淺析國(guó)土資源基層檔案管理問(wèn)題

覃秋蘭

（廣西省河池市大化瑤族自治縣自然資源局，廣西 河池 530800）

國(guó)土資源管理可以確?？茖W(xué)合理地利用土地資源，有效管理土地，想要有效地做好土地管理工作、確保土地資源的使用合理性、適度地占用土地，檔案管理工作極其關(guān)鍵。在檔案中，詳細(xì)記錄了土地交易的過(guò)程，例如按項(xiàng)目建設(shè)占用土地、更改土地類別和每個(gè)房地產(chǎn)的土地所有者、土地所有權(quán)驗(yàn)證、土地所有權(quán)管理、土地使用計(jì)劃和耕、土地保護(hù)和執(zhí)法監(jiān)督土地工作的科學(xué)基礎(chǔ)與政府工作和公眾生活息息相關(guān)。所以，研究和討論如何規(guī)范和改進(jìn)國(guó)土資源基層檔案管理工作非常重要。

1 實(shí)施國(guó)土資源基層檔案管理的意義和重要性

1）意義。首先是規(guī)劃和利用土地科學(xué)的基礎(chǔ)。國(guó)土檔案是一種非常重要的技術(shù)資源，在新時(shí)代，通過(guò)國(guó)土檔案來(lái)研究、規(guī)劃和使用土地資源。只有這樣，才能全面審查國(guó)土資源的規(guī)劃和利用，才能促進(jìn)國(guó)土資源利用率。第二是征地和糾紛解決的基礎(chǔ)。土地使用時(shí)，無(wú)論是進(jìn)行土地租賃、個(gè)人住房申請(qǐng)、土地是否已注冊(cè)，都將詳細(xì)記錄在檔案中以確認(rèn)許可證和財(cái)產(chǎn)權(quán)。這些檔案是土地使用的證據(jù)，維護(hù)使用者的合法權(quán)益，適當(dāng)解決爭(zhēng)端，防止非法占用土地，維護(hù)社會(huì)和諧穩(wěn)定。2）重要性。強(qiáng)調(diào)對(duì)地方土地和資源的有效管理，不僅有助于確定地方土地和資源的所有權(quán)，而且為科學(xué)管理土地和資源提供了必要的基礎(chǔ)。國(guó)土資源基層檔案管理也是地方國(guó)土資源管理部門(mén)加強(qiáng)國(guó)土資源利用的技術(shù)基礎(chǔ)。

2 國(guó)土資源基層檔案管理存在的不足

1）沒(méi)有完善的管理系統(tǒng)。尚未建立相應(yīng)的管理責(zé)任制，相關(guān)部門(mén)和個(gè)人的職責(zé)和權(quán)限不明確，影響了檔案管理的效率。有些單位在沒(méi)有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的情況下執(zhí)行國(guó)土資源檔案管理工作，并且管理水平受到檔案的提交、數(shù)量、類別、隨意放置等的制約。2）提高管理人員素質(zhì)。土地檔案的管理仍采用傳統(tǒng)的管理方式，責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)，規(guī)章制度不嚴(yán)格。此外，管理人員缺少培訓(xùn)，影響了專業(yè)技能的提升，而且不利于檔案管理工作。3）現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用不足。各個(gè)檔案保存人員不清楚使用檔案的重要性和責(zé)任。檔案的數(shù)字化和信息技術(shù)的缺乏影響著管理水平。檔案管理人員的工作無(wú)法得到保證，領(lǐng)導(dǎo)者經(jīng)常無(wú)視檔案管理工作，因此對(duì)檔案管理人員工作的熱情降低了，直接影響了檔案管理工作的開(kāi)展。此外，檔案管理者沒(méi)有足夠的知識(shí)儲(chǔ)備，專業(yè)知識(shí)水平較低，檔案管理人員缺乏培訓(xùn)和學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，也缺少系統(tǒng)的技能培訓(xùn)。4）對(duì)檔案管理工作的偏見(jiàn)。檔案管理始終是在幕后，甚至認(rèn)為檔案管理一項(xiàng)沒(méi)有業(yè)務(wù)的非常悠閑的工作。從局外人的角度來(lái)看，當(dāng)需要尋找信息時(shí)，只需要及時(shí)搜索，檔案管理使比較安穩(wěn)的工作。檔案管理實(shí)際上是一項(xiàng)非常復(fù)雜、繁瑣的專業(yè)任務(wù)，需要謹(jǐn)慎和耐心。5）檔案收集過(guò)程還存在不足。國(guó)土資源基層單位是實(shí)力非常雄厚的工作單位，領(lǐng)導(dǎo)者通常只關(guān)心工作質(zhì)量，重視土地交易檔案、地籍檔案，檔案是否獨(dú)立進(jìn)行管理無(wú)關(guān)重要。例如，對(duì)于每個(gè)辦公室使用的設(shè)備檔案，主要在辦公室中使用，而不是進(jìn)行檔案管理。一到年底，在整理文件時(shí)，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)附件找不到的現(xiàn)象，而且文件也從來(lái)沒(méi)有進(jìn)行檔案。

