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      信息化背景下文書檔案管理的創(chuàng)新策略

      2021-04-14 20:04:39蘆國富
      卷宗 2021年1期
      關(guān)鍵詞:文書背景檔案管理

      蘆國富

      (山東交通技師學(xué)院,山東 臨沂 276000)

      檔案的價值較高,文書檔案也不例外,其作為對過去事件的真實記錄,對文書材料的妥善保管,帶動經(jīng)驗材料的再利用,在知識經(jīng)濟時代發(fā)揮著知識共享載體的作用。當(dāng)前信息化的大背景下,文書檔案管理的信息化建設(shè)是必然趨勢,在這樣的時代趨勢下,文書檔案的創(chuàng)新管理研究也必須深入開去。因此信息化背景下文書檔案管理的創(chuàng)新策略探討具有現(xiàn)實必要性。

      1 信息化背景下文書檔案管理的新變化

      信息時代的到來,對各行各業(yè)的沖擊是顯而易見的,對于文書檔案管理來說,也使得其具有新特征。其一其管理的對象逐漸向數(shù)字材料轉(zhuǎn)變,這很大程度上是由檔案資源的信息化發(fā)展決定的。紙質(zhì)檔案逐漸被電子檔案所代替[1],檔案開始向?qū)嶓w材料向數(shù)字載體轉(zhuǎn)型,而數(shù)字檔案多存儲在計算機中,具有一定虛擬性,且具備了復(fù)制與傳輸?shù)男鹿δ?。其二管理實現(xiàn)了材料收集到材料價值提取的轉(zhuǎn)變。紙質(zhì)檔案管理時代,管理人員的基礎(chǔ)工作是材料的收集,材料來源渠道較窄,收集難度大,耗時耗力。而信息化時代,信息來源渠道廣泛,各種材料匯聚,大數(shù)據(jù)技術(shù)輔助材料的分類整理,材料收集整理更高效。而文書檔案工作人員的工作重心轉(zhuǎn)移到檔案價值的提取上,這也是知識經(jīng)濟時代信息價值挖掘的必然要求。其三檔案利用方式逐漸網(wǎng)絡(luò)化。信息化背景下文書檔案人員檔案的查詢利用往往通過網(wǎng)絡(luò)完成,擺脫了文書檔案查詢使用的時間空間限制,文書檔案的流通速度加快,檔案的利用率明顯提升。鑒于信息化背景下文書檔案的這些新變化,加強文化檔案管理的創(chuàng)新研究勢在必行。

      2 信息化背景下文書檔案管理的創(chuàng)新策略

      2.1 端正思想,認識到文書檔案管理的重要性

      文書檔案的價值在知識經(jīng)濟時代更加凸顯,文書檔案管理的重要性也不言而喻。讓更多的人認識到文書檔案管理的必要性,認識到文書檔案的時代價值,才能讓文書檔案信息化建設(shè)更富支持,動力更足。對于企事業(yè)單位必須加強內(nèi)部的輿論引導(dǎo)和思想教育,端正以往人們對文書檔案管理不重視的態(tài)度,讓文書檔案管理工作從閑職形象轉(zhuǎn)變?yōu)橛袑嵚殹⒔拥貧獾墓ぷ?,企事業(yè)單位內(nèi)部形成文書檔案信息化建設(shè)的自覺性,將文書檔案的信息化建設(shè)、創(chuàng)新研究等納入企事業(yè)單位的日常管理中,作為企業(yè)運營發(fā)展的重要構(gòu)成,讓文書檔案的創(chuàng)新研究和信息化建設(shè)實踐落到實處,讓文書檔案管理工作與時代接軌,不斷推陳出新。

      2.2 技術(shù)支持,構(gòu)建文書檔案信息化系統(tǒng)

      信息化背景下文書檔案管理的創(chuàng)新需要技術(shù)的支持,而技術(shù)創(chuàng)新方面主要的努力是積極構(gòu)建文書檔案的信息化系統(tǒng),并且確保其實效的發(fā)揮。以文書檔案信息化管理系統(tǒng)為工作平臺,加大專項資金投入,確保硬件設(shè)施和軟件系統(tǒng)支持到位,定期對信息化系統(tǒng)平臺進行維修檢測,定期地系統(tǒng)升級,使得文書檔案在信息系統(tǒng)的支持下無論書基礎(chǔ)的信息收集、整理工作,而是文書檔案利用渠道的拓展都落到實處[2]。以文書檔案的查詢?yōu)槔?,在信息系統(tǒng)的支持下,只需要輸入查詢關(guān)鍵詞,就可以在文書檔案庫中檢索到相應(yīng)的文書檔案,查詢利用更高效,而文書檔案的具體位置和詳細內(nèi)容信息一目了然。在信息化系統(tǒng)的支持下文書檔案管理更規(guī)范更省時。

