衛(wèi)生計生檔案的信息化建設與管理探討

沈月琴

（南寧市武鳴區(qū)太平鎮(zhèn)衛(wèi)生和計劃生育服務所，廣西 南寧 530000）

科學技術的不斷進步打破了傳統(tǒng)工作思想對人們的束縛，推動了我國各項工作的信息化進程，使我國各方面的工作都上升到了一個新的高度。在我國眾多行業(yè)的信息化發(fā)展的實踐中，衛(wèi)生計生檔案管理的信息化發(fā)展仍然處在初步探索的時期，由于其開始的時間較晚、速度較慢，所以在真正實踐中仍然會出現(xiàn)一些無法預料的困難，比如：衛(wèi)生計生人員的工作思想無法與時俱進、衛(wèi)生計生部門缺乏高素質的網(wǎng)絡應用人才、部分衛(wèi)生計生部門缺少信息化設備等等。由此可以看出，衛(wèi)生計生檔案信息化發(fā)展仍然是一個比較艱巨的任務，改革創(chuàng)新人員需要打起十足的精神、正視實踐過程中出現(xiàn)的問題，采取措施將信息技術與衛(wèi)生計生檔案工作進行深度融合，才能為衛(wèi)生計生檔案信息化發(fā)展奠定基礎。

1 在衛(wèi)生計生的檔案工作中實施信息化發(fā)展的意義

隨著時代的發(fā)展人們也不斷提高了對衛(wèi)生計生檔案工作質量的要求，用極高的標準要求衛(wèi)生計生檔案工作才能促進其發(fā)展。傳統(tǒng)的衛(wèi)生計生檔案工作中存在大量的問題，比如：由于其主要工作環(huán)節(jié)都是人工完成的，如果人們在工作中有疏忽大意的時候，就會影響檔案數(shù)據(jù)的準確性，對人們后續(xù)的使用造成不良影響。除此之外，紙質版的檔案資料對保存的時間以及環(huán)境有嚴格的要求，如果某個衛(wèi)生計生單位沒有注重檔案室的環(huán)境，紙質版的檔案很有可能會因為天氣變化而影響檔案的質量，降低檔案的保存年限以及使用價值。另外，隨著國家人口的不斷變化，衛(wèi)生計生的檔案信息在不斷增加，大量的紙質版檔案不僅在儲存時遇到困難，還會在查找使用時出現(xiàn)問題。由此可以看出，傳統(tǒng)的衛(wèi)生計生檔案工作模式已經出現(xiàn)了大量的問題，而信息化發(fā)展能有效解決這些問題。從檔案數(shù)據(jù)的準確度方面來看，其在收錄信息時主要是通過計算機完成，有效避免了人工書寫錯誤降低檔案信息準確率的問題。從檔案數(shù)據(jù)的儲存環(huán)節(jié)來看，由于計算機有較大的儲存空間，所以使用計算機儲存并不需要考慮儲存環(huán)境以及儲存室空間的大小，從而會使衛(wèi)生計生檔案能永久的保存下來[1]。從檔案數(shù)據(jù)的查找來看，在查找紙質版的檔案信息時，需要從檔案的分類、數(shù)量編碼等多方面進行查找，才能準確的找到需要的信息。而使用計算機查找衛(wèi)生計生的檔案數(shù)據(jù)時，只需要在搜索欄輸入與檔案有關的關鍵字詞即可，想要查找的信息就會快速出現(xiàn)，使檔案信息查找變得更加快捷。

2 促進衛(wèi)生計生檔案信息化中存在的問題

2.1 衛(wèi)生計生部門忽視了檔案工作的重要性

檔案管理工作的重要程度不言而喻，但是，有些衛(wèi)生計生部門仍然沒有意識到檔案的重要性。衛(wèi)生計生部門忽視檔案工作的重要性主要體現(xiàn)在以下幾個方面：首先，部分衛(wèi)生計生檔案部門為了滿足檔案管理的要求，建立了相應的管理制度，但是，由于其沒有從根本上重視檔案工作，所以，很多管理制度都只是形式化，沒有真正利用其開展檔案管理工作，降低了制度的執(zhí)行力度，從而導致一些檔案管理崗位的人員降低了自己的工作職責。其次，部分衛(wèi)生計生部門管理人員思想比較傳統(tǒng)，難以接受先進的工作模式，所以，依然要求工作人員人工進行檔案管理，阻礙了檔案管理工作的提升。最后，某些衛(wèi)生計生部門缺乏專業(yè)的檔案管理人員，并且，由于領導層次不重視檔案管理工作，并沒有對工作人員進行培訓與指導，使工作人員放松了對自己的要求[2]。