3 對(duì)于國(guó)土資源基層檔案管理問(wèn)題的解決措施

1）必須做好檔案管理的硬件配置。國(guó)土資源檔案管理要充分協(xié)調(diào)和豐富地方檔案的內(nèi)容，并進(jìn)行綜合管理。各級(jí)國(guó)土資源檔案工作涉及很多方面，將真正記錄和反映有關(guān)工作的歷史情況，建立檔案管理配套設(shè)施是國(guó)土資源工作的前提。為了做好檔案管理工作，可以根據(jù)“六”要的思維開(kāi)始工作。主要是指管理負(fù)責(zé)人要明確、設(shè)施要健全、管理人員要負(fù)責(zé)、資金投入要規(guī)范、工作制度要規(guī)范，應(yīng)當(dāng)依法設(shè)立專業(yè)職能管理部門(mén)，必須遵守相應(yīng)的檔案管理規(guī)定。對(duì)檔案管理工作要做到關(guān)系分明、制度健全、統(tǒng)一管理，使檔案管理實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、信息化的發(fā)展。在國(guó)土資源檔案管理中對(duì)于硬件的要求非常高。如果資金允許，需要增加更多的現(xiàn)代化設(shè)備和設(shè)施，以創(chuàng)造更好的檔案管理工作條件。2）完善檔案管理體系的建設(shè)，提升文件管理水平。國(guó)土資源基層檔案管理工作是一項(xiàng)比較基礎(chǔ)的業(yè)務(wù)，存在著檔案數(shù)量多、存儲(chǔ)時(shí)間長(zhǎng)、訪問(wèn)時(shí)間不一致、管理困難等問(wèn)題。為了出色地完成這項(xiàng)日常工作，需要事先精通構(gòu)建系統(tǒng)和標(biāo)準(zhǔn)化管理。根據(jù)操作的實(shí)際內(nèi)容，文件使用管理、庫(kù)房定期管理、文件安全保密性以及實(shí)用的電子文件管理等各種系統(tǒng)都得到了不斷建立和完善，并嚴(yán)格遵守國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)要求，積極開(kāi)展檔案管理現(xiàn)代化工作，認(rèn)真貫徹《電子文件和檔案管理暫行規(guī)定》，組織整理電子檔案，明確相關(guān)部門(mén)的具體職責(zé)。確保電子檔案的可靠性以及數(shù)據(jù)的完整性?，F(xiàn)在有的國(guó)土資源檔案管理系統(tǒng)在檔案安裝設(shè)施中使用標(biāo)準(zhǔn)化的無(wú)酸卷盒，以實(shí)現(xiàn)對(duì)倉(cāng)庫(kù)中存儲(chǔ)的土地和資源檔案的計(jì)算機(jī)管理，并將其分為科學(xué)類別，基本上是永久性檔案或長(zhǎng)期檔案，國(guó)土資源基層檔案管理部門(mén)可以進(jìn)行引進(jìn)使用。3）通過(guò)有效的收集和分類，使檔案資源更加豐富。國(guó)土資源檔案局有許多文件和記錄檔案，檔案可分為財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、地籍管轄、土地規(guī)劃、土地建設(shè)、監(jiān)督等類別。有必要及時(shí)收集和分類圖片、地質(zhì)資源等各類檔案資料，并通過(guò)對(duì)各部門(mén)的隨時(shí)指導(dǎo)，完成年度資料的傳輸和分類。近年來(lái)，國(guó)土資源基層的檔案管理的文件數(shù)量迅速增加，這使檔案管理變得更加困難。在工作中，可以使用外部證書(shū)并在內(nèi)部使用地圖來(lái)管理土地的方法。土地注冊(cè)所有權(quán)的確定、施工現(xiàn)場(chǎng)和地質(zhì)的加強(qiáng)、礦產(chǎn)資源的批準(zhǔn)、各種相關(guān)工作的協(xié)調(diào)土地和資源檔案管理以數(shù)字化和信息化為前提，將檔案管理工作與輔助業(yè)務(wù)工作聯(lián)系在一起，進(jìn)行規(guī)劃和安排，并且，檔案必須進(jìn)行收集和分類，使國(guó)土資源檔案的管理更加規(guī)范，這也是發(fā)展的方向。4）通過(guò)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。為確?？茖W(xué)、完整的檔案信息，國(guó)土資源檔案管理各級(jí)部門(mén)要認(rèn)真貫徹檔案管理制度，合理安排檔案管理人員范圍，充分調(diào)動(dòng)檔案管理人員的作用。要重視檔案管理人才的引進(jìn)和培養(yǎng)，在確保他們能夠很好地完成工作的同時(shí)，還要加強(qiáng)檔案管理的指導(dǎo)和對(duì)資源部門(mén)的培訓(xùn)。進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)劃、收集整理、檔案歸類，推動(dòng)國(guó)土資源檔案管理工作向更加規(guī)范更加標(biāo)準(zhǔn)的方向發(fā)展。5）使服務(wù)質(zhì)量與文件利用率匹配。在軟硬件建設(shè)和制度化的基礎(chǔ)上，積極開(kāi)發(fā)和利用檔案信息，使檔案信息對(duì)本地區(qū)的土地管理和經(jīng)濟(jì)建設(shè)工作有充分的貢獻(xiàn)，并努力使相關(guān)工作成為可能。在檔案的幫助下做得更好。特別是地方市和縣法院、律師事務(wù)所、大學(xué)和審計(jì)部門(mén)在訪問(wèn)各級(jí)國(guó)土資源檔案部門(mén)查找文件時(shí)，提供最大的便利。

