試論如何加強(qiáng)高校固定資產(chǎn)檔案管理

劉曉燕

（晉中職業(yè)技術(shù)學(xué)院，山西 晉中 030600）

高校固定資產(chǎn)的檔案管理是高校管理者在資金管理過程中全面了解高校資金使用情況重要依據(jù)，而且也是管理者對(duì)資產(chǎn)管理進(jìn)行調(diào)整和采取有效措施不斷加強(qiáng)管理的有效依據(jù)。近年來，隨著我國(guó)高校的不斷發(fā)展和規(guī)模的不斷擴(kuò)大，高校的資產(chǎn)管理變得也越來越復(fù)雜，主要表現(xiàn)在固定資產(chǎn)的種類越來越多，數(shù)量也越來越大。針對(duì)這種情況和發(fā)展趨勢(shì)，在高校固定資產(chǎn)管理中建立資產(chǎn)檔案，對(duì)高校的固定資產(chǎn)情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，避免高校固定資產(chǎn)的無(wú)故流失，對(duì)于提高高校的管理水平有非常重要的意義。

1 高校固定資產(chǎn)檔案管理中存在的問題分析

1）固定資產(chǎn)檔案不齊全，缺失比較嚴(yán)重。高校的固定資產(chǎn)檔案作為資產(chǎn)的重要組成部分，但是在實(shí)際的管理過程中并沒有得到管理者的重視，這也是在高校固定資產(chǎn)的檔案管理中存在問題的主要原因。具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：首先，高校運(yùn)行中很多科研儀器在使用、維護(hù)以及維修等方面記錄的信息并沒有及時(shí)進(jìn)行有效歸檔，而且這些儀器設(shè)備在采購(gòu)的時(shí)候自帶的說明書以及相關(guān)的技術(shù)檢驗(yàn)報(bào)告等資料也不全面，使得相關(guān)的檔案資料完整性受到很大的影響。例如在購(gòu)買了貴重的實(shí)驗(yàn)設(shè)備后，設(shè)備的說明書以及在購(gòu)買時(shí)附帶相關(guān)的資料證書都需要進(jìn)行收集存檔，便于后續(xù)在進(jìn)行設(shè)備使用和維修時(shí)使用，但是有時(shí)候工作人員往往會(huì)忽視相關(guān)工作，給固定資產(chǎn)的管理造成了很大的困擾，很多高校在這方面并沒有提出明確的要求，造成了固定資產(chǎn)檔案管理的缺失[1]。其次，固定資產(chǎn)的信息要素不完善。一般情況下新購(gòu)買的儀器設(shè)備都需要進(jìn)行完整的信息登記，包括設(shè)備的完整名稱、型號(hào)以及使用部門和使用人等信息，這些信息對(duì)于后續(xù)固定資產(chǎn)的管理有非常重要的意義，但是在很多高校的固定資產(chǎn)管理中并沒有進(jìn)行詳細(xì)的登記，為后續(xù)資產(chǎn)的核對(duì)帶來了很多不必要的麻煩。

2）固定資產(chǎn)檔案管理的制度不完善。很多高校在進(jìn)行固定資產(chǎn)檔案管理中并沒有結(jié)合高校自身的實(shí)際情況制定檔案管理的相關(guān)制度，在管理中的各個(gè)流程和環(huán)節(jié)也沒有明確的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，導(dǎo)致了在詩(shī)句的固定資產(chǎn)檔案管理中出現(xiàn)了責(zé)任不明確，管理程序混亂等情況，在實(shí)際管理工作落實(shí)過程中出現(xiàn)了相互推諉以及工作推進(jìn)困難等問題。另外，很多高校在固定資產(chǎn)檔案管理中并沒有設(shè)置專門的部門和崗位，都是其他崗位人員兼職進(jìn)行的，因此在進(jìn)行檔案管理中并沒有實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)的流程和嚴(yán)格的規(guī)范，使得檔案高校固定資產(chǎn)的檔案管理工作在落實(shí)過程中舉步維艱。

2 加強(qiáng)我國(guó)高校固定資產(chǎn)檔案管理的有效對(duì)策

1）提高管理者對(duì)于固定資產(chǎn)檔案管理工作的重視。高校的固定資產(chǎn)檔案管理是高校資產(chǎn)管理的非常重要的內(nèi)容，管理者在管理的過程中應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)固定資產(chǎn)檔案管理工作的重視，加強(qiáng)對(duì)相關(guān)工作的宣傳力度，使得高校職工以及相關(guān)的管理人員都能夠充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作對(duì)于高校資產(chǎn)管理的重要性，并且能夠在實(shí)際工作中積極落實(shí)相關(guān)的工作制度和標(biāo)準(zhǔn)，不同的部門之間相互配合積極做好高校固定資產(chǎn)的檔案管理相關(guān)工作[2]。高校固定資產(chǎn)檔案管理的有效落實(shí)一定是在管理人員充分重視的基礎(chǔ)上，只有這樣才能促進(jìn)相關(guān)部門對(duì)固定資產(chǎn)檔案管理工作的配合，使相關(guān)的工作能夠順利開展。

