新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化探析

楊環(huán)宇

（云南省昆明市嵩明縣嵩陽街道社會保障綜合服務(wù)中心，云南 昆明 651700）

檔案管理工作開展過程中涉及了人才管理以及經(jīng)濟活動管理等多項內(nèi)容，構(gòu)建合理的檔案管理制度能夠?qū)挝话l(fā)展形成積極作用，可見檔案管理具有十分重要的作用。但以檔案管理實踐來看，由于受到傳統(tǒng)觀念偏差的影響，在檔案管理實際工作中仍然存在很多不規(guī)范的現(xiàn)象，檔案文件丟失、存放不規(guī)范的問題比較普遍，由此對檔案資料的實用性產(chǎn)生影響。

1 檔案管理工作重要性分析

對于一個單位來說檔案資料承載了其發(fā)展過程中全部內(nèi)容，是單位發(fā)展歷史的詳細記錄和見證，以檔案內(nèi)容為基礎(chǔ)，專業(yè)人員能夠更好地開展業(yè)務(wù)。因此必須要針對檔案管理工作給予高度重視，這樣才能及時發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在不足之處，并及時進行規(guī)劃和管理，以此來充分保障檔案資料的真實性和完整性，讓檔案資料能夠在單位發(fā)展過程中發(fā)揮出重要的作用。檔案資料的合理利用能夠讓單位及時發(fā)現(xiàn)發(fā)展過程中人力管理、成本管理、業(yè)務(wù)管理中存在不足之處[1]，并采取有效解決措施。在當今社會不斷發(fā)展的情況下，然后對于檔案管理的重要性逐漸有了全新的認識，為了能夠進一步提升檔案管理水平，推動檔案管理工作實現(xiàn)規(guī)范化，工作人員必須要對檔案管理工作重要性進行正確認識，對檔案管理在促進單位發(fā)展的進步中發(fā)揮著重要作用進行明確。

2 新形勢下檔案管理工作存在問題

1）管理人員意識淡薄。目前很多事業(yè)單位的工作人員對于檔案管理工作重視程度不同，而且大部分檔案管理工作人員缺乏基本管理意識，導(dǎo)致在檔案管理實踐中經(jīng)常出現(xiàn)問題。另外，部分工作人員受傳統(tǒng)思想影響，不能緊跟時代發(fā)展，從而使得檔案管理實踐中經(jīng)常出現(xiàn)檔案資料保管不及時等一些問題。而由于管理人員在意識上比較薄弱，檔案管理實踐中經(jīng)常會出現(xiàn)各種問題，這對單位的檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展開始制約作用。

2）管理制度不完善。在社會經(jīng)濟水平不斷進步的形勢下，各單位管理制度以及管理職能都在實現(xiàn)不斷完善，在此情況下，進一步促進了崗位職能得以充分發(fā)揮。但是，檔案管理工作開展實踐中，由于缺乏完善管理體系，導(dǎo)致管理工作不能與現(xiàn)代化管理需求相符，在單位發(fā)展過程中也不能積極的發(fā)揮出引導(dǎo)作用。與此同時，由于缺乏完善的執(zhí)行體系，檔案管理實踐中不規(guī)范操作行為非常普遍，檔案資料使用也具有較大的隨意性。另外，目前各個單位在發(fā)展過程中過分注重經(jīng)濟效益，檔案管理工作被嚴重忽略，從而對檔案管理工作效率產(chǎn)生嚴重影響，在檔案管理工作方面投入的精力也比較少[2]。而在資源配置不合理的情況下，使得管理工作人員責任意識薄弱，傳統(tǒng)管理模式一直沿用至今，使得檔案管理工作嚴重缺乏創(chuàng)新性。

3）管理措施落后。對于現(xiàn)代社會發(fā)展來說，實體管理工作開展中對先進技術(shù)應(yīng)用需求比較迫切。在信息技術(shù)和計算機技術(shù)不斷普及的情況下，各行各業(yè)的工作執(zhí)行也都受到影響。但是，檔案管理工作制度依然落后，信息化管理手段的應(yīng)用也比較少，針對檔案管理沒有建立起相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)管理平臺，導(dǎo)致檔案管理信息化發(fā)展水平相對落后。目前很多單位的檔案管理仍然存在紙質(zhì)管理和手工登記等一些現(xiàn)象，這不僅會對檔案管理工作效率產(chǎn)生影響，而且也會嚴重影響檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展。檔案資料的利用率會受到極大影響，而且也沒有實現(xiàn)高度共享。

