探索新形勢下事業(yè)單位檔案管理的優(yōu)化方法

白瑞芳

（山西省晉中市太谷區(qū)檔案館，山西 晉中 030800）

1 事業(yè)單位檔案管理的重要意義

1）文化建設(shè)的宣傳窗口。事業(yè)單位檔案真實記載了事業(yè)單位在發(fā)展過程中遇到的各種事件，每一項政策的落實及反饋情況，側(cè)面反映出了事業(yè)單位在改革浪潮中的積極意義。這些原始資料是事業(yè)單位文化建設(shè)的重要源泉，構(gòu)成了事業(yè)單位文化脈絡(luò)的關(guān)鍵分支。事業(yè)單位檔案信息資源具有豐富的文化養(yǎng)分，已經(jīng)得到社會各界的廣泛關(guān)注。事業(yè)單位檔案管理工作應(yīng)將文化建設(shè)與檔案資源相結(jié)合，以宣傳檔案信息資源在文化建設(shè)中的作用入手，讓單位全體職工都能積極參與到檔案管理工作中來，獻計獻策，給檔案管理工作創(chuàng)造一個良好的發(fā)展平臺和建設(shè)環(huán)境，促使檔案管理規(guī)范化的進程不斷加快。

2）檔案價值的集中體現(xiàn)。檔案資料存儲的不僅是信息，更是一種可利用的價值。需要每一個事業(yè)單位檔案管理人員思考，怎樣在檔案管理工作中深度挖掘檔案信息資源的社會價值和經(jīng)濟價值，讓檔案管理工作更好地服務(wù)于事業(yè)單位前景規(guī)劃和人民群眾辦事所需。檔案資料是事業(yè)單位建設(shè)的一部分，通過對檔案資料的再開發(fā)和再利用，將有價值的檔案信息進行提取、整理、匯總，使得事業(yè)單位內(nèi)部的資料文獻能夠為廣大人民群眾服務(wù)，檔案信息中所包含的各類知識和技術(shù)在傳播服務(wù)的過程中，得到社會價值的充分發(fā)揮。

3）服務(wù)功能的人文關(guān)懷。首先，為單位內(nèi)部服務(wù)。事業(yè)單位各個業(yè)務(wù)技術(shù)科室工作量較大，工作之中產(chǎn)生的檔案資料繁多，定期由專人送到檔案室進行存檔，堆積的檔案難以及時進行歸檔，給后續(xù)檔案查找工作造成困難。檔案管理人員應(yīng)發(fā)揮主動服務(wù)意識，做到腿勤、眼勤、手勤，不定期到業(yè)務(wù)科室進行檔案交接，將應(yīng)該歸檔的文件資料及時收集歸檔。其次，為人民群眾服務(wù)。涉及社會民生的服務(wù)內(nèi)容，要在檔案管理系統(tǒng)板塊上及時更新存檔內(nèi)容，實現(xiàn)“最多跑一次”的服務(wù)宗旨，能夠網(wǎng)絡(luò)辦理的工作事項就不讓百姓多跑腿。最后，為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)。事業(yè)單位的發(fā)展離不開合理的規(guī)劃方案，因此，檔案管理工作人員要將檔案中與單位項目規(guī)劃內(nèi)容相關(guān)的資料進行歸納總結(jié)，形成匯總表，寫好分析報告，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供詳實的數(shù)據(jù)信息，充分發(fā)揮檔案信息應(yīng)有的利用價值。

2 事業(yè)單位檔案管理中存在的問題

1）檔案管理業(yè)務(wù)基礎(chǔ)能力不足。從目前事業(yè)單位檔案管理的實際情況來看，最普遍存在的問題就是缺少有關(guān)管理上的科學(xué)制度規(guī)范，相應(yīng)的管理流程和標準也不夠完善。還存在一些單位雖然建立了有關(guān)檔案管理的規(guī)范制度，但是受到各種因素的影響導(dǎo)致落實得不夠徹底，沒有發(fā)揮出真正實質(zhì)作用。檔案管理工作缺少專業(yè)的管理人才，大部分檔案管理人員并非檔案專業(yè)出身，在單位也是兼任檔案管理工作，沒有系統(tǒng)學(xué)習(xí)過相關(guān)的業(yè)務(wù)。這也嚴重影響了管理的標準化發(fā)展，給檔案管理帶來困擾，無法有效地實現(xiàn)檔案信息的真正價值意義，給事業(yè)單位的長遠發(fā)展帶來不良的影響。

2）檔案管理方式無法充分的協(xié)調(diào)。在新形勢下原本傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不符合當(dāng)今的需求，基礎(chǔ)的業(yè)務(wù)和管理方法在形式上也給檔案管理工作的開展帶來了困難，傳統(tǒng)的登記方式雖然也能發(fā)揮檔案管理的作用，但是卻不符合檔案管理更加規(guī)范化高效化的發(fā)展方向，由此造成檔案信息的利用無法充分實現(xiàn)，導(dǎo)致檔案不能發(fā)揮應(yīng)有的作用。雖然一般的事業(yè)單位中檔案管理都由獨立的部門開展工作，但是有關(guān)部門的工作范圍和責(zé)任還不夠明顯，使得很多時候資料的交接及存續(xù)有一定困難，導(dǎo)致管理上的混亂和工作不明確等問題。

