關(guān)于事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新思考

續(xù) 菲

（山西省忻州市定襄縣紀(jì)檢監(jiān)察信息中心，山西 忻州 034000）

檔案管理工作是每個(gè)事業(yè)單位的基礎(chǔ)工作之一，如果沒有檔案管理，單位可能無法正常運(yùn)行，工作效率也將大大降低。而且，由于事業(yè)單位的特殊性，它不僅在一定程度上代表著國家風(fēng)貌，也在輔助政府部門工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)方面發(fā)揮著重要作用。甚至，它還關(guān)系到民生發(fā)展和社會(huì)發(fā)展。本文將從事業(yè)單位管理現(xiàn)狀、檔案管理工作創(chuàng)新的策略、事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新的意義三個(gè)主要方面進(jìn)行思考和 總結(jié)。

1 事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀

1）硬件設(shè)施有待改善。專業(yè)的檔案裝具不足，導(dǎo)致部分檔案無法合理存放；檔案柜架年代久遠(yuǎn)，需要及時(shí)更新?lián)Q代，以免影響檔案的存放；檔案室空間過小，不便于存放和取出檔案，甚至部分事業(yè)單位缺乏專門的檔案室；檔案閱覽室面積過小或者缺乏設(shè)施完善的閱覽室；檔案電子管理設(shè)備不足或者設(shè)備比較陳舊，不便于使用；缺少有效的安保措施，無法保證檔案安全。

2）檔案管理人員專業(yè)性有待提高。有些檔案管理人員非本專業(yè)出身，而且后天學(xué)習(xí)和培訓(xùn)不到位，導(dǎo)致檔案管理情況不夠完善。如，紙質(zhì)檔案與電子檔案沒有做到同步，信息不完善，有些檔案備份了電子版，有些檔案沒有備份或者備份不全等。在此提一句，檔案管理并不是人們想象中非常簡單的工作，反之，它是一項(xiàng)繁重的技術(shù)工作。由于事業(yè)單位多會(huì)與政府工作有些交接，因此難免會(huì)牽扯到一些范圍大、有難度的檔案管理工作，這不僅非常考驗(yàn)檔案管理人員的腦力與體力，耐心與條理性，還考驗(yàn)檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)，收集信息和處理檔案的能力。

3）檔案管理制度有待更新。部分事業(yè)單位存在管理制定和流程不夠詳細(xì)，或者執(zhí)行力不夠的情況，這都會(huì)影響工作效率與質(zhì)量。管理制度也應(yīng)當(dāng)隨著時(shí)代而改變，檔案管理制度不僅要滿足事業(yè)單位的需要，還要跟上時(shí)代發(fā)展的腳步，更新管理模式。完善與先進(jìn)的管理制度，才能保證檔案管理的質(zhì)量與速度。

2 檔案管理工作創(chuàng)新的策略

1）創(chuàng)新檔案管理環(huán)境。合理有效的檔案管理環(huán)境，是事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新工作的基礎(chǔ)。例如，合理安排檔案室與閱覽室的位置，合理布局房間的大小，合理設(shè)計(jì)房間的構(gòu)造。及時(shí)引用先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，其中包括檔案裝具、檔案柜架、安保措施等。如，合理設(shè)置門禁，可以采用密碼、指紋與刷卡等多種方式。完善監(jiān)控設(shè)施，保證閱覽室和檔案室無死角和盲區(qū)，確保檔案完整與安全。同時(shí)，關(guān)注電子信息化的發(fā)展，及時(shí)更新電子設(shè)備，及時(shí)更新事業(yè)單位內(nèi)網(wǎng)檔案建設(shè)，關(guān)注最新的電子檔案管理應(yīng)用和進(jìn)展。

2）創(chuàng)新工作模式。傳統(tǒng)的工作模式往往是單一的上傳下達(dá)，檔案管理人員缺乏工作熱情和積極性，缺少工作和學(xué)習(xí)的主動(dòng)性。為了提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)能力，促使檔案管理人員不斷進(jìn)步與學(xué)習(xí)，事業(yè)單位可以合理制定一些獎(jiǎng)勵(lì)制度，以及工作模式創(chuàng)新。對(duì)于檔案管理人員比較突出和優(yōu)秀的表現(xiàn)，給予適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)，如，給予相關(guān)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，發(fā)放獎(jiǎng)金等。定期組織檔案管理人員參觀和學(xué)習(xí)優(yōu)秀管理模式，鼓勵(lì)檔案管理人員提出“金點(diǎn)子”，如果實(shí)施通過后反應(yīng)良好，可以再次進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，并在會(huì)議上進(jìn)行表彰。由檔案管理人員定期組織開展檔案管理會(huì)議，并在會(huì)議上提出有關(guān)的工作建議和號(hào)召，協(xié)調(diào)其他工作部門進(jìn)行有效配合檔案管理工作，把檔案管理人員的工作模式由被動(dòng)轉(zhuǎn)化為主動(dòng)。

