強(qiáng)化檔案意識提升學(xué)校檔案管理水平

潘自力

（常州市第一中學(xué)，江蘇 常州 213000）

黨和國家高度重視檔案工作。檔案是中華民族的重要文化底蘊(yùn)和寶貴財(cái)富，強(qiáng)調(diào)檔案是重要的基礎(chǔ)性工作。檔案工作在許多人心目中缺乏應(yīng)有的地位，形成矛盾現(xiàn)象。檔案管理員要勇于面對這一現(xiàn)象，我們必須不懈努力解決這一矛盾。檔案工作應(yīng)包括兩個(gè)方面：一方面，做好事物的工作，即檔案的收集、整理、保護(hù)和利用。另一方面，是做人的工作，即正確使用法律、法規(guī)、武器和黨的政策來宣傳和教育干部群眾，不斷提高人們尤其是領(lǐng)導(dǎo)者的檔案意識，促進(jìn)檔案工作的有效管理和檔案科學(xué)發(fā)展。我們的檔案管理員不應(yīng)該等每個(gè)人都有了檔案意識，才去從事檔案工作。

1 強(qiáng)化檔案意識提升管理水平的重要性

增強(qiáng)檔案管理意識是提高學(xué)校檔案管理整體水平的重要因素。改進(jìn)學(xué)校檔案管理，有利于學(xué)校建設(shè)、教育、教學(xué)和科研的發(fā)展。教學(xué)檔案將記錄教學(xué)和科研過程中的問題和關(guān)鍵點(diǎn)，提高學(xué)校檔案管理水平，將為學(xué)校的學(xué)術(shù)環(huán)境建設(shè)和科研工作提供依據(jù)和數(shù)據(jù)保護(hù)。學(xué)校檔案的其他組成部分，例如行政檔案和人事，教師和學(xué)生檔案的建設(shè)和管理，將為解決學(xué)校發(fā)展中出現(xiàn)的問題和困難提供基礎(chǔ)，以便學(xué)校的發(fā)展能夠有理可依。

2 學(xué)校學(xué)生檔案管理工作存在的問題分析

2.1 檔案意識薄弱

對學(xué)生檔案的管理意識淡薄反映在學(xué)校和個(gè)別學(xué)生中。一方面，從學(xué)校的角度看，領(lǐng)導(dǎo)層對檔案管理沒有給予足夠的重視和理解，未能認(rèn)識到學(xué)生檔案管理對學(xué)生和學(xué)校發(fā)展的重要性，這些想法導(dǎo)致學(xué)校中缺乏一定的資金管理、檔案設(shè)施建設(shè)和人力資源配置，這不僅阻礙了學(xué)生檔案管理工作的有序發(fā)展，也不利于學(xué)校學(xué)生管理工作的系統(tǒng)化發(fā)展；另一方面，從學(xué)生的角度看，大多數(shù)學(xué)生對檔案知識不多，甚至對檔案內(nèi)容的知識也不多，他們不僅沒有意識到檔案館對自己未來發(fā)展的重要性，而且不知道自己檔案館的合理性和基礎(chǔ)內(nèi)容，這種現(xiàn)象直接引起學(xué)校生對檔案管理的模糊理解，不利于他們未來職業(yè)規(guī)劃的合理發(fā)展。

2.2 保密管理力度有待加強(qiáng)

學(xué)生檔案管理都是由學(xué)生所在的學(xué)校進(jìn)行的。從目前中國學(xué)校學(xué)生檔案管理的發(fā)展情況來看，由于大量的學(xué)生數(shù)據(jù)，檔案管理人員將缺乏相應(yīng)的耐心來處理學(xué)生檔案和記錄學(xué)生的學(xué)習(xí)情況，從而導(dǎo)致涉及許多學(xué)生的活動(dòng)信息沒有良好的編譯、研究和設(shè)置，并且學(xué)生檔案信息資源的豐富程度不足。在當(dāng)前人文管理的發(fā)展下，許多學(xué)校學(xué)生檔案的管理和信息錄入是由管理人員直接進(jìn)行的，組織過程中不可避免地會出現(xiàn)一些錯(cuò)誤。同時(shí)，隨著學(xué)生檔案的復(fù)雜性的增加，可訪問學(xué)生檔案的人員也逐漸變得復(fù)雜，導(dǎo)致學(xué)生檔案信息的機(jī)密性無法滿足管理的基本要求。

2.3 檔案信息載體結(jié)構(gòu)單一

目前，學(xué)校檔案（室）的管理方法已經(jīng)過時(shí)和落后，有些仍然是人工操作。歸檔后，存檔人員仍然需要處理它們，例如調(diào)整和編目，這種機(jī)械手動(dòng)復(fù)制不僅重復(fù)勞動(dòng)量大、時(shí)間長、速度慢，而且大大限制了檔案的處理速度，這種管理模式使檔案管理人員沒有時(shí)間考慮到一些有價(jià)值的檔案材料的有效開發(fā)和利用。檔案的搜索也是由于管理方法落后和檔案傳輸頻繁，造成嚴(yán)重的磨損，檢索速度慢，搜索準(zhǔn)確率低，查全率低。

