居民基本養(yǎng)老保險檔案規(guī)范化管理探究

尤 艷

（陜西省榆林市榆陽區(qū)機關(guān)事業(yè)單位和居民社會養(yǎng)老保險經(jīng)辦中心，陜西 榆林 719000）

真實的記錄參保的單位或是個人的權(quán)益，都是通過居民基本養(yǎng)老保險檔案來加以體現(xiàn)的，這不僅是居民養(yǎng)老保險事業(yè)發(fā)展的重要依據(jù)和資料，也是個人享受養(yǎng)老保險福利待遇的一個重要憑證。要想順利的推進居民基本養(yǎng)老保險經(jīng)辦管理工作的進行，必須要做好養(yǎng)老保險檔案的規(guī)范化處理。因此，我們對居民基本養(yǎng)老保險的檔案規(guī)范化進行研究，在具有理論意義的同時也有十分現(xiàn)實的意義。

1 居民基本養(yǎng)老保險檔案管理存在的問題

1.1 工作效率不高

在收集居民基本養(yǎng)老保險檔案的過程中，需要由參保的群眾先完善相關(guān)的檔案資料，將填好后的資料遞交給所在的社區(qū)，然后由相關(guān)部門統(tǒng)一收取并整理將資料移交到居民社會保險的經(jīng)辦機構(gòu)。在整個資料傳遞的過程中，會涉及較多的環(huán)節(jié)，即使每一個環(huán)節(jié)中都有專業(yè)的人員負責檔案管理，但是仍然會消耗大量的時間，在某一個環(huán)節(jié)中出現(xiàn)檔案資料停滯不前的情況也是屢見不鮮，這都意味著檔案的收集工作的效率被不斷的拉低。

1.2 檔案資料內(nèi)容缺乏規(guī)范

居民基本養(yǎng)老保險檔案會對檔案的內(nèi)容提出較為嚴苛的要求，不同的地區(qū)需要結(jié)合當?shù)貙嶋H的情況來制定檔案管理的制度，明確檔案填寫的格式以及內(nèi)容，確保檔案資料的規(guī)范。然而目前來看，居民基本養(yǎng)老保險會涉及過多的人民群眾，其中的資料和信息包含的范圍也較為廣泛。因此，經(jīng)辦人員很難對上交的檔案信息進行一一的篩選和排查，再加上缺少專業(yè)的監(jiān)督，經(jīng)常會出現(xiàn)數(shù)據(jù)填寫不規(guī)范不準確的情況，導致檔案資料的真實性受到影響。

1.3 檔案信息無法保障安全

在收集基本養(yǎng)老保險檔案的過程中，會提出明確的制度要求，然而到了后期的保存階段，卻沒有認真的履行檔案資料銷毀的流程和規(guī)定，很多地區(qū)對于這些養(yǎng)老保險檔案采取了隨意丟棄的政策，這顯然會帶來一系列的安全隱患。一旦這些檔案資料流落到不法人員的手里，就會造成個人隱私信息的泄露，會給參保人員的日常生活帶來很多不必要的麻煩。

2 居民基本養(yǎng)老保險檔案規(guī)范化管理的有效策略

2.1 加快檔案信息化建設(shè)

根據(jù)目前居民基本養(yǎng)老保險方案傳遞的過程，我們不難發(fā)現(xiàn)傳遞的過程中，傳遞的資料主要是以紙質(zhì)的文件為主，因此，在傳遞的過程中破損、丟失是十分常見的現(xiàn)象。所以，要想提高檔案資料傳遞的效率，必須要簡化其中的流程，提高資料收集和傳遞的準確性。對此，信息化的檔案管理成為社會保險經(jīng)辦機構(gòu)的主要切入點，只有加快了信息化的建設(shè)，引入相關(guān)的計算機設(shè)備，才能夠在全國范圍內(nèi)建立起統(tǒng)一的養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理系統(tǒng)。同時，還能夠明確檔案管理的制度以及相應的范圍和保管的年限。在日后養(yǎng)老保險業(yè)務辦理的過程中，相關(guān)人員只需要將關(guān)鍵的信息輸入到文檔之中，就可以檢索到需要的信息資料，實現(xiàn)文件資料的電子化。此外，還應該做好備份，將備份后的文件傳遞給上級部門，既可以提高養(yǎng)老保險檔案管理的效率，而且也可以彌補檔案在傳遞過程中出現(xiàn)損壞和丟失等問題造成的損失。

2.2 建立檔案資料審核機制

由于在辦理養(yǎng)老保險業(yè)務的過程中，會涉及大規(guī)模的工作量，因此在收集資料階段，經(jīng)常會出現(xiàn)保險業(yè)務相關(guān)信息錯填漏填的情況，經(jīng)辦人員無法做到一一的審查與核實，難免會出現(xiàn)失誤。為了避免和杜絕類似情況的再次出現(xiàn)，社會保險經(jīng)辦機構(gòu)應該改變傳統(tǒng)的思維方式，實現(xiàn)工作策略的創(chuàng)新。以審核主體為基礎(chǔ)，建立全面的資料審核機制，打造區(qū)、街道社區(qū)三位一體的檔案資料審核系統(tǒng)。根據(jù)所在地的實際情況仔細的審查養(yǎng)老保險檔案資料填寫的內(nèi)容和格式，只要發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)填寫錯誤，字跡模糊的情況，需要退回檔案信息由參保人員進行重新填寫或是適當修改。這樣就可以實現(xiàn)審核工作的分包處理，在提高工作效率的同時，也可以保障檔案資料內(nèi)容的規(guī)范與準確。

2.3 加強檔案資料銷毀管理

居民基本養(yǎng)老保險檔案中會包含大量的與個人隱私相關(guān)的信息，因此需要得到一定的保護，即使保存的期限已到，也應該統(tǒng)一進行銷毀，避免出現(xiàn)信息泄露的情況。對此，養(yǎng)老保險的經(jīng)辦機構(gòu)也應該針對資料的銷毀，建立一定的管理機制，到達了保存年限之后，需要有指定的人員來負責檔案的鑒定與銷毀，確定資料需要被銷毀之后，要制定好銷毀的清冊并上報給相關(guān)部門，完成之后才可以開展銷毀工作。而且，需要有專門的人員負責檔案資料，銷毀的過程保障銷毀工作也能夠規(guī)范地進行，避免由于資料中也思信息的泄露而對參保人員的安全造成傷害。

3 結(jié)束語

總體上來看，目前我國居民基本養(yǎng)老保險的檔案管理工作中還存在一定的不足和漏洞，這會對我國養(yǎng)老保險業(yè)務的開展帶來一定的制約和負面的影響。因此，我們必須要做到居民基本養(yǎng)老保險等管理工作的規(guī)范化處理，從多個方面入手，全面的落實規(guī)范化管理的措施，保障我國居民基本養(yǎng)老保險的檔案管理能夠更加的準確完整。