提高新時期醫(yī)院人事檔案管理工作體會

亓寶貴

（淄博市第一醫(yī)院，山東 淄博 255200）

1 醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀

1.1 領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，人事檔案管理制度不健全

檔案本身是不能直接為醫(yī)院帶來經(jīng)濟(jì)收益的，如今大多數(shù)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)都是臨床醫(yī)療專業(yè)人員，并沒有充分認(rèn)識到檔案管理的重要性。因此，檔案管理以及檔案管理人員和投資的使用重視不夠，投入不足。因此，在醫(yī)院的管理和建設(shè)中，就無法營造一種強(qiáng)調(diào)人事檔案重要性的自上而下的氛圍，并且個人檔案管理系統(tǒng)也不夠健全。

1.2 職工檔案意識淡薄，認(rèn)識不到檔案的作用

每個員工都會提供人事信息表，然而，當(dāng)前的醫(yī)院工作人員缺乏對某些文件的認(rèn)識。創(chuàng)建紙質(zhì)檔案不合格，材料不規(guī)范，數(shù)量不全，上傳檔案也十分拖沓。這些問題的存在會直接影響到人事檔案的質(zhì)量，影響歸檔、材料處理和人事檔案的使用，因此共享和使用價值資源是不可能的。

1.3 檔案人員配備不足，專業(yè)能力有待提高

人員數(shù)據(jù)表應(yīng)由專人管理并單獨保存。檔案管理要求管理者具有較高的素質(zhì)和無私的奉獻(xiàn)精神。雖然這項工作必須嚴(yán)謹(jǐn)并現(xiàn)實，但目前的現(xiàn)實是醫(yī)院管理工作十分復(fù)雜而龐大，人手不夠。另外，也沒有專門的人來管理重要的文件，無法將責(zé)任委托給個人，因此無法按時整理文件并對其進(jìn)行歸檔。由于技能不足，組織材料存儲和裝訂文檔可能會丟失或不完整。管理者對發(fā)布關(guān)鍵業(yè)務(wù)文檔的法規(guī)漠不關(guān)心，無法提供建議或要求以改進(jìn)歸檔工作需要的基礎(chǔ)設(shè)施，漸漸地，就形成了對檔案管理的狹隘理解是保存檔案。醫(yī)院尚未建立有效檔案管理機(jī)制，這會影響對一些重要文件給予足夠的關(guān)注。有些檔案沒有及時編譯，并且有些文件是由人保存的，就會在傳輸操作過程中被破壞或毀壞，造成重要的文件被嚴(yán)重破壞或丟失。

2 如何加強(qiáng)人事檔案管理

2.1 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重視，建立完善的管理體制

提高醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重視，是做好醫(yī)院職工檔案工作的關(guān)鍵。檔案工作對醫(yī)院工作人員來說是一項長期而細(xì)致的工作。尤其是在當(dāng)今的信息技術(shù)方面，應(yīng)當(dāng)建立醫(yī)院人事檔案管理信息系統(tǒng)，這需要領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，比如基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、必需的人員配備和資金都需要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。面對如今這個信息化的時代，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不適用于大多數(shù)的醫(yī)院了，城市中醫(yī)院的規(guī)模正在不斷的擴(kuò)大，醫(yī)院中的工作人員更是與日俱增，如果只依靠人工進(jìn)行整理、分類、歸檔，這樣的工作模式是十分費(fèi)時費(fèi)力的，因此需要結(jié)合信息化技術(shù)，充分利用計算機(jī)進(jìn)行檔案的整理與歸檔，這樣，檔案管理工作才能夠與時俱進(jìn)。因此，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)需要將人事檔案管理納入領(lǐng)導(dǎo)議程，進(jìn)一步完善檔案管理制度。

2.2 提高全院職工的歸檔意識，創(chuàng)造良好管理環(huán)境

人事監(jiān)護(hù)部門需要對全院進(jìn)行組織調(diào)查，并宣揚(yáng)對員工重要的文件的重要性，讓有用的歸檔理念在人們心中生根發(fā)芽。需要注重人事檔案的管理和創(chuàng)建，讓員工自覺參與材料規(guī)范書寫和檔案提交范圍標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，營造適合檔案收集和使用的環(huán)境。