3 新形勢下實現(xiàn)檔案管理工作規(guī)范化的備課

1）完善檔案管理工作制度。完善的管理制度能夠為檔案管理工作實現(xiàn)規(guī)范化奠定基礎(chǔ)。為了進一步促進檔案管理工作實現(xiàn)規(guī)范化發(fā)展，首先必須要建立起完善的檔案管理制度。檔案管理工作在具體執(zhí)行過程中，要想實現(xiàn)規(guī)范化管理目標需要嚴格遵照一定的工作制度來開展，這樣才能讓檔案管理工作實現(xiàn)健康發(fā)展。因此，首先要針對管理工作中的職責權(quán)利進行明確劃分，在此基礎(chǔ)上來充分保障各項管理制度能夠得到明確落實。針對檔案管理規(guī)章制度進行完善之后，對檔案管理工作實踐能形成有效的指導(dǎo)和制約[3]。檔案管理工作在具體執(zhí)行過程中，對管理人員具體崗位職責以及工作任務(wù)要進行清晰劃分，同時要求管理工作開展嚴格按照規(guī)章制度執(zhí)行，以此來促進檔案管理水平的穩(wěn)步提升。另外，檔案管理工作制度制定過程中必須要保障其與檔案管理實際發(fā)展狀況相符，以此來進一步促進檔案管理制度的有效性，從而進一步推動檔案管理工作實現(xiàn)規(guī)范化發(fā)展。

2）強化檔案管理技術(shù)手段。在現(xiàn)代化社會不斷進步的過程中，傳統(tǒng)檔案管理手段已經(jīng)體現(xiàn)出了較大局限性，不能滿足現(xiàn)代化檔案管理對規(guī)范化的實際需求。最主要是因為，在社會不斷進步的過程中，檔案信息量在急劇增加，而且檔案種類也進一步拓展，在實際管理工作中針對不同類型檔案的管理實踐存在較大差異，傳統(tǒng)管理模式下需要消耗大量的人力、物力資源。因此必須要在檔案管理工作中充分利用現(xiàn)代化手段，實現(xiàn)計算機技術(shù)的廣泛應(yīng)用，進一步推動檔案管理工作向著規(guī)范化方向發(fā)展。計算機技術(shù)以及信息技術(shù)的應(yīng)用不僅能夠全面提升檔案管理工作效率，而且基于信息化管理系統(tǒng)的檔案管理工作能夠充分保證檔案資料的安全性，進一步提升了檔案管理工作的規(guī)范性，有效避免檔案管理工作中出現(xiàn)檔案資料泄露和遺失的現(xiàn)象。

3）提升檔案管理人員水平。在檔案管理工作中管理人員是實際的執(zhí)行者，對所有檔案管理工作負直接責任。因此管理人員本身的專業(yè)素質(zhì)和技能水平都會對檔案管理的實現(xiàn)規(guī)范化產(chǎn)生一定影響。在新的發(fā)展形勢下，各行各業(yè)發(fā)展對于檔案管理工作提出了更加嚴格的要求，為了能夠讓檔案管理工作人員更好地適應(yīng)新形勢下的檔案管理工作實踐。需要針對檔案管理人員綜合素質(zhì)進行不斷提升。首先，在進行檔案管理人員招聘的過程中，需要進行嚴格把關(guān)，對應(yīng)聘人員檔案管理專業(yè)知識以及業(yè)務(wù)開展能力進行全面分析[4]；其次，要針對現(xiàn)有檔案管理人員開展培訓(xùn)工作，通過制定出更加科學(xué)合理的培訓(xùn)計劃，來促進管理人員的業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)得到全面提升。與此同時還要針對檔案管理工作人員的現(xiàn)代化先進技術(shù)的應(yīng)用技能培訓(xùn)，讓所有檔案管理工作人員能夠?qū)崿F(xiàn)自身實踐能力的有效提升。在此基礎(chǔ)上還能夠進一步促進檔案管理工作實現(xiàn)規(guī)范化發(fā)展。

4 結(jié)束語

在新的發(fā)展趨勢下，各行各業(yè)發(fā)展過程中對檔案資料的利用需求在不斷提升，為了能夠進一步促進檔案管理工作向著國家規(guī)范化的方向發(fā)展，首先必須要建立起完善的檔案管理工作制度，并在檔案管理實踐中充分利用現(xiàn)代化的先進技術(shù)手段，與此同時針對所有檔案管理工作人員綜合素質(zhì)和實現(xiàn)操作能力水平的全面提升，這樣才能真正實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展。