企業(yè)文秘工作的提升與創(chuàng)新

王 蘋(píng)

（國(guó)網(wǎng)黑龍江嫩江市電業(yè)局有限公司，黑龍江 黑河 161499）

在企業(yè)的管理工作中，文秘人員的綜合素質(zhì)、技能水平在一定程度上決定了管理工作的實(shí)效性，所以企業(yè)需要在不斷推進(jìn)內(nèi)部管理和管理的基礎(chǔ)上進(jìn)一步關(guān)注文秘的綜合作用，確保文秘工作的職能得到有效發(fā)揮。

1 企業(yè)工作人員的能力提升

強(qiáng)化文秘工作的效率是保障企業(yè)工作任務(wù)穩(wěn)定開(kāi)展、順利完成的前提。

1.1 充分發(fā)揮助手作用，為工作的開(kāi)展做好服務(wù)保障

文秘需要通過(guò)自身能力協(xié)調(diào)各部門(mén)的工作，及時(shí)傳達(dá)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的指示。在工作期間，要嚴(yán)格要求自己，為自己制定工作標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格執(zhí)行。積極參與企業(yè)政務(wù)工作，第一時(shí)間向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作，達(dá)到上級(jí)下達(dá)命令的目的。要主動(dòng)有效協(xié)調(diào)上級(jí)和各部門(mén)的關(guān)系，第一時(shí)間發(fā)現(xiàn)工作中存在的問(wèn)題，并改變相關(guān)工作計(jì)劃。

1.2 努力提升辦文能力，讓企業(yè)文件能夠清晰有效地傳達(dá)

學(xué)習(xí)并熟悉各類公文寫(xiě)作規(guī)范，提高專業(yè)素養(yǎng)。同時(shí)對(duì)于企業(yè)各類文件要加強(qiáng)審核，并及時(shí)有效地處理好文件，確保公文本身的權(quán)威性以及嚴(yán)肅性。

1.3 提高工作預(yù)見(jiàn)性，確保各項(xiàng)工作按計(jì)劃順利推進(jìn)

每項(xiàng)工作開(kāi)展之前，需要考慮可能出現(xiàn)的各種情況及應(yīng)對(duì)方案，通過(guò)對(duì)工作超前性和預(yù)見(jiàn)性，促進(jìn)工作主動(dòng)性提高，進(jìn)而保障工作的開(kāi)展盡可能少甚至不出現(xiàn)問(wèn)題。

2 加強(qiáng)秘書(shū)工作的創(chuàng)新

在現(xiàn)階段企業(yè)發(fā)展中，文秘工作人員需要及時(shí)對(duì)工作進(jìn)行轉(zhuǎn)變提升，加強(qiáng)創(chuàng)新。開(kāi)展工作的過(guò)程中，不但要及時(shí)有效地完成領(lǐng)導(dǎo)布置的任務(wù)，同時(shí)，還需要融入創(chuàng)新意識(shí)，全面掌握社會(huì)信息，同時(shí)和企業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀相結(jié)合，配合領(lǐng)導(dǎo)為企業(yè)發(fā)展制定正確的決策。

2.1 積極發(fā)揮秘書(shū)職能，為企業(yè)發(fā)展出謀劃策

在新時(shí)期背景下，企業(yè)的運(yùn)營(yíng)與發(fā)展處于一種挑戰(zhàn)與機(jī)遇并存的狀態(tài)，經(jīng)營(yíng)環(huán)境具有明顯的復(fù)雜性和多變性，這導(dǎo)致企業(yè)的經(jīng)營(yíng)發(fā)展決策也具有一定的風(fēng)險(xiǎn)性，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)決策更需要有全局性和靈活性。秘書(shū)的職能使其需要為企業(yè)的發(fā)展決策發(fā)揮輔助作用，這對(duì)于企業(yè)的發(fā)展來(lái)說(shuō)至關(guān)重要，但也對(duì)秘書(shū)工作具有一定要求，需要秘書(shū)工作要以領(lǐng)導(dǎo)工作為中心，積極響應(yīng)企業(yè)黨政部署和重大行動(dòng)，成為企業(yè)共同體，與企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)同目標(biāo)、同行動(dòng)、同思想，共同為企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展出謀劃策。秘書(shū)人員需要順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展提高自身的信息技術(shù)水平，在當(dāng)今信息時(shí)代的背景下，信息化成為各領(lǐng)域的一種發(fā)展趨向，而信息技術(shù)也是推助企業(yè)發(fā)展，改善生產(chǎn)、管理流程及效益的有效途徑。而在這一條件下，秘書(shū)的工作內(nèi)容也需要進(jìn)一步拓展，信息流量的加快使得信息工作成為領(lǐng)導(dǎo)參謀和協(xié)調(diào)的重要方式，秘書(shū)人員需要利用信息化的技術(shù)手段將信息進(jìn)行整合、分析、處理、制定預(yù)案、謀劃，為領(lǐng)導(dǎo)人員決策提供支持的同時(shí)，降低決策風(fēng)險(xiǎn)，為企業(yè)的發(fā)展提供可靠保障。而信息服務(wù)作為媒介，也是秘書(shū)的主要發(fā)展方向，能有效提高秘書(shū)人員的工作水平以及工作的自身價(jià)值。