2）加強(qiáng)對(duì)管理制度的創(chuàng)新。在固定資產(chǎn)檔案管理中制度創(chuàng)新是提高資產(chǎn)管理水平和質(zhì)量的非常重要的途徑。因此，高校在管理過程中除了不斷完善相關(guān)的檔案管理制度外還需要積極進(jìn)行管理制度的創(chuàng)新。在新的發(fā)展形勢(shì)下創(chuàng)新是實(shí)現(xiàn)高校管理可持續(xù)發(fā)展的重要途徑。在進(jìn)行高校檔案管理制度創(chuàng)新的過程中，首先，需要不斷對(duì)資產(chǎn)管理的內(nèi)容進(jìn)行規(guī)范化，檔案資料的收集、整理以及歸檔等不同的環(huán)節(jié)都需要明確的操作流程和規(guī)范，使固定資產(chǎn)的檔案管理在實(shí)施過程中都能做到有據(jù)可依[3]。其次，要加強(qiáng)對(duì)已經(jīng)制定的固定資產(chǎn)檔案管理制度的落實(shí)力度，嚴(yán)格按照相關(guān)的制度實(shí)施各項(xiàng)工作。最后，為了有效落實(shí)相關(guān)固定資產(chǎn)管理制度的內(nèi)容，需要制定相應(yīng)的管理評(píng)估和獎(jiǎng)懲制度，通過激勵(lì)的方式促進(jìn)人員在工作中認(rèn)真貫徹相關(guān)的工作。

3）不斷提高固定資產(chǎn)管理人員的綜合素質(zhì)。為了能夠有效提高固定資產(chǎn)管理的水平，需要有專業(yè)高素質(zhì)的管理人員不斷加強(qiáng)對(duì)相關(guān)管理制度的落實(shí)。因此高校在管理過程中應(yīng)該不斷加強(qiáng)對(duì)固定資產(chǎn)管理人員綜合素質(zhì)的提升。固定資產(chǎn)的檔案管理工作在落實(shí)過程中是一項(xiàng)相對(duì)比較復(fù)雜和繁瑣的工作，從檔案信息的分類收集到信息的登記以及歸檔都需要檔案管理人員做出大量的細(xì)致的工作。由于工作內(nèi)容比較繁瑣，需要工作人員必備一定的耐心和細(xì)心，能夠在工作中做到謹(jǐn)慎細(xì)致，避免發(fā)生工作上的失誤。同時(shí)還需要工作人員能夠在謹(jǐn)慎細(xì)致至于提高自身的工作效率[4]。隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展普及，可以在固定資產(chǎn)檔案管理工作中也能夠利用信息技術(shù)提高檔案管理的效率和準(zhǔn)確性。而且信息技術(shù)的引進(jìn)會(huì)讓檔案管理工作更加高效，為管理人員在資產(chǎn)管理中進(jìn)行有效的數(shù)據(jù)分析提供了便利，最重要的是信息技術(shù)的引進(jìn)減少了在管理過程中對(duì)于人力和物力方面的投入，有效降低了管理的成本。另外，高校也應(yīng)該不斷加強(qiáng)對(duì)于固定資產(chǎn)管理相關(guān)人員的專業(yè)培訓(xùn)，從固定資產(chǎn)管理的重要性，固定資產(chǎn)管理相關(guān)信息登記的標(biāo)準(zhǔn)以及固定資產(chǎn)管理信息化的方法等，特別是對(duì)于一些資產(chǎn)管理信息軟件的操作方法以及功能介紹的培訓(xùn)等。讓管理人員能夠通過培訓(xùn)全面掌握相關(guān)的管理方法和手段，進(jìn)而使得管理呈現(xiàn)出專業(yè)化的發(fā)展趨勢(shì)，提高管理人員在進(jìn)行高校固定資產(chǎn)檔案管理方面的綜合素養(yǎng)，進(jìn)而大大提升高校固定資產(chǎn)管理的水平和質(zhì)量。

3 結(jié)束語(yǔ)

我國(guó)高校的固定資產(chǎn)檔案管理不僅對(duì)高校資產(chǎn)的完整性非常重要，對(duì)于高校的可持續(xù)發(fā)展來說也有著非常重要的意義。因此相關(guān)部門一定要加強(qiáng)對(duì)固定資產(chǎn)檔案管理的重視，持續(xù)加強(qiáng)相關(guān)管理制度的創(chuàng)新以及提高資產(chǎn)管理人員綜合素質(zhì)的方法加強(qiáng)對(duì)高校固定資產(chǎn)的管理，將各個(gè)環(huán)節(jié)的工作認(rèn)真落到實(shí)處。只有這樣才能不斷提高高校固定資產(chǎn)管理的水平，確保高校固定資產(chǎn)的完整性，為高校的進(jìn)一步發(fā)展和決策提供可靠的依據(jù)。