醫(yī)院重大建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的思考與建議

李紅艷

（濱州醫(yī)學(xué)院煙臺(tái)附屬醫(yī)院，山東 煙臺(tái) 264100）

1 醫(yī)院重大建設(shè)項(xiàng)目檔案的作用

醫(yī)院重大建設(shè)項(xiàng)目是“民心工程”，也是“實(shí)事工程”，項(xiàng)目建成旨在千萬百姓身心健康服務(wù)，關(guān)乎百姓切身利益。建設(shè)項(xiàng)目檔案記錄了工程項(xiàng)目從立項(xiàng)、建設(shè)到驗(yàn)收的整個(gè)過程，不僅檔案數(shù)量龐大，檔案的質(zhì)量要求也相對(duì)較高，項(xiàng)目檔案資料真實(shí)性、齊全性、及時(shí)性反映醫(yī)院檔案管理的水平，真實(shí)、齊全的項(xiàng)目檔案資料為醫(yī)療行業(yè)項(xiàng)目建設(shè)提供有價(jià)值的參考，促進(jìn)社會(huì)民生項(xiàng)目的有序發(fā)展。

醫(yī)院重大建設(shè)項(xiàng)目檔案記載了建筑物最原始、真實(shí)的情況，一方面是對(duì)建筑物歷史的記錄，是一種可以為日后工作提供依據(jù)的見證。有利于后期裝修改擴(kuò)建等項(xiàng)目建設(shè)，是領(lǐng)導(dǎo)層決策合理性、科學(xué)性的有力保障[1]。為醫(yī)院整體布局規(guī)劃、再建設(shè)等提供十分必要的基礎(chǔ)依據(jù)。另一方面，醫(yī)院重大建設(shè)項(xiàng)目檔案的建立和管理能夠有效保存醫(yī)院區(qū)域信息，對(duì)醫(yī)院的整體建設(shè)發(fā)展，以及地方醫(yī)療事業(yè)的長足進(jìn)步有著重要意義。

2 規(guī)范醫(yī)院重大建設(shè)項(xiàng)目檔案的具體要求

2.1 建設(shè)項(xiàng)目檔案收集

明確建設(shè)項(xiàng)目檔案資料收集范圍，主要是項(xiàng)目建設(shè)過程中的所有資料，包含立項(xiàng)文件、建設(shè)用地及拆遷文件、勘察設(shè)計(jì)文件、招投標(biāo)文件、開工審批文件、施工驗(yàn)收文件、監(jiān)理文件、竣工圖、工程竣工驗(yàn)收文件等各類批文、會(huì)議紀(jì)要、證書，合同、圖紙、報(bào)告等。

2.2 建設(shè)項(xiàng)目檔案整理

建設(shè)檔案的整理的基本原則應(yīng)是遵循形成規(guī)律，保持有機(jī)聯(lián)系，便于保管利用。應(yīng)體現(xiàn)以下要求：一是將重大建設(shè)項(xiàng)目檔案單獨(dú)予以管理，在類屬上屬專門檔案；二是重大項(xiàng)目檔案類內(nèi)以項(xiàng)目為整理的基本單位；三是項(xiàng)目內(nèi)建設(shè)文件按屬類分別組卷，證書、合同、文件類的按問題或保管期限組卷，建設(shè)圖紙單獨(dú)組卷；四是建設(shè)項(xiàng)目檔案保管期限適當(dāng)延長；五是建設(shè)項(xiàng)目形成兩套檔案：歸檔卷（原件）待建設(shè)項(xiàng)目驗(yàn)收投入使用后上交當(dāng)?shù)貦n案館，備案卷（復(fù)印件）存入本單位綜合檔案室。

2.3 建設(shè)項(xiàng)目流向與保管

建設(shè)單位對(duì)項(xiàng)目檔案工作負(fù)總責(zé)，業(yè)務(wù)方面由上級(jí)主管單位進(jìn)行指導(dǎo)，同時(shí)接受檔案行政管理部門的監(jiān)督，管理方面，實(shí)行制度和標(biāo)準(zhǔn)一致下的統(tǒng)一管理。醫(yī)院檔案管理部門設(shè)專人保管基建檔案，項(xiàng)目立項(xiàng)之前應(yīng)向當(dāng)?shù)貦n案主管部門報(bào)備建設(shè)項(xiàng)目，建立項(xiàng)目檔案管理相關(guān)制度，編制檔案檢索工具，明確建設(shè)項(xiàng)目檔案收集、整理、移交的要求與時(shí)限等具體事項(xiàng)，在醫(yī)院新建設(shè)工程主體投入使用后一次性將建設(shè)項(xiàng)目中涉及的檔案資料移交至當(dāng)?shù)貦n案管理部門。

2.4 建設(shè)項(xiàng)目檔案利用

醫(yī)院建設(shè)項(xiàng)目檔案與文書、財(cái)務(wù)等檔案同樣管理，原則上不向社會(huì)開放。需要提供利用，按照檔案借閱手續(xù)辦理。