2.2 衛(wèi)生計生檔案管理部門缺乏專業(yè)的人才

阻礙衛(wèi)生計生檔案管理工作發(fā)展速度的原因有很多個，其中比較重要的原因便是人才。比如：有些衛(wèi)生計生部門的工作人員缺乏專業(yè)的知識，使用不熟練的、不專業(yè)的手段進行工作，就會拉低整個工作質量。除此之外，由于衛(wèi)生計生檔案工作缺乏人員，所以，其招聘完新的工作人員后，沒有對其進行專業(yè)的培訓就要求其進行工作，所以，在工作時難免會出現(xiàn)疏漏，影響了整個衛(wèi)生計生檔案數(shù)據(jù)的準確性。除此之外，多數(shù)衛(wèi)生計生部門的工作人員都很少發(fā)生變化，多數(shù)人員都是工作了十年以上的老員工，其工作思想過于落后，無法為衛(wèi)生計生崗位帶來新的工作思想，從而阻礙了衛(wèi)生計生工作的開展 進程。

3 促進衛(wèi)生計生檔案信息化發(fā)展的措施

3.1 從衛(wèi)生計生部門的領導層次重視起檔案信息化發(fā)展的工作

只有衛(wèi)生計生部門的領導層次開始重視起檔案工作的信息化發(fā)展才能引起員工的注意。對于領導來說，其首先應認識到檔案信息對于衛(wèi)生計生部門工作的重要程度，然后才能按照工作的要求嚴格的招聘專業(yè)的工作人員，嚴格要求工作人員的工作態(tài)度以及工作行為，才能讓人們重視起檔案管理工作。其次，領導人應引進信息化技術，建立信息化衛(wèi)生計生檔案工作平臺，為工作人員帶來新的工作模式，從而運用信息技術完善檔案信息的數(shù)據(jù)庫[3]。除此之外，領導還應定期對衛(wèi)生計生檔案工作人員進行思想上的教育，使其工作思想能與時俱進，從而才能從方方面面建設信息化的衛(wèi)生計生檔案工作模式。

3.2 利用多種教育途徑提升衛(wèi)生計生檔案工作人員的素質

要想建設出信息化的衛(wèi)生計生檔案工作模式，首先應從工作人員入手，只有運用多種教育途徑提升衛(wèi)生計生檔案工作人員的素質，才能順利開展信息化建設。比如：衛(wèi)生計生部門可以聘請專業(yè)的信息化檔案管理人才對工作人員進行知識以及技術上的培訓，更新工作人員對檔案工作的認識，拓展其檔案管理工作的業(yè)務體系，從人才入手提升衛(wèi)生計生檔案工作的質量。另外，為了工作人員能適應信息化的檔案工作模式，衛(wèi)生計生部門還應聘請專業(yè)的計算機人才，對工作人員進行計算機知識以及實踐應用技術的培訓，才能使其工作能力滿足信息化工作模式的要求。

3.3 利用信息技術完善檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設

衛(wèi)生計生部門的檔案信息種類眾多，為了方便各部門的工作，檔案管理部門應將信息進行正確分類，建立相應的數(shù)據(jù)庫，既能方便檔案管理人員自身的工作，還能方便各部門對信息的查找。另外，人們在信息化的檔案管理系統(tǒng)中查找資料時，通常都會利用信息檢索進行查找，所以，網(wǎng)絡技術部門還應運用最先進的技術完善信息檢索系統(tǒng)，保證不同工作部門的人員在任何情況下都能準確的、快速的檢索出自己需要的信息，方便各項醫(yī)療工作的開展。

4 結語

總而言之，我國人口的快速增長勢必會對衛(wèi)生計生檔案管理工作帶來一定的挑戰(zhàn)，為了有效應對人口的增長，衛(wèi)生計生部門應創(chuàng)新檔案部門的工作，建設出信息化、現(xiàn)代化的工作模式，既能緩解檔案部門工作人員的壓力，還能使衛(wèi)生計生的工作得到長遠發(fā)展。