3）創(chuàng)新檔案管理制度。創(chuàng)新檔案管理制度，對(duì)一些制度的細(xì)節(jié)進(jìn)行完善和優(yōu)化，例如，明確具體責(zé)任人，細(xì)化懲戒和賠償制度。從檔案的錄入，存放，借出，歸還，整理等方面，作出詳細(xì)的說明，并且嚴(yán)格執(zhí)行。檔案管理制度的完善，有利于提高工作效率和質(zhì)量，減少工作成本和損失。例如，檔案錄入盡量做到紙質(zhì)檔案和電子檔案同步；檔案存放依據(jù)便于查找的原則，進(jìn)行分門別類存放，并定期檢查；檔案借出時(shí)必須進(jìn)行電子登記和紙質(zhì)登記，并約定歸還日期和歸還數(shù)量；定期查看和整理檔案，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并解決問題，例如，檢查是否有缺失或者損壞現(xiàn)象等。對(duì)于損壞檔案或者遺失檔案的人進(jìn)行相應(yīng)的懲戒，根據(jù)損壞程度和重要程度，進(jìn)行一定的金錢賠償或其他補(bǔ)救措施。建立健全信用等級(jí)記錄體系，根據(jù)事業(yè)單位員工的信用情況給出相應(yīng)獎(jiǎng)賞或處罰，從而提高大家對(duì)檔案管理的重視性和執(zhí) 行力。

4）創(chuàng)新應(yīng)用檔案云管理。既然談到檔案管理，肯定會(huì)涉及一些資料的保密性，合理利用這一點(diǎn)，不僅能增加檔案安全性，還能減少檔案管理人員的工作時(shí)間。例如，在事業(yè)單位內(nèi)網(wǎng)上增設(shè)檔案查閱專區(qū)，一級(jí)資料可以公開查閱，二級(jí)資料需要密碼查閱，三級(jí)資料需要授權(quán)查閱。如此既節(jié)省了時(shí)間，提高了效率，也方便了更多人。借助網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)檔案云管理，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位對(duì)外服務(wù)水平的提高。

5）征求其他部門的意見。值得注意的是，檔案管理工作創(chuàng)新，并不只是檔案管理部門的事情。檔案管理涉及方方面面，因此我們可以廣征建議，鼓勵(lì)其他部門獻(xiàn)言獻(xiàn)策，切不可閉門造車或者孤芳自賞。群眾的力量是偉大的，是不可想象的。檔案管理者應(yīng)該跳出自身的局限性，敞開胸懷，廣納意見，要善于從群眾中汲取力量獲得靈感，這也是創(chuàng)新思維的一個(gè)重要方向。很多優(yōu)秀可行的建議，往往是身邊所忽視的人提供的。例如，征求事業(yè)單位員工的建議，他們是檔案使用的第一接觸人，他們往往會(huì)結(jié)合自身需求，提出有效建議。例如，事業(yè)單位的安保人員，他們往往能夠結(jié)合自身經(jīng)驗(yàn)提出合理建議。例如，政府單位的對(duì)接人，他們往往更能根據(jù)工作需求提出檔案工作創(chuàng)新的建議。

3 事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新的意義

事業(yè)單位檔案管理的工作創(chuàng)新，有多重意義。

第一，對(duì)外方面，事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新，能夠展示事業(yè)單位的檔案管理服務(wù)水平，營造良好形象，同時(shí)緊隨時(shí)代發(fā)展，不斷地提高對(duì)接效率，提高服務(wù)質(zhì)量，展示良好的精神面貌。

第二，對(duì)內(nèi)方面，能夠提高員工工作積極性，促進(jìn)員工的個(gè)人發(fā)展，同時(shí)也有利于事業(yè)單位的發(fā)展，還能夠?yàn)槭聵I(yè)單位注入新風(fēng)氣、新活力。

第三，對(duì)于檔案管理本身，工作創(chuàng)新不僅方便了事業(yè)單位員工的借閱，同時(shí)也為檔案管理的發(fā)展作出了貢獻(xiàn)。

4 結(jié)束語

總體而言，事業(yè)單位相關(guān)人員，必須重視起來，積極進(jìn)行檔案管理的工作創(chuàng)新。首先，認(rèn)識(shí)到檔案管理工作創(chuàng)新的迫切性和重要性，然后努力掌握檔案管理工作創(chuàng)新的方法，并且提高執(zhí)行力，跟進(jìn)最新進(jìn)展和舉措，同時(shí)積極發(fā)言獻(xiàn)策，提出自己的合理建議。最后，希望檔案管理的發(fā)展更上一層樓，希望檔案管理人員積極提高自己的專業(yè)技能和創(chuàng)新思維，希望事業(yè)單位不斷提高對(duì)外服務(wù)水平，為國家和社會(huì)的發(fā)展貢獻(xiàn)一份自己的力量。