4 結(jié)語(yǔ)

想要加強(qiáng)國(guó)土資源檔案的社會(huì)服務(wù)功能，只有充分利用檔案才能體現(xiàn)其價(jià)值。檔案管理工作的開(kāi)發(fā)和利用服務(wù)主要是要改變舊的觀念，檔案在多渠道進(jìn)行應(yīng)用，充分利用土地和資源檔案的作用，為經(jīng)濟(jì)和社會(huì)提供更好的服務(wù)。因此，國(guó)家土地資源檔案的管理是一項(xiàng)專業(yè)而全面的工作，只有科學(xué)規(guī)范的檔案管理和及時(shí)的管理才能適應(yīng)新形勢(shì)的發(fā)展，創(chuàng)造檔案管理的新局面，這就要求檔案管理人員不斷研究和探索新方法，學(xué)習(xí)新知識(shí)并采用新技術(shù)，在土地和資源檔案管理方面取得新的發(fā)展。在新環(huán)境的當(dāng)前背景下，我國(guó)的國(guó)土資源必將得到更加充分的開(kāi)發(fā)和利用，有關(guān)國(guó)土資源檔案管理的工作量也將大大增加。必須充分了解檔案管理的當(dāng)前問(wèn)題，并根據(jù)這些問(wèn)題采取合理的解決方案，以更好地管理土地和資源檔案，并為相關(guān)研究人員和用戶提供便利。