2.2 提高風(fēng)控力度，拓展工作領(lǐng)域

隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，經(jīng)營(yíng)規(guī)模也在不斷拓展，這使得文秘工作所涉內(nèi)容也更加寬泛化和多樣化，工作領(lǐng)域進(jìn)一步延伸，逐漸滲透到內(nèi)外經(jīng)濟(jì)事務(wù)的處理上，不管是生產(chǎn)管理還是內(nèi)部協(xié)調(diào)、接待事務(wù)等都需要由秘書(shū)協(xié)助開(kāi)展，或以企業(yè)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)為導(dǎo)向發(fā)揮輔助作用。在對(duì)外事務(wù)上，秘書(shū)涉及的內(nèi)容通常包括信息的收集、分析、處理、報(bào)告及問(wèn)題提交，規(guī)劃組織經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，配合企業(yè)產(chǎn)品組織發(fā)布、訂貨等活動(dòng)。同時(shí)，在目前的市場(chǎng)環(huán)境下，秘書(shū)不但要協(xié)助企業(yè)實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)內(nèi)部聯(lián)絡(luò)，與其他企業(yè)及建立合作關(guān)系，并且還需要與政府機(jī)構(gòu)建立協(xié)調(diào)的合作關(guān)系。若想促進(jìn)企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，秘書(shū)還要充分運(yùn)用自身的語(yǔ)言溝通能力、文字編撰能力、觀察能力、分析能力來(lái)從事經(jīng)濟(jì)交流活動(dòng)，并在工作期間不斷鍛煉自身的策劃能力和公關(guān)能力，協(xié)調(diào)好和各方的溝通關(guān)系，滿足企業(yè)及領(lǐng)導(dǎo)的要求，確保秘書(shū)工作內(nèi)容不斷拓展的條件下也能更好地適應(yīng)工作，為企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展提供動(dòng)力。

2.3 建立健全考核制度

需要構(gòu)建一個(gè)專業(yè)的獎(jiǎng)罰制度，對(duì)工作認(rèn)真、工作效率高的秘書(shū)給予物質(zhì)和精神方面的獎(jiǎng)勵(lì)。如果秘書(shū)在工作中不用心、三心二意，那么負(fù)責(zé)人就要承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。相關(guān)人員在招聘文秘人員的時(shí)候，需要設(shè)置相應(yīng)的觀察期，根據(jù)秘書(shū)的工作質(zhì)量和現(xiàn)狀給予針對(duì)性考核。企業(yè)的人事部門(mén)需要綜合評(píng)估考核的實(shí)際結(jié)果，對(duì)考核成績(jī)優(yōu)異的員工給予提拔，對(duì)于考核成績(jī)比較差的秘書(shū)則及時(shí)進(jìn)行崗位調(diào)整或相應(yīng)懲罰?？己酥贫鹊慕?，不僅可以有效激發(fā)文秘人員的工作主動(dòng)性和積極性，促進(jìn)工作效率的提升，還能有效避免文秘工作出現(xiàn)重大失誤，對(duì)于企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展具有積極意義。

2.4 構(gòu)建科學(xué)管理體系

構(gòu)建科學(xué)管理體系一直是眾所推崇的科學(xué)化、精細(xì)化管理，科學(xué)的管理能夠幫助文秘工作效率極大提升。一是對(duì)于文秘橋梁功能的增補(bǔ)，需要完善溝通機(jī)制，打通上下溝通渠道，對(duì)于難協(xié)調(diào)的工作，可通過(guò)聯(lián)席機(jī)制、定期復(fù)盤(pán)等方法來(lái)進(jìn)行推進(jìn)。文秘工作人員要及時(shí)跟進(jìn)會(huì)議情況，將會(huì)議精神及時(shí)傳達(dá)各單位。二是對(duì)于文秘綜合素養(yǎng)的提高，要建立科學(xué)的考評(píng)機(jī)制，設(shè)置科學(xué)、合理、公正、客觀的考評(píng)指標(biāo)，定期對(duì)文秘工作人員的工作是否高質(zhì)量、高效率進(jìn)行評(píng)價(jià)，以鼓勵(lì)督促文秘工作人員提高綜合素養(yǎng)。三是企業(yè)要鼓勵(lì)文秘工作人員兢兢業(yè)業(yè)的工作精神，鼓勵(lì)創(chuàng)新的工作效率提升方法等，保證企業(yè)文秘工作正向發(fā)展。四是對(duì)于容易陷入“繁忙雜亂”工作的基層文秘工作人員，激勵(lì)機(jī)制是值得采取的管理方法之一，只有各級(jí)部門(mén)意識(shí)到工作人員積極性的重要性，工作人員才能更好地投身于工作崗位，更好地發(fā)揮其“倍增器”的效用。

3 結(jié)束語(yǔ)

總之，為了促進(jìn)文秘工作整體質(zhì)量提高，就要不斷強(qiáng)化文秘工作者的綜合素質(zhì)，提高其專業(yè)水平和職業(yè)素養(yǎng)，并制定獎(jiǎng)懲制度，激發(fā)文秘工作者的責(zé)任意識(shí)和創(chuàng)新意識(shí)，為推動(dòng)石油企業(yè)進(jìn)一步發(fā)展貢獻(xiàn)力量。