關(guān)于人事檔案數(shù)字化管理方向的探討

蔡明月

（中山市東升高級中學，廣東 中山 528400）

當前隨著社會的快速發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)以及相關(guān)的數(shù)字化產(chǎn)業(yè)技術(shù)已經(jīng)滲透到各行各業(yè)當中，深刻地改變了人們的工作及學習習慣，同時也帶來了一定的便捷性。數(shù)字化技術(shù)對于提升檔案管理效能具有重要意義，尤其在資料供新資料完善以及資料分享傳遞方面具有更大的便捷性，同時也改變了傳統(tǒng)的檔案存儲物理空間，但是相關(guān)的工作人員應該充分認識到數(shù)字化技術(shù)在人事檔案管理中的未來發(fā)展趨勢，結(jié)合數(shù)字化技術(shù)的應用價值進行分析，通過不斷的改善工作方式和方法，以此提高人事檔案的數(shù)字化技術(shù)應用效率。

1 人事檔案的管理特點分析

1.1 流動性

人事檔案具有很強的流動性檔案，會隨著人的學習環(huán)境和工作環(huán)境不斷變化，當某個人的學習經(jīng)歷或工作經(jīng)歷較為豐富，那么其檔案也需要及時進行更新和變動。但是較強的流動性，也給檔案管理帶來了不便，由于傳統(tǒng)的檔案多以紙質(zhì)資料為主，因此在更新過程中可能會出現(xiàn)差池，或造成資料丟失、或造成資料損毀，這都會為個人的檔案保管帶來一定的隱患[1]。

1.2 現(xiàn)實性

檔案是檔案管理部門對于個人品質(zhì)履歷、學習情況、工作情況的總結(jié)，具有很強的客觀性，各學?；騿挝豢梢愿鶕?jù)人事檔案直接客觀地了解個人的作風和素質(zhì)以及以往經(jīng)歷，因此記錄需要具有真實性和客觀性

1.3 全面性

檔案記錄中包括了個人在不同階段的客觀記錄，例如學習證明、技能證明、工作證明等，同時對于個人的表彰記錄或者違法處分也有相應的記錄。因此人事檔案管理需具有全面性，在不同的階段體現(xiàn)出個人的發(fā)展歷程以及社會關(guān)系變化等，對于組織了解個人的情況具有重要意義。

1.4 保密性

檔案內(nèi)容涉及資料較多，還包括個人的家庭情況以及不同人生發(fā)展軌跡，因此會涉及個人隱私，所以檔案管理應注重其保密性，在法律范圍內(nèi)才能進行資料信息傳遞，在其他情況下不得隨意外傳，任何人員都不得跨越法律程序?qū)€人方案進行查看或復制，因此這也對檔案管理工作提出了更高的保管要求。

1.5 真實性

由于人事檔案記錄的個人的重要資料對于人生的每個階段都有相應的真實文字反應，因此答案管理的真實性是其重要的基礎和前提，要對人事檔案中的內(nèi)容是做到事無巨細的客觀記錄，只有真實可靠的檔案內(nèi)容，才有利于人力資源或各單位進行使用[2]。

2 數(shù)字化技術(shù)在人事檔案管理中的價值作用

2.1 有助于人事管理的現(xiàn)代化發(fā)展推進

傳統(tǒng)的檔案管理多以紙質(zhì)模式為主，不僅需要大量的物理空間進行保存，同時由于不同階段需要進行資料補充和更新，因此對于檔案管理的保密性和真實性也具有一定的隱患。而數(shù)字化的檔案管理更多的依托于現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)以及相關(guān)數(shù)字化產(chǎn)業(yè)，改變了傳統(tǒng)的檔案資料管理模式可以通過文字、照片、視頻、音頻等多種模式進行多元化管理，不僅豐富了檔案內(nèi)容，同時還能對存儲信息進行功能檢索，有利于現(xiàn)代化人事管理的工作效率提升，也是人事管理現(xiàn)代化發(fā)展推進的重要技術(shù)基礎。