3 學(xué)校檔案管理改進(jìn)措施

3.1 強(qiáng)化對檔案工作的認(rèn)識

圍繞中心牢固地建立檔案工作，服務(wù)于大局的正確方向，服務(wù)于教學(xué)，服務(wù)于師生，服務(wù)于學(xué)校的發(fā)展。同時(shí)，我們必須堅(jiān)持同等重視存儲和利用的政策，基于存儲的監(jiān)督和利用原則以及服務(wù)利用的目標(biāo)，以實(shí)現(xiàn)檔案館相互依存，相互促進(jìn)的健康發(fā)展。檔案管理員應(yīng)嘗試選擇具有專業(yè)知識的人才，關(guān)于檔案資料的收集和管理中的問題，需要定期培訓(xùn)。一方面，這是為了更新專業(yè)知識，并解釋一些新的檔案收集和歸檔管理方法；另一方面，要加強(qiáng)思想教育，增加責(zé)任感意識，強(qiáng)調(diào)檔案管理的重要性，從根本上提高檔案管理人員的整體素質(zhì)，間接提高檔案管理效率。

3.2 強(qiáng)化信息建設(shè)，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理

隨著學(xué)校教育信息化的快速發(fā)展，檔案信息化作為學(xué)校信息化改革進(jìn)程的重要組成部分，可以有效地促進(jìn)信息化檔案事業(yè)的全面發(fā)展。學(xué)生電子檔案館的建設(shè)被用作在網(wǎng)絡(luò)上收集信息資源的一種方式。和諧與處理作為全面加強(qiáng)學(xué)校生檔案管理信息化建設(shè)過程的一種途徑，可以從多層次加強(qiáng)學(xué)校信息化建設(shè)的整體發(fā)展，為學(xué)校生檔案管理信息化發(fā)展提供合理的建設(shè)路徑，實(shí)現(xiàn)學(xué)校生通過教師對學(xué)生電子檔案的關(guān)注，增強(qiáng)檔案管理和開發(fā)的意識，并增強(qiáng)學(xué)生檔案在學(xué)生個(gè)人發(fā)展中的價(jià)值。一般而言，學(xué)校信息檔案管理作為學(xué)校檔案管理的重要組成部分，對于促進(jìn)個(gè)人發(fā)展、學(xué)校管理發(fā)展，增強(qiáng)學(xué)生發(fā)展意識和學(xué)校建設(shè)水平具有重要價(jià)值。學(xué)校應(yīng)進(jìn)一步重視和加強(qiáng)學(xué)生檔案管理水平，以信息化檔案建設(shè)為發(fā)展契機(jī)，將學(xué)生檔案管理與信息化相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)個(gè)別學(xué)生與學(xué)校管理的協(xié)調(diào)優(yōu)化發(fā)展。

3.3 建立檔案管理系統(tǒng)

隨著社會的發(fā)展，學(xué)校檔案工作不再是孤立的，而已擴(kuò)展到學(xué)校管理的各個(gè)方面。機(jī)構(gòu)的建立、人員配備和所需資金是學(xué)校檔案管理系統(tǒng)的關(guān)鍵。整個(gè)系統(tǒng)越強(qiáng)大，組織中員工的檔案意識就越強(qiáng)，工作效率就越高。在日常教育和教學(xué)工作中，必須將檔案工作列入議程，以便有計(jì)劃、檢查和總結(jié)。建立完整的檔案管理系統(tǒng)可以引進(jìn)校外的高素質(zhì)人才來上班。檔案管理系統(tǒng)涉及檔案輸入，管理和后期維護(hù)。當(dāng)前的檔案管理系統(tǒng)涉及數(shù)字化的許多方面，并且必須提高相關(guān)人員的整體素質(zhì)。

4 結(jié)束語

積小流而成江海、積跬步而至千里，檔案是鮮活流動(dòng)的歷史，是以往經(jīng)驗(yàn)和培訓(xùn)的積累，也是學(xué)校發(fā)展和創(chuàng)新的基石。隨著當(dāng)今校園文化建設(shè)的日益關(guān)注，必須意識到檔案館的重要作用。首先要引起領(lǐng)導(dǎo)的重視，加強(qiáng)部門檔案管理水平，引導(dǎo)教師、教職工建立檔案意識，從零開始做起，樹立強(qiáng)烈的校園檔案意識，開創(chuàng)檔案新局面管理，并在學(xué)校發(fā)展中完善檔案服務(wù)能力，促進(jìn)學(xué)校發(fā)展。