試論紙質(zhì)檔案與電子檔案的融合

李國(guó)鋒

（呂梁市城市管理綜合行政執(zhí)法隊(duì)，山西 呂梁 033000）

基于新時(shí)期發(fā)展背景下，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理工作已經(jīng)無法滿足檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展需求，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，是社會(huì)的必然發(fā)展趨勢(shì)。因此，在促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展時(shí)，需要先了解檔案管理現(xiàn)代化過程中存在的問題，注重檔案管理規(guī)范化建設(shè)、加大檔案管理經(jīng)費(fèi)投入，創(chuàng)建高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍等有效方法，提高檔案管理現(xiàn)代化水平，才能實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理。

1 紙質(zhì)檔案和電子檔案的概念區(qū)分

目前，檔案分為紙質(zhì)檔案和電子檔案兩種存儲(chǔ)方式。紙質(zhì)檔案是以紙作為載體的檔案，如公文圖紙、信札、戶籍、電報(bào)、合同、賬冊(cè)、書稿、證書、日記、家譜的原稿和原本。紙質(zhì)檔案具有無法再生、易損壞、需要專門場(chǎng)所保密等特點(diǎn)，對(duì)檔案的修復(fù)和保護(hù)是檔案工作中的重要任務(wù)，必須高度重視。隨著科技的快速發(fā)展，電子文檔出現(xiàn)。電子文件（ElectricRecords）是“指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件”。與紙質(zhì)文件比較，電子文件具有存儲(chǔ)效率高、信息存儲(chǔ)量大、方便信息遠(yuǎn)距離傳輸、查閱方便的特點(diǎn)。因此，在當(dāng)今的文件辦公和存儲(chǔ)過程中，電子檔案的應(yīng)用逐漸廣泛。許多檔案館用雙套制和雙軌制兩種共存方式使用并存檔。所謂雙套制是指文件歸檔后兩者共存，亦稱為雙套歸檔。通過電子文檔制作成紙質(zhì)拷貝，或?qū)⒓堎|(zhì)文件通過電腦軟件實(shí)現(xiàn)文檔數(shù)字化存儲(chǔ)。所謂雙軌制是指在文件生成和運(yùn)轉(zhuǎn)的過程中二者共存，即兩種版本文件同步隨業(yè)務(wù)流程運(yùn)轉(zhuǎn)。雙軌制包含雙套制，在文件生成和轉(zhuǎn)換時(shí)，電子文檔和紙質(zhì)文檔同時(shí)運(yùn)轉(zhuǎn)并共存。需要工作人員對(duì)兩種版本的文件進(jìn)行部分處理或完全處理，兩種版本的檔案同時(shí)存在，同時(shí)起到存檔作用。

2 檔案管理存在的問題

2.1 對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)重視不夠

一方面是檔案歸屬和保存的部門重視不夠，認(rèn)為一個(gè)單位的發(fā)展主要是要保證硬件的發(fā)展，檔案數(shù)字化短時(shí)期內(nèi)往往需要投入大量人力、物力和財(cái)力，這一般不是單位領(lǐng)導(dǎo)首要考慮的工作，所以容易忽視檔案數(shù)字化建設(shè)工作；另外一方面，來自傳統(tǒng)檔案管理模式的束縛。檔案管理歷史悠久，檔案具有一定的特殊性，在以前信息技術(shù)不發(fā)達(dá)的年代，檔案主要是紙質(zhì)文本、實(shí)物等，雖然保存比較麻煩，但是卻在一代代人的努力之下，形成了檔案管理的固有體系，并且在實(shí)踐中成了習(xí)慣，很多人也已經(jīng)沉溺于傳統(tǒng)的檔案管理模式，并且產(chǎn)生很大惰性，很多年紀(jì)偏大的檔案管理員認(rèn)為這是最好的檔案管理方式，不愿意接受新事物、新的管理模式，固守陳規(guī)，不能與時(shí)俱進(jìn)，這也在一定程度上阻礙了檔案數(shù)字化的工作。這說明目前很多單位包括領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理員還沒有意識(shí)到當(dāng)今社會(huì)信息技術(shù)的飛速發(fā)展，沒有跟上時(shí)代的步伐，沒有意識(shí)到檔案數(shù)字化建設(shè)的時(shí)代勢(shì)和重要性。這種意識(shí)上的缺乏，會(huì)使檔案數(shù)字化建設(shè)在一定時(shí)期內(nèi)難以得到 實(shí)施。

