淺析信息化檔案管理安全防范之策略

王 琛

（臨沂市不動產(chǎn)登記交易中心，山東 臨沂 276000）

在機(jī)關(guān)單位發(fā)展的過程中，不可避免地會產(chǎn)生一些檔案文件。檔案雖說看起來沒有什么用處，但是有的檔案文件與單位的發(fā)展運(yùn)營是息息相關(guān)的，一旦這些檔案文件被不法分子盜取，將會極大地影響到單位的運(yùn)營與發(fā)展。如今大部分機(jī)關(guān)單位將信息化與檔案管理相結(jié)合，更方便管理與查找，但是依舊有著很大的風(fēng)險(xiǎn)，所以加強(qiáng)對信息化檔案的安全管理，成為機(jī)關(guān)單位的重中之重。

1 信息化檔案管理安全防范的重要性

對于機(jī)關(guān)單位，信息化檔案管理可以說是其發(fā)展過程中的重要一環(huán)?，F(xiàn)在通過先進(jìn)的信息化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等方式，可以更好地將眾多檔案進(jìn)行一個資源整合，這樣有利于提高檔案信息的使用頻率，避免了原來紙質(zhì)檔案查找繁瑣的弊端，也提高了檔案工作者的工作效率。但是信息技術(shù)就像一把雙刃劍，在給工作人員帶來便利，提高效率的同時(shí)，也給單位帶來了巨大的風(fēng)險(xiǎn)。在現(xiàn)如今的大數(shù)據(jù)時(shí)代，信息技術(shù)的不完善，往往會給不法分子抓住信息技術(shù)的漏洞，盜取檔案信息，從而使單位的運(yùn)營遭遇危機(jī)，所以對于機(jī)關(guān)單位來講，制定合理有效的信息化檔案安全防范，減少信息化檔案信息泄露現(xiàn)象的發(fā)生才是最重要。

2 信息化檔案管理安全防范中存在的問題

2.1 信息化檔案管理制度不夠完善

隨著檔案管理引入了信息化技術(shù)，極大地方便了檔案管理人員的操作和提高了工作效率，但是在實(shí)施信息化檔案管理時(shí)，自身檔案管理制度依舊停留在傳統(tǒng)的檔案管理制度上面，所以在一些工作上無法及時(shí)地按照標(biāo)準(zhǔn)去進(jìn)行，從而造成差錯。而且大部分單位的檔案管理制度只是徒有表面，不能夠準(zhǔn)確地應(yīng)用到信息化檔案管理中去。

2.2 信息化檔案管理產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)問題

如今許多機(jī)關(guān)單位對于信息化管理還不夠重視，并且在進(jìn)行檔案管理過程中，往往會受到其他眾多因素的干擾，從而導(dǎo)致檔案的安全性沒有達(dá)到所需的標(biāo)準(zhǔn)。而且好多的機(jī)關(guān)單位對自身的檔案管理的安全性不夠重視，并且檔案的保護(hù)程度沒有做到位，這就加大了信息化檔案缺失的風(fēng)險(xiǎn)。另外在一些企業(yè)在對信息化檔案管理產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)問題進(jìn)行一個有效地規(guī)避時(shí)，往往沒有專業(yè)的人員可以進(jìn)行一個專業(yè)咨詢，這也是信息化檔案管理的發(fā)展一直受挫的原因。

2.3 信息化技術(shù)的安全問題

隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理也逐漸向信息化技術(shù)靠攏，這樣不僅方便工作人員隨時(shí)查詢檔案，也方便于檔案資料的保存。但是伴隨檔案資料的越來越多，信息化技術(shù)的安全問題也顯現(xiàn)出來。一些違法分子就是通過尋找信息技術(shù)的漏洞，將檔案資料盜取，謀取不正當(dāng)利益，從而對單位造成巨大的影響，因此加強(qiáng)信息化技術(shù)的安全性能非常必要。

