淺談事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作常見(jiàn)問(wèn)題及對(duì)策

白愛(ài)鵬

（延壽縣網(wǎng)絡(luò)輿情信息中心，黑龍江 哈爾濱 150700）

文書(shū)檔案是在事業(yè)單位行政活動(dòng)中產(chǎn)生的有較大價(jià)值的文件，不僅記載了單位設(shè)立、變更以及其他歷史活動(dòng)，也涵蓋了單位內(nèi)部工作人員的個(gè)人信息，具有法律效益，是客觀的信息憑證。文書(shū)檔案管理工作就是按照一定規(guī)章制度，完成對(duì)檔案信息的收集、裝訂、分類(lèi)、上架、保管，確保每個(gè)流程都規(guī)范合理。做好文書(shū)檔案管理工作對(duì)事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)穩(wěn)定發(fā)展具有重要意義。

1 事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作的重要性

文書(shū)檔案記錄了事業(yè)單位日常工作，能夠如實(shí)反映單位工作開(kāi)展的方方面面，具有重要憑證作用，是維護(hù)事業(yè)單位發(fā)展真實(shí)面貌的重要工作。

1）是維護(hù)事業(yè)單位穩(wěn)定發(fā)展的保障。文書(shū)檔案是事業(yè)單位各項(xiàng)工作活動(dòng)產(chǎn)生的材料的集合，按照要求確保文書(shū)檔案管理各項(xiàng)流程的合理規(guī)范，有助于單位領(lǐng)導(dǎo)人員充分了解當(dāng)前發(fā)展?fàn)顩r，熟悉業(yè)務(wù)工作，也便于查找歷史信息，這些都是事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)穩(wěn)定發(fā)展的保障。

2）為各方面工作提供參考依據(jù)。文書(shū)檔案涵蓋的內(nèi)容十分廣泛，包含社團(tuán)活動(dòng)、內(nèi)部管理、黨政工作等各方面內(nèi)容，能夠真實(shí)記錄各項(xiàng)工作開(kāi)展流程，是重要資料，做好文書(shū)檔案管理工作，能夠在以前的工作中吸取經(jīng)驗(yàn)，為后續(xù)各項(xiàng)工作順利開(kāi)展提供保障。

3）有助于實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)。文書(shū)檔案涵蓋了事業(yè)單位一切工作開(kāi)展內(nèi)容，能夠?qū)ζ溥M(jìn)行詳細(xì)記錄，在新經(jīng)濟(jì)發(fā)展背景下，文書(shū)檔案管理工作的順利開(kāi)展，能夠切實(shí)為事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)而服務(wù)，從而更好順應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)。

2 事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作存在的問(wèn)題

1）對(duì)文書(shū)檔案管理工作認(rèn)識(shí)不夠深入。文書(shū)檔案能夠隨時(shí)隨地產(chǎn)生，一旦形成就很難被查找利用，且基本沒(méi)有經(jīng)濟(jì)價(jià)值，很多檔案管理人員片面認(rèn)為只需要整理好資料就高枕無(wú)憂，沒(méi)有意識(shí)到該工作的重要性。當(dāng)前事業(yè)單位業(yè)務(wù)范圍十分廣泛，信息收集只是文書(shū)檔案管理工作中的一小部分，還需要加強(qiáng)管理。

2）硬件設(shè)置不完善。通常來(lái)說(shuō)文書(shū)檔案管理工作由事業(yè)單位辦公室負(fù)責(zé)，但國(guó)家和政府資金投入力度不足，很難有專(zhuān)門(mén)的檔案管理辦公室存放檔案，硬件設(shè)施簡(jiǎn)陋，難以滿足實(shí)際工作需求，為檔案的管理、利用帶來(lái)較大不便。隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)在很多行業(yè)都得到了普及，互聯(lián)網(wǎng)在文書(shū)檔案管理工作中的應(yīng)用，能夠有效提升工作效率和質(zhì)量，但很多事業(yè)單位并沒(méi)有配備專(zhuān)業(yè)化的計(jì)算機(jī)和軟件，硬件設(shè)施的不完善是文書(shū)檔案管理工作開(kāi)展中存在的一大問(wèn)題。

3）文書(shū)檔案管理人員業(yè)務(wù)能力低下。文書(shū)檔案管理工作最終還是要落實(shí)到管理人員身上來(lái)，有關(guān)調(diào)查研究表明，很多事業(yè)單位檔案人員的業(yè)務(wù)水平低下，有很多甚至都是兼職人員，并沒(méi)有接受過(guò)專(zhuān)業(yè)化的技能培訓(xùn)，難以滿足工作需求，或工作經(jīng)歷大多為人事檔案、財(cái)務(wù)檔案管理，并不具備文書(shū)檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，缺乏服務(wù)意識(shí)。

3 事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作對(duì)策

1）提升對(duì)文書(shū)檔案管理工作認(rèn)識(shí)。想要確保文書(shū)檔案管理工作順利開(kāi)展，首先要轉(zhuǎn)變思想觀念，意識(shí)到該工作的重要性，不管是單位領(lǐng)導(dǎo)還是基層檔案管理人員，都要與時(shí)俱進(jìn)，樹(shù)立“功在當(dāng)代，利在千秋”的思想意識(shí)。領(lǐng)導(dǎo)要起到充分重視，為員工起到模范帶頭作用，對(duì)基層員工進(jìn)行激勵(lì)和監(jiān)督，在單位內(nèi)部要進(jìn)行大力宣傳，開(kāi)展檔案管理普法宣傳，讓本職工作人員意識(shí)到文書(shū)檔案管理工作對(duì)事業(yè)單位發(fā)展的意義。

