信息時代衛(wèi)生院檔案管理工作探討

王世俊

（青州市王府衛(wèi)生院，山東 青州 370781）

檔案本身屬于一種書面表達形式，對于工作人員行為以及相關資料等作出了詳細記載，因為涉及的內(nèi)容非常多，所以在表達形式上具有非常明顯的多樣性，一般除了圖片、文字之外，還包括視頻與音頻等形式。通過加強檔案管理工作，當開展各項決策工作時，可以為工作人員起到非常重要的參考作用。如今，基于信息時代發(fā)展背景下，衛(wèi)生院在開展相應的檔案管理工作時，如果仍然采用傳統(tǒng)的檔案管理模式，將很難提升我國衛(wèi)生院發(fā)展水平。針對這種現(xiàn)象，在檔案管理工作中，一定要加強信息化建設工作，通過對信息技術的合理應用，可以促進衛(wèi)生院檔案管理工作在未來面向信息化以及現(xiàn)代化的方向不斷發(fā)展。

1 信息時代下對檔案管理工作提出的要求

如今，基于信息時代發(fā)展背景下，對于我國檔案管理工作與質(zhì)量提出了更好的要求。在以往的檔案管理工作中，因為所采取的管理方式比較落后，所以經(jīng)常會面臨各種問題的產(chǎn)生，已經(jīng)不能在滿足現(xiàn)代社會經(jīng)濟發(fā)展要求。因此，一定要加強信息化建設工作，對信息時代所提出的相關要求進行全面掌握，從而才能在更大程度上提升檔案管理工作效率和質(zhì)量。結(jié)合實際情況來看，信息時代對檔案管理工作所提出的要求主要體現(xiàn)在了以下幾個方面：

第一，如果是從制度角度上進行分析，基于信息時代發(fā)展背景下，要想保證檔案管理工作可以實現(xiàn)順利開展，首先要制定出完善的檔案管理制度與規(guī)范，并保證在開展各項檔案管理工作時，能將相應的管理制度與規(guī)范要求等進行全面落實，通過這種方式可以加強對檔案管理行為的規(guī)范工作，同時也能在更大程度上提升檔案管理制度的有效性與適用性。第二，如果是從績效角度上進行分析，基于信息時代發(fā)展背景下，在開展相應的檔案管理工作時，需要實現(xiàn)對網(wǎng)絡技術以及數(shù)字化技術的充分利用，在此基礎上才能構(gòu)建出完善的檔案管理內(nèi)容，從而促進檔案管理績效可以實現(xiàn)明顯提升?？梢砸M國外國家相關經(jīng)驗，從而形成滿足我國經(jīng)濟發(fā)展的信息化檔案管理體系。第三，如果是從表現(xiàn)形式角度上進行分析，加強信息化檔案管理工作，也是我國部門與企業(yè)面向信息化發(fā)展的重要途徑，幫助檔案管理人員在思想上樹立出一定的風險意識，從而降低信息時代所帶來的風險問題。

2 目前衛(wèi)生院檔案信息化建設中遇到的難題

2.1 缺少完善的檔案管理軟硬件基礎設施

衛(wèi)生院在開展相應的檔案管理工作時，要想在一定程度上提升信息化建設水平，首先應該加強軟硬件基礎設施投入工作，從而才能為檔案信息化建設工作開展奠定良好的基礎條件。但是，結(jié)合目前的實際情況來看，很多基層衛(wèi)生院因為受到自身條件的影響，所以在檔案信息化建設工作中，并沒有配備完善的硬件與軟件基礎設施，這就對信息化建設工作開展形成了非常嚴重的阻礙。

2.2 沒有認識到檔案信息化建設的重要性

目前，雖然很多衛(wèi)生院已經(jīng)積極開展了檔案信息化建設工作，同時也逐漸引進了相應的信息化設備，但是，很多情況下都是跟隨行業(yè)發(fā)現(xiàn)所作出的行為，在思想上并沒有認識到檔案信息化建設的重要性，所以沒有對檔案信息化建設重點以及要求等進行深入了解，這就導致在開展檔案信息化管理工作時，很難采取有效針對性的措施，檔案信息更新不及時，對于剛剛產(chǎn)生的檔案內(nèi)容，沒有及時錄入到信息系統(tǒng)中，同時系統(tǒng)中存在一定的問題，這就會嚴重影響到檔案資料安全性。

2.3 檔案管理人員綜合素質(zhì)水平有待提升

結(jié)合實際情況可以了解到，我國衛(wèi)生院在開展相應的檔案管理工作時，大部分崗位人員都是從其他科室抽調(diào)的，或者是由其他部門的人員來兼職檔案管理，因為這些人員自身缺少一定的專業(yè)性，不能對檔案管理知識與方法進行全面掌握。特別是在檔案信息化建設工作中，對于檔案管理人員自身水平提出了更高的要求，但是，目前很多檔案管理人員并沒有加強信息技術學習工作，在面對技術方面出現(xiàn)的問題時，不能獨自采取有效的措施進行解決，計算機操作不夠熟練，在思想方面沒有樹立出嚴格的安全管理意識，從而無法保證檔案管理安全性。

