PDCA循環(huán)管理在推動(dòng)醫(yī)院檔案規(guī)范管理中的應(yīng)用效果探究

王 歡

（濱州市中心醫(yī)院，山東 濱州 251700）

醫(yī)院的檔案信息資料繁多，包括人事檔案、科技檔案、病歷信息檔案等等。隨著社會(huì)的發(fā)展，科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，醫(yī)院檔案管理工作逐步從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮踊?、信息化、智能化管理方向。而為了提高現(xiàn)狀下醫(yī)院檔案管理工作的規(guī)范程度及科學(xué)程度，則需采取有效的管理方法[1]。其中，PDCA循環(huán)管理作為一種質(zhì)量管理方法，可以為醫(yī)院檔案規(guī)范管理提供指導(dǎo)作用。因此，本次圍繞“PDCA循環(huán)管理在推動(dòng)醫(yī)院檔案規(guī)范管理中的應(yīng)用效果”進(jìn)行分析探究具備一定的價(jià)值意義。

1 PDCA循環(huán)管理概述

首先，PDCA循環(huán)，是由質(zhì)量管理專家休哈特博士率先提出的，然后由戴明采納宣傳，進(jìn)而獲得普及的一種管理模式。因此，PDCA循環(huán)又稱之為“戴明環(huán)”[2]。需認(rèn)識(shí)到的是，全面質(zhì)量管理的思想基礎(chǔ)及方法依據(jù)，即為PDCA循環(huán)，其中的“P”指的是計(jì)劃（Plan），“D”指的是執(zhí)行（Do），“C”指的是檢查（Check），“A”指的是處理（Act）。作為質(zhì)量管理方法之一，PDCA循環(huán)即在制定活動(dòng)計(jì)劃的基礎(chǔ)上，按照設(shè)計(jì)好的計(jì)劃方案嚴(yán)格執(zhí)行，并進(jìn)一步對(duì)執(zhí)行結(jié)果進(jìn)行檢查，最后制定并落實(shí)有效處理對(duì)策，以此保證質(zhì)量管理過程的規(guī)范性及科學(xué)性。

2 醫(yī)院檔案管理工作需解決的問題分析

從現(xiàn)狀來看，醫(yī)院檔案管理工作尚且存在一些有待解決的問題，總結(jié)起來，這些問題具體表現(xiàn)為：1）重視程度有待提升。醫(yī)院普遍工作任務(wù)繁重，管理項(xiàng)目多，醫(yī)院管理部門及領(lǐng)導(dǎo)可能對(duì)檔案管理工作重視程度不夠，使得在醫(yī)院檔案管理工作中難以采取現(xiàn)代化管理方法，進(jìn)而影響醫(yī)院檔案管理的規(guī)范性及質(zhì)量。2）軟硬件設(shè)施設(shè)備有待完善。醫(yī)院檔案管理工作的開展，少不了軟硬件設(shè)施設(shè)備的支持，比如檔案管理室、計(jì)算機(jī)設(shè)備、計(jì)算機(jī)軟件技術(shù)等等；但是，部分醫(yī)院在檔案管理中的資金投入有限，使得呈現(xiàn)軟硬件設(shè)施設(shè)備缺乏的局面，顯然者不利于醫(yī)院檔案管理工作規(guī)范水平的提升。3）人員素質(zhì)有待提升，管理模式有待創(chuàng)新。一方面，醫(yī)院檔案管理工作開展過程中，需保證管理人員的專業(yè)素養(yǎng)能力水平，但是部分醫(yī)院的檔案管理工作人員專業(yè)素養(yǎng)不夠高，可能呈現(xiàn)身兼數(shù)職的狀況，顯然這不利于醫(yī)院檔案管理對(duì)專業(yè)人才的需求[3]。另一方面，部分醫(yī)院在檔案管理中的管理模式不夠創(chuàng)新，未能采取全面、有效、現(xiàn)代化的管理模式，使得醫(yī)院檔案管理的規(guī)范性、質(zhì)量水平難以得到有效保障。

3 PDCA循環(huán)管理在醫(yī)院檔案規(guī)范管理中的具體應(yīng)用要點(diǎn)分析

針對(duì)醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)狀需解決的問題，則有必要采取有效解決對(duì)策。同時(shí)結(jié)合上述分析不難發(fā)現(xiàn)PDCA循環(huán)管理具備一定的借鑒意義。因此，可以將PDCA循環(huán)管理合理科學(xué)地應(yīng)用到醫(yī)院檔案規(guī)范管理工作當(dāng)中。總結(jié)起來，PDCA循環(huán)管理的具體應(yīng)用要點(diǎn)如下：

3.1 計(jì)劃階段（Plan）要點(diǎn)