      2.3 規(guī)范運作,推動文書檔案的分級安全管理

      文書檔案信息化建設(shè)中也必然面臨著系列的信息倫理問題,特別是信息安全問題。在文書檔案信息化建設(shè)中要加強其安全管理,通過規(guī)范運作,安全等級管理,提升文書檔案的安全系數(shù)。就當(dāng)前文書檔案管理來說,分級安全管理是必要的,針對不同類型的文書檔案設(shè)置不同的安全訪問權(quán)限和管理登記,特別是保密的價值高的文書檔案,可以設(shè)置訪問權(quán)限,加強特殊防護等。具體來說,安全防護方面主要是信息化系統(tǒng)平臺支持的多級別密鑰防護措施,文書檔案只對經(jīng)過授權(quán)的用戶開放。加強防火墻保護,嚴厲抵制非法入侵行為,一旦發(fā)現(xiàn)非法入侵現(xiàn)象及時預(yù)警處理,若發(fā)現(xiàn)私自下載文書檔案的或者超時登錄的,系統(tǒng)自動鎖屏或者關(guān)閉,最大限度避免文書檔案信息的泄露。在分級安全管理技術(shù)的支持下,文書檔案的安全性更有保障。

      2.4 凸顯價值,積極創(chuàng)新文書檔案利用機制

      信息化背景下知識價值更為凸顯,信息優(yōu)勢被重點關(guān)注。因此必須積極創(chuàng)新文書檔案的利用機制。變被動的文書檔案服務(wù)為主動的服務(wù)。具體來說,可以提供主動的信息推送服務(wù),如同現(xiàn)在很多公共圖書館的信息推送服務(wù)一樣,文書檔案管理部門可以以大數(shù)據(jù)技術(shù)進行用戶群體的有效劃分,基于用戶群體畫像開展個性化的信息推送,實現(xiàn)檔案價值的進一步挖掘,主動為檔案利用者推送服務(wù),使得文書檔案的利用率明顯提升。再如加強文書檔案資源的共享互通,文書檔案管理部門借助信息技術(shù)打破文書檔案的館內(nèi)、館際藩籬,實現(xiàn)更大范圍內(nèi)的優(yōu)質(zhì)文書檔案信息的共享利用,支持跨館提取與利用,讓文書檔案服務(wù)價值更高。

      2.5 加強培訓(xùn),提升文書檔案管理人員整體素質(zhì)

      文書檔案管理人員的素質(zhì)和能力對文書檔案的信息化建設(shè)和創(chuàng)新發(fā)展具有十分重要的意義。當(dāng)務(wù)之急是加強培訓(xùn),盡可能地提升企事業(yè)單位文書檔案管理人員的素質(zhì)和能力,使得其更好地適應(yīng)文書檔案管理的新環(huán)境,應(yīng)對信息化背景下文書檔案管理的新挑戰(zhàn)。培訓(xùn)中加強文書檔案專業(yè)知識的講解,定期開展信息化實操培訓(xùn),加強對文書檔案管理人員工作的考核,定期開展文書檔案管理個體團隊的表彰嘉獎等[3],以提高文書檔案管理人員工作的積極性和學(xué)習(xí)的自覺性,使得其整體素質(zhì)和能力有所提升。加強思想政治教育,提升文書檔案管理人運動額責(zé)任意識,加強其文書檔案創(chuàng)新研究的使命感,使得文書檔案管理工作質(zhì)量穩(wěn)步提升。

      3 結(jié)束語

      當(dāng)前信息化的大背景,使得文書檔案管理面臨很多新挑戰(zhàn),文書檔案管理的創(chuàng)新研究具有現(xiàn)實必要性。認識到信息化背景下文書檔案管理的新要求和新特征,有針對性地提升文書檔案管理實效,創(chuàng)新文書檔案管理思路和方式,文書檔案管理的價值才能真正凸顯,文書檔案管理實效更明顯,使得其在知識經(jīng)濟時代信息服務(wù)價值最大化。

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