2.2 有利于提升人事檔案管理的綜合水準

傳統(tǒng)人事檔案管理過程中，如果想要查閱個人的檔案資料需要根據(jù)檔案所屬類別逐個尋找，整個工作流程繁瑣且耗費大量人力，同時精準度也無法保證。數(shù)字化檔案管理的模式可以將個人檔案資料信息轉(zhuǎn)化為檔案識別代碼，當有需要時，管理人員可以根據(jù)關(guān)鍵詞或關(guān)鍵信息快速查詢，極大地提高了檔案工作效率，同時兼具精準性，另外由于當前互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展，目前的人事檔案管理數(shù)字化技術(shù)也突破了時間與空間的屏障，更大程度上減少了檔案管理的經(jīng)濟成本，可以在任何條件下進行查詢，對于提升人事檔案管理的綜合水平具有積極意義。

2.3 為人事檔案管理提供更加便捷的信息參考依據(jù)

當前的社會發(fā)展正處于多元文化交織且科技迅猛發(fā)展的階段，未來社會對于人才的需求更加多樣化和多元化，因此當某個人步入不同工作崗位時，單位組織可能會根據(jù)個人的經(jīng)歷或特長進行工作安排，同時也會根據(jù)個人的工作表現(xiàn)進行答案更新，但是傳統(tǒng)的檔案管理過于繁瑣，往往需要全面閱讀個人檔案，才能了解其特征特點或工作優(yōu)勢。而數(shù)字化檔案可以利用網(wǎng)絡平臺，將所需要查找的信息進行快速的歸納總結(jié)，按照信息類別內(nèi)容等進行有效整理，為人事檔案管理提供更加便捷的信息參考依據(jù)，對于選拔人才、任用人才都具有重要的意義[3]。

2.4 能夠有效提升人事檔案集約管控質(zhì)量

數(shù)字化的人事檔案可以對檔案資料進行多維度、立體化的管理，明確了各層級人事檔案管理人員的工作職責，同時還能對人事檔案的優(yōu)化和完善進行不斷的設計規(guī)劃，通過建立統(tǒng)一化的數(shù)字人事檔案管理平臺，讓多個部門全程參與，對于檔案管理的系統(tǒng)化發(fā)展具有重要意義。另外，建立人事檔案管理系統(tǒng)還能增強檔案管理的監(jiān)管效能，對于檔案的收集、檔案的統(tǒng)計以及檔案的在線監(jiān)控都具有重要意義，各級人事檔案可進行直接調(diào)閱，同時檔案管理網(wǎng)絡平臺也會對不同部門的操作進行記錄，增加了檔案的安全性，對于提升人事檔案集約管控質(zhì)量具有深遠性影響。

3 數(shù)字化人事檔案管理所面臨的問題

3.1 缺少統(tǒng)一的標準

我國的數(shù)字化人事檔案管理仍處于探索階段，在不同地區(qū)以及不同單位采取了不同的資料分類方式以及編碼掃碼工作程序，但是由于人事檔案管理具有流動性，因此各地區(qū)各單位必須統(tǒng)一標準才能讓人事檔案信息實現(xiàn)共享，提高檔案管理效能，如果標準沒有統(tǒng)一，那么可能反而增加工作量。

3.2 對于工作人員要求更高

實行數(shù)字化的檔案工作管理模式就需要工作人員，不僅要具備檔案管理的專業(yè)知識，同時還要熟悉數(shù)字化的系統(tǒng)操作以及相關(guān)的信息設備維護，這樣可以增加檔案管理的安全性和時效性，但是目前很多單位或部門人員還缺乏相關(guān)的計算機專業(yè)知識，這也給數(shù)字化建設提出了難題。