該階段為醫(yī)院檔案管理的初始環(huán)節(jié)，需明確管理計(jì)劃方案，即：1）由專業(yè)素養(yǎng)高的檔案管理人員組成，構(gòu)建完善的檔案管理小組，明確小組各成員工作任務(wù)及職責(zé)，若期間發(fā)生人員變動(dòng)，則需及時(shí)作出相應(yīng)的調(diào)整。2）加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理部門及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的重視程度，投入充足的資金，完善檔案管理所需軟硬件設(shè)施設(shè)備，比如掃描儀、打印機(jī)、電腦、檔案室等等。3）通過開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)活動(dòng)，提升檔案管理人員的理論知識(shí)水平及管理實(shí)踐能力水平，確保醫(yī)院檔案管理后續(xù)計(jì)劃執(zhí)行的可行性及質(zhì)量得到有效保證。

3.2 執(zhí)行階段（Do）要點(diǎn)

在醫(yī)院檔案管理的執(zhí)行階段，則有必要做好：1）構(gòu)建完善的績效考核制度及獎(jiǎng)懲制度，使檔案管理工作人員在檔案管理執(zhí)行工作的積極性及主動(dòng)性得到有效提升；做到分工明確，并對(duì)檔案管理人員的管理工作職責(zé)加以明細(xì)，使檔案管理工作人員的管理責(zé)任意識(shí)得到有效增強(qiáng)。2）在檔案管理執(zhí)行階段，需確保各項(xiàng)檔案合理分類，并及時(shí)歸檔；保證檔案信息的完整性，預(yù)防發(fā)生檔案資料丟失、不完整等質(zhì)量隱患問題。3）考慮到檔案信息資料的真實(shí)性及安全性，基于存檔過程中，有必要針對(duì)原件材料進(jìn)行復(fù)印，做好備份管理；針對(duì)電子檔案，同樣需要做好備份管理，避免檔案遺失、受災(zāi)害影響缺損等問題的發(fā)生。

3.3 檢查階段（Check）要點(diǎn)

在醫(yī)院檔案管理工作的檢查階段，則需嚴(yán)格按照檢查規(guī)范流程執(zhí)行，即：在構(gòu)建完善的檔案監(jiān)督管理制度的基礎(chǔ)上，嚴(yán)格執(zhí)行；然后，結(jié)合制定好的年度工作計(jì)劃與檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)各階段檔案管理工作任務(wù)的完成情況進(jìn)行詳細(xì)認(rèn)真地檢查，如果出現(xiàn)管理問題，則需做好記錄，制定有效的解決對(duì)策，進(jìn)一步對(duì)年度工作計(jì)劃進(jìn)行合理科學(xué)地調(diào)整。以醫(yī)院文書檔案為例，在檢查工作開展過程中，需結(jié)合PDCA循環(huán)工作理念，側(cè)重對(duì)文書檔案辦理、歸檔率的檢查，利用魚骨圖、檢查表等管理工具，并落實(shí)自查以及上級(jí)檢查相結(jié)合的方式，或者采取定期檢查與不定期檢查相結(jié)合的方式，通過檢查明確問題，并在后續(xù)文書檔案管理工作中落實(shí)有效質(zhì)量控制對(duì)策，以此使醫(yī)院文書檔案的規(guī)范性及質(zhì)量得到有效保證[4]。

3.4 處理階段（Act）要點(diǎn)

在醫(yī)院檔案管理處理階段，則需從多方面做好：1）針對(duì)檔案管理部門及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作不夠重視的問題，則需加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視程度，引進(jìn)檔案管理人才，投入充足的資金，為醫(yī)院檔案管理工作規(guī)范程度及質(zhì)量水平的提升保駕護(hù)航。2）針對(duì)檔案管理計(jì)劃方案執(zhí)行不力的情況，則有必要針對(duì)相關(guān)管理人員給予一定的懲罰，提高管理人員的警惕性。3）針對(duì)醫(yī)院檔案信息資料可能遭遇不法分子盜竊、其他愿意丟失等情況，則有必要重視安全管理技術(shù)的應(yīng)用，比如：權(quán)限數(shù)字加密技術(shù)、防病毒技術(shù)等，并構(gòu)建醫(yī)院檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，提升醫(yī)院數(shù)字檔案管理的規(guī)范性及安全性[5]。4）為了解決醫(yī)院檔案利用率不高的問題，可以加強(qiáng)各醫(yī)院之間的資源共享，構(gòu)建醫(yī)院檔案共享網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，通過設(shè)置訪問權(quán)限、安全加密等方式，使資源實(shí)現(xiàn)共享的同時(shí)，并保證醫(yī)院檔案資料的安全性。

4 結(jié)語

綜上所述，將PDCA循環(huán)管理應(yīng)用到醫(yī)院檔案規(guī)范管理工作當(dāng)中，需重視計(jì)劃階段（Plan）→執(zhí)行階段（Do）→檢查階段（Check）→處理階段（Act）管理要點(diǎn)的掌握，提高管理部門及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的重視程度，投入充足的資金完善檔案管理所需軟硬件設(shè)備，通過培訓(xùn)教育等方式提升管理人員業(yè)務(wù)能力素養(yǎng)水平，并利用現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)平臺(tái)，保證醫(yī)院檔案管理工作的規(guī)范性，進(jìn)一步全面提升醫(yī)院檔案管理工作的效率、質(zhì)量及安全性。