2）優(yōu)化硬件設(shè)施。在轉(zhuǎn)變思想意識(shí)的基礎(chǔ)上，還需要加大資金投入力度，完善現(xiàn)有基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，創(chuàng)造良好的工作環(huán)境，這是文書(shū)檔案管理工作順利開(kāi)展的重要保障。要根據(jù)國(guó)家《檔案法》中的有關(guān)要求，確保各項(xiàng)工作符合法律要求和規(guī)章制度。設(shè)置獨(dú)立的檔案管理辦公室或倉(cāng)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)辦公、庫(kù)房、查閱三分開(kāi)，保證檔案管理辦公室溫度、濕度適宜，避免文書(shū)檔案發(fā)生霉變和損壞，做好防火、防潮、防蟲(chóng)措施。除此之外，在信息技術(shù)的應(yīng)用下，還要配備專(zhuān)業(yè)化的計(jì)算機(jī)，大力研發(fā)文書(shū)檔案信息化管理軟件，從硬件和軟件兩方面入手，為文書(shū)檔案管理工作創(chuàng)造良好環(huán)境。

3）提升人員綜合素質(zhì)。為了推動(dòng)文書(shū)檔案管理工作規(guī)范化開(kāi)展，還需要全面提升工作人員綜合素質(zhì)和專(zhuān)業(yè)能力，事業(yè)單位要定期開(kāi)展教育培訓(xùn)工作，打造符合工作條件、滿足工作需求的高水平檔案管理團(tuán)隊(duì)。除了要具備較強(qiáng)的管理能力之外，還要掌握豐富的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和工作經(jīng)驗(yàn)，同時(shí)還要能夠積極主動(dòng)接受新鮮事物，能夠根據(jù)崗位需求、事業(yè)單位發(fā)展需求及時(shí)調(diào)整自己，從思想和行動(dòng)兩方面提升自我。在對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)的過(guò)程中，要從專(zhuān)業(yè)技能和職業(yè)道德修養(yǎng)兩方面做起，堅(jiān)守職業(yè)道德底線，不斷提升自我，創(chuàng)新工作方法，提升工作效率，發(fā)現(xiàn)自身工作存在的不足并及時(shí)解決，多向有經(jīng)驗(yàn)、能力強(qiáng)的前輩學(xué)習(xí)交流。在信息技術(shù)廣泛應(yīng)用的時(shí)代背景下，還要主動(dòng)學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)軟件操作技巧，提升發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、解決問(wèn)題的能力，以規(guī)范化的文書(shū)檔案管理工作推動(dòng)事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展。

4）制定完善的文書(shū)檔案管理制度。完善的制度是各項(xiàng)工作順利開(kāi)展的必要保障，能夠?qū)n案管理行為形成約束，確保各項(xiàng)工作嚴(yán)格按照流程進(jìn)行。事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)要根據(jù)單位實(shí)際發(fā)展情況，制定《文書(shū)檔案資料收集制度》、《文書(shū)檔案借閱制度》等，使文書(shū)檔案資料的歸檔、分類(lèi)、保管等各方面都有明確標(biāo)準(zhǔn)和要求，能夠起到優(yōu)化文書(shū)檔案管理程序的作用。不僅如此，還要加強(qiáng)文書(shū)檔案管理和其他工作的聯(lián)系，讓單位內(nèi)部各部門(mén)都能夠參與其中，分擔(dān)檔案管理部門(mén)工作壓力，明確各部門(mén)、各崗位的權(quán)利和職責(zé)，一旦發(fā)現(xiàn)問(wèn)題就能夠及時(shí)追責(zé)，全面強(qiáng)化文書(shū)檔案管理水平。

5）尋求信息化發(fā)展。當(dāng)前我國(guó)科學(xué)技術(shù)發(fā)展迅速，信息技術(shù)在很多行業(yè)的應(yīng)用都取得了不錯(cuò)成效，事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作想要實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化發(fā)展，就需要利用先進(jìn)技術(shù)，不斷強(qiáng)化管理能力。文書(shū)檔案信息化管理工作就是要充分利用互聯(lián)網(wǎng)的便捷性，通過(guò)信息掃描、數(shù)據(jù)壓縮、數(shù)據(jù)庫(kù)、網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)仁侄危⑿畔⒒芾砥脚_(tái)，形成信息接收、傳遞、儲(chǔ)存、共享的“一站式”管理體系，能夠加強(qiáng)事業(yè)單位內(nèi)部各部門(mén)之間的聯(lián)系，提升信息共享的時(shí)效性，讓各單位人員都能夠及時(shí)了解到文書(shū)檔案管理工作開(kāi)展現(xiàn)狀，同時(shí)也能夠?yàn)橹贫▎挝粦?zhàn)略發(fā)展目標(biāo)提供必要參考依據(jù)。信息技術(shù)的應(yīng)用，能夠提升文書(shū)檔案管理工作的規(guī)范性和有效性，是事業(yè)單位適應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求，實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的必要保障。

4 結(jié)語(yǔ)

總而言之，當(dāng)前經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展，為事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作提供了新的機(jī)遇，想要確保檔案管理工作順利開(kāi)展，首先就要完成思想意識(shí)上的轉(zhuǎn)變，認(rèn)識(shí)到該工作的重要性，全面提升檔案管理人員綜合素質(zhì)，單位要出臺(tái)規(guī)范化的制度體系，加強(qiáng)先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用，為推動(dòng)事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。