論如何實現(xiàn)醫(yī)院人事檔案精細化管理與控制

徐晉剛

（太原市人民醫(yī)院，山西 太原 030000）

檔案管理是醫(yī)院員工學(xué)歷、職稱、考核、進修、工資等多方面情況的記錄，能夠有效反映醫(yī)務(wù)人員的各項能力和技術(shù)，是人才隊伍建設(shè)、選拔人才、職位晉升、評優(yōu)等工作的重要參考數(shù)據(jù)。所以醫(yī)院應(yīng)當(dāng)對人事檔案管理給予足夠的重視，充分運用新的科技手段，做好人事檔案精細化管理和控制，從而優(yōu)化配置人才資源，為相關(guān)工作開展及時提供有效信息，促進醫(yī)院的穩(wěn)定發(fā)展。

1 醫(yī)院人事檔案精細化管理和控制的必要性

1.1 醫(yī)院對人事檔案管理要求有所提高

現(xiàn)如今，隨著醫(yī)院改革與發(fā)展的不斷推進，人事檔案在醫(yī)院管理中的作用越來越重要，人事檔案不再是簡單的信息資料，相關(guān)工作人員對人事檔案進行精細化的管理后，能夠滿足醫(yī)院發(fā)展過程中更多的需求。醫(yī)院傳統(tǒng)的人事檔案管理辦法不符合時代需求，工作效率較低，而且人事流動比較頻繁，所發(fā)揮的作用較小。因此，傳統(tǒng)的人事檔案管理已經(jīng)難以滿足醫(yī)院的需求了，人事檔案管理應(yīng)當(dāng)運用信息化技術(shù)，相關(guān)管理人員可以借助互聯(lián)網(wǎng)對人事檔案開展精細化管理和控制，不斷完善電子檔案資料，通過計算機的運算能力等對各種檔案資料進行精細化管理，以便醫(yī)院能夠取得更大的發(fā)展。

1.2 醫(yī)院發(fā)展速度較快且規(guī)模有所拓展

由于時代變化，醫(yī)院發(fā)展速度非常快，規(guī)模不斷拓展，而且醫(yī)院的人事變動較為頻繁，所以傳統(tǒng)的人事檔案管理辦法很難跟上這一變化。同時，醫(yī)院傳統(tǒng)人事檔案管理所記錄的只是醫(yī)務(wù)人員最基本的信息，所涉及的方面較少，部分邊緣資料甚至毫無記載，如工作狀態(tài)、取得的效果、員工想法等，由于檔案資料較為貧乏，很難對員工未來發(fā)展目標等有準確的判斷。因為傳統(tǒng)人事檔案不能全面記錄員工各項情況，所以在對員工進行評價時難以做到詳細且客觀。與之相較，利用信息化技術(shù)就可以很好做到醫(yī)院人事檔案的精細化管理與控制。

1.3 人事檔案精細化管理與控制的優(yōu)勢

醫(yī)院加強人事檔案精細化管理，能夠建立信息平臺和龐大的數(shù)據(jù)庫，使人事資料的使用更加方便，精細化管理有助于借用信息技術(shù)對信息資料進行檢索，能夠大大提高人事檔案管理的效率，有效降低檔案管理人員的工作難度，便于管理人員有更多的時間進行創(chuàng)新，提高人事檔案管理工作效率。同時，精細化管理有助于人事資料及時更新，提高了其時效性，便于醫(yī)院管理部門資源共享。

2 實現(xiàn)醫(yī)院人事檔案精細化管理與控制的對策

2.1 對醫(yī)院人事檔案精細化管理與控制予以重視

醫(yī)院要得到穩(wěn)定可持續(xù)發(fā)展，必須選拔人才并且留住人才，這就需要人事檔案管理部門在該方面做到精細化管理。為了對員工需求和發(fā)展目標有更準確的把握，醫(yī)院管理人員應(yīng)當(dāng)重視人事管理部門的人事檔案管理和控制，不斷完善信息化建設(shè)，配置相關(guān)設(shè)備，加大人事檔案信息化管理的力度，使其管理更為精細化。與此同時，新時期醫(yī)院人事檔案管理難度加大，所涉及的信息資料越來越多，并且越來越重要，所以人事檔案的管理者為了切實做好該項工作應(yīng)當(dāng)不斷學(xué)習(xí)，提升自己，以便符合醫(yī)院對人事檔案精細化管理的需求。為此，醫(yī)院在選用人事檔案管理員時，要對其專業(yè)能力和其他素質(zhì)進行考察，為人事檔案精細化管理提供人才基礎(chǔ)。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)者要對人事檔案精細化管理有正確的認識，明確人才需求和各種工作內(nèi)容需求，為醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展做好基礎(chǔ)工作并提供有力支持。

