關(guān)于新形勢下事業(yè)單位文書檔案管理工作的初淺思考

田曉巍

（通榆縣十花道鄉(xiāng)綜合服務(wù)中心，吉林 白城 137200）

我國已經(jīng)進(jìn)入信息化時代，事業(yè)單位的文書檔案工作應(yīng)順應(yīng)信息化發(fā)展的大趨勢，與信息技術(shù)深度融合，不斷提升檔案管理工作的效能和服務(wù)水平。實(shí)踐證明，信息技術(shù)能有效促進(jìn)文書檔案管理工作高效規(guī)范發(fā)展。目前，一些事業(yè)單位的檔案管理工作仍停留在傳統(tǒng)的發(fā)展階段，文書管理模式落后，與時代脫軌，管理觀念缺乏創(chuàng)新等問題，為此應(yīng)積極探索新形勢下文書檔案管理工作措施，持續(xù)穩(wěn)步推進(jìn)文書檔案管理工作。

1 文書檔案管理工作的重要地位

事業(yè)單位是社會服務(wù)的重要力量，事業(yè)單位規(guī)范有序發(fā)展，直接關(guān)系我國社會的發(fā)展和人們生活質(zhì)量的提升。文書檔案管理工作是保障事業(yè)單位健康發(fā)展的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。事業(yè)單位的檔案全面記錄和反映了事業(yè)單位各項(xiàng)社會活動內(nèi)容和運(yùn)行狀況，是寶貴的信息資料。新形勢下，事業(yè)單位應(yīng)順應(yīng)發(fā)展趨勢，把握時代脈搏，積極應(yīng)用大數(shù)據(jù)，計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等新興技術(shù)，利用文書檔案資料，深入挖掘其中潛在信息價值，為事業(yè)單位的發(fā)展提供指導(dǎo)，有助于事業(yè)單位科學(xué)決策。此外，文書檔案還是有效的法律憑證，能為相關(guān)監(jiān)管部門提供法律方面的支持。因此，做好文書檔案管理工作，能推動事業(yè)單位健康可持續(xù)發(fā)展[1]。具體說來，主要聚焦于以下方面。

1）有助于國家檔案體系的不斷完善。事業(yè)單位是我國社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要組成形式，對我國社會發(fā)展有重要影響，而事業(yè)單位發(fā)展歷程中，會形成數(shù)量較多的文書檔案資料，可以從中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，為后續(xù)的發(fā)展提供較大參考價值。因此，應(yīng)重視保存和管理工作，進(jìn)而保證歷史材料的真實(shí)性和全面性，有效推動事業(yè)發(fā)展，從而達(dá)到完善單位內(nèi)部檔案庫的目的。

2）可以最大程度發(fā)揮法律憑證效力。若事業(yè)單位的文書檔案資料較全，則事業(yè)單位創(chuàng)建、變更、注銷等不同狀況，均可在文書檔案資料有跡可循，而且在保證內(nèi)容廣泛的同時，還會體現(xiàn)內(nèi)容的細(xì)致性。除此之外，文書檔案信息還可以方便管理監(jiān)督機(jī)構(gòu)工作的開展，判斷事業(yè)單位是否存在違規(guī)違紀(jì)等問題，若真出現(xiàn)違法亂紀(jì)的亂象，則文書檔案資料也可作為強(qiáng)有力的法律憑證，法律效力不言而喻。

3）方便社會工作的信息檢索。我國經(jīng)濟(jì)體制是社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制，社會經(jīng)濟(jì)水平的上升，與市場經(jīng)濟(jì)體制的完善，兩者之間是互為表里的。而事業(yè)單位是我國市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展力量中的重要一環(huán)，一舉一動都會對社會經(jīng)濟(jì)活動產(chǎn)生較大影響。文書檔案是記錄事業(yè)單位部門等不同方面信息的載體，如果能重視文書檔案信息的價值，并合理利用檔案資料，則可以推動事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展，同時，如果社會工作需要事業(yè)單位檢索信息，還可以基于文書檔案，提供相關(guān)服務(wù)。

2 新時代下文書檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)

1）缺乏創(chuàng)新的管理觀念。思想是行動的先導(dǎo)。文書檔案的管理階層先進(jìn)的科學(xué)決策，創(chuàng)新的管理模式，是推動文書檔案管理工作高效，規(guī)范發(fā)展的關(guān)鍵。但是聚焦于當(dāng)前工作現(xiàn)狀，一些事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)思想不能跟上時代的步伐，對文書檔案管理工作缺乏足夠重視，沒有和時代發(fā)展要求相結(jié)合，有的放矢改善管理模式和管理體制，簡單地把文書檔案管理工作認(rèn)為就是對文書的歸檔保存，未意識到其重要的信息價值。同時，檔案管理的工作人員，缺乏主動學(xué)習(xí)的積極性和熱情，對檔案管理工作敷衍了事，未意識其工作的重要性，管理觀念的落后嚴(yán)重制約文書檔案管理工作的高質(zhì)量落實(shí)[2]。

