淺談知識(shí)管理對(duì)企業(yè)單位檔案管理的啟示

包軼婧

（中船工業(yè)成套物流有限公司，上海 200090）

在信息時(shí)代，檔案管理的傳統(tǒng)方式表現(xiàn)出了更多缺點(diǎn)，檔案資源的具體利用率非常有限，檔案人員參與工作的主動(dòng)性偏低，使得檔案管理逐步變得更為落后。在新時(shí)期，受知識(shí)經(jīng)濟(jì)等方面的影響，知識(shí)管理逐步受到了人們的重視，在企業(yè)中，若不能通過(guò)知識(shí)管理，對(duì)檔案管理進(jìn)行有效的改進(jìn)創(chuàng)新，則檔案部門(mén)無(wú)法為企業(yè)創(chuàng)造更為理想的價(jià)值，使得檔案部門(mén)依舊長(zhǎng)期處在邊緣化的地位中。在新時(shí)期，為促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展，應(yīng)該對(duì)知識(shí)管理對(duì)檔案管理的多方面啟示加強(qiáng)研究。

1 企業(yè)的檔案管理和知識(shí)管理關(guān)系

1.1 兩者管理目的有相同點(diǎn)

在檔案管理中，需要利用管理讓檔案可以充分發(fā)揮信息及工具的價(jià)值，做好檔案服務(wù)，讓企業(yè)應(yīng)用檔案的需求得以滿(mǎn)足[1]。檔案能在知識(shí)產(chǎn)權(quán)的維護(hù)、提供資料給生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)等方面都能發(fā)揮作用。在知識(shí)管理中，目標(biāo)是讓知識(shí)實(shí)現(xiàn)價(jià)值，讓企業(yè)提高競(jìng)爭(zhēng)力。因此，知識(shí)管理應(yīng)該將恰當(dāng)知識(shí)利用恰當(dāng)時(shí)機(jī)給恰當(dāng)人員進(jìn)行傳遞，便于他們進(jìn)行工作決策。由此可見(jiàn)，在管理的目的方面，知識(shí)管理、檔案管理有著一定的共同點(diǎn)。

1.2 兩者管理對(duì)象有共同點(diǎn)

在知識(shí)管理中，它的管理對(duì)象便是知識(shí)，而知識(shí)一般有隱性及顯性的兩類(lèi)知識(shí)。在檔案管理中，它的管理對(duì)象是企業(yè)內(nèi)的檔案、文件內(nèi)信息，為此它也屬于顯性知識(shí)[2]。在檔案管理中，各類(lèi)信息在人工加工及識(shí)別后，才可以充分發(fā)揮自身作用。識(shí)別需要人們了解檔案的內(nèi)容特征、信息形式等方面，利用特定方式讓檔案信息可以固定下來(lái)，使其可以變得更為有序。在加工中，即按照特定的需要，對(duì)檔案信息做整理、分析或歸納等工作，讓檔案信息被有效處理。由此可見(jiàn)，檔案內(nèi)信息便屬于知識(shí)結(jié)晶，檔案也是知識(shí)范疇，屬于檔案管理還有知識(shí)管理內(nèi)的共同對(duì)象。

2 知識(shí)管理對(duì)企業(yè)單位檔案管理的啟示

2.1 強(qiáng)調(diào)知識(shí)的創(chuàng)新共享

在企業(yè)管理中，讓知識(shí)可以被創(chuàng)新還有共享非常重要，這有利于企業(yè)增長(zhǎng)自身的競(jìng)爭(zhēng)力[3]。在企業(yè)中，現(xiàn)有資料和檔案，屬于一類(lèi)企業(yè)知識(shí)的表現(xiàn)形式，不管企業(yè)對(duì)檔案綜合管理，或者做信息一體化的管理，其工作重點(diǎn)都應(yīng)該關(guān)注知識(shí)充分的有序化，合理分類(lèi)檔案內(nèi)各類(lèi)知識(shí)，對(duì)知識(shí)中隱含的各類(lèi)聯(lián)系進(jìn)行分析，避免將工作簡(jiǎn)單限定于分類(lèi)檔案實(shí)體等方面中。而知識(shí)庫(kù)內(nèi)各類(lèi)知識(shí)，還有知識(shí)利用的人員也應(yīng)該有效進(jìn)行溝通，以此讓員工得到知識(shí)創(chuàng)新還有共享的充分條件。企業(yè)需要針對(duì)檔案內(nèi)容，將編輯研究的工作大力開(kāi)展，對(duì)檔案內(nèi)所蘊(yùn)含知識(shí) 盡力的進(jìn)行開(kāi)發(fā)，利用研究檔案內(nèi)容的活動(dòng)，對(duì)檔案參考資料的編輯，如企業(yè)的業(yè)務(wù)流程、工作細(xì)則等，讓檔案內(nèi)知識(shí)能被充分應(yīng)用進(jìn)企業(yè)管理的活動(dòng)中。