3.3 數(shù)字化人事檔案建設成本過高

在數(shù)字化人事檔案管理的推進過程中，需要對傳統(tǒng)的檔案進行逐一掃描和歸檔，同時對于各單位各部門也需要相應的硬件和軟件進行建設維護。因此可以看出在人事檔案數(shù)字化建設過程中，需要有大量的資金成本和人力成本作為支撐，既包括前期的人事檔案掃描和數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)換，還包括后期的系統(tǒng)和設備維護，因此在數(shù)字化工作推進過程中要有明確的規(guī)劃，防止后期管理不善造成資金緊張。

3.4 數(shù)字化檔案管理的安全性

由于數(shù)字化檔案管理需要通過系統(tǒng)和網(wǎng)絡完成，但是由于互聯(lián)網(wǎng)是一個開放性的平臺，其中也不乏有病毒或木馬，如果人事檔案被病毒或木馬侵入將可能造成無法挽回的損失，因此在數(shù)字化人事檔案管理平臺建設過程中，應充分考慮其安全性的管控措施[4]。

4 人事檔案數(shù)字化管理方向的思考

4.1 建立信息化的人事檔案數(shù)據(jù)庫

由于人事檔案具有很強的流動性，因此必須注重檔案的及時更新和糾錯，并逐步將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案向數(shù)字化進行轉(zhuǎn)換，讓檔案管理具有更好的便捷性和流通性，因此建議建立相關(guān)的信息化人事檔案數(shù)據(jù)庫，通過大數(shù)據(jù)技術(shù)進行檔案信息收集整理以及導入通過平臺內(nèi)的分類和數(shù)據(jù)集成，加強對人事檔案的管控和存儲，尤其在人事調(diào)用以及崗位招聘方面，可以根據(jù)信息化平臺的數(shù)據(jù)或信息匹配進行人員搜索，做到合理的人力資源利用，提高人才利用效能。

4.2 優(yōu)化數(shù)字化人事檔案管理服務效能

在數(shù)字化人事檔案管理過程中，必然會遇到各種問題，只有在實踐中不斷探索，才能找到其優(yōu)化路徑，因此應注重數(shù)字化管理系統(tǒng)的優(yōu)化以及更新，在實踐中不斷的探索和創(chuàng)新，并為數(shù)字化人事檔案管理平臺提供更多的擴容接口，對于可能需要增加的服務模塊，留有足夠的空間進行拓展，同時也要加強使用系統(tǒng)、維護系統(tǒng)以及管理系統(tǒng)的有效分類，讓系統(tǒng)按照不同標準進行最大效能發(fā)揮。

4.3 注重數(shù)字化人事檔案管理的安全性建設

互聯(lián)網(wǎng)是一個開放性的平臺，其中不免魚龍混雜，由于人事檔案管理是一個極具嚴肅性的工作，而且關(guān)系到個人的未來發(fā)展，因此必須強化信息安全管理職能，注重平臺系統(tǒng)的可靠性。首先，數(shù)字化的人事檔案管理需要有數(shù)字加密，對于任何進入系統(tǒng)的賬號都需驗證身份，同時對于賬號的使用過程進行全程記錄，為防范今后出現(xiàn)的任何問題做好數(shù)據(jù)儲備。其次，要充分利用大數(shù)據(jù)以及云計算等技術(shù)對人事檔案資料進行有效備份，防止任何意外情況造成的原始資料丟失問題發(fā)生。最后，要注重保護關(guān)聯(lián)方的個人信息，防止個人隱私被泄露，要有相應的防火墻、網(wǎng)絡隔離對木馬或黑客攻擊進行有效防范。

5 結(jié)語

綜上所述，數(shù)字化產(chǎn)業(yè)技術(shù)是未來社會的重要發(fā)展方向，人事檔案本身具有自身的特點，因此數(shù)字化管理對人事檔案有著重要的價值，應用相關(guān)工作人員應充分認識到數(shù)字化技術(shù)的積極效能，結(jié)合數(shù)字化人事檔案管理方面所面臨的問題進行分析，探索未來的數(shù)字化管理方向，為我國的數(shù)字化人事檔案工作推進做好準備。