3 醫(yī)院重大建設(shè)項(xiàng)目檔案存在的問題

1）工程建設(shè)項(xiàng)目檔案是建設(shè)單位和各參建單位共同形成的整個(gè)工程建設(shè)的真實(shí)記錄，是印證工程建設(shè)全過程的原始憑證[2]。項(xiàng)目建設(shè)前，參建各方的管理人員和工作人員對(duì)項(xiàng)目中涉及資料沒有充分預(yù)估，因此沒有檔案建設(shè)的意識(shí)，在后期的檔案收集過程中，同樣重視不足，檔案管理組織架構(gòu)不健全，分工不細(xì)；在建設(shè)施工中重施工、趕工期，忽略了檔案資料的收集工作，在項(xiàng)目結(jié)束后，對(duì)檔案資料的整理和移交存在應(yīng)付了事的情況，在醫(yī)院的管理系統(tǒng)中，并沒有將建設(shè)項(xiàng)目檔案相關(guān)工作納入其中，使建設(shè)項(xiàng)目檔案的資料收集工作障礙重重，受到嚴(yán)重影響。

2）醫(yī)院建設(shè)檔案管理制度不健全，在很多方面沒有形成統(tǒng)一的制度和標(biāo)準(zhǔn)，比如在歸檔范圍方面，需要?dú)w檔的資料范圍不明確，建設(shè)資料散失在各個(gè)發(fā)包單位或項(xiàng)目建設(shè)方；在歸檔時(shí)間方面，建設(shè)方為了趕工期，犧牲資料整理時(shí)間；在檔案權(quán)屬方面，建設(shè)方將建設(shè)資料據(jù)為己有；建設(shè)方不配合檔案管理人員進(jìn)行及時(shí)、全面的檔案收集工作，檔案管理相關(guān)工作常陷入被動(dòng)局面，進(jìn)而導(dǎo)致收集的檔案資料存在不齊全、不完整、不及時(shí)等各類問題，使醫(yī)院檔案資產(chǎn)于無形中流失。

3）醫(yī)院建設(shè)過程中，涉及的部門和人員復(fù)雜，存在諸多影響檔案建立的因素，諸如任務(wù)重、建設(shè)人員流動(dòng)大、項(xiàng)目管理人員不固定，且多數(shù)的檔案管理專業(yè)水平薄弱；建設(shè)項(xiàng)目檔案內(nèi)容多、分散，收集難度大；部分工作人員責(zé)任心淡薄，在建設(shè)資料的審核過程中存在不嚴(yán)謹(jǐn)現(xiàn)象，導(dǎo)致原始記錄不準(zhǔn)確，不能保證建設(shè)工作的真實(shí)過程被有效記載，易造成難以挽回的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)損失。

4 提高醫(yī)院重大建設(shè)項(xiàng)目檔案工作水平的建議

4.1 大力宣貫，提高人員檔案意識(shí)

加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)、宣傳力度，牢固樹立檔案意識(shí)。建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作是一項(xiàng)長期性、復(fù)雜性的工作，需要發(fā)動(dòng)所有參與者的積極性[3]。通過定期組織經(jīng)驗(yàn)匯報(bào)、講座、經(jīng)驗(yàn)交流等，提高管理人員的檔案管理意識(shí)和水平，尤其是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)，從根本上改變檔案工作可有可無的思想。通過領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，實(shí)現(xiàn)從上到下全員檔案意識(shí)的建立，從而為檔案工作的順利開展和實(shí)現(xiàn)提供重要保障。在醫(yī)院日常工作中，應(yīng)把檔案管理相關(guān)工作提升至重要議事日程中，在醫(yī)院開展建設(shè)項(xiàng)目的同時(shí)，啟動(dòng)和規(guī)劃檔案工作；在項(xiàng)目建設(shè)過程中，定期召開例會(huì)，加上檔案資料收集、整理的議題，確保檔案工作得到有效保證和及時(shí)開展，形成良好的檔案管理環(huán)境，提高檔案管理在建設(shè)項(xiàng)目中的地位。同時(shí)，在建設(shè)項(xiàng)目開展初期，要做好檔案管理的前期準(zhǔn)備工作，包括確定人員、資料保管場所、檔案管理制度等，為日后檔案管理工作的開展提供良好的基礎(chǔ)。

4.2 健全制度，強(qiáng)化管理措施

建立工程檔案管理責(zé)任制，明確檔案管理責(zé)任人，設(shè)置專門的檔案管理工作人員，負(fù)責(zé)工程檔案的收集、整理、歸檔、鑒定、保管、利用等工作。暢通多方檔案管理人員溝通聯(lián)絡(luò)渠道，使工程建設(shè)相關(guān)方之間能夠順利、及時(shí)得進(jìn)行溝通和反饋，從而確保工程建設(shè)各個(gè)環(huán)節(jié)檔案管理工作的順利開展。另外，由于醫(yī)院工程項(xiàng)目建設(shè)與其他建筑建設(shè)不同，具有一定的特殊性，在檔案文件管理方面，應(yīng)當(dāng)統(tǒng)籌規(guī)范文件格式、文件整理及歸檔保存等制度，保證檔案的準(zhǔn)確性和可靠性。

4.3 完善措施，促進(jìn)檔案信息化發(fā)展

實(shí)現(xiàn)建設(shè)項(xiàng)目檔案的信息化，建設(shè)項(xiàng)目數(shù)量大、種類多，在整理過程中可以充分利用計(jì)算機(jī)、數(shù)據(jù)庫和云計(jì)算等現(xiàn)代化手段，加強(qiáng)醫(yī)院建設(shè)項(xiàng)目檔案管理信息化建設(shè)，使醫(yī)院工程檔案管理中存在的問題得到高效解決，提高醫(yī)院建設(shè)工程項(xiàng)目的檔案管理整體水平。