2.2 檔案信息化和信息知識(shí)化

在檔案工作中，檔案人員需要從保管員這一身份出發(fā)，逐步往提供知識(shí)這一身份進(jìn)行過(guò)渡，應(yīng)該將著眼點(diǎn)由信息往知識(shí)的傳播、探尋等方面進(jìn)行轉(zhuǎn)移，由數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，轉(zhuǎn)變?yōu)閷?duì)知識(shí)庫(kù)的構(gòu)建上，以此引導(dǎo)知識(shí)利用的人員，能夠由泛濫信息逐步往知識(shí)進(jìn)行過(guò)渡，讓往后的檔案管理逐步走上知識(shí)管理的正確道路。在現(xiàn)階段，分析檔案管理出現(xiàn)的困境后也可以明白，在做好知識(shí)管理后，企業(yè)才能讓檔案管理激發(fā)活力，讓檔案可以充分發(fā)揮其各類(lèi)價(jià)值。為此，在檔案部門(mén)，應(yīng)該將知識(shí)觀念充分強(qiáng)化起來(lái)，樹(shù)立知識(shí)管理這一意識(shí)，重視檔案的知識(shí)化、數(shù)字化，對(duì)知識(shí)庫(kù)進(jìn)行構(gòu)建，讓檔案管理能夠往網(wǎng)絡(luò)化、信息化的方向發(fā)展，推進(jìn)檔案管理的一體化，讓檔案、情報(bào)及圖書(shū)的管理也能一體化，對(duì)檔案的信息資源充分開(kāi)發(fā)，對(duì)知識(shí)服務(wù)積極提供，并對(duì)和知識(shí)管理具體要求相符的管理人才進(jìn)行培養(yǎng)，使得檔案管理能夠?qū)崿F(xiàn)新的發(fā)展。

2.3 樹(shù)立大檔案的新觀念

在企業(yè)中，所擁有顯性知識(shí)往往較為有限，它只會(huì)占有企業(yè)總知識(shí)很小的一部分，而企業(yè)中隱性的知識(shí)卻非常大量，往往占據(jù)企業(yè)總知識(shí)內(nèi)很大的一部分。在知識(shí)管理中，據(jù)相關(guān)學(xué)者的研究成果可知，它一般會(huì)有兩個(gè)階段。首先，是利用像對(duì)有形資產(chǎn)進(jìn)行管理的方式，嘗試管理企業(yè)的知識(shí)資產(chǎn)，獲取資產(chǎn)且將其在更容易讓人員獲取的位置進(jìn)行存放。而在有形資產(chǎn)方面，往往其存放的最佳地點(diǎn)為倉(cāng)庫(kù)，為此對(duì)知識(shí)資產(chǎn)的存放也應(yīng)該有知識(shí)庫(kù)。其次，在企業(yè)了解到知識(shí)庫(kù)內(nèi)各類(lèi)知識(shí)資產(chǎn)存在擁擠狀況時(shí)，便要考慮提高及改進(jìn)知識(shí)工作。檔案屬于社會(huì)實(shí)踐各類(lèi)活動(dòng)的有效歷史記錄，但它并非只是文字式的一類(lèi)歷史記錄。在過(guò)去，傳統(tǒng)檔案會(huì)被認(rèn)為屬于顯性知識(shí)，但在企業(yè)活動(dòng)的歷史記錄中，不但會(huì)有紙質(zhì)文件，也會(huì)有一些知識(shí)會(huì)在員工的實(shí)踐及腦海中存放，并存在于企業(yè)的文化和組織機(jī)構(gòu)內(nèi)。怎么讓此類(lèi)隱性的知識(shí)能夠檔案化、顯性化，也同樣屬于檔案工作主要的任務(wù)。其次，企業(yè)活動(dòng)也不會(huì)在企業(yè)內(nèi)所局限，在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)下，一些經(jīng)營(yíng)活動(dòng)會(huì)在企業(yè)外發(fā)生，市場(chǎng)環(huán)境會(huì)影響企業(yè)的發(fā)展和生存。為此，在檔案工作內(nèi)，應(yīng)該對(duì)企業(yè)的內(nèi)部信息知識(shí)進(jìn)行收集，同時(shí)也要對(duì)外部的知識(shí)信息做好收集。由此可見(jiàn)，為讓檔案管理可以被知識(shí)管理積極影響，企業(yè)需要培養(yǎng)大檔案這一觀念，利用多種媒介及途徑，將收集的對(duì)象及范圍擴(kuò)大，避免檔案管理被傳統(tǒng)觀念所限制。

2.4 管理人員的有效培養(yǎng)

在檔案管理中，知識(shí)管理的有效應(yīng)用，需要管理人員能夠有著專(zhuān)業(yè)技能和知識(shí)，確保管理活動(dòng)的改良措施得以有效落實(shí)。在檔案管理中，各人員應(yīng)該保障職業(yè)素養(yǎng)，保持工作的良好態(tài)度，重視檔案管理內(nèi)的細(xì)節(jié)，確保能為工作而全心全意，以敬業(yè)精神、事業(yè)心和責(zé)任感對(duì)檔案信息知識(shí)化、對(duì)檔案管理信息化。在企業(yè)單位中，要讓各人員能力滿(mǎn)足檔案知識(shí)管理的要求，便要對(duì)人員培訓(xùn)提高重視。在培訓(xùn)中，應(yīng)該引導(dǎo)各人員對(duì)知識(shí)管理的概念、要求等內(nèi)容進(jìn)行了解，使其能樹(shù)立知識(shí)管理的意識(shí)，便于其在檔案管理中應(yīng)用知識(shí)管理的理念和方法。其次，企業(yè)可以招聘有著知識(shí)管理意識(shí)和能力的人員，以此讓檔案部門(mén)擁有新的血液，再利用“老帶新”這一模式，讓新人員在熟悉檔案管理工作后，為其他員工介紹知識(shí)管理的技能知識(shí)。

3 結(jié)束語(yǔ)

在企業(yè)單位進(jìn)行檔案管理時(shí)，知識(shí)管理這一理論的引入，需要檔案部門(mén)將自身職能充分明確起來(lái)，構(gòu)建知識(shí)管理這一意識(shí)，可以對(duì)知識(shí)管理所擁有優(yōu)勢(shì)充分利用，探索嘗試檔案知識(shí)管理的新型模式，再基于企業(yè)實(shí)際不斷優(yōu)化改進(jìn)檔案管理實(shí)際模式，讓檔案管理更為科學(xué)，讓檔案充分發(fā)揮價(jià)值。