基層單位檔案管理機(jī)制與責(zé)任問(wèn)題探究

卜亞群

摘 要：無(wú)論是對(duì)個(gè)人或是單位，檔案都發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。文章圍繞機(jī)關(guān)單位檔案管理中存在的問(wèn)題類型及危害，剖析其背后的成因，并就如何加強(qiáng)檔案管理提出了一些有針對(duì)性的建議。

關(guān)鍵詞：檔案管理；檔案工作；基層單位；責(zé)任

“檔案”一詞出現(xiàn)在清朝，是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)團(tuán)體及個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的有價(jià)值的歷史文獻(xiàn)資料。檔案的作用是多方位的，主要可概括為兩個(gè)方面，即檔案的憑證作用和參考作用。對(duì)個(gè)人來(lái)說(shuō)，檔案是其生活、工作軌跡的記載，學(xué)籍、工作變動(dòng)、家庭情況等都離不開(kāi)檔案的參與。對(duì)單位來(lái)說(shuō)，檔案能更好地記載單位發(fā)展歷程、人事變動(dòng)、獲得榮譽(yù)，體現(xiàn)文化內(nèi)涵、助力社會(huì)服務(wù)和單位管理。近年來(lái)，雖然檔案的保存和管理已在逐步規(guī)范，但檔案缺失、管理不善等現(xiàn)象依然屢見(jiàn)不鮮，造成“檔到用時(shí)方恨無(wú)”，嚴(yán)重影響工作效率及社會(huì)的和諧穩(wěn)定。

一、當(dāng)前機(jī)關(guān)單位檔案管理中存在的問(wèn)題類型及危害

隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展和信息時(shí)代來(lái)臨，檔案管理工作的重要性日漸凸顯。但由于多方面原因，檔案管理沒(méi)有得到應(yīng)有的重視和加強(qiáng)，導(dǎo)致各種問(wèn)題的產(chǎn)生。

1.職工檔案丟失，影響工齡認(rèn)定及退休手續(xù)的辦理。工齡長(zhǎng)短決定個(gè)人退休金的多少，而核算工齡以檔案記載為準(zhǔn)。人們每段工作經(jīng)歷都應(yīng)形成記錄，但由于很多單位怕麻煩，未能及時(shí)為職工建立檔案，個(gè)人工作經(jīng)歷就出現(xiàn)了斷檔。

2.職工檔案殘缺，影響特殊工種提前退休的辦理。國(guó)家規(guī)定從事特殊工種人員可提前5年退休，若特殊工種檔案不全，則會(huì)影響其認(rèn)定。

3.黨員檔案散落，影響黨員身份的證明。黨員檔案是證明黨員身份、核驗(yàn)入黨程序是否規(guī)范的個(gè)人檔案。過(guò)去一些基層組織不夠重視黨員檔案，導(dǎo)致現(xiàn)在很多檔案里缺少個(gè)人入黨材料，甚至一些黨員長(zhǎng)期游離于組織之外。

4.學(xué)籍檔案丟失，影響入學(xué)入職手續(xù)的辦理。原則上大學(xué)畢業(yè)生檔案應(yīng)隨個(gè)人檔案走，但很多大學(xué)生畢業(yè)后到私營(yíng)企業(yè)打工或自主創(chuàng)業(yè)，未能顧及自己的畢業(yè)生檔案，經(jīng)過(guò)數(shù)年奮斗，考上了研究生或事業(yè)編制，回頭再來(lái)找當(dāng)初的檔案。

5.民生檔案丟失，影響個(gè)人相關(guān)權(quán)益的獲得。近年來(lái)個(gè)人到檔案館查得較多的有婚姻檔案、土地確權(quán)檔案、職稱檔案等。各省市相關(guān)公證處也經(jīng)常為了處理各類公證業(yè)務(wù)，到相應(yīng)的檔案館調(diào)閱檔案。

6.檔案保管不善，招致貪婪之徒有機(jī)可乘。我國(guó)《檔案法》規(guī)定：“一切國(guó)家機(jī)關(guān)、武裝力量、政黨、社會(huì)團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和公民都有保護(hù)檔案的義務(wù)；工作人員玩忽職守，造成檔案丟失的應(yīng)當(dāng)承擔(dān)相應(yīng)的行政或法律責(zé)任。”有關(guān)責(zé)任單位、組織和個(gè)人若不能謹(jǐn)慎保管檔案，則會(huì)給他人帶來(lái)麻煩和損失。如：李某下崗多年，在原單位從事有毒有害工種，故55歲可申報(bào)特殊工種提前退休，需提供原始檔案和當(dāng)時(shí)單位的工資表證明其工種。而李某離開(kāi)時(shí)，單位并未移交任何檔案，最終在原單位勞資人員家中找到了部分檔案。按理若用人單位破產(chǎn)或員工離開(kāi)單位，應(yīng)將其檔案移交到人社部門(mén)辦理托管或移交到職工下一家單位，而該單位顯然未能盡到義務(wù)。勞資人員擅自將個(gè)人檔案帶回家中，并用買賣形式將檔案出售，此行為已觸犯法律。