3）檔案管理設(shè)備和方法不滿足現(xiàn)代化的需求。隨著科學(xué)技術(shù)水平的不斷提升和進步，檔案管理的設(shè)備和數(shù)據(jù)化管理模式要實現(xiàn)創(chuàng)新的舉措，面對社會發(fā)展所帶來的更多要求，檔案管理工作也承擔(dān)了更多的職責(zé)和壓力，必須要通過完善自身來實現(xiàn)多樣化的發(fā)展趨勢。但是由于檔案管理在很長一段時間都沒有受到該有的重視，這也導(dǎo)致傳統(tǒng)的管理模式阻礙了檔案管理工作的創(chuàng)新和進步，一定程度上也影響事業(yè)單位在檔案管理制度上的完善和發(fā)展，脫離了實際的情況，導(dǎo)致工作效率無法提升。事業(yè)單位在檔案管理創(chuàng)新和數(shù)據(jù)化發(fā)展上不夠重視，沒有真正的落實到實際管理當(dāng)中，這也給檔案管理基本條件造成不良影響。

3 新形勢下事業(yè)單位檔案管理的優(yōu)化措施

1）加強檔案的信息化建設(shè)。檔案資源收集后，要充分運用現(xiàn)代化手段，加強數(shù)字檔案資源建設(shè)，將檔案資源進行數(shù)字化處理，提高檔案資源的現(xiàn)代化管理水平，實現(xiàn)檔案資源的集中、有序管理和優(yōu)化配置，開發(fā)利用和實現(xiàn)檔案資源的最大效益，為提升檔案館的公共服務(wù)功能、形成檔案工作服務(wù)體系奠定堅實的基礎(chǔ)。檔案信息化建設(shè)中需要重視檔案備份工作，將檔案備份作為檔案資源建設(shè)和檔案安全體系建設(shè)的重要內(nèi)容和手段認真落實。既要對本級重要檔案及電子文件實行異地備份，更要對其中的重要電子文件實行異質(zhì)備份，以確保電子文件的長期可讀和絕對安全。信息化建設(shè)不僅要追求“量”的突破，還要兼顧“質(zhì)”的飛躍，充分凸顯事業(yè)單位的相關(guān)特點，切實發(fā)揮事業(yè)單位檔案的存史資政作用。

2）構(gòu)建科學(xué)化檔案管理機制。首先要建立健全檔案管理制度。依據(jù)科學(xué)合理、簡明實用、可操作的原則建立各項規(guī)章制度并注重在制度設(shè)計時堅持制度約束的地位平等性，領(lǐng)導(dǎo)和員工一視同仁，以利于制度的順利執(zhí)行。其次要嚴格制度，加強管理。檔案管理人員應(yīng)堅持原則、依法依規(guī)辦事，保證檔案的及時、完整、真實收集。對收集歸檔的材料認真鑒別，嚴格審查，防止不符合歸檔要求的材料進入檔案，不得私自或者允許他人擅自篡改、抽取、偽造或者銷毀檔案材料。執(zhí)行檔案管理制度在做到嚴肅性和公平性的同時，要做到獎懲分明，以提高檔案利用率為目標做好檔案保管工作，滿足時代發(fā)展、社會發(fā)展的需要，實現(xiàn)檔案管理可持續(xù)發(fā)展。

3）加強檔案人才隊伍建設(shè)。加強檔案人才隊伍建設(shè)，一要創(chuàng)新觀念。要樹立“檔案工作也是生產(chǎn)力，檔案管理同樣出效益”的觀念，不斷創(chuàng)新管理方式、方法，拓展優(yōu)化管理的途徑渠道。堅持“人才是第一資源”，重視檔案人才的培養(yǎng)和引進，努力建設(shè)科技型、創(chuàng)新型、復(fù)合型的人才隊伍，為提高檔案管理科學(xué)化水平提供有力的智力支持和人才保障。二要增強吸引力。提高檔案管理人員待遇，引進培養(yǎng)檔案人才，在單位內(nèi)部形成一支有專職檔案管理人員和各部門檔案信息員組成穩(wěn)定的檔案管理人員隊伍。三要嚴格管理。嚴格執(zhí)行事業(yè)單位的檔案管理人員的工作交接規(guī)定，做好檔案的交接工作和聯(lián)絡(luò)工作。健全管理制度，優(yōu)化資源配置，改善工作條件，為數(shù)字化檔案館建設(shè)提供人才保障、制度保障和條件保障。

4 結(jié)語

為了更高效地開展檔案管理工作，要不斷地在實踐中學(xué)習(xí)和進步，發(fā)現(xiàn)事業(yè)單位管理中存在的問題和不足之處，改變傳統(tǒng)單位檔案管理的模式和形式，解決新形勢下檔案管理上的矛盾，便于單位工作的開展和利用，為事業(yè)單位長遠的發(fā)展提供重要的支持條件，也能夠提高事業(yè)單位的綜合實力。