關(guān)于事業(yè)單位退休人員檔案管理的作用探索

霍莉莉

（秦皇島市山海關(guān)區(qū)失業(yè)保險(xiǎn)所，河北 秦皇島 066200）

近年來(lái)，在我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)日益發(fā)展以及科技不斷進(jìn)步的背景下，醫(yī)療衛(wèi)生條件逐漸完善且改進(jìn)，這就導(dǎo)致最近幾年我國(guó)普遍存在該情況，即人口老齡化趨勢(shì)愈加顯著，甚至加重，與原來(lái)相比，人的平均壽命得到顯著的提升。隨著老年人數(shù)越來(lái)越多，就難免會(huì)導(dǎo)致退休人員數(shù)量越來(lái)越多，那么在這種情況下，退休人員檔案管理的難度就會(huì)不斷增加。并且通過科學(xué)保存以及整理退休人員檔案，直接影響老年人的人士查詢以及退休金等等，所以這就可以得出，作為事業(yè)單位的管理者，必須要重視各個(gè)方面的管理，比如：資金管理、人力資源管理，尤其是要加強(qiáng)退休人員檔案管理，否則就會(huì)影響檔案管理效率的提高，更加會(huì)阻礙事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

1 當(dāng)前我國(guó)事業(yè)單位退休人員檔案管理的現(xiàn)狀

1）在人事檔案中我國(guó)退休人員檔案的地位日益明顯。就人員退休年齡來(lái)講，我國(guó)事業(yè)單位有清楚的界限，男職工年齡不能小于60歲，女職工年齡不能小于50歲，而在許多事業(yè)單位工作的女干部，退休年齡延長(zhǎng)到55歲。但是最近幾年，因?yàn)獒t(yī)療衛(wèi)生水平越來(lái)越高，我國(guó)人口老齡化情況日益顯著，人們的壽命越來(lái)越長(zhǎng)。

2）退休人員檔案在將來(lái)普遍使用。原來(lái)我國(guó)醫(yī)療衛(wèi)生條件十分落后，而且老百姓只有很少的社會(huì)福利保障，所以對(duì)退休人員的福利保障也是少之又少，僅僅向他們按時(shí)發(fā)放退休金[1]。但是最近幾年因?yàn)樯鐣?huì)福利的加大，今后退休人員的檔案必定更加普遍使用，不管是退休金還是社保，通常都需要對(duì)退休人員檔案進(jìn)行利用，這樣便在潛移默化中導(dǎo)致退休人員檔案管理相當(dāng)困難。

3）檔案管理中壓力日益加大。檔案管理中壓力不斷極大，通常是指一些人員檔案在交接和保管過程中往往會(huì)因?yàn)闄n案管理制度和單位地方的差異而導(dǎo)致優(yōu)秀檔案流失，這樣很有可能會(huì)導(dǎo)致重大損失，而且使得檔案管理有更加沉重的壓力，讓檔案管理存在諸多難題，不能確保其順利開展。

4）退休人員檔案資料信息不完整。事業(yè)單位每年都有很多退休人員，但是有些單位雖然制定檔案管理制度，但是也僅僅是形式化而已，并沒有將檔案管理制度真正落實(shí)到位。并且有些事業(yè)單位并不是及時(shí)將員工的檔案信息及時(shí)記錄下來(lái)，而是為了應(yīng)付上級(jí)部門檢查，臨時(shí)建立人事檔案，這樣就有可能將一些重要的信息遺漏，進(jìn)而不能確保人事檔案的全面性和完整性。此外，也有許多事業(yè)單位存在錯(cuò)誤的認(rèn)識(shí)，覺得退休人員檔案管理并沒有重要的意義，不需要投入大量的時(shí)間和精力，這樣一來(lái)，就很難做好該項(xiàng)工作，更加談不上提高退休人員檔案管理水平。

2 事業(yè)單位退休人員檔案管理的重要作用

1）有助于執(zhí)行且落實(shí)養(yǎng)老保險(xiǎn)等有關(guān)福利。就事業(yè)單位退休人員來(lái)講，要想確保其切身利益，必須要有良好的社會(huì)福利保障，所以通過加強(qiáng)事業(yè)單位退休人員檔案管理有助于執(zhí)行且落實(shí)各項(xiàng)社會(huì)福利，最為主要的是養(yǎng)老保險(xiǎn)，在一定程度上可以使退休人員的利益得到保障[2]。社會(huì)團(tuán)體以及國(guó)家機(jī)關(guān)等等與勞動(dòng)者只要正式簽訂合法的勞動(dòng)關(guān)系，就需要購(gòu)買社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)，在我國(guó)法律法規(guī)中明確提到該方面，而且作出有關(guān)的要求，所以從某個(gè)角度來(lái)看，發(fā)放養(yǎng)老保險(xiǎn)與繳費(fèi)時(shí)間以及工資水平等等相適應(yīng)。其能夠使有關(guān)部門高效收集關(guān)于退休人員的資料，在最大限度上確保其福利，而且確保養(yǎng)老保險(xiǎn)等有關(guān)制度可以順利開展且嚴(yán)格執(zhí)行。

