大數(shù)據(jù)時(shí)代創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理的策略分析

王洪祥

（云南省曲靖市科學(xué)技術(shù)協(xié)會(huì)，云南 曲靖 655000）

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，大數(shù)據(jù)時(shí)代帶給人們的不僅僅是便利性，還有激烈的行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)和對(duì)傳統(tǒng)理念的不斷變革。檔案數(shù)字化管理打破了傳統(tǒng)的檔案管理方式和方法，在如今這個(gè)大數(shù)據(jù)時(shí)代，電子檔案管理給人們帶來(lái)了一定的便利，也為檔案工作帶來(lái)了不小的考驗(yàn)和挑戰(zhàn)。

1 大數(shù)據(jù)的概念

大數(shù)據(jù)這個(gè)概念的提出最早是為了對(duì)網(wǎng)絡(luò)上各種數(shù)據(jù)進(jìn)行整理分析。其實(shí)它不是最近幾年才出現(xiàn)的新概念，早在20世紀(jì)，大數(shù)據(jù)就已經(jīng)應(yīng)用到各個(gè)領(lǐng)域，但由于當(dāng)時(shí)的環(huán)境和社會(huì)比較落后，導(dǎo)致了不同行業(yè)、不同領(lǐng)域?qū)Υ髷?shù)據(jù)的定義也不盡相同。一般來(lái)說(shuō)，大數(shù)據(jù)分成三種類型：結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)、半結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)指的是能夠通過(guò)表結(jié)構(gòu)來(lái)實(shí)現(xiàn)的數(shù)據(jù)。反之，沒(méi)有辦法通過(guò)表結(jié)構(gòu)來(lái)進(jìn)行實(shí)現(xiàn)的數(shù)據(jù)就叫作非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。而介于結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)兩者之間的就是半結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。

2 檔案管理問(wèn)題分析

1）檔案信息存在安全隱患。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，各種信息技術(shù)不斷發(fā)展，并逐漸被應(yīng)用到生產(chǎn)與生活的各個(gè)方面。信息技術(shù)在帶給人們諸多便利的同時(shí)，也引發(fā)了一系列問(wèn)題，其中最令人關(guān)注的問(wèn)題便是信息安全問(wèn)題。從當(dāng)前我國(guó)事業(yè)單位信息化管理現(xiàn)狀不難發(fā)現(xiàn)，在檔案管理這一環(huán)節(jié)上，事業(yè)單位從事檔案管理工作的人員整體信息安全意識(shí)有待提高，這勢(shì)必會(huì)影響檔案信息的安全性，稍有不慎便容易被不法分子鉆空子，導(dǎo)致檔案信息被竊取或者數(shù)據(jù)被泄露等等。另外，還有一些不法分子通過(guò)木馬或者病毒攻擊檔案系統(tǒng)，致使事業(yè)單位檔案管理系統(tǒng)發(fā)生癱瘓，造成嚴(yán)重后果。

2）檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)。近些年來(lái)，隨著第三產(chǎn)業(yè)的發(fā)展以及國(guó)家大力發(fā)展服務(wù)行業(yè)，從領(lǐng)導(dǎo)層到基層都經(jīng)過(guò)服務(wù)相關(guān)的培訓(xùn)。事業(yè)單位里不管是檔案管理內(nèi)部還是外部，高層還是基層的管理人員，都感受到了檔案管理信息化的服務(wù)，但是這些依然還是存在著一系列的障礙。

3）檔案資源開(kāi)發(fā)力度不夠。為了積極順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展步伐，事業(yè)單位針對(duì)檔案建立了相應(yīng)的數(shù)據(jù)資料庫(kù)，但是從庫(kù)內(nèi)的資源來(lái)看，還不夠全面，并且管理資料的水平有待提高，特別是在檔案資源開(kāi)發(fā)力度方面還有待加強(qiáng)，從而影響了檔案價(jià)值的發(fā)揮。對(duì)事業(yè)單位而言，檔案管理水平的高低直接關(guān)系著單位的管理與發(fā)展，若不能實(shí)現(xiàn)檔案的充分開(kāi)發(fā)和利用，會(huì)導(dǎo)致不能將檔案的作用充分發(fā)揮出來(lái)，降低了檔案管理的水平。因此，要想讓檔案資源充分地滿足社會(huì)資源共享這一需求，需要充分利用網(wǎng)絡(luò)資源與信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案的深入挖掘與開(kāi)發(fā)。

3 檔案管理的策略

1）確保檔案信息的安全性。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)成為人們生產(chǎn)和生活中不容或缺的一部分，而檔案信息也常常被存檔在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)或者計(jì)算機(jī)中。不容置疑，這種存儲(chǔ)模式極大地提升了檔案管理的效率，但是與此同時(shí)，也面臨著信息安全的隱患。這主要是因?yàn)橛?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)具有開(kāi)放性這一特征，一個(gè)人只要擁有精湛的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，便可能入侵檔案信息庫(kù)，破壞或者竊取檔案信息，威脅檔案信息的安全。特別是檔案庫(kù)被黑客入侵時(shí)，他們可以利用檔案信息開(kāi)展非法交易，嚴(yán)重時(shí)可能對(duì)人民群眾的人身與財(cái)產(chǎn)安全造成威脅。所以，在存儲(chǔ)與備份檔案時(shí)，必須重視檔案信息的安全性。作為從事檔案管理工作的人員，除了要高度重視檔案信息的安全外，還應(yīng)該借助信息技術(shù)來(lái)保證檔案信息的安全，例如：可以安裝防護(hù)軟件、安全密匙等來(lái)提升檔案信息的安全等級(jí)。