2.2 形成全方位、深層次的信息化檔案管理模式

醫(yī)院人事檔案管理過程中必須確保所錄入的信息是真實且準確的，以保證在使用檔案信息時是有效的。人事檔案管理人員在記錄相關(guān)人員的各項信息時，要向相關(guān)人員明確其所提供的信息必須真實有效，并且最好所提交的信息資料為電子形式。同時，人事檔案管理者要以公正、客觀的態(tài)度來對相關(guān)人員的檔案資料進行記錄，將信息化技術(shù)的作用最大限度發(fā)揮，使得人事檔案管理在借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的幫助下提高工作質(zhì)量和效率。要更加深入人事檔案管理工作還應(yīng)當(dāng)成立監(jiān)督部門，全方位掌控檔案管理人員，確保人們的個人資料不被泄露。人事檔案管理部門可以將相關(guān)工作者的崗位獨立開來，避免工作人員相互監(jiān)督，有效提升工作質(zhì)量和效果。

2.3 建立信息資料數(shù)據(jù)庫并且進行精細化整理

隨著社會發(fā)展進步，醫(yī)院也有較大的發(fā)展，人才流動性較大，所診治的患者數(shù)量也大幅增加，這使得醫(yī)院人事檔案管理面臨著巨大的挑戰(zhàn)。醫(yī)院的檔案管理具有信息量大、種類多和更新?lián)Q代較快等特點，醫(yī)院的檔案管理不只有患者病歷，還有技術(shù)資料和相關(guān)的人事資料，不同的檔案要分類整理，且所記錄的各種條例也不盡相同。以至于信息檔案記錄分為不同的科室，并且各個科室之間業(yè)務(wù)相對獨立，也缺乏足夠的溝通交流，以至于醫(yī)院的檔案管理和信息資源的整合存在一定的不足之處，使得各個檔案之間沒有經(jīng)過有效的梳理，醫(yī)院的檔案管理工作效率還有較大的提升空間。傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案信息管理比較分散，不能進行統(tǒng)一和較為精細的管理控制。相比較而言，建立信息資料數(shù)據(jù)庫，形成信息化的管理系統(tǒng)對醫(yī)院檔案管理十分必要。醫(yī)院檔案管理部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)不同的檔案分配不同的科室，采取有針對性地信息檔案管理，并對相關(guān)資料進行精細的區(qū)分管理，從而使人事檔案管理工作更加科學(xué)合理。

2.4 不斷完善醫(yī)院人事檔案的精細化管理制度

只有形成完善的管理制度才能使相關(guān)工作能夠順利且有序的開展。因此，醫(yī)院要提高人事檔案管理工作效率，做好人事檔案信息化、精細化管理必須不斷完善相關(guān)制度，以此保障人事檔案管理工作的有序開展。相關(guān)檔案管理人員應(yīng)當(dāng)明確醫(yī)院人事檔案管理具有一定的復(fù)雜性，所以相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)醫(yī)院的實際情況制定完善的檔案管理制度，確保該制度符合醫(yī)院需求，能夠有效保障醫(yī)院相關(guān)工作的順利開展，以便醫(yī)院人事檔案精細化管理具有更高的工作效率。檔案管理部門應(yīng)當(dāng)將工作人員的各項信息詳細地輸入到電子檔案中，并上傳到信息管理平臺，建立健全的檔案信息平臺，對其中的細節(jié)進行分類整理。此外，檔案管理人員要定期對檔案中各項信息進行更新，以便在醫(yī)院各項工作中能夠快速、準確提取檔案信息，為醫(yī)院各項工作需求提供有力支持，便于醫(yī)院的人才管理和人事調(diào)動等。

3 結(jié)束語

新形勢下，醫(yī)院人事檔案精細化管理與控制十分必要，這是醫(yī)院各項工作有效開展的有力支撐。對此，醫(yī)院對人事檔案精細化管理給予足夠的重視，要配備相關(guān)信息設(shè)備，選用專業(yè)的檔案管理人才，并督促管理者不斷學(xué)習(xí)，以便提升人事檔案管理的專業(yè)水平。同時，要積極完善人事檔案精細化管理制度，確保檔案管理人員錄入的信息真實有效，建立信息資料數(shù)據(jù)庫，并且對信息進行梳理、細分和整合，便于人事資料的調(diào)取和使用，為醫(yī)院人才管理提供強有力的保障。