行政事業(yè)單位檔案信息化建設路徑研究

陳 剛

（山東省菏澤定陶區(qū)行政審批服務局，山東 菏澤 274104）

隨著社會信息化的不斷發(fā)展，是單位的檔案管理人員，應當將信息化的優(yōu)勢發(fā)揮出來，通過信息化的管理模式，對檔案進行管理，能夠有效地保障檔案管理的工作進程，同時防止檔案的丟失以及被篡改等意外的發(fā)生。并且在以后對檔案進行調(diào)用或找尋過程時，都能夠有效的進行，提高行政管理工作的效率。

1 行政事業(yè)單位中檔案信息化管理的意義

1.1 有效保障檔案管理的安全性

在之前，行政事業(yè)單位檔案管理的工作中，檔案的話全是通過紙質(zhì)檔案進行的。使用紙質(zhì)檔案有以下幾個弊端，首先紙質(zhì)檔案對于存放環(huán)境有著極高的要求，你需要保證環(huán)境的干燥通風，由于紙質(zhì)的原因，如果存放在潮濕的環(huán)境當中，將可能會出現(xiàn)檔案潮濕發(fā)霉等現(xiàn)象，如果檔案存放的環(huán)境有明火等易燃物品，將可能會威脅檔案存放的安全性，不利于儲存。其次，紙質(zhì)檔案對于儲存空間來說也有一定的要求，一旦遇到檔案比較多的情況下，在小空間內(nèi)無法存放過多的檔案，紙質(zhì)檔案，對于儲存空間的需求量比較大，導致空間資源的浪費。第三，由于紙質(zhì)方案的原料是紙張，因此使用紙質(zhì)檔案將不利于生態(tài)環(huán)境保護，會產(chǎn)生資源的浪費等現(xiàn)象。因此，如果行政事業(yè)單位在進行檔案管理時，對檔案進行信息化管理，將會改善這些弊端。首先信息化檔案對儲存空間沒有要求，管理人員只需要將檔案儲存到管理后臺，通過信息化的方式，對檔案在網(wǎng)絡中進行儲存，能夠減少紙質(zhì)檔案儲存的空間限制，只需要一臺電腦就能夠儲存平時需要一間辦公室才能存下的紙質(zhì)檔案，提高空間資源的利用率。同時，通過檔案信息化建設，也能夠保障檔案的安全性，只需要在網(wǎng)絡后端設置好網(wǎng)絡鎖，密碼鎖等保護措施，就能夠避免檔案出現(xiàn)丟失以及盜取篡改等現(xiàn)象的發(fā)生，很好的保障了檔案的安全性。通過信息化的技術手段，只需要一臺小小的電腦就能夠?qū)嫶蟮臋n案資料庫進行存儲，方便管理人員隨時調(diào)用，提高了行政事業(yè)單位人員工作的效率。

1.2 有助于檔案信息智能化查詢

如果運用傳統(tǒng)的檔案存儲方式，行政工作人員想要找一份檔案，需要花很長的時間，使得工作效率十分低，并且如果是需要跨城市，跨省份尋找檔案，更加會增加檔案管理員的工作量。在信息飛速發(fā)展的今天，生活的快節(jié)奏要求行政工作人員要提高工作效率，借助更加簡潔有效的方式，對檔案進行查詢。通過信息化的智能檢索手段，能夠在很短的時間內(nèi)迅速找到一份檔案，并且不受地域等空間因素的影響，提高了行政事業(yè)單位整體工作的效率。只需要將檔案上傳到云數(shù)據(jù)庫當中，就能讓全國各地的行政工作人員對檔案進行信息化線上檢索，足不出戶就能輕松便捷的找到一份檔案，對事業(yè)單位的工作發(fā)展有著十分積極的意義，這是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理所做不到的，所以應當加強對行政事業(yè)單位檔案信息化路徑建設的研究，這對于提高行政單位的工作效率有著積極的意義。

