分析事業(yè)單位檔案管理信息化建設對策

張宇菲

（白山市公共資源交易中心（白山市政府采購中心），吉林 白山 134300）

隨著技術的發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理的水平得到了提升，檔案管理對事業(yè)單位的運行有著重要的意義，由于檔案中記錄的信息可作為單位發(fā)展的參考依據(jù)，具有較大的借鑒價值。但是在當前的事業(yè)單位檔案管理中，信息化建設水平比較低，管理方式較落后，難以保證管理的效果，對檔案信息的完整性產生了影響。因此，應對檔案管理信息化建設進行分析，采取措施開展信息化建設工作。

1 事業(yè)單位檔案管理信息化建設的意義

1）實現(xiàn)永久地保存事業(yè)單位檔案信息。在事業(yè)單位檔案管理中，傳統(tǒng)檔案管理是保存紙質版檔案，但是這種檔案在管理上難度比較大，容易受到環(huán)境因素的影響，例如紙張發(fā)霉等，對檔案文件的保存產生了不利。在產生突發(fā)事件例如火災等情況的時候，紙質檔案難以得到有效的保存，這使檔案管理工作效果減弱。實現(xiàn)檔案管理信息化建設可將紙質檔案轉化為數(shù)字化檔案，使檔案的管理得到簡化，將檔案信息保存在計算機磁盤中即可，可達到永久保存的目的，因此能夠為檔案管理帶來較大的幫助。

2）保證了檔案管理的有效性。傳統(tǒng)紙質檔案管理涉及的流程比較復雜，管理人員在實際的工作中需要花費較多的時間，工作效率低。由于紙質檔案使工作人員查詢檔案的難度提升，對檔案管理工作產生了一定的影響，而信息化建設可使工作人員使用專門的系統(tǒng)來查詢檔案信息，使檔案管理工作的整體效率提升，還可減輕工作人員的負擔。因此，檔案管理信息化建設能夠加強工作的有效性，使工作的效果得到改善。

3）優(yōu)化了檔案管理方式。事業(yè)單位檔案管理傳統(tǒng)模式中將紙張作為媒介，以人工錄入的方式進行管理，而信息化建設下的檔案管理方式得到了改善，信息化檔案管理將網(wǎng)絡平臺作為媒介，利用電子錄入的方式開展檔案管理，使檔案信息的存儲及采集等環(huán)節(jié)得到了優(yōu)化，能夠提升檔案管理的效率，為事業(yè)單位的檔案管理提供了完善的條件，能夠改善傳統(tǒng)檔案管理工作的問題，使事業(yè)單位的持續(xù)發(fā)展目標得以實現(xiàn)。

2 事業(yè)單位檔案管理信息化建設存在的問題

1）對檔案管理信息化建設缺少重視。在一些事業(yè)單位中，檔案管理工作沒有受到重視，雖然具備的崗位，但是實際上開展的效果不理想，由于事業(yè)單位管理者對檔案管理工作缺少正確的認識，沒有意識到其重要性，這使事業(yè)單位的效益受到了影響。檔案管理信息化建設需要一定的投入，而單位不重視會對檔案管理信息化建設的進行產生較大的影響，導致檔案管理信息化建設效果受阻。

2）檔案管理人員的能力不足。在傳統(tǒng)的檔案管理中，事業(yè)單位引入了信息化技術，但是都停留在更新計算機設備的層次上，而在信息化技術的快速發(fā)展下，事業(yè)單位的檔案管理資料逐漸增多，這使管理的要求得到了提升，部分事業(yè)單位雖然引進了新的技術，但是在人員的配備上缺乏對其素養(yǎng)的重視，導致大部分事業(yè)單位檔案管理人員素養(yǎng)得不到提升。當人員的專業(yè)素質不足的時候，檔案管理信息化建設的開展會產生問題，因此，對檔案管理工作的質量產生了較大的影響，也對事業(yè)單位的發(fā)展帶來了不利。

