通的企業(yè)在進行檔案管理的過程中或多或少都會存在著一定的問題，加上各個地區(qū)的管理水平也存在著較大的差異，所以容易使檔案管理工作出現(xiàn)一定的混亂，并且還會影響到檔案管理的質(zhì)量。因此，在開展檔案管理工作的時候必須要重視存在的問題，還得結(jié)合問題采取針對性的解決對策，這樣才能推動檔案管理工作水平的提升。

1 館員檔案管理工作中存在問題

1.1 檔案管理人員的綜合素質(zhì)不高

在開展檔案管理工作的時候需要由接受過專業(yè)的訓練或者是能力水平較高的人員才能擔任。就目前的情況來看，很多單位中的檔案管理人員的文化水平以及專業(yè)素質(zhì)從整體來看并不是很高，和企業(yè)的發(fā)展需求之間存在著較大的差異。另外，從事檔案管理工作的專業(yè)人才比較少，很多檔案管理人員并沒有接受過專業(yè)以及系統(tǒng)的培訓，他們的綜合素質(zhì)水平較低，缺乏現(xiàn)代化的檔案管理知識，所以很難有效地勝任檔案管理工作，這對企業(yè)檔案管理工作的順利開展是非常不利的，對企業(yè)未來的發(fā)展也造成了較大的阻礙，必須要對這個問題進行重視。

1.2 缺乏有效的管理制度

在開展檔案管理工作的時候，很多檔案管理人員在對檔案材料的收集、整理、以及歸檔等業(yè)務(wù)的時候并不是非常專業(yè)，檔案管理的整體效率也不是很高。此外，有些檔案管理人員并不是全職工作，他們還有別的工作要做，所以在進行檔案管理的時候并不能把精力全部投入到工作當中，只是簡單地將檔案進行整理以及歸檔，所以很容易造成檔案管理的效率低下，對企業(yè)的長遠發(fā)展造成了較大的制約。這些都是由于缺乏有效的檔案管理制度，失去了制度的約束，就會導致一些檔案管理人員在工作的時候責任心不是很強，甚至會把所有的檔案資料堆積在一起，沒有及時地整理檔案資料就會容易將檔案資料丟失，加上有的人在借閱檔案資料的時候沒有進行登記，在借閱之后也沒有按時歸還，這在很大的程度上影響了檔案的有效性以及真實 性[1]。因此，必須要及時地制定一個有效的檔案管理制度，這樣才能對檔案管理人員形成一種有效的約束，讓他們能夠全身心地投入到工作當中，這樣才可以不斷地提升檔案管理的效率。

1.3 檔案管理的信息化水平不高

隨著科學技術(shù)的不斷發(fā)展，很多行業(yè)都充分地借助信息技術(shù)實現(xiàn)了快速的發(fā)展。很多企業(yè)單位在發(fā)展的時候也將檔案管理進行相應(yīng)的改革，并且互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)以及信息技術(shù)也在企業(yè)當中得到了普及，但是在進行檔案管理工作的時候很多企業(yè)單位的檔案管理人員并沒有掌握專業(yè)的計算機技術(shù)，他們在利用計算機開展檔案管理工作的時候并不是非常熟練，甚至還有人還是沿用傳統(tǒng)的手工摘抄以及收集的方式進行檔案管理，這樣很難提升檔案管理的效率，并且這種方式也很難將檔案完整地保存下來[2]。與此同時，在信息化水平比較低下的情況下，假如需要調(diào)閱一些歷史年份的檔案信息，那么在進行檔案資料調(diào)取的時候工作量也會非常龐大，在無形當中增加了檔案管理的工作量。站在另一個角度考慮的話，實施信息化的檔案管理可以提升檔案保存的完整性，但是傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案很容易受到潮濕以及霉變等因素的影響，使得檔案在保存一段時間后遭到破壞，只有將檔案管理的信息化水平提升上來才可以更好地完成檔案的管理。

2 解決對策

2.1 加強檔案管理人員的綜合素質(zhì)