3 信息時代提升衛(wèi)生院檔案管理水平的相關策略

3.1 樹立先進的檔案管理理念

基于信息時代發(fā)展背景下，衛(wèi)生院在開展相應的檔案管理工作時，為了將信息技術可以有效應用到其中，首先需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的思想觀念，全面認識到檔案信息化建設工作的重要性，在思想上樹立出正確的思想觀念，從而跟隨檔案管理實現(xiàn)改革與發(fā)展。在檔案管理創(chuàng)新工作中，需要結(jié)合時代發(fā)展要求，將計算機技術與網(wǎng)絡技術之間實現(xiàn)有效結(jié)合，通過對新型知識體系的合理應用，可以幫助檔案管理形成新的框架，這樣也就轉(zhuǎn)變了以往比較落后的思想觀念與管理模式。通常情況下，在衛(wèi)生院檔案管理工作中，因為涉及的內(nèi)容非常多，所以在整體上呈現(xiàn)出了非常明顯的復雜性，這就需要在對各類檔案文件進行整理時，應該實現(xiàn)對計算機技術的充分錄用，從而實現(xiàn)對信息資源的有效整理，這樣當工作人員對檔案進行利用時，也能提供一定的便捷性，工作人員可以隨時找到自己所需要的信息資料。另外，通過開展檔案管理工作，其主要目的是方便更好的對信息資料進行使用，通過在思想方面實現(xiàn)有效創(chuàng)新，可以幫助檔案管理人員全面認識到創(chuàng)新工作的重要性，從而也能為檔案管理工作發(fā)展奠定良好的基礎條件。

3.2 加強軟硬件基礎設施投入

基于信息時代發(fā)展背景下，對于我國衛(wèi)生院而言，要想促進檔案信息化管理工作可以實現(xiàn)順利開展，首先需要加強硬件基礎設施投入工作，這也是開展檔案信息化建設工作的基礎條件。目前，很多衛(wèi)生院逐漸引進了非常多的計算機設備，而要想提升檔案信息化管理水平，只依靠計算機技術還遠遠不夠，需要購置多媒體影像采集與錄入系統(tǒng)、存儲設備以及溫濕度調(diào)控設備等，只有在保證設施全面的基礎上，才能實現(xiàn)對檔案資料的有效存儲。同時，在具備基礎設施的基礎上，還需要采購與衛(wèi)生院檔案管理工作相適應的管理軟件，一般主要體現(xiàn)在了查詢軟件、計算機操作系統(tǒng)、信息安全軟件以及檔案數(shù)據(jù)庫軟件等幾個方面，通過對相關軟件的合理配置，可以在很大程度上提升檔案信息資料的安全性，同時對檔案資料進行合理保存。另外，對于信息技術而言，一般更新的速度都非常快，所以，衛(wèi)生院還需要及時對硬件以及軟件設備等進行更新與升級，從而才能在更大程度上提升檔案管理工作水平。

3.3 加快檔案信息資源的信息化建設

對于衛(wèi)生院檔案管理工作而言，一般涉及的內(nèi)容非常多，主要包括病例、病案、影像資料、費用收據(jù)以及檢查數(shù)據(jù)等多個方面，所以在整體上具有非常明顯的復雜性。要想實現(xiàn)對這些檔案信息的有效管理，按照類別進行合理劃分與保存，方便后期更好的對信息進行查詢與利用。因此，衛(wèi)生院一定要加強檔案信息化建設工作，可以根據(jù)實際情況制定出完善的管理制度，通過對相關制度的全面實施，可以對檔案管理人員行為進行嚴格約束與管理，保證檔案管理人員可以將信息全部錄入到系統(tǒng)中，同時及時做好電子檔案信息的升級工作，最終實現(xiàn)對檔案的合理保存。另外，對于相關的檔案管理工作人員而言，還應該對檔案資源共享引起高度重視，通過加強檔案資源網(wǎng)絡建設，更進一步實現(xiàn)具備局域網(wǎng)，這樣各個科室人員當需要利用檔案資料時，就可以通過局域網(wǎng)對資料內(nèi)容進行檢索，從而在更快的時間內(nèi)查找到自己所需要的材料，通過這種方式可以有效提升檔案資源利用效率。

3.4 加強檔案管理人員信息化培訓工作

在衛(wèi)生院檔案信息化管理工作中，檔案管理人員在其中發(fā)揮著非常重要的執(zhí)行作用，其自身水平與最終檔案信息化管理工作質(zhì)量之間有著非常密切的聯(lián)系。因此，基于信息時代發(fā)展背景下，要想保證檔案信息化建設工作可以實現(xiàn)順利開展，對于衛(wèi)生院而言，一定要對檔案管理人員信息化培訓工作引起高度重視，通過加強人才隊伍建設工作，可以為檔案信息化建設工作開展奠定良好的基礎條件。首先，衛(wèi)生院應該選出一批專門的檔案管理人員，并成立相應的檔案管理工作部門，來對檔案開展嚴格的信息化管理工作。同時，在一定的時間內(nèi)應該將培訓工作進行全面落實，鼓勵所有檔案管理人員可以積極參與到培訓活動中，從而對信息技能以及信息素養(yǎng)等進行全面掌握，這樣在崗位上才能將自身的價值作用充分發(fā)揮出來。衛(wèi)生院可以選出一些學習能力比較強的檔案管理人員，然后到相關單位中進行學習，這樣就能更好的積累檔案管理經(jīng)驗，從而促進檔案信息化建設工作可以實現(xiàn)順利開展。

4 結(jié)語

綜上所述，基于信息時代發(fā)展背景下，對于我國衛(wèi)生院而言，在開展檔案管理工作時，一定要對信息技術使用引起高度重視。在檔案信息化建設過程中，首先應該轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的思想觀念，加強硬件與軟件方面的投入，不斷提升檔案管理人員綜合素質(zhì)水平，結(jié)合實際情況制定出完善的檔案信息化管理體系，從而在更大程度上提升檔案管理工作水平，這對于衛(wèi)生院發(fā)展也能起到非常重要的推動作用。