2）有助于迅速查找人員關(guān)系。由于對(duì)一個(gè)人來(lái)講，檔案象征著一種身份，也證明著一種身份，起著關(guān)鍵的作用。但是許多保存檔案的有關(guān)部門不具有較強(qiáng)工作責(zé)任感，多數(shù)情況下在人事有所變化時(shí)通常會(huì)因?yàn)槊總€(gè)單位檔案管理制度的差異以及單位地址的改變而導(dǎo)致檔案丟失或者遺漏[3]。這樣容易對(duì)退休人員的很多方面造成影響，比如：退休年齡，還有工齡等等，以免導(dǎo)致退休人員面臨許多麻煩，而且?guī)?lái)很大的損失。因此，應(yīng)該不斷提升檔案管理者的專業(yè)素質(zhì)，加強(qiáng)其工作責(zé)任感，積極優(yōu)化有關(guān)管理制度，日益改善現(xiàn)有的管理方法，這樣就能確保退休人員不會(huì)由于檔案方面的原因而造成嚴(yán)重的損失。

3）有助于充分發(fā)揮事業(yè)單位退休人員檔案的重要價(jià)值。在社會(huì)經(jīng)濟(jì)迅速發(fā)展的背景下，很多社會(huì)保障福利以及福利都傾向于事業(yè)單位退休人員，退休人員的福利通常體現(xiàn)在兩個(gè)方面，一方面是社保的出現(xiàn)，另一方面是社保的大面積覆蓋。而在社保中包含的各個(gè)方面，比如：姓名以及工齡等等，都必須要利用人事檔案進(jìn)行確認(rèn)，因而不難發(fā)現(xiàn)，人事檔案是至關(guān)重要的。并且事業(yè)單位退休人員檔案能夠突出管理的科學(xué)化以及規(guī)范化，有助于事業(yè)單位全面發(fā)揮退休人員的重要價(jià)值，而且對(duì)執(zhí)行且落實(shí)所有社會(huì)保障體系是非常有利的。

4）直接關(guān)乎到退休人員晚年生活管理。任何人，其人事檔案都是對(duì)其人生各個(gè)階段的檔案信息進(jìn)行全面記錄，包括很多方面，比如：全部的獎(jiǎng)懲以及就業(yè)等等，所以在事業(yè)單位員工退休后，人事檔案直接影響老年人晚年生活，單位向退休人員所處的社區(qū)提交資料，社交就必須要盡量考慮到退休人員的切身利益，爭(zhēng)取退休人員的切身利益[4]。此時(shí)，退休檔案就能夠當(dāng)做有力的參考信息，有助于社區(qū)充分掌握事業(yè)單位退休人員的實(shí)際情況，而且積極開展豐富多彩的文化娛樂活動(dòng)，使他們可以安享晚年，不會(huì)對(duì)自己的晚年生活感到擔(dān)憂。從根本上做好切實(shí)保護(hù)事業(yè)單位退休人員的安排，認(rèn)真執(zhí)行各項(xiàng)福利。

5）有助于有效人才的循環(huán)利用。事業(yè)單位退休人員檔案管理可以幫助社區(qū)充分了解人員管理的實(shí)際情況，而社區(qū)屬于國(guó)家基層組織，為大眾和居民提供服務(wù)，在促進(jìn)社區(qū)發(fā)展建設(shè)中退休人員檔案資料是關(guān)鍵的依據(jù)，也是重要的人力資源庫(kù)[5]。事業(yè)單位中很多退休人員都是專業(yè)技術(shù)人才，在工作中積累大量的工作經(jīng)驗(yàn)，倘若身體情況許可，能夠充分利用其了解的知識(shí)以及自身的工作能力，更好地服務(wù)于人民和社會(huì)。社區(qū)在將這些資源全面了解的基礎(chǔ)上，對(duì)資源進(jìn)行循環(huán)利用，而且?guī)?lái)可觀的社會(huì)效益。

3 結(jié)語(yǔ)

總而言之，對(duì)于事業(yè)單位來(lái)說，雖然退休人員已經(jīng)不再為企業(yè)提供服務(wù)，但是他們始終在企業(yè)工作很長(zhǎng)時(shí)間，也作出一定的貢獻(xiàn)，這是毋庸置疑的。而檔案是將退休人員在事業(yè)單位的工作時(shí)間、工作成果等等詳細(xì)記錄下來(lái)，對(duì)退休人員有著重要的影響。因此，事業(yè)單位檔案管理者必須要不斷提高自身的專業(yè)素質(zhì)，加強(qiáng)專業(yè)能力，積極學(xué)習(xí)和掌握不同的管理方法以及管理模式，這樣才可以明顯提高單位的整體管理水平，為促進(jìn)事業(yè)單位健康有序發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。