PDCA循環(huán)管理工具在醫(yī)院檔案管理中的應用效果

趙 麗 王 輝

（濰坊市婦幼保健院，山東 濰坊 261000）

PDCA循環(huán)是質量管理專家休哈特博士首先提出的，由戴明采納、宣傳，獲得普及，所以又稱戴明環(huán)，是醫(yī)院常用的管理方法之一。PDCA通過P（Plan計劃）、D（Do執(zhí)行），C（Check檢查）、A（Action評價）四個階段循環(huán)執(zhí)行，環(huán)環(huán)相扣，一個循環(huán)完成后，將未得到解決的問題放入到下一個循環(huán)中，呈階梯式上升。醫(yī)院檔案是醫(yī)院發(fā)展之本，優(yōu)質的檔案能傳承歷史、凝聚人心，提升醫(yī)院綜合實力，產生良好的社會效益和經濟效益。PDCA循環(huán)是醫(yī)院檔案管理的重要手段，貫穿于醫(yī)院檔案管理的過程，可以提高醫(yī)院檔案管理水平，保證醫(yī)院檔案持續(xù)、健康、快速發(fā)展。本文主要以PDCA循環(huán)管理工具在檔案使用過程中的作用為切入點，分析PDCA循環(huán)所存在的問題，闡述PDCA循環(huán)管理工具對醫(yī)院檔案建設的影響。

1 PDCA循環(huán)管理工具在醫(yī)院檔案管理中的應用分析

1.1 計劃（Plan）階段

計劃（Plan）為PDCA的第一階段，這一階段，要以改進和提高為目的，進行調研并分析原因，總結問題，進而根據醫(yī)院實際制定相應的計劃。這一階段，必須明確制定計劃的原因、預期及誰負責執(zhí)行、什么時間、地點執(zhí)行等問題。

1）醫(yī)院檔案能體現(xiàn)醫(yī)院綜合實力，要結合醫(yī)院檔案特點，建立制度，完善規(guī)范，設計歸檔目標，以目標為指引，對檔案實行科學的管理。加強醫(yī)院行政職能部門、保健、臨床、醫(yī)技部門之間的溝通，對歸檔范圍進行劃定。

2）劃定歸檔范圍后，開始檔案的收集工作，對于需要歸檔的資料，要妥善保存，科學分類，便于以后工作查找利用。

3）對于檔案歸檔科室負責整理檔案人員進行專業(yè)的培訓，制定培訓計劃，掌握檔案管理的相關制度、規(guī)定及整理歸檔流程，提高檔案收集、歸檔的業(yè)務水平。

4）醫(yī)院根據場地、信息化建設等實際情況，引進檔案管理的現(xiàn)代化管理設備，實現(xiàn)檔案管理的信息化和自動化，解決醫(yī)院因存在不同院區(qū)及不同系列科室空間差距查找檔案不變的問題。

1.2 執(zhí)行（Do）階段

執(zhí)行階段即組織實施階段，為PDCA的第二階段，開始實施計劃制定的內容。在這個階段，要加強跟檔案歸檔科室的溝通，讓行政、保健、臨床、醫(yī)技部門理解、接受方案，進而實施計劃，并做好材料的整理、收集、上報，記錄執(zhí)行情況，為醫(yī)院檔案整理提供第一手資料。醫(yī)院要支持、鼓勵相關科室在此階段的工作，并爭取全院科室的支持配合。醫(yī)院要根據檔案管理的標準，把可考核可量化的指標，按照三個最?。ㄎ锘阶钚?、量化到最小、考核到最?。┰瓌t，制定出一套標準化評估體系，涵蓋醫(yī)院檔案管理的收集、分類、整理、歸檔全過程。跟蹤檔案管理各環(huán)節(jié)，做好對接和問題處理，并加強質控，在質控內容上強調檔案在管理過程中是否存在問題，是否有整改措施、改進措施是否及時，突出對檔案管理的持續(xù)改進，形成質控的良性循環(huán)。

1.3 檢查（Check）階段

這一階段即檢查檔案管理計劃執(zhí)行的情況。在這個階段，要根據計劃，檢驗計劃執(zhí)行效果。抽調行政、保健、臨床、醫(yī)技科室業(yè)務骨干，成立檢查隊伍，采取定時檢查和不定時抽查等多措并舉相結合的方法，對檔案管理的質量進行嚴格把關，針對檢查過程中存在的檔案建設的內容、體制、機制等問題，進行檢查、評估、分析，采用PDCA管理方法，加強檔案管理質量，使檔案管理水平明顯提高。

1.4 鞏固成果持續(xù)改進（Action）

利用質量管理工具，對檔案管理數據指標進行分析，體現(xiàn)改進成效。檔案管理質量考評結果納入醫(yī)院績效考核體系，與考核結果直接掛鉤，體現(xiàn)獎優(yōu)罰劣。

1）實行全面質量管理和全程質量控制，建立從檔案收集、分類、整理、歸檔就共享、查閱、利用的全程質量控制流程和全程質量管理體系。明確管控內容并將其納入醫(yī)院管理部門的日常工作，實施動態(tài)監(jiān)控并與科室目標責任制結合，保證質控措施的落實。

2）以規(guī)章制度為依據，并不斷修訂完善，強化制度的落實。

3）質控部門有計劃、有針對性地進行督導，對檔案管理中存在的問題積極組織探討，找出問題出現(xiàn)原因，研究解決辦法，從而促進檔案管理工作規(guī)范進行。

2 PDCA循環(huán)管理工具應用到醫(yī)院檔案管理中的意義

2.1 PDCA循環(huán)管理工具能使檔案管理更加系統(tǒng)

檔案管理要求在工作中所采取的每一步都穩(wěn)打穩(wěn)扎。將PDCA循環(huán)管理工具應用到醫(yī)院檔案管理中，能使檔案更有豐富性和系統(tǒng)性[1]。

2.2 PDCA循環(huán)管理工具能使檔案管理更具發(fā)展性

檔案醫(yī)院發(fā)展過程中，需要不斷推陳出新、與時俱進，才能為醫(yī)院發(fā)展更好的服務。而PDCA循環(huán)管理工具通過每一次的循環(huán)，更好的解決檔案發(fā)展過程中存在的問題，從而推動醫(yī)院更好的發(fā)展[2]。

3 PDCA循環(huán)管理工具在醫(yī)院檔案管理應用中存在的問題

PDCA循環(huán)管理工具在醫(yī)院中，對于提高醫(yī)院醫(yī)療質量已經比較成熟，但是在檔案管理中，目前應用比較少，能借鑒的成功經驗相對較少，需要在日常的檔案工作中，不斷摸索前進，遇到問題解決問題，運用PDCA循環(huán)理論為醫(yī)院檔案建設提供新的思路和方法，推動醫(yī)院檔案的動態(tài)發(fā)展。

4 結束語

通過PDCA循環(huán)管理工具在檔案管理中的應用分析，認識到PDCA循環(huán)的內涵，結合醫(yī)院檔案管理工作的重要性，分析PDCA循環(huán)管理工具在醫(yī)院檔案管理中的重要作用，能提高醫(yī)院檔案管理質量及效率，為醫(yī)院更好的發(fā)展奠定堅實的基礎[3]。