流動人員檔案管理水平提升的有效策略

黃 芳

（福建省政和縣人力資源公共服務中心，福建 南平 114475）

人員流動的含義主要是指人員在各個城市、地域之間發(fā)生的短期、長期或重復性周期的運動現(xiàn)象[1]。人員流動對于社會發(fā)展來說有優(yōu)勢也有劣勢，其中人員流動能夠在一定層面上增加社會經濟效益，使得各個地區(qū)的文化能夠互相交融。但是，過度的人員流動帶來了更多污染和土地工序問題，使得遷出地的勞動力逐漸減少，各個地區(qū)之間的經濟發(fā)展存在顯著差異。隨著時代的飛速發(fā)展，當前我國各個城市之間的人員流動現(xiàn)象愈演愈烈，這在無形之中給人事檔案管理工作帶來了更多的挑戰(zhàn)。為此，檔案管理部門必須要積極重視對流動人員的檔案管理工作，緊密聯(lián)動相關部門，制定合理的管理措施，由此實現(xiàn)檔案管理水平的提升，推動個地區(qū)經濟發(fā)展。

1 流動人員檔案管理的必要性

檔案管理工作作為各個單位部門最常用的一種記錄方法，其不僅能夠將不同時期的相關信息記錄下來，為日后的決策提供參考，還能夠作為歷史憑證，具有重要的利用價值。檔案能夠最大程度的將資料真實完整的保存下來，相對于其他信息資料來說，檔案具有可靠性、真實性。與此同時，通過檔案的記錄，能夠體現(xiàn)出人類實踐活動的廣度，人們通過對以往經驗進行總結和反思，通過記錄探索出信息中的規(guī)律，并為未來的發(fā)展方向指明道路，避免了無用功的發(fā)生。目前，各個城市、各個地區(qū)幾乎都設立了專門的檔案館，并保存了大量的完整的檔案文件，不僅能夠方便人們隨時隨地的查閱，還可以利用檔案資料，發(fā)揮其應有的價值。

流動人員由于數(shù)量較多、人口復雜，涉及的因素很多，給檔案管理工作帶來了更大難題，尤其是當下社會正處于轉型之中，各個地區(qū)的流動人員出現(xiàn)了明顯的數(shù)量增多。檔案管理部門作為各個部門之間信息統(tǒng)計和收集的重要部門，受到多方面因素的影響，流動人員檔案管理工作依然存在很多問題。為此，加強對流動人員檔案管理存在的問題進行分析和逐個突破，積極探索出高效的管理模式，具有重要的現(xiàn)實意義。

2 流動人員檔案管理中存在的問題

2.1 管理方法滯后

目前，個別單位在流動人員的檔案管理過程中，依然沿用以往的方式方法，管理方法較為滯后，使得檔案管理水平久久得不到提升。在檔案的收集、整理、存儲、檢索過程中，沒有引入智能化系統(tǒng)，依然是靠行政命令，人工調查和統(tǒng)計，不規(guī)范的材料整理，進而造成了流動人員檔案出現(xiàn)不同程度的偏差、失真。個別單位在檔案管理中，依然用手工填寫材料，用手工拆卷、組卷，這種模式很容易造成內容錯誤。同時，應用紙張進行保管，若環(huán)境條件潮濕或保管不善，就會出現(xiàn)檔案資料褪色、損壞等，嚴重影響到檔案信息的安全性和準確性。

2.2 轉遞程序紊亂

流動人員檔案資料不允許本人攜帶，也不允許用郵寄的方式來傳輸。但是個別單位為了節(jié)省時間和人力，讓流動人員自行攜帶自己的檔案資料，并交由指定部門。這一現(xiàn)象在傳遞的過程中，就會增加很多威脅因素。一方面，流動人員不得不將檔案轉回單位，另一方面?zhèn)€別流動人員擅自修改了檔案內容，或者是因為其他原因沒有及時將檔案轉回，就會增加檔案遺失損壞的風險，檔案管理部門也無法及時接收到檔案資料，造成信息滯后[2]。

2.3 管理人員不足

檔案管理工作對于管理人員的綜合素質要求較高，檔案管理部門必須要配備一定比例的專職干部和人員。但是在現(xiàn)實生活中，依然有個別單位的工作人員一兼多職，并沒有聘請專門的工作人員任職。這些人員在工作中敷衍了事，對于檔案管理工作認知不高，認為檔案管理工作就是統(tǒng)計資料、保管資料。再加上材料收集范圍較大，數(shù)量很多，一旦工作量增加，就會造成檔案管理人員粗心大意，增加誤差情況的發(fā)生，檔案的參考價值也大幅度降低。