二、檔案管理工作不到位的原因剖析

檔案出現(xiàn)遺失、錯(cuò)漏等多方面問(wèn)題，其負(fù)面影響是不言而喻的，造成這些問(wèn)題的原因也是多方面的。

1.群眾檔案意識(shí)比較薄弱。不少當(dāng)事人沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案在自己的就業(yè)、醫(yī)療、教育等各方面會(huì)發(fā)揮重要作用，對(duì)于一些比較重要的檔案未及時(shí)進(jìn)行核對(duì)、收集和補(bǔ)辦，當(dāng)需要用到檔案時(shí)找不到相關(guān)檔案，甚至難以進(jìn)行補(bǔ)辦，導(dǎo)致相關(guān)業(yè)務(wù)無(wú)法辦理，個(gè)人利益受損。

2.管理者對(duì)檔案重要性認(rèn)識(shí)不足。檔案意識(shí)是做好檔案工作的關(guān)鍵，涉及檔案管理的方方面面，領(lǐng)導(dǎo)層檔案意識(shí)缺失或漠視檔案工作，是嚴(yán)重制約單位檔案工作發(fā)展的重要因素，會(huì)造成檔案管理制度不健全，收集不全、整理滯后，檔案人員意志渙散等多種不良后果，進(jìn)而導(dǎo)致檔案缺失現(xiàn)象發(fā)生。檔案意識(shí)欠缺還表現(xiàn)在一些部門(mén)的科室負(fù)責(zé)人身上，他們?yōu)榉奖闶褂脤⒁恍?yīng)該歸檔的材料放在身邊，拒交檔案室保存，在人員更迭之后，造成檔案丟失現(xiàn)象。

3.工作人員專業(yè)性不強(qiáng)。許多單位把檔案管理工作簡(jiǎn)單化，未將人才用于檔案管理工作中，甚至借用其他部門(mén)人員或者臨時(shí)聘用人員，因此從事檔案管理工作的多數(shù)都是“半路出家”，缺乏專業(yè)管理能力，對(duì)檔案的存檔、歸類流程不了解，致使在實(shí)際的檔案管理工作過(guò)程中易出現(xiàn)漏洞，給檔案管理帶來(lái)諸多不良影響。

4.機(jī)構(gòu)改革和企業(yè)改制期內(nèi)存在檔案空窗。機(jī)構(gòu)改革和企業(yè)改制時(shí)事務(wù)繁雜，相關(guān)部門(mén)對(duì)財(cái)務(wù)等“硬通貨”較重視，對(duì)檔案資料等往往關(guān)注較少，忙于各項(xiàng)工作交接和資產(chǎn)清算，無(wú)暇顧及檔案的收集和登記、移交等基礎(chǔ)工作。同時(shí)，不少單位缺乏科學(xué)的體制機(jī)制來(lái)保障檔案及時(shí)建立、更新、保存和流轉(zhuǎn)。檔案收集無(wú)章可循、借查閱登記形同虛設(shè)、移交手續(xù)缺失等，都容易造成檔案丟失，不便找回。

5.檔案電子信息化程度不高。由于發(fā)展的需要，檔案管理模式正逐步向電子信息化方向發(fā)展，但由于檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其是，層次不一，檔案管理在規(guī)范性、開(kāi)放性、服務(wù)性、共享性方面存在一定的不足，客觀上造成了檔案管理的不便。

三、關(guān)于加強(qiáng)檔案管理的對(duì)策建議

市場(chǎng)化背景下，所有人都不再是原來(lái)意義的地區(qū)人、單位人，而是流動(dòng)著的個(gè)體——社會(huì)人。人員流動(dòng)的節(jié)奏加快和區(qū)域化的高頻切換更需要規(guī)范嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案管理機(jī)制，也亟需專業(yè)化、高素質(zhì)和責(zé)任心強(qiáng)的檔案管理團(tuán)隊(duì)。