2）加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)培訓(xùn)。大數(shù)據(jù)時(shí)代，一定要加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理工作人員的服務(wù)意識(shí)，強(qiáng)化他們的服務(wù)觀念。事業(yè)單位檔案管理，并不是一項(xiàng)可有可無(wú)的簡(jiǎn)單工作，其實(shí)它關(guān)系到方方面面。檔案工作人員應(yīng)該把檔案管理信息化工作當(dāng)成國(guó)家信息化建設(shè)的一個(gè)非常重要的部分。有些機(jī)密檔案只能夠給個(gè)別部門(mén)的人員查閱并永久保存，除那些絕對(duì)機(jī)密的檔案文件外，其他的檔案可以拓展其服務(wù)的領(lǐng)域。要把國(guó)家在檔案管理信息化上投入的人力、物力、財(cái)力發(fā)揮到正確的地方，不要造成成本的浪費(fèi)，使經(jīng)濟(jì)效益達(dá)到最大化。

3）嘗試數(shù)據(jù)預(yù)測(cè)工作。在相關(guān)關(guān)系法基礎(chǔ)上進(jìn)行預(yù)測(cè)是大數(shù)據(jù)技術(shù)的重要功能之一，在日常生活中，我們以為只要知道了“是什么”就行，但是沒(méi)有去探尋“為什么”。其實(shí)這是不全面的，可能會(huì)導(dǎo)致我們逐漸變得一葉障目，不懂得舉一反三。相關(guān)關(guān)系分析可以讓我們更好地了解周圍的世界，讓我們以全新的視角認(rèn)識(shí)環(huán)境。所以事業(yè)單位的檔案管理工作不僅要發(fā)揮記錄歷史、傳承文明的功能，還要盡可能對(duì)未來(lái)進(jìn)行預(yù)測(cè)。在之前，事業(yè)單位檔案管理工作主要為人們的查閱、檢索服務(wù)，這只是發(fā)揮了檔案管理的淺層功能。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，事業(yè)單位檔案管理系統(tǒng)中記載了大量的信息資源，單位檔案管理部門(mén)要發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)的力量。建立科學(xué)的數(shù)據(jù)模型，分析海量數(shù)據(jù)，對(duì)其進(jìn)行相關(guān)性分析，將非結(jié)構(gòu)性數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)變?yōu)榻Y(jié)構(gòu)性數(shù)據(jù)，了解檔案信息之間的關(guān)聯(lián)性，挖掘信息檔案的潛在價(jià)值，對(duì)未來(lái)發(fā)展進(jìn)行預(yù)測(cè)，并通過(guò)微博、微信等傳播途徑為社會(huì)大眾推送有價(jià)值的信息，以此發(fā)揮事業(yè)單位檔案管理工作的社會(huì)功能。

4）加強(qiáng)與其他工作機(jī)構(gòu)的多元化協(xié)同合作。一是要重視信息合作。事業(yè)單位的檔案管理工作部門(mén)要充分考慮到檔案管理未來(lái)的發(fā)展前景，重視在檔案管理工作領(lǐng)域應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)。利用大數(shù)據(jù)的先進(jìn)創(chuàng)新技術(shù)，檔案管理工作部門(mén)要加強(qiáng)與各單位檔案部門(mén)間的信息共享，來(lái)更好地促使檔案資源變得豐富化。二是加強(qiáng)數(shù)據(jù)技術(shù)的合作。檔案管理技術(shù)在現(xiàn)代化技術(shù)的助推下能夠得到不斷健全完善。作為檔案管理的工作部門(mén)對(duì)智慧檔案互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)的建立要進(jìn)行更加深度地考量，可以與部分高?；蛘呖蒲兴㈤L(zhǎng)期合作關(guān)系，將大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)充分發(fā)揮出來(lái)，來(lái)為用戶打造優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。三是加強(qiáng)工作人員的合作。檔案管理工作人員是衡量檔案管理工作服務(wù)水平的基礎(chǔ)因素，其綜合素養(yǎng)和工作行為在一定程度上決定著服務(wù)質(zhì)量。隨著信息技術(shù)逐漸融入到檔案管理工作中，這就要求檔案管理工作者需掌握一定的大數(shù)據(jù)技術(shù)知識(shí)。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，信息技術(shù)的誕生以及飛速發(fā)展催生了大數(shù)據(jù)時(shí)代，當(dāng)前大數(shù)據(jù)技術(shù)已經(jīng)被廣泛地應(yīng)用在生產(chǎn)、生活中，給人們帶來(lái)了諸多便利。檔案管理作為事業(yè)單位日常管理的重要組成部分，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能滿足時(shí)代發(fā)展的需求。大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)事業(yè)單位的檔案管理工作提出了更高的要求，為此事業(yè)單位應(yīng)該結(jié)合自身檔案管理的現(xiàn)狀，積極探尋創(chuàng)新檔案管理的途徑，從而將檔案信息資源的價(jià)值充分發(fā)揮出來(lái)，推動(dòng)事業(yè)發(fā)展。