2 提高行政事業(yè)單位檔案管理信息化建設的路徑研究

2.1 對事業(yè)單位的檔案信息化管理工作進行規(guī)范

科學技術的飛速發(fā)展也改變了我國的檔案管理模式，從傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理方模式轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)在的信息化管理方式，成功實現(xiàn)了信息的共享，使全國各地的行政工作人員能夠方便快捷的對檔案進行查詢和管理。如果想要使檔案信息管理得到更有效的利用，并且使信息管理發(fā)揮最大的作用，有序地實施檔案管理系統(tǒng)，必須建立相應的完善的檔案管理規(guī)章制度，使事業(yè)單位的檔案管理制度更加規(guī)范，檔案管理制度更加健全，所以在進行檔案管理信息化工作時，必須嚴格遵守相關規(guī)定，制定符合國家相關標準的規(guī)范措施。首先將檔案信息進入錄入時，需要根據(jù)國家所建立的著錄原則，方式，使用統(tǒng)一的格式進行系信息的錄入，方便日后對檔案進行檢索，使數(shù)據(jù)呈現(xiàn)能夠清晰明確。其次，建立統(tǒng)一的標準化的數(shù)據(jù)庫硬件及軟件庫，將紙質(zhì)檔案進行統(tǒng)一歸檔，使檔案信存儲息更加有序、方便，在事業(yè)單位內(nèi)部，信息資源的使用以及查詢能夠更加的方便，保障檔案數(shù)據(jù)管理不出錯，提高行政工作人員在實際工作中的西效率。因此，在實現(xiàn)檔案管理信息化的過程中，規(guī)范的檔案管理制度顯得尤為重要，并且在檔案信息管理系統(tǒng)的成功實施中，發(fā)揮著重要的作用。

2.2 提高檔案信息存儲技術，加強檔案信息管理的安全性

檔案管理信息化建設在事業(yè)單位的實施，有利于檔案管理效率的顯著提高，但是現(xiàn)代化信息的手段在實際檔案信息管理的過程中，有優(yōu)點同樣也有缺點。在實際工作中，信息技術的運用會產(chǎn)生安全問題，留下各種安全隱患，信息存儲的技術安全性，會對檔案信息的安全性帶來很大的影響。所以一定要加強檔案管理的日常工作，在各方面都要加強安全技術的保護，保障檔案信息的安全性，防止有人通過網(wǎng)絡信息的漏洞，竊取和篡改檔案信息。

首先，防火墻技術是目前檔案信息安全工作中最重要的一項技術手段，它常常在私有網(wǎng)絡和公共互聯(lián)網(wǎng)絡之間進行使用。行政事業(yè)單位在日常防護工作中，應當實施進行殺毒、將網(wǎng)絡安全隱患遏制在源頭當中，發(fā)揮防火墻技術的作用。同時對進出檔案信息的網(wǎng)絡進行過濾，提高網(wǎng)絡的安全性。防火墻技術有效地記錄了網(wǎng)絡中的訪問行為，訪問滿足安全防護要求后才能通過，如果防火墻系統(tǒng)檢查出網(wǎng)絡存在不安全的行為，訪問也就無效，通過這樣的方式，起到安全檢查的作用，有效保護檔案信息的安全，并規(guī)范網(wǎng)絡的使用行為。其次，加密技術使得檔案信息不會被竊取篡改或外泄。因此，傳輸?shù)奈募畔⒈仨氂幸粋€加密的密碼才能被解開訪問系統(tǒng)，保證傳輸環(huán)節(jié)的載體因為被遺漏，而出現(xiàn)安全風險?；蛘咭部梢栽O置口令并限制對信息的訪問權(quán)限。當行政事業(yè)單位的檔案管理人員需要對檔案進行查看，必須要有口令密碼才能進行檔案訪問，從而通過加密技術有效的保障檔案信息的安全。

最后，還要提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)能力，讓相關的技術人員認識到檔案信息化管理的重要性。加強管理人員的專業(yè)技能培訓，業(yè)務素質(zhì)以及服務意識的培訓，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。同時，改變傳統(tǒng)的檔案管理觀念，運用信息化、數(shù)字化的手段進行檔案的管理。在實際工作當中，檔案信息化管理平臺應配備專業(yè)的網(wǎng)絡技術人員，有效的提升平臺維護管理。同時還需要聘用具有相關技術的管理人才加入到管理隊伍當中，提高管理團隊的綜合素質(zhì)，有利于促進檔案管理信息化建設的發(fā)展。

3 結(jié)束語

總而言之，事業(yè)單位的利益在一定程度上取決于檔案信息管理，通過信息化技術的方式，對檔案信息進行管理，能夠有效的提高事業(yè)單位管理人員的工作效率。因此，事業(yè)單位應當將檔案信息化建設作為一項重要任務，加強檔案管理的信息化建設，為檔案信息化管理的建設提供必要的物質(zhì)支持，為事業(yè)單位。開展檔案信息化管理工作，提供更多的支持和幫助，充分發(fā)揮信息化技術在檔案管理中的重要作用。