2.3 提高醫(yī)院人事檔案工作者的素質(zhì)，做好信息利用工作

醫(yī)院工作人員的檔案管理人員是檔案管理的核心。提高醫(yī)院檔案工作人員的素質(zhì)可確保完成重要的檔案管理工作。檔案是醫(yī)院的寶貴資產(chǎn)，受國家法律保護(hù)，不得侵犯或毀壞。在檔案管理過程中，醫(yī)院檔案員在“文件入庫”前一絲不茍，保證了重要文件的準(zhǔn)確性、準(zhǔn)確性和完整性。接下來，管理人員需要保護(hù)重要文件，全面保護(hù)檔案的完好無損，主動識別和防止文件更改和偽造，作為文件歸檔員，必須努力培養(yǎng)自己的文化水平和專業(yè)能力。人事檔案管理人員需要專業(yè)的理論知識、廣泛的醫(yī)學(xué)知識。此外，檔案管理員不僅需要熟悉歸檔過程，還需要掌握特定的文件管理和保護(hù)技術(shù)。隨著檔案數(shù)據(jù)的發(fā)展，每卷檔案對收集、分類、裝訂、編目、管理等方面的要求都非常嚴(yán)格，電子檔案、新檔案傳送器等新格式層出不窮。要求醫(yī)院的檔案管理者需要掌握熟練的專業(yè)技能，這就需要管理人員通過自學(xué)不斷提高業(yè)務(wù)能力，可通過再教育和業(yè)務(wù)培訓(xùn)、參與等學(xué)習(xí)方法進(jìn)行，以此適應(yīng)檔案工作的要求。醫(yī)院職員管理人員需要加強(qiáng)歸檔資源的開發(fā)和利用，積極為醫(yī)院的建設(shè)和發(fā)展作出貢獻(xiàn)。

2.4 檔案的內(nèi)容要真實

在現(xiàn)實生活中，很多醫(yī)院的人事檔案具體數(shù)據(jù)與醫(yī)護(hù)人員的真實面貌是有差距的，但如果人事檔案真的起到了正確的作用，就需要把握好一個前提，即檔案的真實性。造成檔案不真實的原因有很多，比如這份檔案的資料沒有及時保存，或者大多數(shù)記錄的內(nèi)容都是空洞的陳詞濫調(diào)，或者一些員工因為別有用心糾正事實等原因。想要改進(jìn)醫(yī)院人事檔案的管理，就需要驗證文件內(nèi)容的真實性。醫(yī)院中不同員工的檔案資料需要對其進(jìn)行一定的核實，保證醫(yī)療團(tuán)隊技術(shù)的可靠，這樣才能夠更好地為患者提供服務(wù)，得到患者的充分信任，取得良好的醫(yī)患關(guān)系。

2.5 在管理制度上要創(chuàng)新、科學(xué)

各個領(lǐng)域的科學(xué)和創(chuàng)新是永恒的參考和目標(biāo)。因此管理醫(yī)院人事檔案也是一樣。醫(yī)院在運(yùn)行過程中，是以《檔案法》、《醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理辦法》等法律法規(guī)為基礎(chǔ)，制定了一套較為科學(xué)、完整、系統(tǒng)、可行的檔案管理制度。因此，根據(jù)實際工作情況，所有醫(yī)院工作人員都有一個可供他們參考的綜合管理體系，并且管理制度必須科學(xué)。管理人員必須在使用《檔案法》時充分理解這些規(guī)則的基本意圖，避免遵守規(guī)則和條例的檔案立法的薄弱 概念。

2.6 在管理方式上要跟上時代的腳步

如果想建立一個真正完整的管理體系就必須采用最新的管理方法。要求管理人員提高他們的素質(zhì)，獲取最新的現(xiàn)代化管理技術(shù)，提高管理意識和管理知識并在工作過程中了解計算機(jī)各方面的操作，建立起完善的相關(guān)數(shù)據(jù)庫，妥善適當(dāng)存儲相關(guān)信息。對于檔案的數(shù)據(jù)庫，需要定時定期的對其數(shù)據(jù)進(jìn)行更新，并由專人進(jìn)行管理，任何未經(jīng)過許可的信息更改都是不被允許的，因此需要做好每次更改數(shù)據(jù)的記錄。

3 醫(yī)院人事檔案管理的創(chuàng)新

從上面的總結(jié)可以看出，醫(yī)院的檔案管理運(yùn)作存在很多問題。原因有很多，包括管理機(jī)制、管理方法不當(dāng)、系統(tǒng)的不當(dāng)使用、管理不嚴(yán)、管理人員思想認(rèn)識、觀念、先進(jìn)服務(wù)等尚未建立或建立。因此，管理人事檔案需要醫(yī)院各方面的努力，也需要醫(yī)院管理層人才的吸納與更新，使管理團(tuán)隊更加與時俱進(jìn)。