1.提高思想認(rèn)識(shí)，強(qiáng)化檔案管理責(zé)任意識(shí)。無(wú)論是單位管理人員或檔案工作人員，都要意識(shí)到檔案管理工作對(duì)于推動(dòng)其他工作的重要性。一方面，機(jī)關(guān)、事業(yè)單位各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)經(jīng)常過(guò)問(wèn)、檢查、督促檔案工作，將其擺上重要議事日程，與其他工作同安排、同部署、同檢查、同考核。同時(shí)，定期了解檔案現(xiàn)狀，幫助解決工作中存在的實(shí)際困難和問(wèn)題，指導(dǎo)工作人員依據(jù)有關(guān)規(guī)定開(kāi)展工作。另一方面，需配備合格的檔案存放設(shè)備，庫(kù)房安裝好防火、防潮、防蟲(chóng)害等器材，安排專人定期檢查，確保檔案存放環(huán)境安全。

2.加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高管理人員專業(yè)能力。檔案管理專業(yè)性較強(qiáng)，工作人員不僅要有高度責(zé)任感，也要有扎實(shí)的檔案管理技能。一是招納檔案管理專業(yè)型人才，保證檔案的安全、合理、科學(xué)化管理。二是注重人員專業(yè)化培訓(xùn)，打造業(yè)務(wù)上的多面手，促使其盡快掌握專業(yè)知識(shí)。組織《檔案法》等相關(guān)法律規(guī)定的學(xué)習(xí)，強(qiáng)化安全意識(shí)、法制意識(shí)、底線意識(shí)，全面提升檔案管理工作人員的職業(yè)要求和職業(yè)道德。三是建立檔案管理考核責(zé)任制，將檔案管理列入績(jī)效目標(biāo)考核內(nèi)容，督促激勵(lì)工作人員提升檔案管理水平。

3.建立健全工作制度，規(guī)范檔案管理措施。相關(guān)部門(mén)要從源頭上規(guī)范檔案的管理，健全檔案管理規(guī)章制度，如制定《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》等，確保將各部門(mén)、各科室應(yīng)歸檔材料羅列齊全，收集完整，形成良好的收集習(xí)慣。此外，嚴(yán)格檔案臺(tái)賬的建立和完善，借查閱登記、檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)、檔案交接手續(xù)等基本臺(tái)賬建立到位，經(jīng)常性開(kāi)展自查自糾，確?；A(chǔ)數(shù)據(jù)心中有數(shù)。

4.完善信息化建設(shè)，優(yōu)化檔案服務(wù)水平。實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，是檔案服務(wù)于機(jī)關(guān)、事業(yè)單位制度改革與發(fā)展的需要，也是適應(yīng)社會(huì)對(duì)檔案信息需要日漸增強(qiáng)的客觀需求。各級(jí)機(jī)關(guān)、事業(yè)單位檔案管理部門(mén)要提高信息管理的時(shí)效性，準(zhǔn)確及時(shí)地傳輸信息，逐步將文字、圖片等資料轉(zhuǎn)成數(shù)據(jù)資料，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)更好地向社會(huì)大眾提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案信息服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有效共享。尤其是對(duì)于印證性檔案，要加快進(jìn)館進(jìn)度和實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，在大數(shù)據(jù)背景下，將館藏部分檔案與其他部門(mén)民生檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，相互印證。

5.加大督查力度，落實(shí)檔案管理責(zé)任。單位或主管部門(mén)搬遷、改制、破產(chǎn)后財(cái)務(wù)、人事檔案移交不善，鄉(xiāng)鎮(zhèn)區(qū)劃調(diào)整過(guò)程中檔案保管移交不善等原因，造成職工無(wú)法查找相關(guān)原始材料，導(dǎo)致個(gè)人利益受損的事例時(shí)常發(fā)生。相關(guān)部門(mén)應(yīng)對(duì)檔案管理開(kāi)展定期檢查，其形式、內(nèi)容根據(jù)全市實(shí)際情況適時(shí)調(diào)整，并在機(jī)構(gòu)改革年度或其他重要時(shí)間節(jié)點(diǎn)，重點(diǎn)開(kāi)展檔案專項(xiàng)督查，規(guī)范檢查流程，確保檢查實(shí)效。同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)單位和主管部門(mén)的日常督查，不能因檔案管理工作的混亂、失范，讓群眾多跑腿或給群眾帶來(lái)無(wú)法彌補(bǔ)的精神和經(jīng)濟(jì)損失。