3）檔案管理信息化建設安全性不到保障。事業(yè)單位檔案管理信息化建設對檔案管理工作的進行有著重要的意義，但是檔案管理信息化建設中存在著一些安全問題，由于網(wǎng)絡環(huán)境下有著各種安全威脅因素，一些黑客會使用病毒來盜用信息資料來獲取利益，還有部分事業(yè)單位的機密文件信息也會泄露，對檔案信息的安全性產生了影響。部分事業(yè)單位沒有考慮到該問題，缺少安全措施，這使檔案管理中的信息安全受到了影響，容易產生嚴重的后果，造成較大的損失。

3 加強事業(yè)單位檔案管理信息化建設效果的措施

1）加強事業(yè)單位對檔案管理信息化建設的重視程度。事業(yè)單位應重視檔案管理信息化建設，意識到檔案管理傳統(tǒng)模式的缺陷，管理者需要改變自己的觀念，加強對檔案管理工作的優(yōu)化，使檔案管理的水平提升。開展檔案管理信息化建設可使檔案管理的成本降低，還可為檔案信息的保存提供便捷的條件，使檔案管理的質量得到提高，發(fā)揮出了檔案資料的價值。事業(yè)單位管理人員應樹立信息化意識，利用創(chuàng)新理念來推動檔案管理信息化建設工作，使各項工作得到落實，加大投入力度，使檔案管理的作用發(fā)揮出來，更好地適應信息化時代發(fā)展的要求，同時為檔案管理工作的進行建立穩(wěn)定的基礎，進而促進事業(yè)單位的發(fā)展。

2）提高檔案管理信息化建設的安全性。事業(yè)單位在進行檔案管理信息化建設的時候，應建立相應的管理制度，使制度得到嚴格執(zhí)行，保證管理的規(guī)范性。在管理中，需要將員工使用檔案資料的行為進行規(guī)范，加強人員對檔案工作的了解，使檔案使用得到保障。還應采用硬件保護及軟件預防的手段進行安全管理，避免系統(tǒng)受到病毒的侵害，加強技術防護效果，建立信息安全防護體系，為檔案資料的安全性提供保護條件。在當前的防護技術應用中，防火墻技術使用比較廣泛，在檔案部門的內網(wǎng)及外網(wǎng)之間設置保護屏障，避免內部信息泄露，有效防止外部人員非法獲取檔案，還可采用安全保密技術來對信息進行加密，使檔案管理中涉及的信息得到全面的保護。應注意事業(yè)單位內部各部門需達成統(tǒng)一標準，提升檔案管理的安全水平，減少風險問題的產生。

3）全面開展檔案管理人員信息化技能培訓。檔案管理人員在檔案管理信息化建設中發(fā)揮了重要的作用，應提升檔案管理工作人員的整體能力，使其在工作中發(fā)揮出有效的作用。事業(yè)單位在進行檔案管理信息化建設的同時，應提升人員的素質，加強培訓及學習，組織相應的活動，使管理人員在學習中積累更多的經(jīng)驗，具備更強的技能。事業(yè)單位還應加大力度引進檔案管理人才，給檔案管理信息化建設提供相應的支持。檔案管理人員應更新自身的觀念，了解信息化技術的特點，能夠進行運用，意識到信息化建設的重要性，使檔案管理信息化建設目標順利實現(xiàn)。另外，事業(yè)單位還應重視對管理人員開展道德思想培訓，使其在具備專業(yè)能力的同時，能夠在工作中履行自己的職責，為檔案管理信息化建設及各項工作的開展帶來保障，提升檔案管理的水平。

4 結語

事業(yè)單位檔案管理工作的開展影響著單位的自身發(fā)展，由于檔案資料有著重要的參考作用，如果不能有效進行收集管理，會影響檔案的使用效果。當前檔案管理信息化建設推進為事業(yè)單位帶來了契機，通過對檔案管理進行改善，提升信息化水平，可發(fā)揮出檔案管理的優(yōu)勢。應加強事業(yè)單位對檔案管理信息化建設的重視程度，提高檔案管理信息化建設的安全性，全面開展檔案管理人員信息化技能培訓。