3.1 實行全面動態(tài)管理

醫(yī)院人事檔案要全面動態(tài)管理，注重檔案中的新內(nèi)容，包括每個階段個人的實際容貌，以及對醫(yī)德、照片等個人特征的反映。醫(yī)療技術(shù)水平，如技術(shù)專長和科研成果。醫(yī)院工作人員的文件管理必須能夠快速增加反映個人本性和時間演變的新內(nèi)容?？梢允钦\信方面的材料，即個人信譽(yù)、患者滿意度，也可以是德、能、勤的考核成績，這將反映在門診就診次數(shù)上，也可以是治療率以及發(fā)表論文數(shù)、科研成果教育履歷、獎項等。同時，必須及時添加反映醫(yī)療技術(shù)水平的項目，包括國內(nèi)外醫(yī)療技術(shù)地位及影響力，與發(fā)達(dá)地區(qū)醫(yī)療技術(shù)差距，新技術(shù)開發(fā)，疑難雜癥的治療、研究等與本人教育背景相關(guān)的材料。專業(yè)技術(shù)崗位、黨群資料、薪資狀況等也要及時進(jìn)行歸檔，才能真正做到全面動態(tài)管理。換句話說通過查閱檔案就可以準(zhǔn)確地反映本人的所有信息，并且在任何階段都可以了解當(dāng)事人的真實情況。

3.2 提高人事檔案管理人員的素質(zhì)

醫(yī)院工作人員的檔案管理員正在面臨老齡化的現(xiàn)象。大多數(shù)檔案管理員來自臨床部門，專業(yè)知識不匹配的現(xiàn)象非常普遍，此外，醫(yī)院工作人員的檔案處理要求也有所降低，工作環(huán)境不夠好，部分員工不愿意從事檔案管理工作。因此，需要加強(qiáng)醫(yī)院職工檔案管理員隊伍建設(shè)。首先要提高職工本身的思想素質(zhì)，以高度的政治責(zé)任感和穩(wěn)健的職業(yè)精神為公民服務(wù)，全心全意地為人民服務(wù)，盡全力做好本職工作。二是要提高文化素質(zhì)。醫(yī)院人員的文化素質(zhì)在實踐中起著非常重要的作用。提高人事檔案管理水平，首先要有深厚的理論知識和廣泛的醫(yī)學(xué)知識的文化基礎(chǔ)，也需要正式的寫作知識和寫作技巧。最后，提高業(yè)務(wù)質(zhì)量。獲得專業(yè)知識是提高工作和服務(wù)質(zhì)量的保證，醫(yī)院檔案管理人員必須具備一定的專業(yè)知識和技能，掌握好基本的理論知識。

3.3 健全人事檔案管理制度

完善檔案管理制度，實行科學(xué)規(guī)范的檔案管理。檔案管理是人力資源管理的重要組成部分。并且需要建立一個完善的系統(tǒng)來控制你=工作的高效進(jìn)度。管理層不僅每天都遵守醫(yī)院的規(guī)章制度，也需要將人事管理的具體情況與檢查驗證系統(tǒng)相結(jié)合，將部門的管理最大程度的精細(xì)化，在核對資料、資料的鑒別和保管、保密等方面需要下一些功夫。充分了解每個職工自身的特點和能力之后，才能為醫(yī)院進(jìn)行人才的調(diào)用提供一定可靠且真實的人力資料。

3.4 提高信息化水平

人事檔案管理信息的創(chuàng)建是一個長期存在的問題。隨著越來越多地使用人事檔案管理信息系統(tǒng)對各種人事系統(tǒng)進(jìn)行改革、提高辦公室的自動化水平?？茖W(xué)決策、能力預(yù)測、宏觀控制、微觀管理和其他工作就需要人事檔案為基礎(chǔ)來完成。因此有必要建立計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)人事檔案管理的現(xiàn)代化，例如借助本地計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，我們可以用全面的對人員資料進(jìn)行科學(xué)管理，通過人事數(shù)據(jù)為領(lǐng)導(dǎo)提供一套有依據(jù)、可操作的運(yùn)營發(fā)展計劃文件。

4 結(jié)束語

總之，作為領(lǐng)導(dǎo)者和管理未來醫(yī)院發(fā)展的重要決策基礎(chǔ)。人事檔案管理工作直接影響醫(yī)院人力資源隊伍建設(shè)和醫(yī)院未來規(guī)劃，管理人員需要在提升自身文化素質(zhì)和專業(yè)知識的同時，有效將信息化技術(shù)融合到工作中，以此來提升檔案管理工作的效率。