3 提升流動人員檔案管理水平的有效策略

3.1 完善規(guī)章制度

檔案管理部門要在現(xiàn)有的基礎上積極完善規(guī)章制度，加強檔案部門員工的教育培訓，并全面提升員工對流動人員檔案管理的重要性認知。轉變員工陳舊的思想觀念，在部門內部加大檔案管理相關知識的宣傳，讓更多的人認識到流動人員檔案管理的價值和作用，并在法律法規(guī)的約束下合理操作檔案管理流程。進一步調動檔案管理人員的工作積極性，構建專人負責制度，完備歸檔手續(xù)，將檔案管理的具體流程一一規(guī)范。明確鑒別內容和歸檔的要求，規(guī)范查閱制度、借閱制度，確保流動人員檔案管理工作有條不紊的進行。

3.2 加大資金投入力度

要想提升流動人員檔案管理水平，就必須要加大資金投入力度。檔案管理部門要將檔案管理工作的具體開展納入單位經費的預算之中，并為檔案管理部門配備更多的現(xiàn)代化設施設備。定期對各項設備進行維護和保養(yǎng)，實現(xiàn)動態(tài)化管理模式，以能夠推動檔案管理工作適應時代發(fā)展需求。與此同時，檔案管理部門還可以讓第三方公司開發(fā)研制專門的流動人員檔案管理軟件，在信息化平臺上建立人才信息收集、反饋和跟蹤系統(tǒng)，最大程度的利用信息技術的優(yōu)勢，實現(xiàn)檔案管理的科學化發(fā)展。

3.3 加強智能化管理

在信息化發(fā)展的今天，信息技術已經被應用于檔案管理部門中。信息化管理作為新時代下檔案工作的必然趨勢，其主要是指運用電子檔案代替?zhèn)鹘y(tǒng)的紙質檔案，并全面實現(xiàn)文字、圖像、視頻等資料的自動化搜索和整理。應用信息系統(tǒng)，依照不同的檔案年份進行分類，不同的檔案有對應的編號，能夠便于后續(xù)工作人員查閱提取。針對檔案資料出現(xiàn)變更的情況，還需要及時補充完整。與此同時，檔案管理部門還應當應用大數(shù)據(jù)技術，對各個流動人員檔案展開動態(tài)化管理，通過數(shù)據(jù)的統(tǒng)計和分析，能夠查閱當下流動人員的現(xiàn)狀。流動人員的檔案管理工作應重內容、重管理、重利用，改變以往的封閉性管理模式，進一步實現(xiàn)檔案管理工作的開放性。將檔案管理工作的重心轉移到為各項事業(yè)發(fā)展提供優(yōu)質服務的層面上來，實現(xiàn)檔案的智能化、現(xiàn)代化管理[3]。

3.4 落實崗位職責

明確的崗位職責能夠讓每一位工作人員意識到自己肩上的責任和義務，流動人員檔案管理工作要做到責權清晰、依法依規(guī)。在法律法規(guī)的背景下，檔案管理部門要完善規(guī)章制度，并以高度的政治責任感和為民利民的服務敬業(yè)意識，促使每位工作人員深刻意識到流動人員檔案管理的緊迫性。尤其是當前社會上比較突出的隱私問題，要求檔案管理人員真正尊重檔案對象的權益。與此同時，檔案管理部門要制定完善的考核制度，將工作人員的工作成績和薪資待遇掛鉤，要求工作人員嚴格認真落實規(guī)章條例，向流動人員說清楚檔案管理工作的重要性。讓檔案管理對象明白，如何依法依規(guī)配合工作人員，如何提升檔案質量。這不僅能夠對用人單位負責，還能夠對流動人員負責，更是對社會安全負責。嚴明禁止檔案中的信息虛構偽造，一旦出現(xiàn)該情況要嚴肅追究責任到人頭。檔案管理人員要本著先調查、先走訪、先核實的原則，做好各個方面的登記工作，由此進一步提升流動人員檔案管理水平。

4 結語

流動人員檔案管理工作是各個城市、各個人事部門的重點內容之一，我們要積極重視流動人員檔案管理，采取多樣化的手段不斷提升檔案管理質量，由此更好的掌握流動人員的過往信息，切實維護相關人員的合法權益。