2.2 檔案數(shù)字化建設(shè)存在安全隱患

檔案數(shù)字化建設(shè)是基于網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的快速發(fā)展而興起的，雖然這為提高檔案管理水平，提升檔案管理效率和效益帶來了新機(jī)遇，但是由于網(wǎng)絡(luò)具有開放性的特點(diǎn)，加上現(xiàn)在有很多黑客，給數(shù)字化檔案管理帶來了一定的威脅，使得檔案數(shù)字化建設(shè)推進(jìn)受到了一定的阻力。數(shù)字化檔案受到來自網(wǎng)絡(luò)病毒的破壞，甚至遭到國(guó)際敵對(duì)勢(shì)力的黑客攻擊，這給檔案數(shù)字化建設(shè)帶來了很多的安全隱患，這讓很多部門對(duì)檔案數(shù)字化充滿擔(dān)憂，甚至以此為借口拒絕檔案數(shù)字化。這需要我們有更高端的技術(shù)和更專業(yè)的人才來解決問題。

3 紙質(zhì)檔案與電子檔案的融合策略

3.1 注重檔案管理規(guī)范化建設(shè)

要想實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，需要確保檔案管理工作具有一定的規(guī)范性與科學(xué)性，使其在實(shí)際工作中發(fā)揮出最佳效果。在檔案管理中單純依靠技術(shù)手段或?qū)I(yè)化標(biāo)準(zhǔn)是難以實(shí)現(xiàn)預(yù)期目標(biāo)的，不僅無法提高檔案管理效率，還會(huì)對(duì)現(xiàn)代化發(fā)展造成影響。因此，相關(guān)部門在對(duì)檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化時(shí)，需要確保檔案管理建設(shè)具有一定的規(guī)范性與科學(xué)性，對(duì)檔案管理工作實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化發(fā)展起到積極的促進(jìn)作用。加強(qiáng)檔案管理規(guī)范化建設(shè)可以從以下幾個(gè)方面著手。首先，建立科學(xué)合理的電子檔案管理系統(tǒng)，規(guī)范對(duì)電子數(shù)據(jù)的監(jiān)督管理工作，以制度為保障提升電子檔案管理水平。其次，有機(jī)整合電子檔案資料，強(qiáng)化各部門之間的聯(lián)系，從全局出發(fā)以更加系統(tǒng)化的方式管理檔案資料。最后，要簡(jiǎn)化電子檔案管理流程，讓電子檔案管理體系更具實(shí)踐性，進(jìn)而更好地發(fā)揮出其自身的作用與價(jià)值。

3.2 管理力度加強(qiáng)

管理力度的加強(qiáng)主要是通過對(duì)于獎(jiǎng)懲制度的建設(shè)和專業(yè)化考核方法的應(yīng)用，讓所有的工作人員根據(jù)已經(jīng)建立的新型工作方案辦公，其中工作人員生成的所有文書檔案，需要在自我檢查并確認(rèn)無誤之后，應(yīng)用已經(jīng)建成的信息化系統(tǒng)主動(dòng)提交給檔案管理部門，同時(shí)在其中說明是否需要形成紙質(zhì)檔案并存儲(chǔ)，當(dāng)發(fā)現(xiàn)工作人員在實(shí)際工作中未能按照規(guī)章制度完成任務(wù)，或者檔案信息和數(shù)據(jù)的類型處理未達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，則需要按照相關(guān)規(guī)章制度對(duì)其懲罰，嚴(yán)重時(shí)可以在單位內(nèi)部通報(bào)，讓文職人員更好地了解相關(guān)工作制度。另外機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位內(nèi)部已經(jīng)建成了專業(yè)程度更高的內(nèi)部管理制度，所以在實(shí)際的工作中，要分析現(xiàn)有管理制度中涉及檔案管理方面的條款，考慮到目前的檔案管理體系人員個(gè)人素質(zhì)以及可以勝任工作內(nèi)容，則后續(xù)的主要條款是讓文職人員了解檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)行模式、工作內(nèi)容和工作任務(wù)，最終形成各個(gè)部門的融合工作體系。

4 結(jié)束語

總而言之，因?yàn)榍宄私饬思堎|(zhì)檔案和電子之間的關(guān)系，所以就要取長(zhǎng)補(bǔ)短。在工作中取得顯著成效，就必須不斷創(chuàng)新理念、方法和手段。目前，紙質(zhì)檔案和電子檔案有效融合管理是現(xiàn)代文件、檔案管理理念的重要內(nèi)容，它以文件生命周期理論為基礎(chǔ)，將文件從形成到永久保存或銷毀的不同階段看作一個(gè)完整的過程，是全面、系統(tǒng)、優(yōu)化思想的集中體現(xiàn)。對(duì)紙質(zhì)檔案和電子檔案進(jìn)行有效融合，不僅能彌補(bǔ)各自的不足，還能將紙質(zhì)檔案和電子檔案的優(yōu)勢(shì)都發(fā)揮得更好，更能促進(jìn)城建檔案管理事業(yè)的長(zhǎng)足發(fā)展。