3 信息化檔案管理安全防范策略

3.1 健全信息化檔案管理制度

國家需要對信息化的檔案管理制度進(jìn)行一個完善和修正，構(gòu)建一個規(guī)范的檔案管理制度政策，讓信息化檔案管理進(jìn)入一個標(biāo)準(zhǔn)化的流程，從而減少信息技術(shù)中存在的漏洞，讓不法分子沒有可乘之機(jī)。此外國家也需要對信息化檔案管理人員進(jìn)行一個專業(yè)性的培養(yǎng)，從而實(shí)現(xiàn)工作人員對現(xiàn)代化信息技術(shù)能夠熟練的使用，這樣管理檔案才能夠得心應(yīng)手，降低問題發(fā)生的概率。而且在落實(shí)信息化檔案管理制度的同時(shí)，每個公司或企業(yè)可以根據(jù)自身的情況進(jìn)行一個相對應(yīng)的改動，規(guī)定一個適合自身發(fā)展的信息化檔案管理制度。并加強(qiáng)對公司檔案工作人員的培訓(xùn)，讓工作人員能夠更快地上手并熟練地掌握信息化檔案管理的相關(guān)措施，在工作的過程中，領(lǐng)導(dǎo)也需汲取工作人員提出的合理建議，并根據(jù)現(xiàn)實(shí)情況進(jìn)行一個統(tǒng)籌分析，加以改進(jìn)。

3.2 加強(qiáng)信息化檔案管理系統(tǒng)的安全性

大部分的信息化檔案泄露問題都是由于信息化檔案管理系統(tǒng)存在信息漏洞，這才給了那些不法分子抓住機(jī)會。所以需要加強(qiáng)加檔案信息管理系統(tǒng)的安全保護(hù)機(jī)制，將每一份檔案報(bào)告進(jìn)行一個信息安全防護(hù)，并且在每一個檔案進(jìn)入和檔案流出的過程中都需要有專業(yè)人員操做，確保各個層次的檔案信息安全防護(hù)，杜絕系統(tǒng)被黑客侵入的現(xiàn)象。除此之外，還需要定期對信息化檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行一個系統(tǒng)性的維護(hù)，維護(hù)過程中一旦發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)漏洞，就需要及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)，以免檔案信息泄露。另外還需要并對電腦系統(tǒng)上一些不知名的病毒軟件，以及不相關(guān)的緩存設(shè)置進(jìn)行刪除，以防病毒入侵，進(jìn)而影響管理系統(tǒng)使用。而且我們不僅僅是對信息化檔案管理系統(tǒng)和電腦系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和補(bǔ)修，對用戶訪問的限制也需要加強(qiáng)，準(zhǔn)確的規(guī)定用戶的使用權(quán)限，從根本上做好安全防范。

3.3 加強(qiáng)管理人員和工作人員的責(zé)任意識

其實(shí)大部分時(shí)候發(fā)生的檔案信息泄露不僅僅是系統(tǒng)漏洞導(dǎo)致，而是單位管理人員以及檔案工作者對檔案信息化系統(tǒng)不夠重視。所以既要加強(qiáng)單位管理人員對信息化檔案管理的重視程度，以及加強(qiáng)檔案工作人員的責(zé)任意識。對于各級管理人員，尤其是信息化檔案的管理人員需要及時(shí)去關(guān)注國家頒布的新的規(guī)章制度，并迅速地將規(guī)章制度落實(shí)到工作中去，定期開展各種學(xué)習(xí)活動培訓(xùn)，在活動展開的基礎(chǔ)上聽取檔案工作人員所提出的建議，了解并解決工作過程中發(fā)生的問題，從而進(jìn)一步落實(shí)并開展下一步的工作。對于檔案工作者就需要明確自己的責(zé)任，認(rèn)認(rèn)真真地完成信息化檔案管理工作的每個環(huán)節(jié)。并且在工作過程發(fā)現(xiàn)問題，立即向上級管理人員請示，解決問題。而且信息化檔案管理不同于傳統(tǒng)的檔案管理，所以我們需要打破固有的思維，合理利用信息化技術(shù)將檔案資源進(jìn)行開發(fā)與整合，并在工作中高效的完成檔案工作任務(wù)。

4 結(jié)束語

綜上所述，隨著科技的不斷進(jìn)步，所有檔案信息化只是一個時(shí)間問題。所以為了信息化檔案管理的平穩(wěn)發(fā)展，需要加快對檔案信息化制度的制定，有一個完善的規(guī)章制度才有利于后續(xù)檔案信息化建設(shè)。以及對檔案信息系統(tǒng)技術(shù)的完善，通過構(gòu)建出一個健全、可靠的信息技術(shù)安全體系，才能為檔案信息化管理提供安全的保障。其次就需加強(qiáng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員和檔案工作人員的責(zé)任意識，讓人們明白檔案管理的重要性，從而促使工作人員在工作時(shí)能夠更加的仔細(xì)、認(rèn)真，保障了檔案管理的安全性。對此還需要增強(qiáng)檔案工作人員的信息技術(shù)培訓(xùn)，提高工作人員的工作效率，進(jìn)而更好的發(fā)揮出檔案信息化管理的優(yōu)點(diǎn)，更好的為社會服務(wù)。