2）專業(yè)人才的匱乏。擁有一支專業(yè)化的人才隊(duì)伍是新形勢下推動文書檔案管理工作有序、高效進(jìn)行的根本。但是，現(xiàn)階段一些事業(yè)單位文書檔案管理人員缺乏，人才后續(xù)補(bǔ)充不足，尤其是相關(guān)專業(yè)的技術(shù)人才更是匱乏。工作人員相對年齡大，對于新興技術(shù)計算機(jī)技術(shù)方面不懂，加之人才培養(yǎng)和引進(jìn)力度不夠，新形勢下，推進(jìn)事業(yè)單位文書檔案信息化管理將無法談起，成為制約新時期文書檔案工作管理的瓶頸。

3）管理機(jī)制和體制不完善。系統(tǒng)完善的管理制度是有效落實(shí)檔案管理工作的關(guān)鍵。目前，一些事業(yè)單位對文書檔案管理工作缺乏行之效的管理制度，評價考核體系和監(jiān)督管理機(jī)制的不完善。同時領(lǐng)導(dǎo)的管理理念落后，跟不上時代發(fā)展趨勢，進(jìn)行文書檔案管理的創(chuàng)新乏力，順應(yīng)新形勢發(fā)展信息化管理進(jìn)展不順。

3 順應(yīng)新形勢，提升檔案管理水平的措施

1）緊抓創(chuàng)新管理，優(yōu)化管理模式。茍日新，日日新，又日新。創(chuàng)新是促進(jìn)民族進(jìn)步的不竭動力。事業(yè)單位要緊緊抓住全面深化改革的大趨勢，對事業(yè)單位檔案管理方式不斷改進(jìn)，優(yōu)化。把現(xiàn)有的管理模式，去其糟粕，取其精華，保留行之有效管理模式，淘汰落后不合時宜的模式，同時借鑒其他地區(qū)先進(jìn)的管理模式，因地制宜整改出一套適用本單位檔案管理模式，并持續(xù)穩(wěn)步推行下去。事業(yè)單位所有工作人員，從上而下，強(qiáng)化創(chuàng)新意識，把創(chuàng)新精神應(yīng)用到本職工作中，不斷提升管理工作水平[3]。

2）緊抓信息技術(shù)，提高管理人員素質(zhì)?？茖W(xué)技術(shù)是第一生產(chǎn)力，是推動社會進(jìn)步，人民生活水平提高的根本。隨著計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，信息技術(shù)在各行業(yè)發(fā)展中起著不可替代的作用。事業(yè)單位文書檔案管理工作應(yīng)順應(yīng)社會發(fā)展形勢，把信息技術(shù)應(yīng)用到事業(yè)單位的文書管理工作，加快文書檔案管理信息化建設(shè)。首先，配備先進(jìn)的辦公自動化設(shè)備，做好應(yīng)用信息技術(shù)管理檔案工作的硬件支持。其次，強(qiáng)化人才隊(duì)伍建設(shè)，提升檔案管理人員的信息化素養(yǎng)。通過加強(qiáng)信息技術(shù)培訓(xùn)并設(shè)立定期考核制度，提升檔案管理人員利用信息技術(shù)管理檔案的能力。最后，把以人為本的理念貫徹到人員管理中，優(yōu)化員工的工作環(huán)境；拓寬職工晉升渠道，完善員工福利待遇，借以激發(fā)員工的工作熱情[4]。

3）完善管理制度。仁圣之本，在乎制度而已。事業(yè)單位文書檔案管理工作效率低下，規(guī)范性差，多半由于缺乏完善管理制度。實(shí)踐證明，建立一套系統(tǒng)完善的管理制度，能有效促進(jìn)文書檔案管理工作高效，有序進(jìn)行。目前，我國的事業(yè)單位的文書檔案管理工作仍延續(xù)應(yīng)用傳統(tǒng)的管理制度，紙質(zhì)載體文書檔案數(shù)量多，占用空間大，給儲存和提取利用帶來不便[5]。管理人員工作強(qiáng)度大但效率不高。為此，事業(yè)單位要因地制宜，制定一套現(xiàn)代化管理制度，加快文書檔案管理信息化進(jìn)程。

4 結(jié)束語

搭上信息時代發(fā)展的快車，順應(yīng)當(dāng)前發(fā)展形勢，摸清發(fā)展脈絡(luò)，掌握好發(fā)展方向。事業(yè)單位文書檔案管理工作不斷進(jìn)行探索，創(chuàng)新管理模式，完善管理制度，強(qiáng)化信息化建設(shè)，構(gòu)建專業(yè)人才隊(duì)伍，事業(yè)單位的文書檔案管理工作定能步入嶄新階段。