只有切實地提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)才能夠?qū)n案管理工作的水平提升上來。首先，需要注重挑選高質(zhì)量的檔案管理人員[3]。作為單位的領(lǐng)導必須要結(jié)合企業(yè)的實際情況，挑選一些熱愛檔案管理工作，并且思想政治素質(zhì)較高，并且在工作的時候具有高度的責任心的人才，唯有這樣的人員才能很好地勝任單位的檔案管理工作，讓檔案管理工作可以更加高效以及順利地完成。其次，需要確保檔案管理人員隊伍的穩(wěn)定性，可以給工作表現(xiàn)比較優(yōu)異的人才提供物質(zhì)上的獎勵，這樣可以激發(fā)出他們的工作熱情，并且愿意繼續(xù)留在檔案管理的職位上進行工作。最后，單位需要積極地引進一些高素質(zhì)的檔案管理人才，人才隊伍的建設(shè)在很大的程度上直接影響著檔案管理工作的效率，對單位的生產(chǎn)以及發(fā)展也具有重要的影響。只有在單位當中營造一種良好的發(fā)展氛圍，才能夠讓檔案管理人員在工作的時候更加積極，從而促進單位的健康發(fā)展。

2.2 建立以及完善檔案管理制度

通過建立以及完善檔案管理制度可以確保檔案管理工作的有序開展。第一，建立的規(guī)章制度需要具備較高的合理性以及科學性，而且必須要符合單位的特點以及檔案管理的實際，這樣才能夠讓檔案管理更好地適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展。第二，要確保管理制度具有一定的約束性。單位領(lǐng)導的形象以及決策在很大的程度上影響著制度的順利執(zhí)行，而員工是企業(yè)的一個主要構(gòu)成群體，也是制度的執(zhí)行者以及約束的對象，只有具備了相應(yīng)的約束性才能讓制度的作用發(fā)揮出來。第三，必須要確保制度的規(guī)章制度的部門，在執(zhí)行檔案管理制度的時候，必須要做到獎罰分明，這樣才能夠體現(xiàn)出檔案管理制度的權(quán)威性，讓檔案管理人員可以在工作的時候更加認真，從而提升檔案管理的工作效率，促進企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。

2.3 提升檔案管理的信息化水平

目前正處于信息化時代，國外在開展檔案管理工作的時候已經(jīng)實現(xiàn)了信息化管理，為了提高檔案管理的效率，必須要借助計算機進行檔案管理工作，這樣才能夠?qū)n案管理的信息化水平提升上來。第一，企業(yè)需要注重引進一批信息化水平較高的人才，要招聘一些具有專業(yè)化檔案管理經(jīng)驗并且專業(yè)技能較強的人員，這樣有利于提升檔案管理的信息化水平[4]。第二，需要對現(xiàn)有的人員加強信息化的培訓工作，讓他們掌握更多的信息化技能以及專業(yè)的檔案管理知識。第三，企業(yè)需要購置一批專業(yè)化的計算機設(shè)備，給檔案信息管理提供堅實的物質(zhì)基礎(chǔ)。目前社會經(jīng)濟正在快速地發(fā)展，各種新技術(shù)也在層出不窮，這也給企業(yè)的檔案管理提出了更高的要求，只有合理地運用先進的信息化技術(shù)才能夠更快地提升檔案管理工作的信息化水平，從而有效地實現(xiàn)高質(zhì)量的檔案管理。

3 結(jié)語

伴隨社會整體不斷快速發(fā)展，現(xiàn)代化信息時代將會迎來更加廣闊的發(fā)展空間，這樣對于檔案管理工作而言就會產(chǎn)生更高的需求，因而加強檔案管理工作問題的解決，去除傳統(tǒng)管理單一的管理方法，同時通過相應(yīng)的教育培訓手段強化館員素質(zhì)提升，從而保障建設(shè)一批具有高素質(zhì)高效率的檔案管理隊伍，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、數(shù)字化發(fā)展。以規(guī)范性的管理理念通過現(xiàn)代化的管理方法，整體提升我國檔案管理工作中的全面發(fā)展，推動社會朝著更加快速的方向發(fā)展。